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RPVCCA_SR_2010_12_21_08_Proposed_Revision_to_CC_Policy_No._41_Reserve_Policies8 - 1 C I T Y O F M E M O R A N D U M R A N C H O P A L O S V E R D E S T O : F R O M : D A T E : S U B J E C T : R E V I E W E D : H O N O R A B L E M A Y O R A N D C I T Y C O U N C I L M E M B E R S D E N N I S M c L E A N , D I R E C T O R O F F I N A N C E & ~ I N F O R M A T I O N T E C H N O L O G Y D E C E M B E R 2 1 , 2 0 1 0 P R O P O S E D R E V I S I O N T O C I T Y C O U N C I L P O L I C Y N O . 4 1 • R E S E R V E P O L I C I E S C A R O L Y N L E H R , C I T Y M A N A G E R o S L . S t a f f C o o r d i n a t o r s : K a t h r y n D o w n s , D e p u t y D i r e c t o r o f F i n a n c e & I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y A d a m R a y m o n d , S e n i o r A d m i n i s t r a t i v e A n a l y s t R E C O M M E N D A T I O N A p p r o v e t h e a t t a c h e d a m e n d e d C i t y C o u n c i l P o l i c y N o . 4 1 - R e s e r v e P o l i c i e s . B A C K G R O U N D A N D D I S C U S S I O N O n D e c e m b e r 2 , 2 0 0 8 , t h e C i t y C o u n c i l a d o p t e d C i t y C o u n c i l P o l i c y N o . 4 1 - R e s e r v e P o l i c i e s ( R e s e r v e P o l i c y , s e e a t t a c h e d ) . R e s e r v e s d o n o t p e r s e r e f l e c t a n a g e n c y ' s f i n a n c i a l c a p a c i t y o r u n d e r l y i n g f i s c a l s t r e n g t h , b u t r a t h e r t h e a g e n c y ' s a b i l i t y t o m a n a g e r i s k . T h e R e s e r v e P o l i c y w a s d e v e l o p e d u s i n g b e s t p r a c t i c e s , i n c l u d i n g a c o m p r e h e n s i v e r e v i e w o f r e s e r v e p o l i c i e s o f o t h e r C a l i f o r n i a c i t i e s a n d a n i n t e r n a l a s s e s s m e n t o f t h e C i t y ' s r i s k e n v i r o n m e n t . A s R a n c h o P a l o s V e r d e s i s a c o a s t a l c i t y w i t h a n a c t i v e l a n d s l i d e t h a t c o u l d c o n t r i b u t e t o s e v e r a l d i s a s t e r s s i m u l t a n e o u s l y a n d i s s i t u a t e d n e x t t o o n e o f t h e w o r l d ' s l a r g e s t a n d b u s i e s t p o r t s , S t a f f r e c o m m e n d e d t h a t R a n c h o P a l o s V e r d e s s h o u l d h a v e a m o r e c o n s e r v a t i v e p o l i c y t h a n o t h e r c i t i e s . T h e s e t - a s i d e o f r e s e r v e s , r a i n y - d a y f u n d s , o r c o n t i n g e n c y f u n d s i s a p r u d e n t f i s c a l p o l i c y a n d a n i m p o r t a n t f a c t o r i n t h e a n a l y s i s o f f i n a n c i a l c o n d i t i o n , c r e d i t w o r t h i n e s s a n d f i s c a l m a n a g e m e n t . L o c a l g o v e r n m e n t s h a v e e x p e r i e n c e d v o l a t i l i t y i n t h e i r f i n a n c i a l s t a b i l i t y d u e t o t h e e c o n o m y , n a t u r a l d i s a s t e r s , t e r r o r i s t a t t a c k s , a n d a c t i o n s t a k e n b y s t a t e g o v e r n m e n t s u c h a s t a k i n g r e v e n u e s f r o m l o c a l g o v e r n m e n t s t o r e s o l v e s t a t e b u d g e t p r o b l e m s . 8 - 2 P R O P O S E D R E V I S E D C I T Y C O U N C I L P O L I C Y N O . 4 1 - R E S E R V E P O L I C I E S D e c e m b e r 2 1 , 2 0 1 0 P a g e 2 C a l i f o r n i a c i t i e s a r e a t a n e v e n g r e a t e r d i s a d v a n t a g e t h a n t h e r e s t o f t h e c o u n t r y d u e t o t h e u n i q u e r e g u l a t i o n s i m p o s e d b y P r o p o s i t i o n 1 3 a n d t h e i n a b i l i t y t o r a i s e p r o p e r t y t a x e s i f t h e n e e d w o u l d a r i s e . S o u n d f i n a n c i a l m a n a g e m e n t i n c l u d e s t h e p r a c t i c e a n d d i s c i p l i n e o f m a i n t a i n i n g a d e q u a t e r e s e r v e f u n d s f o r k n o w n a n d u n k n o w n c o n t i n g e n c i e s . S u c h c o n t i n g e n c i e s i n c l u d e , b u t a r e n o t l i m i t e d t o : c a s h f l o w r e q u i r e m e n t s , e c o n o m i c u n c e r t a i n t i e s i n c l u d i n g d o w n t u r n s i n t h e l o c a l , s t a t e o r n a t i o n a l e c o n o m y , l o c a l e m e r g e n c i e s a n d n a t u r a l d i s a s t e r s , l o s s o f m a j o r r e v e n u e s o u r c e s , u n a n t i c i p a t e d o p e r a t i n g o r c a p i t a l e x p e n d i t u r e s , u n i n s u r e d l o