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RPVCCA_CC_SR_2011_12_06_05_Modification_Rules_of_ProcedureC I T Y O F M E M O R A N D U M R A N C H O P A L O S V E R D E S T O : F R O M : D A T E : S U B J E C T : R E V I E W E D : H O N O R A B L E M A Y O R & C I T Y C O U N C I L M E M B E R S S U S A N B R O O K S , C O U N C I L W O M A N D E C E M B E R 6 , 2 0 1 1 M O D I F I C A T I O N T O R U L E S O F P R O C E D U R E C A R O L Y N L E H R , C I T Y M A N A G E R ~ R E C O M M E N D A T I O N 1 ) A p p r o v e m o d i f i c a t i o n s t o t h e C o u n c i l R u l e s o f P r o c e d u r e r e g a r d i n g t h e c o n d u c t o f C i t y C o u n c i l m e e t i n g s , a n d 2 ) A p p r o v e t h e e l i m i n a t i o n o f t h e O n e - H o u r R u l e a n d d i r e c t t h e C i t y M a n a g e r t o a g e n d i z e f o r C o u n c i l c o n s i d e r a t i o n a n y r e q u e s t s o r d i r e c t i v e s f r o m a C o u n c i l M e m b e r t h a t e n t a i l s s i g n i f i c a n t w o r k o r d o l l a r o u t l a y n o t p r e v i o u s l y a p p r o v e d b y t h e C o u n c i l . D I S C U S S I O N A s o u r n e w C i t y C o u n c i l c o n v e n e s , I a n t i c i p a t e a n e x c i t i n g t i m e f o r o u r r e s i d e n t s , o u r C o u n c i l a n d o u r S t a f f t o w o r k c o h e s i v e l y o n b e h a l f o f t h e P e o p l e o f R P V . S o m e c o m m o n r e f r a i n s h e a r d o n t h e c a m p a i g n t r a i l a d d r e s s e d c o n c e r n s r e g a r d i n g t h e m a n n e r a n d s t r u c t u r e o f C o u n c i l m e e t i n g s . U n p r o f e s s i o n a l b e h a v i o r , l e n g t h y m e e t i n g s , a n d s t a c k e d a g e n d a ' s b e c a m e t h e r u l e o f t h e d a y . I a s k e d t h e C i t y M a n a g e r t o p r o v i d e y o u w i t h t h e e x i s t i n g ' R u l e s o f P r o c e d u r e , ' a g u i d e f o r t h e p r o p e r c o n d u c t o f C o u n c i l m e e t i n g s . J u s t p r i o r t o m y l a s t t e n u r e o n t h e C o u n c i l i n 1 9 9 2 , a s i m i l a r s i t u a t i o n e n s u e d . I r e q u e s t e d o f t h e n C i t y M a n a g e r , P a u l B u s s e y , h e r e s e a r c h a f o r m a t f o r a t i m e l y a n d c o n s t r u c t i v e p r o c e s s b y w h i c h t o g o v e r n . A t t h a t t i m e , m e e t i n g s w e r e l e n g t h y a n d o f t e n i n c o n c l u s i v e . R e s i d e n t s c o m p l a i n e d . S t a f f p r o d u c t i v i t y d e c r e a s e d a s a r e s u l t o f l a t e - n i g h t m e e t i n g s e v e r y o t h e r w e e k , a n d C o u n c i l m e m b e r s w e r e d i s s a t i s f i e d w i t h t h e i r o v e r a l l p e r f o r m a n c e a n d u s e o f t i m e . I n f a c t , o n e C o u n c i l m e m b e r o f t e n n o d d e d o f f i f a m e e t i n g w e n t b e y o n d 1 0 . 