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RPVCCA_SR_2010_12_18_03_Finance Advisory Committee_Review_of_Charter_City3 - 1 C I T Y O F M E M O R A N D U M R A N C H O P A L O S V E R D E S T O : F R O M : D A T E : S U B J E C T : C I T Y C O U N C I L M E M B E R S M A Y O R S T E V E W O L O W I C Z D E C E M B E R 1 8 , 2 0 1 0 F I N A N C E A D V I S O R Y C O M M I T T E E R E V I E W O F C H A R T E R C I T Y c 9 - - . R E C O M M E N D A T I O N A p p r o v e a n a m e n d m e n t t o t h e F Y i 0 - 1 1 F i n a n c e A d v i s o r y C o m m i t t e e W o r k P l a n t o a s s i g n t h e C o m m i t t e e t o r e v i e w t h e b e n e f i t s a n d d e t r i m e n t s o f C h a r t e r C i t i e s v s . G e n e r a l L a w C i t i e s . B A C K G R O U N D & D I S C U S S I O N O n J u n e 1 , 2 0 1 0 , t h e C i t y C o u n c i l a p p r o v e d t h e A d v i s o r y B o a r d W o r k P l a n s f o r F Y i 0 - 1 1 . T h e F i n a n c e A d v i s o r y C o m m i t t e e ( F A C ) p l a y e d a c e n t r a l r o l e i n d e v e l o p i n g t h e i r w o r k p l a n f o r t h e f i s c a l y e a r ; h o w e v e r , t h e C i t y C o u n c i l m a y a m e n d t h e w o r k p l a n t h r o u g h o u t t h e y e a r a s s p e c i a l i s s u e s a r i s e . T h e C i t y C o u n c i l s t a t e d a s o n e o f t h e i r 2 0 1 0 t a c t i c a l g o a l s t h a t s t a f f s h o u l d p r o v i d e i n f o r m a t i o n a b o u t t h e a d v a n t a g e s a n d d i s a d v a n t a g e s o f b e c o m i n g a c h a r t e r c i t y t o t h e C i t y C o u n c i l . A t t h e J u l y 6 , 2 0 1 0 C i t y C o u n c i l m e e t i n g , t h e C o u n c i l u n a n i m o u s l y d e t e r m i n e d t h a t t h e C i t y s h o u l d i n i t i a t e t h e p r o c e s s o f d r a f t i n g a c h a r t e r a n d a p p o i n t e d a C o u n c i l S u b c o m m i t t e e t o l e a d t h e p r o c e s s o f h a v i n g t h e c h a r t e r a d o p t e d b y t h e C i t y ' s v o t e r s a t a c o n s o l i d a t e d e l e c t i o n t h a t w i l l b e h e l d o n M a r c h 8 , 2 0 1 1 . T h e C i t y C o u n c i l a p p r o v e d t h e l a n g u a g e f o r t h e C h a r t e r a t t h e i r S e p t e m b e r 7 , 2 0 1 0 m e e t i n g . A C h a r t e r C i t y C o m m i t t e e o f r e s i d e n t s h a s a l s o b e e n a p p o i n t e d t o f a c i l i t a t e a p u b l i c o u t r e a c h p r o g r a m t o e d u c a t e a n d c r e a t e a c l e a r u n d e r s t a n d i n g o f t h e i s s u e s s u r r o u n d i n g G e n e r a l L a w C i t i e s v s . C h a r t e r C i t i e s . I n a d d i t i o n t o t h e C h a r t e r C i t y C o m m i t t e e ' s e f f o r t s , i t w o u l d b e r e a s o n a b l e f o r t h e F i n a n c e A d v i s o r y C o m m i t t e e t o r e v i e w t h i s i s s u e a t a s p e c i a l m e e t i n g i n J a n u a r y . T h e i r a s s i g n m e n t w o u l d i n c l u d e a r e v i e w o f t h e b e n e f i t s a n d d e t r i m e n t s o f C h a r t e r C i t i e s v s . G e n e r a l L a w C i t i e s . S t a f f w i l l p r e s e n t a l l r e l e v a n t f a c t u a l i n f o r m a t i o n , a n d t h e F A C c a n d e t e r m i n e w h e t h e r o r n o t t h e y w o u l d l i k e t o e n d o r s e t h e b a l l o t m e a s u r e . I r e c o m m e n d t h a t t h e C i t y C o u n c i l c o n s i d e r a p p r o v i n g a n a m e n d m e n t t o t h e F A C ' s F Y i 0 - 1 1 W o r k P l a n t o i n c l u d e t h i s s p e c i a l a s s i g n m e n t . 