s s e s , u n a n t i c i p a t e d t a x r e f u n d s , f u t u r e c a p i t a l p r o j e c t s , v e h i c l e a n d e q u i p m e n t r e p l a c e m e n t , a n d u n e x p e c t e d c a p i t a l a s s e t a n d i n f r a s t r u c t u r e r e p a i r a n d r e p l a c e m e n t . T h e e s t a b l i s h m e n t o f p r u d e n t f i n a n c i a l r e s e r v e p o l i c i e s i s i m p o r t a n t t o e n s u r e t h e l o n g - t e r m f i n a n c i a l h e a l t h o f t h e C i t y . A s a b e s t p r a c t i c e , t h e R e s e r v e P o l i c y s h o u l d b e r e v i e w e d p e r i o d i c a l l y . A t t h i s t i m e , S t a f f i s r e c o m m e n d i n g t h e C i t y C o u n c i l a m e n d t h e R e s e r v e P o l i c y t o a l l o w f o r c h a n g e i n t h e w a y t h e C a p i t a l I m p r o v e m e n t F u n d r e s e r v e i s f u n d e d . S p e c i f i c a l l y , S t a f f r e c o m m e n d s c h a n g i n g S e c t i o n B f C a p i t a l I m p r o v e m e n t F u n d t o s t a t e ( t h e r e c o m m e n d e d t e x t a d d i t i o n i s u n d e r l i n e d ) : T h e C i t y w i l l m a i n t a i n a m i n i m u m o f $ 3 m i l l i o n i n t h e C a p i t a l I m p r o v e m e n t P r o j e c t s ( C I P ) f u n d a s a r e s e r v e f o r m a j o r i m p r o v e m e n t p r o j e c t s r e l a t e d t o r o a d w a y s , s t o r m d r a i n s , p a r k s , b u i l d i n g s , r i g h t s - o f - w a y , a n d t h e s e w e r s y s t e m . S u b j e c t t o t h e a n n u a l b U d g e t i n g p r o c e s s , t h e C I P r e s e r v e w i l l b e f u n d e d , t o t h e e x t e n t p o s s i b l e , b y a l l o c a t i n g a n n u a l T r a n s i e n t O c c u p a n c y T a x ( T O T ) r e v e n u e t o t h e C I P f u n d . A l l i n t e r e s t e a r n i n g s i n t h i s f u n d w i l l b e u s e d f o r c a p i t a l i m p r o v e m e n t p r o j e c t s . D u e t o t h e p o t e n t i a l v o l a t i l i t y o f T O T r e v e n u e , S t a f f a n d t h e C i t y ' s F i n a n c i a l A d v i s o r f e e l t h a t t h e d e d i c a t e d u s e o f T O T r e v e n u e f o r c a p i t a l p r o j e c t s a n d d e b t r e t i r e m e n t w o u l d b e f i s c a l l y p r u d e n t . S t a f f i s n o t r e q u e s t i n g t h e r e s e r v e a m o u n t b e i n c r e a s e d , b u t r a t h e r t h e T O T r e v e n u e r e c e i v e d i s t r a n s f e r r e d t o t h e C I P f u n d a n d c o m m i t t e d f o r f u t u r e c a p i t a l p r o j e c t s . A s a G e n e r a l F u n d r e v e n u e s o u r c e , f u t u r e T O T c a n n o t b e r e s t r i c t e d t o a s p e c i f i c p u r p o s e . S t a f f ' s r e c o m m e n d a t i o n s e e k s t o f o r m a l i z e t h e p r o c e s s o f a l l o c a t i n g T O T t o f u n d c a p i t a l p r o j e c t s . S t a t u s o f R e s e r v e s T h e f o l l o w i n g t a b l e i s a s u m m a r y o f t h e c u r r e n t r e s e r v e l e v e l s a n d e s t i m a t e d r e s e r v e s a t J u n e 3 0 , 2 0 1 1 . 8 - 3 P R O P O S E D R E V I S E D C I T Y C O U N C I L P O L I C Y N O . 4 1 - R E S E R V E P O L I C I E S D e c e m b e r 2 1 , 2 0 1 0 P a g e 3 S t r e e t M a i n t e n a n c e 4 5 0 , 3 0 0 3 5 6 , 9 5 1 H a b i t a t R e s t o r a t i o n 5 0 , 0 0 0 5 0 , 0 0 0 H a b i t a t R e s t o r a t i o n 6 4 , 4 4 3 1 3 5 , 6 8 8 S u b r e g i o n O n e 7 5 0 , 0 0 0 7 5 1 , 4 3 6 C a p i t a l I m p r o v e m e n t P r o j e c t s E m e r g e n c y p r o j e c t s ( 2 ) 3 , 0 0 0 , 0 0 0 2 , 7 5 7 , 4 5 8 C a p i t a l I m p r o v e m e n t F E M A r e s e r v e f o r F Y 0 4 - 0 5 P r o j e c t s w i n t e r s t o r m s 2 7 4 , 4 3 0 2 7 4 , 4 3 0 E q u i p m e n t E s t i m a t e d r e p l a c e m e n t c o s t o f R e p l a c e m e n t a s s e t s h e l d 1 , 6 6 1 , 9 4 7 1 , 6 9 5 , 9 5 8 ( 9 3 , 3 4 9 ) 7 1 , 2 4 5 1 , 4 3 6 ( 2 4 2 , 5 4 2 ) 3 4 , 0 1 1 ( 1 ) R o a d m a i n t e n a n c e i n t h e P o r t u g u e s e B e n d ( t h e C i t y ' s a c t i v e l a n d s l i d e a r e a ) h a s r e c e n t l y i n c r e a s e d . T h e e s t i m a t e d r e s e r v e i s e x p e c t e d t o i n c r e a s e t o p o l i c y l e v e l w i t h e x p e n d i t u r e s a v i n g s . ( 2 ) T h e C a p i t a l I m p r o v e m e n t P r o j e c t s ( C I P ) F u n d c o n t r i b u t e d a b o