5 - 1 H e n c e , w e i n t r o d u c e d t h e " R u l e s o f P r o c e d u r e " y o u h a v e b e f o r e y o u t h i s e v e n i n g . W h i l e t h e y ' v e b e e n m o d i f i e d s o m e w h a t t h r o u g h o u t t h e y e a r s , t h e p r o c e s s i s a g o o d o n e . I b r i n g t h e s e t o y o u r a t t e n t i o n w i t h t h e h o p e s t h a t w e c a n a g r e e t o s t i c k t o t h e s e g u i d e l i n e s t o h e l p u s g o v e r n e f f e c t i v e l y . W h i l e t h e R u l e s o f P r o c e d u r e a r e s u b j e c t t o r e v i e w a t a n y t i m e , I a m r e q u e s t i n g t h e C o u n c i l c o n s i d e r t h r e e b a s i c m o d i f i c a t i o n s f o r a p p r o v a l o r , i f n e e d e d , h a v e a t w o - m e m b e r C o u n c i l a d - h o c s u b c o m m i t t e e m e e t t o d i s c u s s s u g g e s t e d c h a n g e s a n d b r i n g t h e m b e f o r e t h e e n t i r e C o u n c i l a t t h e D e c . 2 0 t h m e e t i n g . T h e s o o n e r w e a g r e e u p o n a f o r m a t f o r d i s c o u r s e , t h e b e t t e r f o r e v e r y o n e . 1 . I t e m 1 3 . 1 , 1 3 . 2 p . 1 8 ) T h e O n e H o u r R u l e E s t a b l i s h e d a f e w y e a r s a g o u n d e r e x t e n u a t i n g c i r c u m s t a n c e s , t h i s u n p r e c e d e n t e d ' r u l e ' i s a m b i g u o u s a t b e s t a n d s u b j e c t i v e l y b i a s e d a t i t s w o r s t i n t e r p r e t a t i o n . I t a s s u m e s C o u n c i l m e m b e r s w i l l s t e p o u t s i d e t h e i r l i m i t s t o p l a c e u n d u e b u r d e n s o n s t a f f . W h i l e i t s i n t e n t m a y h a v e b e e n t o p r o t e c t s t a f f a n d t h e t a x p a y e r , i t a c t u a l l y p u t s s t a f f i n t h e a w k w a r d p o s i t i o n o f i m p o s i n g a c u m u l a t i v e t i m e l i m i t o n a C o u n c i l m e m b e r ' s r e q u e s t . O n e o f T h e C i t y C o u n c i l ' s m a i n p u r p o s e s i s t h a t o f O v e r s i g h t . I t s h o u l d h a v e t h e a b i l i t y t o a s k q u e s t i o n s a n d g a t h e r i n f o r m a t i o n , b o t h C o u n c i l m e e t i n g s a n d i n o n e - o n - o n e s e s s i o n s w i t h t h e C i t y M a n a g e r a n d D e p a r t m e n t H e a d s . F u r t h e r m o r e , a c c o r d i n g t o t h e C i t y ' s " C o u n c i l M a n a g e r O r d i n a n c e " i n d i v i d u a l C o u n c i l M e m b e r s d o n o t h a v e t h e r i g h t t o d i r e c t s t a f f . D i r e c t i o n i s p r o v i d e d t o t h e C i t y M a n a g e r a n d C i t y A t t o r n e y b y a m a j o r i t y o f C o u n c i l m e m b e r ' s a t a C o u n c i l m e e t i n g . A n y r e q u e s t r e q u i r i n g n e w i t e m w o r k o r d o l l a r o u t l a y o u t s i d e o f t h e a d o p t e d b u d g e t c o n s t i t u t e s a f i s c a l e x p e n d i t u r e w h i c h s h o u l d g o t o t h e e n t i r e C o u n c i l f o r a v o t e . T h a t h a s a l w a y s b e e n t h e c a s e . I h a v e s p o k e n w i t h t h e C i t y M a n a g e r a b o u t t h e o n e - h o u r r u l e a n d s h e i s i n c o n c u r r e n c e t h a t i t d o e s n o t a p p e a r t o b e n e c e s s a r y a t t h i s t i m e . T h e r e f o r e , I s u a a e s t w e e l i m i n a t e t h e O n e - H o u r R u l e a n d a d d r e s s a n y s u c h i n s t a n c e s a s t h e y s h o u l d o c c u r b y p l a c i n g i t e m s o n t h e C o u n c i l a g e n d a . 