3 - 2 F I N A N C E A D V I S O R Y C O M M I T T E E R E V I E W O F C H A R T E R C I T Y D e c e m b e r 1 8 , 2 0 1 0 P a g e 2 F I S C A L I M P A C T T h e C o m m i t t e e i s s u p p o r t e d b y s a l a r i e d s t a f f , s o t h e r e w o u l d b e n o f i s c a l i m p a c t . A t t a c h m e n t s : R e v i s e d F A C F Y 1 0 - 1 1 W o r k P l a n 3 - 3 F I N A N C E A D V I S O R Y C O M M I T T E E M I S S I O N S T A T E M E N T A N D W O R K P L A N M I S S I O N S T A T E M E N T T h e F i n a n c e A d v i s o r y C o m m i t t e e p r o v i d e s c i t i z e n i n p u t t o t h e C i t y C o u n c i l a n d S t a f f r e g a r d i n g f i n a n c i a l m a t t e r s o f t h e C i t y o f R a n c h o P a l o s V e r d e s . T h e C o m m i t t e e s h a l l r e v i e w s h o r t a n d l o n g - t e r m f i n a n c i a l i n f o r m a t i o n o f t h e C i t y a n d o t h e r f i n a n c i a l i s s u e s a s a s s i g n e d b y t h e C i t y C o u n c i l . T h e C o m m i t t e e s h a l l p r o v i d e a d v i c e r e g a r d i n g e c o n o m i c d e v e l o p m e n t m a t t e r s s u c h a s m e t h o d s t o i m p r o v e t h e b u s i n e s s c l i m a t e a n d h o w t o b e t t e r w o r k w i t h l o c a l b u s i n e s s e s a n d s h a l l r e c o m m e n d s p e c i f i c a r e a s f o r r e v i e w t o t h e C i t y C o u n c i l . T h e C o m m i t t e e w i l l s e r v e t o a d v i s e t h e C i t y C o u n c i l r e g a r d i n g t h e C i t y ' s f i q i P c i a l c o n d i t i o n . S U M M A R Y O F 2 0 1 0 - 1 1 T A S K S a n d / o r c o n s u l t a n t s t h a t b u i l d i n g s v e r s u s n e w i t t e e t o r e v i e w a p r o p o s e d p r o v i d e c o m m e n t s a n d r o p o s e d C i t y w i d e S e w e r e n d a t i o n s i : ~ ~ g a r d i n g t h e F i v e - h e C i t y C o u n c i l : ; ~ p d r e c e i v e a n M o d e L R e c e i v e a i ~ \ ~ ~ ~ e n t a t i o n o f i n a n c i ~ \ , ~ ~ \ ; 0 ' e p o r t ( C A F ~ ~ > p r e p a r e d g C i t y ; a n d , t h e F A C i s p r e p a r e d t o m e e t o n a n , I p r o j e c t s a s s i g n e d t o i t b y t h e C i t y 1 . R e v i e w a n d p r o v i d e c o m m e n t s a n d r e Y e a r F i n a n c i a l M o d e l ( t h e " M o d e l " u p d a t e f o l l o w i n g a p p r o v a l o f t h e t h e C i t y ' s C o m p r e h e n s i v e A n n u a n n u a l l y , i n c l u d i n g t h e a u d i t r e p o r t ; 2 . I f t h e C i t y C o u n c i l e l e c t s d i r e c t t h e C i t y w i d e S e w e r U s e r y ; ; . ' Y i f : v i e w r e c o m m e n d a t i o n s r e g a r d i n g ; j i ~ e v e l ~ e n t 0 U s e r F e e ; 3 . R e v i e w a c o s t " , : c o m p a r e s r c o n s t r u c t i 4 . I n a d d i t i o a d h o c b a s 3 - 4 F I N A N C E A D V I S O R Y C O M M I T T E E M I S S I O N S T A T E M E N T A N D W O R K P L A N R E V I E W A N D P R O V I D E C O M M E N T S A N D R E C O M M E N D A T I O N S R E G A R D I N G T H E F I V E - Y E A R F I N A N C I A L M O D E L T O T H E C I T Y C O U N C I L A N D R E C E I V E A N U P D A T E F O L L O W I N G T H E A P P R O V A L O F T H E 2 0 0 9 M O D E L . R E C E I V E A P R E S E N T A T I O N O F T H E C I T Y ' S C O M P R E H E N S I V E A N N U A L F I N A N C I A L R E P O R T ( C A F R ) P R E P A R E D A N N U A L L Y , I N C L U D I N G T H E A U D I T R E P O R T T h e F i v e - Y e a r F i n a n c i a l M o d e l ( t h e " M o d e l " ) i s a f i n a n c i a l s c h e d u l e w h i c h i s a n n u a l l y p r e p a r e d b y S t a f f , a s r e q u i r e d b y C i t y C o u n c i l P o l i c y N o . 