u t $ 3 7 5 , 0 0 0 t o t h e U p p e r F i l i o r u m o p e n s p a c e l a n d p u r c h a s e d u r i n g F Y 0 9 - 1 O . T h e e s t i m a t e d r e s e r v e i s e x p e c t e d t o r e t u r n t o p o l i c y l e v e l w i t h b o t h e x p e n d i t u r e s a v i n g s a n d i n t e r e s t e a r n i n g s . F i s c a l R i s k s R e v e n u e V o l a t i l i t y I n G e n e r a l , t h e C i t y d o e s n o t f a c e s i g n i f i c a n t r e v e n u e v o l a t i l i t y r i s k d u e t o t h e C i t y ' s l a r g e d e p e n d e n c e o n p r o p e r t y t a x r e v e n u e s ( a b o u t 4 6 % o f a n n u a l G e n e r a l F u n d r e v e n u e ) a n d t h e C i t y ' s s t r o n g p r o p e r t y t a x b a s e . T h e a v e r a g e p r o p e r t y a s s e s s m e n t i n t h e C i t y i s s t i l l c o n s i d e r a b l e l e s s t h a n c u r r e n t m a r k e t v a l u e s . A s l o n g a s a s m a l l n u m b e r o f p r o p e r t i e s t r a n s f e r o w n e r s h i p e a c h y e a r , a n o v e r a l l d e c r e a s e o f t h e C i t y ' s t o t a l p r o p e r t y t a x r e v e n u e i s a h i g h l y i m p r o b a b l e e v e n t . H o w e v e r , T O T a n d c o m m u n i t y d e v e l o p m e n t p e r m i t r e v e n u e ( t o g e t h e r r e p r e s e n t i n g a b o u t 1 8 % o f G e n e r a l F u n d r e v e n u e ) a r e c e r t a i n l y m o r e a f f e c t e d b y t h e e c o n o m y a n d c a n b e m o r e v o l a t i l e . C a s h f l o w i s a n o t h e r f a c t o r t h a t c a n i m p a c t r e v e n u e v o l a t i l i t y . I n s t a f f ' s a n a l y s i s o f t h e C i t y ' s c a s h f l o w , i t p r o v e d t o b e a n i n s i g n i f i c a n t r i s k d u e t o t h e s t e a d y a n d p r e d i c t a b l e t r e n d . T h e o n l y s p i k e s i n t h e f i s c a l y e a r r e f l e c t t h e t w o l a r g e c o l l e c t i o n s o f p r o p e r t y t a x r e v e n u e s i n D e c e m b e r a n d A p r i l . A n o t h e r v a r i a b l e t o c o n s i d e r i n e x a m i n i n g r e v e n u e v o l a t i l i t y i s t h e s t a b i l i t y o f r e v e n u e r e c e i p t s f r o m t h e s t a t e , e s p e c i a l l y i n l i g h t o f c o n t i n u e d S t a t e b u d g e t i s s u e s . T h e S t a t e o f C a l i f o r n i a h a s a h i s t o r y o f t a k i n g r e v e n u e s f r o m l o c a l g o v e r n m e n t s t o r e s o l v e t h e S t a t e ' s b u d g e t p r o b l e m s . H o w e v e r P r o p o s i t i o n 1 A e s t a b l i s h e d b y C a l i f o r n i a v o t e r s i n 2 0 0 6 a n d P r o p o s i t i o n 2 2 e s t a b l i s h e d b y C a l i f o r n i a v o t e r s i n 2 0 1 0 h a v e r e s t r i c t e d t h e S t a t e ' s a b i l i t y t o r a i d l o c a l g o v e r n m e n t r e v e n u e . 8 - 4 P R O P O S E D R E V I S E D C I T Y C O U N C I L P O L I C Y N O . 4 1 - R E S E R V E P O L I C I E S D e c e m b e r 2 1 , 2 0 1 0 P a g e 4 U n i n s u r e d L o s s e s T h e s e r i s k s f r o m p o t e n t i a l u n i n s u r e d l o s s e s a r e b e s t e s t i m a t e d t h r o u g h a c o m p l e t e a c t u a r i a l a n a l y s i s , w h i c h c a n b e v e r y c o s t l y t o p e r f o r m . I n s u r a n c e d e d u c t i b l e s a n d c o - i n s u r a n c e t e r m s w e r e e v a l u a t e d b y s t a f f a n d s h o w e d t o b e i m m a t e r i a l . T h e d e d u c t i b l e s r a n g e f r o m $ 1 , 0 0 0 f o r c i t y - o w n e d v e h i c l e l o s s e s t o a m a x i m u m o f $ 1 0 0 , 0 0 0 f o r e a r t h q u a k e a n d f l o o d d a m a g e s . A s n o t e d i n t h e C i t y ' s f i n a n c i a l s t a t e m e n t s , d u r i n g t h e p r i o r t h r e e f i s c a l c l a i m y e a r s , n o s e t t l e m e n t s o r j u d g m e n t s h a v e e x c e e d e d p o o l e d o r i n s u r e d c o v e r a g e . L i a b i l i t y r i s k s n o t n o r m a l l y c o v e r e d b y i n s u r a n c e , s u c h a s l a b o r r e l a t i o n s i s s u e s s h o u l d a l s o b e g i v e n s o m e c o n s i d e r a t i o n i n e v a l u a t i n g t h e C i t y ' s r e s e r v e l e v e l . O v e r t h e l a s t d e c a d e , t h e C i t y h a s b e e n a d e f e n d a n t i n s e v e r a l s i g n i f i c a n t l a w s u i t s r e s u l t i n g f r o m c h a l l e n g e s b y p r o p e r t y o w n e r s r e g a r d