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RPVCCA_SR_2010_12_21_12_Council_ Meeting_Schedule1 2 - 1 M E M O R A N D U M R A N C H O P A L O S V E R D E S T O : F R O M : D A T E : S U B J E C T : R E V I E W E D : H O N O R A B L E M A Y O R A N D M E M B E R S O F T H E C I T Y C O U N C I L C A R O L Y N N P E T R U , D E P U T Y C I T Y M A N A G E R @ ) D E C E M B E R 2 1 , 2 0 1 0 C O U N C I L M E E T I N G S C H E D U L E C A R O L Y N L E H R , C I T Y M A N A G E R a Y - R E C O M M E N D A T I O N 1 . C a n c e l t h e r e g u l a r C i t y C o u n c i l m e e t i n g o n T u e s d a y , J a n u a r y 4 , 2 0 1 1 ; a n d , 2 . S e l e c t t h e d a t e f o r a C o m m u n i t y L e a d e r s ' B r e a k f a s t m e e t i n g i n F e b r u a r y 2 0 1 1 . D I S C U S S I O N J a n u a r y 4 t h C i t y C o u n c i l M e e t i n g E a c h y e a r , C i t y H a l l c l o s e s f o r a W i n t e r H o l i d a y B r e a k b e t w e e n D e c e m b e r 2 4 t h a n d J a n u a r y 1 s t • I n 2 0 1 1 , t h e f i r s t T u e s d a y o f t h e m o n t h i s J a n u a r y 4 t h , t h e d a y a f t e r C i t y H a l l r e - o p e n s f o l l o w i n g t h e b r e a k . D u e t o t h e b r e a k , t h e a g e n d a p a c k e t f o r t h i s m e e t i n g m u s t b e d e l i v e r e d p r i o r t o t h e c l o s e o f b u s i n e s s o n D e c e m b e r 2 2 n d • I t i s v e r y d i f f i c u l t f o r s t a f f t o p r e p a r e f o r a n d a t t e n d t h e C o u n c i l m e e t i n g s c h e d u l e d o n D e c e m b e r 2 1 s t a n d t o p r e p a r e a n d d e l i v e r t h e a g e n d a p a c k e t f o r J a n u a r y 4 t h C o u n c i l m e e t i n g d u r i n g t h e s a m e w e e k . T h i s y e a r , i t i s m a d e e v e n m o r e d i f f i c u l t b y t h e f a c t t h a t C i t y H a l l w i l l b e c l o s e d o n F r i d a y , D e c e m b e r 2 4 t h a n d t h a t o n l y h a l f o f t h e s t a f f w i l l b e w o r k i n g o n T h u r s d a y , D e c e m b e r 2 3 r d d u e t o t h e 9 / 8 0 w o r k s c h e d u l e . T h e r e a r e c u r r e n t l y n o i t e m s s c h e d u l e d f o r t h e f i r s t m e e t i n g i n J a n u a r y . T h e r e f o r e , s t a f f r e c o m m e n d s c a n c e l i n g t h i s m e e t i n g . C o m m u n i t y L e a d e r s ' B r e a k f a s t T h e C i t y h o s t s C o m m u n i t y L e a d e r s ' B r e a k f a s t m e e t i n g s t o c r e a t e m o r e o p p o r t u n i t i e s f o r c o m m u n i c a t i o n w i t h t h e r e s i d e n t s a n d a p p o i n t e d o f f i c i a l s o f t h e C i t y . W i t h t h e M a r c h 8 , 2 0 1 1 e l e c t i o n s c h e d u l e d r e g a r d i n g t h e C h a r t e r C i t y I n i t i a t i v e , t h e C i t y C o u n c i l m a y w i s h t o c o n s i d e r d e v o t i n g a C o m m u n i t y L e a d e r s ' B r e a k f a s t t o d i s c u s s i n g t h e p r o s a n d c o n s o f t h i s i m p o r t a n t i s s u e . T h e f o l l o w i n g M E M O R A N D U M T O : F R O M : D A T E : S U B J E C T : R E V I E W E D : H O N O R A B L E M A Y O R A N D M E M B E R S O F T H E C I T Y C O U N C I L C A R O L Y N N P E T R U , D E P U T Y C I T Y M A N A G E R ® D E C E M B E R 2 1 , 2 0 1 0 C O U N C I L M E E T I N G S C H E D U L E C A R O L Y N L E H R , C I T Y M A N A G E R a Y - R E C O M M E N D A T I O N 1 . C a n c e l t h e r e g u l a r C i t y C o u n c i l m e e t i n g o n T u e s d a y , J a n u a r y 4 , 2 0 1 1 ; a n d , 2 . S e l e c t t h e d a t e f o r a C o m m u n i t y L e a d e r s ' B r e a k f a s t m e e t i n g i n F e b r u a r y 2 0 1 1 . D I S C U S S I O N J a n u a r y 4 t h C i t y C o u n c i l M e e t i n g E a c h y e a r , C i t y H a l l c l o s e s f o r a W i n t e r H o l i d a y B r e a k b e t w e e n D e c e m b e r 2 4 t h a n d J a n u a r y 1 s t • I n 2 0 1 1 , t h e f i r s t T u e s d a y o f t h e m o n t h i s J a n u a r y 4 t h , t h e d a y a f t e r C i t y H a l l r e - o p e n s f o l l o w i n g t h e b r e a k . D u e t o t h e b r e a k , t h e a g e n d a p a c k e t f o r t h i s m e e t i n g m u s t b e d e l i v e r e d p r i o r t o t h e c l o s e o f b u s i n e s s o n D e c e m b e r 2 2 n d • I t i s v e r y d i f f i c u l t f o r s t a f f t o p r e p a r e f o r a n d a t t e n d t h e C o u n c i l m e e t i n g s c h e d u l e d o n D e c e m b e r 2 1 s t a n d t o p r e p a r e a n d d e l i v e r t h e a g e n d a p a c k e t f o r J a n u a r y 4 t h C o u n c i l m e e t i n g d u r i n g t h e s a m e w e e k . T h i s y e a r , i t i s m a d e e v e n m o r e d i f f i c u l t b y t h e f a c t t h a t C i t y H a l l w i l l b e c l o s e d o n F r i d a y , D e c e m b e r 2 4 t h a n d t h a t o n l y h a l f o f t h e s t a f f w i l l b e w o r k i n g o n T h u r s d a y , D e c e m b e r 2 3 r d d u e t o t h e 9 / 8 0 w o r k s c h e d u l e . T h e r e a r e c u r r e n t l y n o i t e m s s c h e d u l e d f o r t h e f i r s t m e e t i n g i n J a n u a r y . T h e r e f o r e , s t a f f r e c o m m e n d s c a n c e l i n g t h i s m e e t i n g . C o m m u n i t y L e a d e r s ' B r e a k f a s t T h e C i t y h o s t s C o m m u n i t y L e a d e r s ' B r e a k f a s t m e e t i n g s t o c r e a t e m o r e o p p o r t u n i t i e s f o r c o m m u n i c a t i o n w i t h t h e r e s i d e n t s a n d a p p o i n t e d o f f i c i a l s o f t h e C i t y . W i t h t h e M a r c h 8 , 2 0 1 1 e l e c t i o n s c h e d u l e d r e g a r d i n g t h e C h a r t e r C i t y I n i t i a t i v e , t h e C i t y C o u n c i l m a y w i s h t o c o n s i d e r d e v o t i n g a C o m m u n i t y L e a d e r s ' B r e a k f a s t t o d i s c u s s i n g t h e p r o s a n d c o n s o f t h i s i m p o r t a n t i s s u e . T h e f o l l o w i n g 1 2 - 2 C i t y C o u n c i l M e e t i n g S c h e d u l e D e c e m b e r 2 1 , 2 0 1 0 P a g e 2 o f 2 S a t u r d a y s a t t h e P o i n t V i c e n t e I n t e r p r e t i v e C e n t e r a r e a v a i l a b l e f o r C o u n c i l ' s c o n s i d e r a t i o n : o F e b r u a r y 1 i h o F e b r u a r y 1 9 t h o F e b r u a r y 2 6 t h I t s h o u l d b e n o t e d t h a t M o n d a y , F e b r u a r y 2 1 s t i s P r e s i d e n t s ' D a y . S o m e i n v i t e e s m a y b e o u t o f t o w n o v e r t h e h o l i d a y w e e k e n d t h a t i n c l u d e s S a t u r d a y , F e b r u a r y 1 9 m . I n a d d i t i o n , P V I C i s n o t a v a i l a b l e o n S a t u r d a y , F e b r u a r y 5 t h d u e t o t h e s c h e d u l e d " N i g h t a t t h e M u s e u m " e v e n t t h a t e v e n i n g a n d H e s s e P a r k i s n o t a v a i l a b l e o n a n y S a t u r d a y s i n F e b r u a r y d u e t o p a i d r e n t a l s a n d s c h e d u l e d c l a s s e s i n t h e M u l t i p u r p o s e R o o m . C i t y C o u n c i l M e e t i n g S c h e d u l e D e c e m b e r 2 1 , 2 0 1 0 P a g e 2 o f 2 S a t u r d a y s a t t h e P o i n t V i c e n t e I n t e r p r e t i v e C e n t e r a r e a v a i l a b l e f o r C o u n c i l ' s c o n s i d e r a t i o n : o F e b r u a r y 1 2 t h o F e b r u a r y 1 9 t h o F e b r u a r y 2 6 t h I t s h o u l d b e n o t e d t h a t M o n d a y , F e b r u a r y 2 1 s t i s P r e s i d e n t s ' D a y . S o m e i n v i t e e s m a y b e o u t o f t o w n o v e r t h e h o l i d a y w e e k e n d t h a t i n c l u d e s S a t u r d a y , F e b r u a r y 1 9 t 1 i • I n a d d i t i o n , P V I C i s n o t a v a i l a b l e o n S a t u r d a y , F e b r u a r y 5 t h d u e t o t h e s c h e d u l e d l l N i g h t a t t h e M u s e u m " e v e n t t h a t e v e n i n g a n d H e s s e P a r k i s n o t a v a i l a b l e o n a n y S a t u r d a y s i n F e b r u a r y d u e t o p a i d r e n t a l s a n d s c h e d u l e d c l a s s e s i n t h e M u l t i p u r p o s e R o o m .