1 8 . T h e M o d e l i n c l u d e s t h e p r o p o s e d b u d g e t f o r t h e c o m i n g f i s c a l y e a r , w e l l a s e s t i m a t e s o f r e v e n u e s , e x p e n d i t u r e s , f u n d t r a n s f e r s a n d e n d i n g f u n n c e f o r a l l f u n d s o f t h e C i t y o v e r a f i v e - y e a r t i m e p e r i o d . T h e M o d e l e p a r e d a s p a r t o f t h e b u d g e t p r o c e s s f o r e a c h f i s c a l y e a r . T h e C o m p r e h e n s i v e A n n u a l F i n a n c i a l R e p o ( ~ A F R ) i s i n c l u d e s t h e C i t y ' s a u d i t e d f i n a n c i a l s t a t e s , a s w e l l a s s t a t i s t i c a l i n f o r m a t i o n . r e p o r t t h a t f i n a n c i a l a n d C o m m i t t e e R e s p o n s i b i l i t i e s T h e C o m m i t t e e w i l l a n n u a l l y r e v i w i l l p r o v i d e c o m m e n t s a n d r e c o a n d t r e n d s , a s w e l l a s s u r e c o m m e n d a t i o n s w i a n a n n u a l l y r e c u r r i n g t a s k . T h e C o m m i t t e e w i l l ~ n n u f i n a n c i a l e n t s a n d r e c u r r i n g k . S t a f f R e s p o n s i b i l i t i e s e M o d e l . T h e C o m m i t t e e n n o t e w o r t h y c h a n g e s m m i t t e e ' s c o m m e n t s a n d S t a f f r . . o r t t o C i t y C o u n c i l . T h i s i s R w h i c h i n c l u d e s t h e C i t y ' s a u d i t e d a u d i t o r s ' o p i n i o n . T h i s i s a n a n n u a l l y S t a f f w i l l p r o b y t h e C i t y C M o d e l a n d a n y c i t t e e w i t h a n u p d a t e o f t h e 2 0 1 0 M o d e l u p o n a p p r o v a l f f r e p o r t w i l l b e p r e p a r e d e x p l a i n i n g t h e a p p r o v e d 2 0 1 0 s m a d e b y t h e C i t y C o u n c i l . S t a f f w i l l p r e p a r e t h e 2 0 1 1 M o d e l w i t h a c c o m p a n y i n g s t a f f r e p o r t s e x p l a i n i n g k e y a s s u m p t i o n s a n d n o t e w o r t h y c h a n g e s . P r i o r t o t h e m e e t i n g s , S t a f f w i l l a n s w e r q u e s t i o n s f o r w a r d e d b y C o m m i t t e e M e m b e r s a n d d i s t r i b u t e t h e r e s p o n s e s a s l a t e c o r r e s p o n d e n c e a t t h e m e e t i n g s . S t a f f w i l l a t t e n d t h e m e e t i n g s , p r e s e n t a n o r a l o v e r v i e w o f t h e 2 0 1 1 M o d e l , t h e C A F R a n d a c c o m p a n y i n g s t a f f r e p o r t s t o t h e C o m m i t t e e a n d a n s w e r C o m m i t t e e M e m b e r q u e s t i o n s . 3 - 5 F I N A N C E A D V I S O R Y C O M M I T T E E M I S S I O N S T A T E M E N T A N D W O R K P L A N S t a f f w i l l f o r w a r d t h e C o m m i t t e e ' s c o m m e n t s a n d r e c o m m e n d a t i o n s r e g a r d i n g t h e 2 0 1 1 M o d e l t o t h e C i t y C o u n c i l f o r i t s c o n s i d e r a t i o n p r i o r t o a d o p t i o n o f t h e F Y 1 1 - 1 2 C i t y b u d g e t . T i m e l i n e S t a f f e x p e c t s t h a t r e v i e w o f t h e 2 0 1 1 M o d e l a n d F Y 0 9 - 1 0 C A F R w i l l t a k e p l a c e a t C o m m i t t e e m e e t i n g s o n A p r i l 1 3 , 2 0 1 1 a n d A p r i l 2 7 , 2 0 1 1 . T h e C o m m i t t e e e x p e c t s t o r e c e i v e a n u p d a t e o n t h e 2 0 1 0 M o d e l o n A u g u s t 4 , 2 0 1 0 . R e s o u r c e s S t a f f p r e p a r e s t h e M o d e l , C A F R p r e s e n t a t i o n a t h e C i t y C o u n c i l . T h e r e f o r e , s t a f f t i m e d e v o t h e t w o p r o p o s e d C o m m i t t e e m e e t i n g s o n & : a c ( ~ o n , p ~ t i J ! 