i n g r e g u l a t o r y d e c i s i o n s , i n c l u d i n g v i e w , a n t e n n a a n d o t h e r l a n d u s e i s s u e s . I n s u r a n c e l o s s p r o t e c t i o n w o u l d n o t h a v e b e e n a v a i l a b l e i n t h e e v e n t s i g n i f i c a n t m o n e t a r y d a m a g e s w e r e a w a r d e d b y t r i a l c o u r t s . S e v e r a l l a w s u i t s w e r e t h e r e s u l t o f C i t y o r d i n a n c e s t h a t h a v e b e e n e n a c t e d b y v o t e r s a n d / o r t h e C i t y C o u n c i l a n d f a c t s a n d c i r c u m s t a n c e s t h a t m a y c o n t i n u e t o b e c h a l l e n g e d b y p r o p e r t y o w n e r s . T h e p o s s i b i l i t y o f u n i n s u r e d f u t u r e t r i a l c o u r t a w a r d s s h o u l d c o n t i n u e t o b e c o n s i d e r e d d u r i n g t h e a s s e s s m e n t o f t h e C i t y ' s r e s e r v e p o l i c y . E n v i r o n m e n t a l a n d R e g U l a t o r y R i s k s R a n c h o P a l o s V e r d e s ' p h y s i c a l c h a r a c t e r i s t i c s c r e a t e a s u b s t a n t i a l r i s k t o t h e e n v i r o n m e n t d u e t o t h e C i t y ' s a g e d i n f r a s t r u c t u r e , l a n d m o v e m e n t , a n d c h a n g i n g e n v i r o n m e n t a l r e g u l a t i o n s a n d p e n a l t y p r o v i s i o n s . W i t h 7 . 5 m i l e s o f c o a s t l i n e , t h e C i t y c a r r i e s a s i g n i f i c a n t r i s k f o r p o l l u t i n g t h e s h o r e l i n e a n d t h e o c e a n i n t h e e v e n t t h a t a s e w e r l i n e o r s t o r m - d r a i n s y s t e m f a i l s . E n v i r o n m e n t a l f i n e s c a n c o s t a t l e a s t $ 1 0 , 0 0 0 p e r d a y f o r t h e s e t y p e s o f e v e n t s . O t h e r c i t i e s h a v e f a c e d s i g n i f i c a n t f i n e s ; a n d t y p i c a l l y t h e s e a r e s e t t l e d f o r a n a g r e e d u p o n a m o u n t , b u t t h e y c a n s t i l l b e v e r y c o s t l y . T h e C i t y s h o u l d s t r o n g l y c o n s i d e r t h i s r i s k i n t h e d e v e l o p m e n t o f t h e r e s e r v e p o l i c y . D i s a s t e r a n d T e r r o r i s m R i s k s M a n y c o s t s o f d e c l a r e d d i s a s t e r s a r e c o v e r e d b y s t a t e a n d f e d e r a l f u n d s ; b u t t h e r e i s s t i l l a p o r t i o n o f t h e c o s t t h a t i s n o t , a n d t h e r e c e i p t o f s t a t e a n d f e d e r a l f u n d s m a y n o t b e i m m e d i a t e l y a v a i l a b l e . T h e C i t y f a c e s r i s k f r o m f i r e , e a r t h q u a k e s , f l o o d , l a n d s l i d e , a n d t e r r o r i s t t h r e a t s a t t h e P o r t o f L o s A n g e l e s ; a n d i t i s c r i t i c a l t h a t r e s e r v e s b e a v a i l a b l e t o r e s p o n d t o t h e s e e v e n t s a p p r o p r i a t e l y . S t a f f c o n s u l t e d w i t h t h e O f f i c e o f E m e r g e n c y P r e p a r e d n e s s A r e a G c o o r d i n a t o r t o g a t h e r i n f o r m a t i o n a b o u t d i s a s t e r r i s k s s p e c i f i c t o R a n c h o P a l o s V e r d e s . T h e C i t y ' s c o o r d i n a t o r s t a t e d t h a t t h e r e a r e n o b e s t p r a c t i c e s f o r q u a n t i f y i n g t h e p o t e n t i a l d a m a g e s . T h e C i t y ' s p o r t i o n o f u n c o v e r e d d i s a s t e r c o s t s w o u l d b e 6 . 2 5 p e r c e n t o f t h e t o t a l a m o u n t o f q u a l i f y i n g d a m a g e s . F E M A p r o v i d e s c a s h a d v a n c e s f o r d i s a s t e r r e l i e f d i f f e r e n t l y d e p e n d i n g o n t h e s i z e o f t h e e v e n t , a n d t h e a m o u n t w o u l d l i k e l y b e i m m a t e r i a l . T h e r e i s a h i g h l e v e l o f u n c e r t a i n t y i n t r y i n g t o d e t e r m i n e t h e a m o u n t n e e d e d f o r u p f r o n t c o s t s f o r r e p a i r s d u e t o s o m a n y u n k n o w n v a r i a b l e s . A d d i t i o n a l l y , f e d e r a l f u n d s f o r d i s a s t e r a s s i s t a n c e a r e s u b j e c t t o a u d i t , d i s p u t e s , p o t e n t i a l n e g o t i a t i o n s a n d s e t t l e m e n t s . T h e C i t y s h o u l d c o n s i d e r t h i s r i s k i n t h e d e v e l o p m e n t o f t h e r e s e r v e p o l i c y . 8 - 5 P R O P O S E D R E V I S E D C I T Y C O U N C I L P O L I C Y N O . 