2 . I t e m 3 . 2 ( p . 5 , 6 ) M e e t i n g e n d i n g T i m e s : T h e c u r r e n t r u l e s t a t e s t h a t C o u n c i l w i l l n o t c o n s i d e r n e w b u s i n e s s i t e m s a f t e r 1 0 : 3 0 a n d e n d b y 1 1 : 3 0 p m , " u n l e s s t h e m a j o r i t y o f t h e c o u n c i l M e m b e r s w h o a r e p r e s e n t a f f i r m a t i v e l y v o t e e i t h e r t o e x t e n d t h e m e e t i n g a f t e r 1 1 : 3 0 o r c o n s i d e r n e w b u s i n e s s a f t e r 1 0 : 3 0 p . " A s y o u a r e w e l l a w a r e , t h i s r u l e h a s b e e n l a r g e l y i g n o r e d . M e e t i n g s h a v e f a r e x c e e d e d t h i s t i m e l i m i t t o t h e d i s m a y o f c o n s t i t u e n t s , s t a f f a n d s o m e c o u n c i l m e m b e r s . A c c o r d i n g t o t h e N a t i o n a l L e a g u e o f C i t i e s , t h e a v e r a g e C o u n c i l m e e t i n g l a s t s b e t w e e n 2 - 4 h o u r s . I w o u l d s u g g e s t w e a m e n d t h i s t o e n d t h e m e e t i n g s b y 1 1 : O O p m a n d t a k e n o n e w b u s i n e s s a f t e r 1 0 : 1 5 ( d e p e n d i n g o n t h e i t e m u n d e r c o n s i d e r a t i o n ) - O R T H E M E E T I N G W I L L B E C O N T I N U E D T H E N E X T E V E N I N G A T A L O C A T I O N T O B E D E T E R M I N E D . T h i s w i l l a l l o w f o r r e s i d e n t s t o p a r t i c i p a t e a t a t i m e c o n v e n i e n t t o t h e m , w h i l e c o m p e l l i n g C o u n c i l a n d s t a f f t o b e p r o d u c t i v e i n t h e i r d e l i b e r a t i o n s a n d e x p l a n a t i o n s 5 - 2 s o a s t o a f f o r d a g o o d w o r k i n g r e l a t i o n s h i p a n d a l l o w f o r a m o r e p r o d u c t i v e w o r k f o r c e o f s t a f f t h e n e x t b u s i n e s s d a y . ( N o t e : D u r i n g m y t e n u r e a s M a y o r i n 1 9 9 3 , w h e n t h e w e o f f e r e d t o c o n t i n u e a n y u n f i n i s h e d b u s i n e s s t o t h e n e x t e v e n i n g , m e e t i n g s b e c a m e f a r m o r e p r o d u c t i v e a n d t h e y w e r e N E V E R c o n t i n u e d t o t h e C o m m u n i t y R o o m a t C i t y H a l l a s p r o m i s e d . ) 3 . I t e m 6 . 2 ( p 1 0 ) C o n c e r n i n g b e h a v i o r o f t h e a u d i e n c e , I w o u l d a s k t h a t l e n i e n c y b e p l a c e d r e g a r d i n g a p p l a u s e . W e p e r m i t t e d a m o d e r a t e a m o u n t o f a p p l a u s e , ( a s d e e m e d a p p r o p r i a t e b y t h e M a y o r ) i n o r d e r t o a l l o w p a r t i c i p a n t s t o b e h e a r d i f t h e y w e r e n o t i n c l i n e d t o s p e a k a t t h e p o d i u m . O u r r e s i d e n t s a r e g e n e r a l l y n o t a r o w d y c o n s t i t u e n c y . T h e r e f o r e , I w o u l d o m i t t h e w o r d " a p p l a u d i n g " f r o