7 i , M i n g s t a f f r e p o r t s f o r i r e c t l y r e l a t e d t o 7 , 2 0 1 1 . h o u r s 6 h o u r s 4 h o u r s 4 h o u r s 6 h o u r s I : h o u r s 4 7 h o u r s a : ~ ~ s t a f f p r e p a r a t i o n f o r p r e s e n t a t i o n i s . . ~ . ~ d e l t o b e i ! ~ ~ n s i d e r e d b y t h e C i t y C o u n c i l , w i t h o u t i t t ~ ~ . T o t a l S t a f f T i m e P o r t i o n s o f s t a n e c e s s a r y f o r t a r e v i e w b y t h e F i S t a f f r e p o r t p r e p a r a t i o n f o r t h e C o m m i t t e e A g e n d a p r e p a r a t i o n w i t h C h a i r & d i s t r i b u t i o n C o m m i t t e e M e m b e r A d v a n c e Q ~ S t a f f p r e p a r a t i o n f o r p r e s e n t a t i o r ' l M e e t i n g a t t e n d a n c e f o r 1 s t a f f p e r ~ ~ n M i n u t e p r e p a r a t i o n 3 - 6 F I N A N C E A D V I S O R Y C O M M I T T E E M I S S I O N S T A T E M E N T A N D W O R K P L A N R E V I E W A N D P R O V I D E C O M M E N T S A N D R E C O M M E N D A T I O N S R E G A R D I N G D E V E L O P M E N T O F A C I T Y W I D E S E W E R U S E R F E E . I n J u n e 2 0 0 9 , t h e C i t y c o m p l e t e d i t s S a n i t a r y S e w e r M a s t e r P l a n U p d a t e , w h i c h i d e n t i f i e d n e e d e d i m p r o v e m e n t s t o t h e s a n i t a r y s e w e r s y s t e m i n t h e C i t y . T h e s e w e r f e e s l e v i e d a n d c o l l e c t e d b y t h e C o u n t y o f L o s A n g e l e s S a n i t a t i o n D i s t r i c t o n l y p r o v i d e f o r m a i n t e n a n c e a n d e m e r g e n c y r e p a i r s t o t h e s e w e r s y s t e m . T h e b u r d e n o f p r o v i d i n g r e q u i r e d u p g r a d i n g a n d r e f u r b i s h i n g o f t h e s e w e r s y s t e m i s o n t h e C i t y . T h e a m o u n t o f m o n e y f r o m a d v a l o r e m t a x e s a v a i l a b l e t o t h e C i t y i s i n a d e q u a t e t o f u n d c a p i t a l r e p l a c e m e n t c o s t s . T h e s e i c e p r o v i d e d b y t h e C o u n t y S a n i t a t i o n D i s t r i c t s i n t h e C i t y i s l i m i t e d t o r e m a i n t e n a n c e a n d e m e r g e n c y r e p a i r s . A c c o r d i n g l y , t h e p u r p o s e o f t h ~ ; - w i d e s e w e r f e e i s t o p r o v i d e f u n d s s o t h e C i t y c a n u p g r a d e a n d r e f u ~ ~ l ~ @ i > t @ ~ . ~ e w e r s y s t e m , w h i c h i n c l u d e s t h e c o n s t r u c t i o n o f c a p i t a l i m p r o v e r T ) ~ n ~ . p r o j e e t $ ( s o t h a t t h e C i t y ' s s e w e r s y s t e m w i l l o p e r a t e p r o p e r l y . C o m m i t t e e R e s p o n s i b i l i t i e s . , I f t h e C i t y C o u n c i l e l e c t s t o d i r e c t t h e C o m S e w e r U s e r F e e , t h e C o m m i t t w i l l S e w e r U s e r F e e . T h e C o m m t i n t e g r a t e d i n t o t h e S t a f f r e p o r t t o t v i e w a p r o p o s e d C i t y w i d e c o m m e n t o n t h e p r o p o s e d r e c o m m e n d a t i o n s w i l l b e S t a f f R e s p o n s i b i l i t i e s S t a f f w i l l p r o v i d p r o p o s e d S e w e c o n t a i n e d i n t h e w i l l a n s w e r ~ e s t i o r e s p o n s e s c o r r s u l t a n t e n g i n e e r ' s r e p o r t o u t l i n i n g t h e s w e l l a s a s u m m a r y o f i n f o r m a t i o n p d a t e . P r i o r t o t h e m e e t i n g s , S t a f f m i t t e e M e m b e r s a n d d i s t r i b u t e t h e e n c e a t t h e m e e t i n g s . S t a f f > ~ i i l l . . a t t e n d t h e ~ ~ ~ t