4 1 - R E S E R V E P O L I C I E S D e c e m b e r 2 1 , 2 0 1 0 P a g e 5 C a p a c i t y M a i n t e n a n c e a n d T r a n s i t i o n P o l i c i e s W h e n p e r m a n e n t c h a n g e s i n r e s o u r c e s o r c o s t s o c c u r , r e s e r v e s s h o u l d b e a d e q u a t e t o p r o v i d e f u n d s f o r a s m o o t h t r a n s i t i o n w h i l e s e e k i n g n e w r e s o u r c e s o r r e d u c i n g o n g o i n g c o s t s . A c o m m o n e x a m p l e o f t h i s c h a n g e w o u l d b e t h e b u i l d i n g a n d d e v e l o p m e n t a c t i v i t y , w h i c h i s s i g n i f i c a n t l y i m p a c t e d b y t h e l o c a l a n d n a t i o n a l e c o n o m y . W h e n t h e e c o n o m y s l o w s d o w n , i t i s c o m m o n f o r b u i l d i n g a c t i v i t y t o a l s o s l o w , a n d t h i s c a n c a u s e a l o s s i n r e v e n u e . R e s e r v e s a r e n e c e s s a r y t o b a l a n c e a n y c y c l i c a l c h a n g e s i n a c t i v i t y . T h i s r i s k f a c t o r i s o f m o d e r a t e s i g n i f i c a n c e b e c a u s e t h e s e f e e s a r e o n l y a s m a l l p e r c e n t a g e o f t h e C i t y ' s t o t a l r e v e n u e . I n f r a s t r u c t u r e D u r i n g t h e C i t y ' s e a r l y h i s t o r y , f i n a n c i a l r e s o u r c e s w e r e n o t s u f f i c i e n t t o f u n d r e p a i r a n d m a i n t e n a n c e o f i n f r a s t r u c t u r e r e s u l t i n g i n f u r t h e r d e t e r i o r a t i o n . O v e r t h e l a s t d e c a d e , t h e C i t y h a s b e g u n t o e s t a b l i s h s y s t e m s t o r e g u l a r l y e v a l u a t e t h e s t a t u s a n d n e e d f o r r e p a i r a n d m a i n t e n a n c e o f i t s s t r e e t , a r t e r i a l r o a d w a y s , s e w e r a n d s t o r m d r a i n i n f r a s t r u c t u r e . A l t h o u g h t h e C i t y h a s m a d e s i g n i f i c a n t p r o g r e s s i m p r o v i n g t h e c o n d i t i o n o f i t s i n f r a s t r u c t u r e s y s t e m s , S t a f f b e l i e v e s t h a t t h e c o s t o f k n o w n r e p a i r s a n d m a i n t e n a n c e o f i n f r a s t r u c t u r e e x c e e d s t h e c u r r e n t l e v e l o f n e t a n n u a l r e v e n u e a n d f u n d r e s e r v e s . A s a n e x a m p l e , t h e p r o p o s e d L o w e r S a n R a m o n s t o r m d r a i n p r o j e c t w a s n o t i n c l u d e d i n t h e s t o r m d r a i n p r o g r a m e s t a b l i s h e d i n 2 0 0 5 , a n d i s c u r r e n t l y e s t i m a t e d t o c o s t a b o u t $ 2 0 m i l l i o n . S t a f f h a s p r o v i d e d a s u m m a r y o f t h e t r e n d o f i n f r a s t r u c t u r e c a p i t a l i m p r o v e m e n t e x p e n d i t u r e s o v e r t h e l a s t 6 y e a r s b e l o w : T o t a l C a p i t a l E x p e n d i t u r e s 1 0 , 0 0 0 , 0 0 0 8 , 0 0 0 , 0 0 0 6 , 0 0 0 , 0 0 0 4 , 0 0 0 , 0 0 0 2 , 0 0 0 , 0 0 0 F Y 0 4 - D S F Y O S - 0 6 F Y 0 6 - 0 7 F Y 0 7 - 0 8 F Y 0 8 - 0 9 F Y 0 9 - 1 0 H i s t o r i c a l E v e n t s I n d e v e l o p i n g t h e o r i g i n a l r e s e r v e p o l i c y , s t a f f l o o k e d b a c k f r o m a h i s t o r i c a l p e r s p e c t i v e t o c o n s i d e r t h e u n p l a n n e d e v e n t s f r o m t h e p a s t t e n y e a r s w h i c h r e q u i r e d a l a r g e u n e x p e c t e d d i s b u r s e m e n t f r o m t h e G e n e r a l f u n d o r m o n e y f r o m t h e G e n e r a l f u n d r e s e r v e s . E v e n t s s u c h a s t h e B r o n c o s t o r m d r a i n p r o j e c t ( $ 1 m i l l i o n ) i n F Y 0 1 - 0 2 , t h e U p p e r S a n R a m o n 8 - 6 P R O P O S E D R E V I S I O N T O C I T Y C O U N C I L P O L I C Y N O . 4 1 - R E S E R V E P O L I C I E S D e c e m b e r 2 1 , 2 0 1 0 P a g e 6 d r a i n a g e a n d l a n d s l i d e s t a b i l i z a t i o n p r o j e c t ( $ 4 m i l l i o n ) i n F Y 0 2 - 0 3 , a n d t h e M c C a r r e l l C a n y o n s t o r m d r a i n p r o j e c t ( $ 7 . 5 m i l l i o n ) c o m p l e t e d i n F Y 0 8 - 0 9 a r e e x a m p l e s o f h o w t h e C i t y ' s p h y s i c a l c h a r a c t e r i s t i c s , a g i n g o f i n f r a s t r u c t u r e , a n d u n e x p e c t e d e v e n t s h a v e c o s t t h e C i t y m i l l i o n s t o r e p a i r . R e c e n t A c c o u n t i n g P r o n o u n c e m e n t I n M a r c h 2 0 0 9 , t h e G o v e r n m e n t a l A c c o u n t i n g S t a n d a r d s B o a r d i s s u e d S t a t e m e n t N o . 