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RPVCCA_SR_2010_12_21_04_Fence_And_Other_Installations_For_The_City_Hall4 - 1 C I T Y O F M E M O R A N D U M R A N C H O P A L O S V E R D E S T O : F R O M : D A T E : S U B J E C T : R E V I E W E D : P r o j e c t M a n a g e r : H O N O R A B L E M A Y O R & C I T Y C O U N C I L M E M B E R S R A Y H O L L A N D , D I R E C T O R O F P U B L I C W O R K S ~ D E C E M B E R 2 1 , 2 0 1 0 F E N C E A N D O T H E R I N S T A L L A T I O N S F O R T H E C I T Y H A L L C A M P U S P O W E R G E N E R A T O R S Y S T E M C A R O L Y N L E H R , C I T Y M A N A G E R o Q . - - S i a m a k M o t a h a r i , S e n i o r E n g i n e e r : 7 / ) / R E C O M M E N D A T I O N 1 . A p p r o v e i n s t a l l a t i o n o f f e n c e s a r o u n d t h e C i t y H a l l p o w e r g e n e r a t o r , f u e l t a n k s , t w o e l e c t r i c a l p a n e l s ; b o l l a r d s a r o u n d t h e n e w t r a n s f o r m e r a n d a c o n c r e t e s u r f a c e o v e r t h e m o u n d i n t h e v i c i n i t y o f t h e g e n e r a t o r . 2 . A d o p t R e s o l u t i o n N o . 2 0 1 0 - _ a R e s o l u t i o n o f t h e C i t y C o u n c i l o f t h e C i t y o f R a n c h o P a l o s V e r d e s , a m e n d i n g R e s o l u t i o n 2 0 1 0 - 5 5 , t h e C i t y ' s B u d g e t A p p r o p r i a t i o n f o r F i s c a l Y e a r 2 0 1 0 - 1 1 , f o r a b u d g e t a d j u s t m e n t t o t h e C i t y ' s B u i l d i n g R e p l a c e m e n t ! I m p r o v e m e n t s F u n d i n t h e a m o u n t o f $ 2 5 , 0 0 0 . B A C K G R O U N D T h e C i t y H a l l c a m p u s n e w p o w e r g e n e r a t o r s y s t e m i n s t a l l a t i o n p r o j e c t w a s c o m p l e t e d i n J u n e 2 0 1 0 a n d a ' N o t i c e o f C o m p l e t i o n ' w a s f i l e d i n J u l y o f 2 0 1 0 . T h e o r i g i n a l s c o p e o f t h i s p r o j e c t d i d n o t i n c l u d e f e n c e s , b o l l a r d s a r o u n d t h e t r a n s f o r m e r a n d a c o n c r e t e s u r f a c e o v e r t h e e x i s t i n g m o u n d s u r f a c e . T h e r e f o r e t h e c o s t s f o r t h e s e i n s t a l l a t i o n s w e r e n o t i n c l u d e d i n t h e p r o j e c t b u d g e t . D I S C U S S I O N T h e C i t y ' s B u i l d i n g O f f i c i a l h a s r e q u i r e d s c r e e n e d f e n c e s t o b e i n s t a l l e d a r o u n d t h e g e n e r a t o r , f u e l t a n k s a n d t h e t w o n e w e l e c t r i c p a n e l s a t t h e C i t y H a l l c a m p u s w h i c h a m o u n t s t o 2 6 0 l i n e a r f e e t a n d i n c l u d e s 5 f e n c e g a t e s . T h e p u r p o s e o f t h e f e n c e s i s t o p r e v e n t p a r k u s e r s f r o m g e t t i n g c l o s e t o e l e c t r i c a l e q u i p m e n t l o c a t e d i n t h e C a b l e T V / C o m m u n i c a t i o n s C e n t e r a r e a . T h e p u r p o s e o f t h e 6 b o l l a r d s a r o u n d t h e n e w t r a n s f o r m e r i s t o r e m o v e t h e p o t e n t i a l o f v e h i c l e s c r a s h i n g i n t o t h e t r a n s f o r m e r . T h e p u r p o s e o f t h e c o n c r e t e l a y e r o v e r 4 - 2 t h e e x i s t i n g m o u n d ' s s u r f a c e i s t o s t o p w e e d g r o w t h i n t h e v i c i n i t y o f t h e g e n e r a t o r . A L T E R N A T I V E A n a l t e r n a t i v e r e c o m m e n d a t i o n i s t o p o s t p o n e t h e s e i n s t a l l a t i o n s a n d i n v e s t i g a t e o t h e r m e t h o d s t o a d d r e s s t h e i s s u e s . S i n c e t h e s e i n s t a l l a t i o n s a r e a n e f f e c t i v e a n d f e a s i b l e a p p r o a c h t o m i t i g a t e t h e s e c o n c e r n s , t h i s a l t e r n a t i v e w i l l d e l a y t h e p r o j e c t a n d m a y i n c u r a d d i t i o n a l c o s t s . C O N C L U S I O N A d o p t i n g S t a f f ' s r e c o m m e n d a t i o n s w i l l r e s u l t i n i m p r o v e d s a f e t y f o r v i s i t o r s t o C i t y H a l l . F I S C A L I M P A C T T h e c o s t e s