i n g > ; ~ r e s e n t a n o r a l o v e r v i e w o f t h e p r o p o s e d S e w e r U s e r F e e a n d a c c o n y i n ~ l s t a f f r e p o r t t o t h e C o m m i t t e e a n d a n s w e r C o m m i t t e e M e m b e r q u n s . S t a f f w i l l f o r v J a r ~ t 9 ~ > ~ b m m i t t e e ' s c o m m e n t s a n d r e c o m m e n d a t i o n s r e g a r d i n g t h e p r o p o s e d S e w e r I J s e r F e e t o t h e C i t y C o u n c i l f o r i t s c o n s i d e r a t i o n . T i m e l i n e T h e t i m i n g o f a r e v i e w o f t h e p r o p o s e d S e w e r U s e r F e e i s y e t t o b e d e t e r m i n e d . R e s o u r c e s S t a f f t i m e d e v o t e d t o t h i s t a s k i n c l u d e s a S t a f f R e p o r t f o r t h e C o m m i t t e e a n d t h e t w o p r o p o s e d C o m m i t t e e m e e t i n g s . 3 - 7 F I N A N C E A D V I S O R Y C O M M I T T E E M I S S I O N S T A T E M E N T A N D W O R K P L A N S t a f f r e p o r t p r e p a r a t i o n f o r t h e C o m m i t t e e A g e n d a p r e p a r a t i o n w i t h C h a i r & d i s t r i b u t i o n C o m m i t t e e M e m b e r A d v a n c e Q & A S t a f f p r e p a r a t i o n f o r p r e s e n t a t i o n M e e t i n g a t t e n d a n c e f o r 2 s t a f f p e r s o n s M i n u t e p r e p a r a t i o n T o t a l S t a f f T i m e R e q u i r e d 3 5 h o u r s 6 h o u r s 3 h o u r s 4 h o u r s 1 2 h o u r s 2 h o u r s 6 2 h o u r s 3 - 8 F I N A N C E A D V I S O R Y C O M M I T T E E M I S S I O N S T A T E M E N T A N D W O R K P L A N R E V I E W A C O S T - B E N E F I T A N A L Y S I S P R E P A R E D B Y S T A F F A N D / O R C O N S U L T A N T S T H A T C O M P A R E S R E F U R B I S H M E N T O F E X I S T I N G C I T Y H A L L B U I L D I N G S V E R S U S N E W C O N S T R U C T I O N O F A R E P L A C E M E N T B U I L D I N G T h e C i t y C o u n c i l ' s 2 0 1 0 T a c t i c a l G o a l f o r a n e w C i v i c C e n t e r i n c l u d e s m i l e s t o n e # 7 : " B y M a r c h 3 1 , 2 0 1 1 , p r o v i d e a r e p o r t t o t h e C i t y C o u n c i l r e g a r d i n g t h e m o s t l i k e l y p l a n s a n d e s t i m a t e d c o s t r a n g e s f o r e a c h m a j o r e l e m e n t o f a n e w C i v i c C e n t e r " . O n e o f t h e t a s k s a s s o c i a t e d w i t h t h i s m i l e s t o n e i s t o p r e p a r e a c o s t - b e n e f i t a n a l y s i s f o r t h e r e p l a c e m e n t o f a C i t y H a l l b u i l d i n g . C o m m i t t e e R e s p o n s i b i l i t i e s T h e C o m m i t t e e w i l l r e v i e w a n d c o m m e n t o n C o m m i t t e e ' s c o m m e n t s a n d r e c o m m e n d a t i o ' r ; t $ ! { w i l l r e p o r t t o t h e C i t y C o u n c i l . S t a f f R e s p o n s i b i l i t i e s S t a f f , w o r k i n g w i t h C i t y c o n s u I t i j p t s , w i l l p c o m p a r e s r e f u r b i s h m e n t o f e x i s t i ~ ; g i ~ ' t y . H a l l b u i C i t y H a l l b u i l d i n g . f i t a n a l y s i s . T h e d i n t o t h e S t a f f a c o s t - b e n e f i t a n a l y s i s t h a t s w i t h n e w c o n s t r u c t i o n o f a S t a f f w i l l a t t e n d t h e m t o t h e C o m m i t t e e t h e C o m m i t t e e ' s C i t y C o u n c i l f o r . T i m e l i n e T h e c o s t - b e n e f i t a n a l y s i s p r i o r t o p r e s e n t a t i o n t o t h e C o m m i t t e e w i l l r e v i e w t h e a n a l R e s o u r c e s e i ~ ~ f Y ~ i ~ ~ m 9 a c c o m p a n y i n g s t a f f r e p o r t e m b e r q u e s t i o n s . S t a f f w i l l