5 4 ( G A S B 5 4 ) , F u n d B a l a n c e R e p o r t i n g a n d G o v e r n m e n t a l F u n d T y p e D e f i n i t i o n s , t o a d d r e s s i s s u e s r e l a t e d t o h o w f u n d b a l a n c e w a s b e i n g r e p o r t e d . T h e C i t y w i l l b e r e q u i r e d t o i m p l e m e n t G A S B 5 4 w i t h t h e F Y 1 0 - 1 1 f i n a n c i a l s t a t e m e n t s i s s u e d D e c e m b e r 2 0 1 1 . P r i o r t o t h e c l o s e o f F Y 1 0 - 1 1 , S t a f f w i l l p r o v i d e r e c o m m e n d a t i o n s t o t h e C i t y C o u n c i l f o r i m p l e m e n t a t i o n . T h e f o l l o w i n g f u n d b a l a n c e c l a s s i f i c a t i o n s a r e a l l o w e d b y G A S B 5 4 : ~ N o n s p e n d a b l e - a m o u n t s t h a t a r e i n a n o n s p e n d a b l e f o r m ( e . g . i n v e n t o r y , o r t h e $ 7 5 0 , 0 0 0 S u b r e g i o n 1 e n d o w m e n t ) ; ~ R e s t r i c t e d - a m o u n t s c o n s t r a i n e d t o s p e c i f i c p u r p o s e s b y t h e i r p r o v i d e r s ( e . g . g r a n t f u n d s a d v a n c e d t o t h e C i t y ) ; ~ C o m m i t t e d - a m o u n t s c o n s t r a i n e d t o s p e c i f i c p u r p o s e s b y t h e C i t y C o u n c i l v i a r e s o l u t i o n o r o r d i n a n c e ( e . g . T O T r e v e n u e t h a t h a s b e e n t r a n s f e r r e d t o t h e C I P f u n d t o b e u s e d f o r f u t u r e c a p i t a l p r o j e c t s ) ; ~ A s s i g n e d - a m o u n t s t h e C i t y C o u n c i l i n t e n d s t o u s e f o r a s p e c i f i c p u r p o s e ( e . g . i n c o m p l e t e p r o j e c t s c a r r i e d f o r w a r d t o t h e n e x t f i s c a l y e a r ) ; a n d ~ U n a s s i g n e d - a m o u n t s a v a i l a b l e f o r a n y p u r p o s e , o n l y t o b e r e p o r t e d i n t h e G e n e r a l F u n d . T h e C i t y ' s G e n e r a l F u n d R e s e r v e w o u l d b e r e p o r t e d i n t h i s c a t e g o r y . A s p a r t o f G A S B 5 4 i m p l e m e n t a t i o n , S t a f f w i l l l i k e l y r e c o m m e n d t h e C i t y C o u n c i l a d o p t a r e s o l u t i o n t o " c o m m i t " T O T r e v e n u e t h a t h a s b e e n t r a n s f e r r e d t o t h e C I P f u n d f o r c a p i t a l p r o j e c t s . O n c e f u n d s a r e c o m m i t t e d , t h e y c a n o n l y b e u n c o m m i t t e d b y a d o p t i o n o f a n o t h e r r e s o l u t i o n . F I S C A L I M P A C T T h e r e i s n o f i s c a l i m p a c t r e s u l t i n g f r o m S t a f f ' s r e c o m m e n d a t i o n . I f t h e r e v i s e d R e s e r v e P o l i c y i s a p p r o v e d b y t h e C i t y C o u n c i l , S t a f f w i l l i n c l u d e a t r a n s f e r o f T O T r e v e n u e t o t h e C I P F u n d i n t h e d r a f t F Y 1 1 - 1 2 b u d g e t . T h e C i t y h a s n o t i n c l u d e d t h e u s e o f T O T r e v e n u e f o r t h e a n n u a l o p e r a t i n g b u d g e t . B u d g e t e d F Y 1 0 - 1 1 T O T r e v e n u e i s $ 2 , 0 2 6 , 1 0 0 . T h r o u g h N o v e m b e r 1 5 , 2 0 1 0 , t h e C i t y h a s c o l l e c t e d m o r e t h a n $ 1 . 1 m i l l i o n o f F Y 1 0 - 1 1 T O T r e v e n u e . 8 - 7 C I T Y C O U N C I L P O L I C Y N U M B E R : 4 1 ( A m e n d e d ) D A T E A D O P T E D / A M E N D E D : D e c e m b e r 2 1 , 2 0 1 0 S U B J E C T : R e s e r v e P o l i c i e s P O L I C Y : T h e C i t y u t i l i z e s a v a r i e t y o f a c c o u n t i n g f u n d s f o r a c c o u n t i n g a n d b u d g e t i n g f o r r e v e n u e s a n d e x p e n d i t u r e s o f t h e C i t y . A p p r o p r i a t i o n s l a p s e a t e a c h f i s c a l y e a r - e n d . T h e C i t y C o u n c i l a u t h o r i z e s c o n t i n u e d a p p r o p r i a t i o n s f o r c e r t a i n i n c o m p l e t e c a p i t a l p r o j e c t s , o t h e r o n e - t i m e p r o j e c t s a n d s e r v i c e s w h i c h h a v e n o t b e e n b i l l e d . R e m a i n i n g d o l l a r s l e f t i n e a c h f u n d t h a t a r e u n d e s i g n a t e d a n d u n e n c u m b e r e d c o n s t i t u t e a v a i l a b l e r e s e r v e s o f t h e C i t y . I t i s a p p r o p r i a t e t h a t r e s e r v e p o l i c i e s f o r t h e C i t y b e e s t a b l i s h e d f o r e a c h o f t h