m t h e s e c t i o n o n b o i s t e r o u s c o n d u c t a n d c r e a t e a s e p a r a t e s e n t e n c e s t a t i n g : " A p p l a u s e w i l l b e p e r m i t t e d , a s d e e m e d a c c e p t a b l e b y t h e M a y o r . " C o u n c i l m e m b e r b e h a v i o r i s e x p e c t e d t o b e b o t h c i v i l a n d p r o f e s s i o n a l w i t h e a c h o t h e r a n d t h e p u b l i c . T h a t i s u p t o e a c h o f u s t o e n f o r c e i n d i v i d u a l l y a n d c o l l e c t i v e l y , a n d I h a v e e v e r y r e a s o n t o b e l i e v e w e w i l l d o j u s t t h a t . C o u n c i l m a y w i s h t o m a k e f u r t h e r a m e n d m e n t s a s t h e y e a r p r o g r e s s e s , b u t I b e l i e v e t h e s e a d d r e s s t h e w i s h e s a n d n e e d s o f a l l p a r t i e s i n v o l v e d . I r e q u e s t y o u c o n s i d e r t h e p r o p o s a l s a n d m a k e t h e n e c e s s a r y m o t i o n s . A t t a c h m e n t s : R a n c h o P a l o s V e r d e s C i t y C o u n c i l R u l e s o f P r o c e d u r e s - L a s t A m e n d e d M a y 4 , 2 0 1 0 5 - 3 ( . . . . . . . . . . . R A N C H O P A L O S V E R D E S C I T Y C O U N C I L R U L E S O F P R O C E D U R E L A S T A M E N D E D : M a y 4 , 2 0 1 0 5 - 4 T a b l e o f C o n t e n t s ( ' S u b j e c t P a g e 1 . A u t h o r i t y 4 2 . G e n e r a l R u l e s 4 2 . 1 Q u o r u m 4 2 . 2 V a c a n c y b y U n e x c u s e d A b s e n c e 4 2 . 3 M i n u t e s o f P r o c e e d i n g s 4 2 . 4 R i g h t o f F l o o r 4 2 . 5 R u l e s o f O r d e r 4 2 . 6 C i t y M a n a g e r 4 2 : 7 C i t y A t t o r n e y 5 2 . 8 C i t y C l e r k 5 . 2 . 9 D e p a r t m e n t H e a d s / E m p l o y e e s 5 3 . T y p e s o f M e e t i n g s 5 3 . 1 P u b l i c M e e t i n g s 5 3 . 2 R e g u l a r M e e t i n g s . 5 3 . 3 A d j o u r n e d M e e t i n g s 6 3 . 4 S p e c i a l M e e t i n g s 6 3 . 5 C l o s e d S e s s i o n M e e t i n g s 6 3 . 6 W o r k S e s s i o n M e e t i n g s 6 f 3 . 7 M e d i a A t t e n d a n c e 6 , \ . 3 . 8 R e c e s s 7 3 . 9 R e d e v e l o p m e n t A g e n c y a n d I m p r o v e m e n t A u t h o r i t y B u s i n e s s 7 4 . D u t i e s o f t h e M a y o r 7 4 . 1 E l e c t i o n o f t h e M a y o r 7 4 . 2 M a y o r P r o T e r n 7 4 . 3 P r e s i d i n g O f f i c e r 7 4 . 4 C a l l t o O r d e r 7 4 . 5 P r e s e r v a t i o n o f O r d e r 7 4 . 6 P o i n t o f O r d e r 8 5 . O r d e r a n d P r e p a r a t i o n o f A g e n d a 8 5 . 1 O r d e r o f B u s i n e s s 8 5 . 2 A g e n d a P r e p a r a t i o n 8 5 . 3 A g e n d a P o s t i n g 8 5 . 4 M i n u t e s 9 5 . 5 P u b l i c C o m m e n t s ( s e e C i t i z e n ' s R i g h t s i n S e c t i o n 6 ) 9 5 . 6 P u b l i c H e a r i n g s 9 5 . 7 C o n s e n t C a l e n d a r 9 5 . 8 C i t y C o u n c i l O r a l R e p o r t s 9 5 . 9 A c t i o n s L i m i t e d t o P o s t e d A g e n d a 9 ( " C i t y C o u n c i l R u l e s o f P r o c e d u r e M a y 4 , 2 0 1 0 P a g e 1 5 - 5 5 - 6 ( \ 1 3 . P r o t o c o l f o r R e q u e s t f o r I n f o r m a t i o n f r o m C i t y S t a f f 1 3 . 