t i m a t e d f o r t h i s w o r k i n c l u d e s a 2 0 % b u d g e t c o n t i n g e n c y . T h e r e c o m m e n d e d a c t i o n w i l l r e s u l t i n a n e x p e n d i t u r e u p t o a m a x i m u m o f $ 2 5 , 0 0 0 . T h i s p r o j e c t w i l l n o t i n c u r f u t u r e o p e r a t i n g c o s t s . O n e - t i m e & i n i t i a l f i s c a l e a r c o s t P o t e n t i a l f u t u r e s a v i n s P e r m a n e n t a d d i t i o n t o a n n u a l s t a f f h o u r s A m o u n t t o a d d t o f u t u r e a n n u a l o p e r a t i n g b u d e t E x i s t i n g A p p r o p r i a t i o n O u t s i d e F u n d i n g S o u r c e N / A O u t s i d e F u n d i n g A m o u n t C i t y F u n d i n g S o u r c e N / A B u i l d i n g R e p l a c e m e n t / I m p r o v e m e n t s F u n d C i t y F u n d i n g A m o u n t $ 2 5 , 0 0 0 E s t i m a t e d f i s c a l y e a r e n d a v a i l a b l e f u n d b a l a n c e a f t e r C i t y C o u n c i l a c t i o n ( n e t o f r e s e r v e l e v e l , i f a l i c a b l e $ 7 7 5 , 5 5 1 A t t a c h m e n t s : R e s o l u t i o n 2 0 1 0 - 4 - 3 R E S O L U T I O N N O . 2 0 1 0 - A R E S O L U T I O N O F T H E C I T Y C O U N C I L O F T H E C I T Y O F R A N C H O P A L O S V E R D E S , A M E N D I N G R E S O L U T I O N 2 0 1 0 - 5 5 , T H E B U D G E T A P P R O P R I A T I O N F O R F I S C A L Y E A R 2 0 1 0 - 1 1 , F O R A B U D G E T A D J U S T M E N T T O T H E C I T Y ' S B U I L D I N G R E P L A C E M E N T / I M P R O V E M E N T S F U N D W H E R E A S , S e c t i o n 3 . 3 2 o f t h e R a n c h o P a l o s V e r d e s M u n i c i p a l C o d e p r o v i d e s t h a t a l l e x p e n d i t u r e s i n e x c e s s o f b u d g e t e d a l l o c a t i o n s m u s t b e b y s u p p l e m e n t a l a p p r o p r i a t i o n o f t h e C i t y C o u n c i l ; a n d W H E R E A S , o n J u n e 1 5 , 2 0 1 0 , t h e C i t y C o u n c i l o f t h e C i t y o f R a n c h o P a l o s V e r d e s a d o p t e d R e s o l u t i o n 2 0 1 0 - 5 5 , a p p r o v i n g a s p e n d i n g p l a n a n d a u t h o r i z i n g a b u d g e t a p p r o p r i a t i o n f o r t h e 2 0 1 0 - 1 1 f i s c a l y e a r ; a n d W H E R E A S , i t i s n e c e s s a r y f o r t h e C i t y t o f u n d i n s t a l l a t i o n o f f e n c e s , b o l l a r d s a n d a c o n c r e t e s u r f a c e f o r t h e C i t y H a l l P o w e r G e n e r a t o r s y s t e m ; a n d W H E R E A S , a b u d g e t i n c r e a s e i n t h e B u i l d i n g R e p l a c e m e n t / I m p r o v e m e n t s f u n d i s n e c e s s a r y t o a u t h o r i z e t h i s e x p e n d i t u r e f o r t h e p r o j e c t ; B E I T , T H E R E F O R E , R E S O L V E D B Y T H E C I T Y C O U N C I L O F T H E C I T Y O F R A N C H O P A L O S V E R D E S : T h e f o l l o w i n g a d j u s t m e n t ( s ) b e m a d e t o t h e f o l l o w i n g f u n d ( s ) : B U I L D I N G R E P L A C E M E N T / I M P R O V E M E N T S F U N D : F e n c e I n s t a l l a t i o n f o r t h e C i t y H a l l P o w e r G e n e r a t o r S y s t e m : 6 8 6 - 3 0 8 6 - 4 6 1 - 7 3 - 0 0 $ 2 5 , 0 0 0 V e r i f i e d b y F i n a n c e : - t O O P A S S E D , A P P R O V E D , A N D A D O P T E D T H I S 2 1 s t D A Y O F D E C E M B E R 2 0 1 0 . M A Y O R A T T E S T : C I T Y C L E R K R e s o l u t i o n N o . 2 0 1 0 - P a g e 1 o f 2 4 - 4 S t a t e o f C a l i f o r n i a ) C o u n t y o f L o s A n g e l e s ) s s C i t y o f R a n c h o P a l o s V e r d e s ) I , C A R L A M O R R E A L E , C i t y C l e r k o f T h e C i t y o f R a n c h o P a l o s V e r d e s , h e r e b y c e r t i f y t h a t t h e a b o v e R e s o l u t i o n N o . 2 0 1 1 - w a s d u l y a n d r e g u l a r l y p a s s e d a n d a d o p t e d b y t h e s a i d C i t y C o u n c i l a t a r e g u l a r m e e t i n g t h e r e o f h e l d o n D e c e m b e r 2 1 , 2 0 1 0 . C I T Y C L E R K C I T Y O F R A N C H O P A L O S V E R D E S R e s o l u t i o n N o . 2 0 1 0 - P a g e 2 o f 2