e v a r i o u s f u n d s , t h a t t h e p u r p o s e o f t h e s e r e s e r v e s b e d e s i g n a t e d , a n d t h a t d o l l a r s a v a i l a b l e i n e x c e s s o f t h e r e s e r v e a m o u n t s b e a p p r o p r i a t e l y a n d e f f e c t i v e l y u t i l i z e d . T h i s p o l i c y g o v e r n s t h e C i t y ' s r e s e r v e s a s f o l l o w s : A . G e n e r a l F u n d T h e C i t y w i l l m a i n t a i n a m i n i m u m f u n d b a l a n c e o f a t l e a s t 5 0 p e r c e n t o f a n n u a l o p e r a t i n g e x p e n d i t u r e s i n t h e G e n e r a l F u n d . T h i s i s c o n s i d e r e d t h e m i n i m u m l e v e l n e c e s s a r y t o m a i n t a i n t h e C i t y ' s c r e d i t w o r t h i n e s s a n d t o a d e q u a t e l y p r o v i d e f o r : 1 . E c o n o m i c u n c e r t a i n t i e s , l o c a l d i s a s t e r s , a n d o t h e r f i n a n c i a l h a r d s h i p s o r d o w n t u r n s i n t h e l o c a l o r n a t i o n a l e c o n o m y . 2 . C o n t i n g e n c i e s f o r u n s e e n o p e r a t i n g o r c a p i t a l n e e d s . 3 . C a s h f l o w r e q u i r e m e n t s . B . C a p i t a l I m p r o v e m e n t F u n d T h e C i t y w i l l m a i n t a i n a m i n i m u m o f $ 3 m i l l i o n i n t h e C a p i t a l I m p r o v e m e n t P r o j e c t s ( C I P ) f u n d a s a r e s e r v e f o r m a j o r i m p r o v e m e n t p r o j e c t s r e l a t e d t o r o a d w a y s , s t o r m d r a i n s , p a r k s , b u i l d i n g s , r i g h t s - o f - w a y , a n d t h e s e w e r s y s t e m . S u b j e c t t o t h e a n n u a l b u d g e t i n g p r o c e s s , t h e C I P r e s e r v e w i l l b e f u n d e d , t o t h e e x t e n t p o s s i b l e , b y a l l o c a t i n g a n n u a l T r a n s i e n t O c c u p a n c y T a x ( T O T ) r e v e n u e t o t h e C I P f u n d . A l l i n t e r e s t e a r n i n g s i n t h i s f u n d w i l l b e u s e d f o r c a p i t a l i m p r o v e m e n t p r o j e c t s . C . E q u i p m e n t R e p l a c e m e n t F u n d T h e C i t y w i l l m a i n t a i n r e t a i n e d e a r n i n g s e q u a l t o t h e e s t i m a t e d r e p l a c e m e n t c o s t f o r e q u i p m e n t a s s e t s h e l d b y t h i s f u n d . 1 8 - 8 C i t y C o u n c i l P o l i c y # 4 1 ( A m e n d e d ) D . W a t e r Q u a l i t y F l o o d P r o t e c t i o n F u n d P r o j e c t s p e n d i n g i n t h e W a t e r Q u a l i t y F l o o d P r o t e c t i o n ( W Q F P ) f u n d f l u c t u a t e s y e a r t o y e a r . T h e S t o r m D r a i n U s e r F e e i s a s o u r c e o f f u n d i n g f o r t h e s e p r o j e c t s . T o a v o i d a f l u c t u a t i n g F e e , t h e C i t y w i l l m a i n t a i n r e t a i n e d e a r n i n g s o v e r t h e l i f e o f t h e W Q F P f e e t o e s t a b l i s h r a t e s t a b i l i z a t i o n , t h e r e b y e n a b l i n g f u n d a v a i l a b i l i t y f o r s c h e d u l e d p r o j e c t s a n d m a i n t e n a n c e . E . B u i l d i n g R e p l a c e m e n t F u n d T h e C i t y w i l l m a i n t a i n r e t a i n e d e a r n i n g s i n t h i s f u n d t o a c c u m u l a t e m o n i e s a n d i n t e r e s t e a r n i n g s t o f i n a n c e m a j o r i m p r o v e m e n t s ( e . g . r o o f i n g ) , a n d p a r t i a l l y p r o v i d e f o r f u t u r e r e p l a c e m e n t o f C i t y o w n e d b u i l d i n g s . F . U t i l i t y U n d e r g r o u n d i n g F u n d T h e C i t y w i l l m a i n t a i n r e t a i n e d e a r n i n g s i n t h i s f u n d t o a c c u m u l a t e m o n i e s f o r r e l o c a t i n g u t i l i t y p o l e s a n d l i n e s o n C i t y a r t e r i a l r o a d w a y s u n d e r g r o u n d , a s w e l l a s p r o v i d e r e s i d e n t s a s s i s t a n c e w i t h t h e p r o c e s s l e a d i n g t o u t i l i t y u n d e r g r o u n d i n g i n r e s i d e n t i a l a r e a s o f t h e C i t y . G . S t r e e t M a i n t e n a n c e F u n d T h e C i t y w i l l m a i n t a i n a m i n i m u m o f o n e y e a r ' s a p p r o p r i a t i o n s f o r r o a d m a i n t e n a n c e o n P a l o s V e r d e s D r i v e S o u t h i n t h e l a n d s l i d e a r e a . H . H a b i t a t R e s t o r a t i o n F u n d T h e C i t y w i l l m a i n t a i n a m i n i m u m o f $ 5 0 , 0 0 0 i n t h i s f u