1 O n e H o u r R u l e 1 3 . 2 R e q u e s t s t h a t E x c e e d t h e O n e H o u r R u l e 1 8 1 8 C i t y C o u n c i l R u l e s o f P r o c e d u r e M a y 4 , 2 0 1 0 P a g e 3 5 - 7 1 . A U T H O R I T Y R U L E S O F P R O C E D U R E I \ A s p r o v i d e d b y G o v e r n m e n t C o d e S e c t i o n 3 6 8 1 3 , t h e C i t y C o u n c i l h e r e b y e s t a b l i s h e s t h e s e R u l e s o f P r o c e d u r e f o r t h e c o n d u c t o f m e e t i n g s . T h e s e R u l e s s h a l l b e i n e f f e c t u p o n t h e a d o p t i o n b y C i t y C o u n c i l a n d u n t i l s u c h t i m e a s t h e y a r e a m e n d e d o r n e w r u l e s a r e a d o p t e d i n t h e m a n n e r p r o v i d e d b y t h e s e R u l e s . 2 . G E N E R A L R U L E S 2 . 1 Q u o r u m T h r e e m e m b e r s o f t h e C o u n c i l s h a l l c o n s t i t u t e a q u o r u m n e c e s s a r y t o t r a n s a c t b u s i n e s s . I n t h e e v e n t a q u o r u m i s n o t i n a t t e n d a n c e , t h e C i t y C l e r k w i l l a d j o u r n t h e m e e t i n g t o a l a t e r s e t t i m e . 2 . 2 V a c a n c y b y U n e x c u s e d A b s e n c e I f a C i t y C o u n c i l m e m b e r i s a b s e n t w i t h o u t p e r m i s s i o n f r o m a l l r e g u l a r C i t y C o u n c i l m e e t i n g s f o r 6 0 d a y s c o n s e c u t i v e l y f r o m t h e l a s t r e g u l a r m e e t i n g s / h e a t t e n d e d , h i s / h e r o f f i c e b e c o m e s v a c a n t a n d s h a l l b e f i l l e d a s a n y o t h e r v a c a n c y , a s p r o v i d e d b y G o v e r n m e n t C o d e S e c t i o n 3 6 5 1 3 . 2 . 3 M i n u t e s o f P r o c e e d i n g s A n a c c o u n t o f a l l p u b l i c p r o c e e d i n g s o f t h e C i t y C o u n c i l s h a l l b e r e c o r d e d b y t h e C i t y C l e r k o r h i s / h e r d e s i g n e e a n d e n t e r e d i n t o t h e o f f i c i a l m i n u t e b o o k s o f t h e C o u n c i l . T h e s e m i n u t e s s h a l l b e a v a i l a b l e t o t h e p u b l i c f o l l o W i n g a p p r o v a l b y t h e C o u n c i l . 2 . 4 R i g h t o f F l o o r A n y c o u n c i l m e m b e r d e s i r i n g t o s p e a k s h a l l f i r s t b e r e c o g n i z e d b y t h e M a y o r a n d s h a l l c o n f i n e a n y r e m a r k s t o t h e s u b j e c t u n d e r c o n s i d e r a t i o n . 2 . 5 R u l e s o f O r d e r I n a l l m a t t e r s a n d t h i n g s n o t o t h e r w i s e p r o v i d e d f o r h e r e i n , t h e p r o c e e d i n g s o f t h e C o u n c i l s h a l l b e g o v e r n e d b y " R o b e r t ' s R u l e s o f O r d e r . " H o w e v e r , n o o r d i n a n c e , r e s o l u t i o n , p r o c e e d i n g s o r o t h e r a c t i o n o f t h e C i t y C o u n c i l w i l l b e i n v a l i d a t e d , o r t h e l e g a l i t y t h e r e o f a f f e c t e d , b y t h e f a i l u r e o r o m i s s i o n t o o b s e r v e o r f o l l o w s a i d R u l e s . 2 . 