f o r w a r d d a t i o n s r e g a r d i n g t h e a n a l y s i s t o t h e t b e c o m p l e t e d a n d p r e s e n t e d t o t h e C o m m i t t e e C o u n c i l b y M a r c h 3 1 , 2 0 1 1 . S t a f f e x p e c t s t h e s i n J a n u a r y 2 0 1 1 . S t a f f t i m e d e v o t e t h i s t a s k i n c l u d e s a S t a f f R e p o r t f o r t h e C o m m i t t e e a n d t h e p r o p o s e d C o m m i t t e e m e e t i n g . S t a f f r e p o r t p r e p a r a t i o n f o r t h e C o m m i t t e e A g e n d a p r e p a r a t i o n w i t h C h a i r & d i s t r i b u t i o n C o m m i t t e e M e m b e r A d v a n c e Q & A S t a f f p r e p a r a t i o n f o r p r e s e n t a t i o n M e e t i n g a t t e n d a n c e f o r 2 s t a f f p e r s o n s M i n u t e p r e p a r a t i o n T o t a l S t a f f T i m e R e q u i r e d 1 5 h o u r s 3 h o u r s 2 h o u r s 3 h o u r s 6 h o u r s 1 h o u r 3 0 h o u r s 3 - 9 F I N A N C E A D V I S O R Y C O M M I T T E E M I S S I O N S T A T E M E N T A N D W O R K P L A N R E V I E W T H E B E N E F I T S A N D D E T R I M E N T S O F C H A R T E R C I T I E S V S G E N E R A L L A W C I T I E S . T h e C i t y C o u n c i l s t a t e d a s o n e o f t h e i r 2 0 1 0 t a c t i c a l g o a l s t h a t s t a f f s h o u l d p r o v i d e i n f o r m a t i o n a b o u t t h e a d v a n t a g e s a n d d i s a d v a n t a g e s o f b e c o m i n g a c h a r t e r c i t y t o t h e C i t y C o u n c i l . A t t h e J u l y 6 , 2 0 1 0 C i t y C o u n c i l m e e t i n g , t h e C o u n c i l u n a n i m o u s l y d e t e r m i n e d t h a t t h e C i t y s h o u l d i n i t i a t e t h e p r o c e s s o f d r a f t i n g a c h a r t e r a n d a p p o i n t e d a C o u n c i l S u b c o m m i t t e e t o l e a d t h e p r o c e s s o f h a v i n g t h e c h a r t e r a d o p t e d b y t h e C i t y ' s v o t e r s a t a c o n s o l i d a t e d e l e c t i o n t h a t w i l l b e h e l d o n M a r c h 8 , 2 0 1 1 . T h e C i t y C o u n c i l a p p r o v e q J h e l a n g u a g e f o r t h e C h a r t e r a t t h e i r S e p t e m b e r 7 , 2 0 1 0 m e e t i n g . C o m m i t t e e R e s p o n s i b i l i t i e s I f t h e C i t y C o u n c i l e l e c t s t o d i r e c t t h e C o d e t r i m e n t s o f C h a r t e r C i t i e s v s . G e n e r a l a n d c o m m e n t o n t h e i s s u e . T h e C o m t h e C h a r t e r C i t y C o m m i t t e e ' s R e p o r t t o t S t a f f R e s p o n s i b i l i t i e s S t a f f w i l l p r e s e n t a l l r e l e v a n t f a w h e t h e r o r n o t t h e y w o u l d l i k e t n d m e e t i n g s , S t a f f w i l l a q u e s t i o n ~ f d i s t r i b u t e t h e r e s p o c o r r e s P Q U l · e b e n e f i t s a n d e w i l l r e v i e w r a t e d i n t o t h e F A C c a n d e t e r m i n e e a s u r e . · P r i o r t o t h e ~ ~ . o m m i t t e e M e m b e r s a n d n c e a t t h e m e e t i n g s . > : \ S t a f f w i l l a t t e n d d e t r i m e n t s o f C h a C o m m i t t T i m e l i n e p r e s e n r ~ 1 \ ' l o r a l o v e r v i e w o f t h e b e n e f i t s a n d L a ' ~ C i t i e s t o t h e C o m m i t t e e a n d a n s w e r o m m i t t e e w i l l f o r w a r d t h e C o m m i t t e e ' s c o m m e n t s r d i n g t h e p r o p o s e d b a l l o t m e a s u r e t o t h e C i t y S t a f f e x p e c t s R e s o u r c e s t o t a k e p l a c e i n J a n u a r y 2 0 1 1 . S t a f f t i m e d e v o t e d t o t h i s t a s k i n c l u d e s a S t a f f R e p o r t f o r t h e C o m m i t t e e a n d