n d a s r e q u i r e d b y t h e N a t i o n a l C o m m u n i t i e s C o n s e r v a t i o n P l a n ( N C C P ) f o r e m e r g e n c y u s e f o r h a b i t a t r e s t o r a t i o n p u r p o s e s i n a d d i t i o n t o m a i n t a i n i n g a n y i n t e r e s t e a r n i n g s . I . S u b r e g i o n O n e M a i n t e n a n c e F u n d A s p a r t o f t h e d e v e l o p m e n t a g r e e m e n t f o r S u b r e g i o n O n e , t h e d e v e l o p e r p r o v i d e d $ 7 5 0 , 0 0 0 a s a n e n d o w m e n t t o g e n e r a t e i n t e r e s t e a r n i n g s f o r f u t u r e m a i n t e n a n c e o f t h e o p e n s p a c e a r e a i n S u b r e g i o n O n e . J . I m p r o v e m e n t A u t h o r i t y A b a l o n e C o v e F u n d I n c o n n e c t i o n w i t h t h e H o r a n l a w s u i t , t h e R e d e v e l o p m e n t A g e n c y ' s R e i m b u r s e m e n t a n d S e t t l e m e n t A g r e e m e n t w i t h p r o p e r t y o w n e r s a n d t h e C o u n t y s t i p u l a t e d t h a t $ 1 , 0 0 0 , 0 0 0 o f C o u n t y l o a n p r o c e e d s w a s t o b e d e p o s i t e d i n t h e A b a l o n e C o v e M a i n t e n a n c e N o n e x p e n d a b l e T r u s t F u n d o f t h e J o i n t P o w e r s I m p r o v e m e n t A u t h o r i t y . I n t e r e s t e a r n i n g s f r o m t h i s d e p o s i t a r e u s e d t o m a i n t a i n l a n d s l i d e a b a t e m e n t f a c i l i t i e s i n t h e A b a l o n e C o v e a r e a o f t h e a c t i v e l a n d s l i d e , e x c e p t s e w e r s i n a c c o r d a n c e w i t h t h e r e i m b u r s e m e n t a n d s e t t l e m e n t a g r e e m e n t 2 8 - 9 C i t y C o u n c i l P o l i c y # 4 1 ( A m e n d e d ) R e s e r v e l e v e l s w i l l b e r e v i e w e d a n n u a l l y d u r i n g t h e b u d g e t p r o c e s s . A n y r e c o m m e n d e d a d j u s t m e n t s t o r e s e r v e l e v e l s w i l l b e p r e s e n t e d t o C i t y C o u n c i l f o r i t s c o n s i d e r a t i o n d u r i n g t h e a n n u a l b u d g e t p r o c e s s . B A C K G R O U N D : R e s e r v e s , r a i n y - d a y f u n d s , o r c o n t i n g e n c y f u n d s a r e a p r u d e n t f i s c a l p o l i c y a n d a n i m p o r t a n t c r e d i t f a c t o r i n t h e a n a l y s i s o f f i n a n c i a l a n a l y s i s a n d m a n a g e m e n t . L o c a l g o v e r n m e n t s h a v e e x p e r i e n c e d m u c h v o l a t i l i t y i n t h e i r f i n a n c i a l s t a b i l i t y d u e t o t h e e c o n o m y , n a t u r a l d i s a s t e r s , t e r r o r i s t a t t a c k s , a n d a c t i o n s t a k e n b y s t a t e g o v e r n m e n t w h i c h i n c l u d e s t a k i n g r e v e n u e s f r o m l o c a l g o v e r n m e n t s t o r e s o l v e s t a t e b u d g e t p r o b l e m s . C a l i f o r n i a c i t i e s a r e a t a n e v e n g r e a t e r d i s a d v a n t a g e t h a n t h e r e s t o f t h e c o u n t r y d u e t o t h e u n i q u e r e g u l a t i o n s i m p o s e d b y P r o p o s i t i o n 1 3 , a n d t h e i n a b i l i t y t o r a i s e p r o p e r t y t a x e s i f t h e n e e d w o u l d a r i s e . S o u n d f i n a n c i a l m a n a g e m e n t i n c l u d e s t h e p r a c t i c e a n d d i s c i p l i n e o f m a i n t a i n i n g a d e q u a t e r e s e r v e f u n d s f o r k n o w n a n d u n k n o w n c o n t i n g e n c i e s . S u c h c o n t i n g e n c i e s i n c l u d e , b u t a r e n o t l i m i t e d t o : c a s h f l o w r e q u i r e m e n t s , e c o n o m i c u n c e r t a i n t i e s i n c l u d i n g d o w n t u r n s i n t h e l o c a l , s t a t e o r n a t i o n a l e c o n o m y , l o c a l e m e r g e n c i e s a n d n a t u r a l d i s a s t e r s , l o s s o f m a j o r r e v e n u e s o u r c e s , u n a n t i c i p a t e d o p e r a t i n g o r c a p i t a l e x p e n d i t u r e s , u n i n s u r e d l o s s e s , t a x r e f u n d s , f u t u r e c a p i t a l p r o j e c t s , v e h i c l e a n d e q u i p m e n t r e p l a c e m e n t , a n d c a p i t a l a s s e t a n d i n f r a s t r u c t u r e r e p a i r a n d r e p l a c e m e n t . T h e e s t a b l i s h m e n t o f p r u d e n t f i n a n c i a l r e s e r v e p o l i c i e s i s i m p o r t a n t t o e n s u r e t h e l o n g - t e r m f i n a n c i a l h e a l t h o f t h e C i t y . 3