t h e p r o p o s e d C o m m i t t e e m e e t i n g . S t a f f r e p o r t p r e p a r a t i o n f o r t h e C o m m i t t e e A g e n d a p r e p a r a t i o n w i t h C h a i r & d i s t r i b u t i o n C o m m i t t e e M e m b e r A d v a n c e Q & A 1 5 h o u r s 3 h o u r s 2 h o u r s 3 - 1 0 F I N A N C E A D V I S O R Y C O M M I T T E E M I S S I O N S T A T E M E N T A N D W O R K P L A N S t a f f p r e p a r a t i o n f o r p r e s e n t a t i o n M e e t i n g a t t e n d a n c e f o r 2 s t a f f p e r s o n s M i n u t e p r e p a r a t i o n T o t a l S t a f f T i m e R e q u i r e d 3 h o u r s 6 h o u r s 1 h o u r 3 0 h o u r s 3 - 1 1 F I N A N C E A D V I S O R Y C O M M I T T E E M I S S I O N S T A T E M E N T A N D W O R K P L A N D R A F T 2 0 1 0 - 1 1 M E E T I N G S C H E D U L E W e d n e s d a y , J a n u a r y 1 2 , 2 0 1 1 • C i t y H a l l C o s t - B e n e f i t A n a l y s i s W e d n e s d a y , J a n u a r y 2 6 , 2 0 1 1 • C h a r t e r C i t y A n a l y s i s W e d n e s d a y , A p r i l 1 3 , 2 0 1 1 • F Y 0 9 - 1 0 C o m p r e h e n s i v e A n n u a l F i n a n c i a l R e p o r t • F i r s t R e v i e w o f D r a f t 2 0 1 1 F i v e - Y e a r F i n a n c i a l N 1 Q ! ! i J ~ r W e d n e s d a y , M a y 2 5 , 2 0 1 1 • C i t y w i d e S e w e r U s e r W e d n e s d a y , A p r i l 2 7 , 2 0 1 1 • S e c o n d R e v i e w o f D r a f t 2 0 1 1 F i v e - Y e a r F i r i E i l c j i ; j t i a l W e d n e s d a y , M a y 1 1 , 2 0 1 1 • C i t y w i d e S e w e r U s e r F e e 3 - 1 2 F I N A N C E A D V I S O R Y C O M M I T T E E M I S S I O N S T A T E M E N T A N D W O R K P L A N C O M M I T T E E R E S O U R C E S B u d g e t H i s t o r i c a l l y , t h e C i t y ' s b u d g e t h a s i n c l u d e d a n a l l o c a t i o n f o r h i r i n g o u t s i d e c o n s u l t a n t s t o a s s i s t i n r e s e a r c h i n g p a r t i c u l a r i s s u e s . A l t h o u g h t h i s d r a f t w o r k p l a n d o e s n o t i n c l u d e a s s i g n m e n t s w i t h a n a p p a r e n t n e e d f o r c o n s u l t i n g h e l p , a d d i t i o n a l a s s i g n m e n t s m a y c o m e f r o m t h e C i t y C o u n c i l i n t h e f u t u r e . S t a f f b e l i e v e s t h e C i t y ' s b u d g e t i s a d e q u a t e t o m e e t t h e n e e d s o f t h e c o m m i t t e e . S u m m a r y o f S t a f f T i m e A s u m m a r y o f t h e t o t a l S t a f f t i m e e s t i m a t e d f o r w o r k p l a n f o l l o w s : S t a f f r e p o r t p r e p a r a t i o n f o r t h e C o m m i t t e e A g e n d a p r e p a r a t i o n w i t h C h a i r & d i s · t r i b u t i ~ ' i O C o m m i t t e e M e m b e r A d v a n c e Q & A S t a f f p r e p a r a t i o n f o r p r e s e n t a t i o n M e e t i n g a t t e n d a n c e f o r s t a f f M i n u t e r e a r a t i o n T o t a l S t a f f T i m e R e q u i r e d , t l i r . o r l i n t h i s 2 0 1 0 - 1 1 9 0 8 h o u r s h o u r s 4 h o u r s 3 0 h o u r s 6 h o u r s h o u r s 3 - 1 3 F I N A N C E A D V I S O R Y C O M M I T T E E M I S S I O N S T A T E M E N T A N D W O R K P L A N R O L E S C i t y C o u n c i l T h e f i v e - m e m b e r C i t y C o u n c i l i s t h e l e g i s l a t i v e a n d p o l i c y b o d y f o r t h e C i t y , c h a r g e d w i t h p r o v i d i n g o v e r a l l l e a d e r s h i p b y e n a c t i n g l a w s a n d a l l o c a t i n g C i t y r e s o u r c e s f o r p r o g r a m s , s e r v i c e s a n d a c t i v i t i e s . T h e C i t y C o u n c i l a p p o i n t s m e m b e r s t o s e r v e o n t h i s c o m m i t t e e a n d a s s i g n s t h e c o m m i t t e e s p e c i a l a s s i g n m e n t s t o r e s e a r c h , d i s c u s s , a n d p r o v i d e c o m m e n t s a n d r e c o m m e n d a t i o n s t o t h e C o u n c i l . F i n a n c e A d v i s o r y C o m m i t t e e A d v i s o r y c o m m i t t e e s a r e a s t r u c t u r e d w a y f o r . e n s t o s h a r e t h e i r o p i n i o n s a n d p e r s p e c t i v e s , a n d t o f o r m u l a t e . 9 i . > e n t s a n d . / m m e n d a t i o n s i n a f o c u s e d , s m a l l g r o u p s t r u c t u r e . T h e p r i r T ) ~ 1 r y ! p u r p o s e o f a d v i c o m m i t t e e s i s t o p r o v i d e j u d i c i o u s a d v i c e , f r o m a . . p e r s p e g t i v e , t o t h . ~ . y C o u n c i l . C o m m i t t e e a c t i v i t i e s m a y i n c l u d e t h e o f c ~ i l i ~ / i l l l i s s u e s , h n g p u b l i c t e s t i m o n y , a n d r e v i e w i n g s t a f f r e p o r t s a n ! e n d a t i o n s - a l l o f w h i c h i s i n t e n d e d s o t h a t t h e c o m m i t t e e . d , s p r e p a r e d u s s , f o r m u l a t e , a n d f o r w a r d w e l l - d e v e l o p e d , t h o u g h t f u l c o m . . n d r e c o d a t i o n s t o t h e C i t y C o u n c i l i n a t i m e l y m a n n e r . A l l a p p o i n t e m i t t u l d a c t a t t h e d i r e c t i o n o f t h e w h o l e o r t h e m a j o r i t y o f t h e C i t t h e r e q u e s t o r d i r e c t i o n o f a n i n d i v i d u a l C o u n ' " n s t o e a c h C o m m i t t e e t o m a i n t a i n C o m > i t y C o u n c i l a n d C i t y M a n a g e r . S t a f f t h e C i t y M a n a g e r . R e p o r t s p r e p a r e d b y S t a f f a r e w a n d a c t i o n o f t h e C i t y C o u n c i l s u b s e q u e n t t o t h e • i n g n o t i f i c a t i o n s a n d c o n s i s t e n t r e c o r d k e e p i n g o c c u r s . • S e r v i n g c o m m u n i c a t i o n l i n k b e t w e e n t h e C o m m i t t e e , C i t y a d m i n i s t r a t i o , d e p a r t m e n t s , a n d t h e C i t y C o u n c i l , a s a p p r o p r i a t e . • P r o v i d i n g p r o f e s s i o n a l g u i d a n c e , i s s u e a n a l y s i s a n d r e c o m m e n d a t i o n s . • A s s i s t i n g t h e c o m m i t t e e w i t h r e p o r t p r e p a r a t i o n , a n d c o r r e s p o n d e n c e i n k e e p i n g w i t h t h e c o m m i t t e e ' s C o u n c i l - a p p r o v e d w o r k p l a n . • M a k i n g s u r e t h e i n t e n t o f t h e a d v i s o r y c o m m i t t e e i s n o t l o s t a f t e r t h e C o m m i t t e e a c t s t o m a k e a c o m m e n t o r r e c o m m e n d a t i o n , a n d t h a t i t i s c o n v e y e d a c c u r a t e l y t o t h e C i t y C o u n c i l i n a t i m e l y m a n n e r . • A s s i s t i n g t h e a d v i s o r y c o m m i t t e e i n s t a y i n g f o c u s e d o n t h e t a s k a n d a g e n d a . 3 - 1 4 F I N A N C E A D V I S O R Y C O M M I T T E E M I S S I O N S T A T E M E N T A N D W O R K P L A N • E n s u r i n g c o m p l i a n c e o f t h e C o m m i t t e e ' s a c t i o n s w i t h t h e B r o w n A c t . • P r e s e n t i n g a d v i s o r y c o m m i t t e e c o m m e n t s a n d r e c o m m e n d a t i o n s t o t h e C i t y C o u n c i l , i f r e q u e s t e d t o d o s o b y e i t h e r t h e c o m m i t t e e o r t h e C i t y C o u n c i l . • M a i n t a i n i n g a p o s i t i v e w o r k i n g r e l a t i o n s h i p w i t h t h e C h a i r a n d c o m m i t t e e m e m b e r s .