6 C i t y M a n a g e r T h e C i t y M a n a g e r s h a l l a t t e n d a l l m e e t i n g s o f t h e C o u n c i l u n l e s s e x c u s e d , a n d i n h i s / h e r a b s e n c e , t h e A s s i s t a n t C i t y M a n a g e r o r A c t i n g C i t y M a n a g e r s h a l l s u b s t i t u t e . C i t y C o u n c i l R u l e s o f P r o c e d u r e M a y 4 , 2 0 1 0 P a g e 4 5 - 8 T h e C i t y M a n a g e r m a y m a k e r e c o m m e n d a t i o n s a n d s h a l l h a v e t h e r i g h t t o t a k e p a r t i n a l l d i s c u s s i o n s o f t h e C o u n c i l , b u t s h a l l h a v e n o v o t e . 2 . 7 C i t y A t t o r n e y T h e C i t y A t t o r n e y s h a l l a t t e n d a l l m e e t i n g s o f t h e C o u n c i l u n l e s s e x c u s e d , a n d i n h i s / h e r a b s e n c e , t h e C i t y A t t o r n e y s h a l l m a k e a r r a n g e m e n t s f o r a s u b s t i t u t e a t t o r n e y . T h e C i t y A t t o r n e y , u p o n r e q u e s t , s h a l l g i v e o p i n i o n s , e i t h e r w r i t t e n o r o r a l , o n q u e s t i o n s o f l a w a n d s h a l l a c t a s t h e C o u n c i l ' s p a r l i a m e n t a r i a n . 2 . 8 C i t y C l e r k T h e C i t y C l e r k o r h i s / h e r d e s i g n e e s h a l l a t t e n d a l l m e e t i n g s o f t h e C o u n c i l u n l e s s e x c u s e d b y t h e C i t y M a n a g e r , a n d i n h e r / h i s a b s e n c e , t h e D e p u t y C i t y C l e r k s h a l l s u b s t i t u t e . T h e C i t y C l e r k s h a l l r e c o r d , p r e p a r e a n d m a i n t a i n t h e o f f i c i a l r e c o r d o f t h e C o u n c i l a n d p e r f o r m o t h e r r e l a t e d d u t i e s a s p r e s c r i b e d b y t h e C o u n c i l a n d / o r C i t y M a n a g e r . 2 . 9 D e p a r t m e n t H e a d s / E m p l o y e e s D e p a r t m e n t H e a d s a n d o t h e r c i t y e m p l o y e e s , a s d i r e c t e d b y t h e C i t y M a n a g e r , s h a l l a t t e n d C o u n c i l m e e t i n g s . ( . ' . , . 3 . T Y P E S O F M E E T I N G S 3 . 1 P u b l i c M e e t i n g s A l l m e e t i n g s ( e x c e p t c l o s e d s e s s i o n s a s p r o V i d e d b y S t a t e l a w ) o f t h e C o u n c i l s h a l l b e o p e n t o t h e p u b l i c . 3 . 2 R e g u l a r M e e t i n g s T h e C i t y C o u n c i l s h a l l m e e t i n t h e C i t y C o u n c i l C h a m b e r s l o c a t e d a t F r e d H e s s e c o m m u n i t y P a r k , 2 9 3 0 1 H a w t h o r n e B o u l e v a r d , f o r a l l r e g u l a r m e e t i n g s . R e g u l a r m e e t i n g s o f t h e C i t y C o u n c i l s h a l l b e h e l d o n t h e f i r s t a n d t h i r d T u e s d a y o f e a c h m o n t h a t t h e h o u r o f s e v e n p . m . i n t h e C o u n c i l C h a m b e r s e x c e p t a s f o l l o w s : 1 . W h e n a R a n c h o P a l o s V e r d e s m u n i c i p a l e l e c t i o n i s c o n d u c t e d i n t h e C i t y o n t h e f i r s t o r t h i r d T u e s d a y o f a n y m o n t h , t h e m e e t i n g s h a l l b e h e l d o n t h e n e x t s u c c e e d i n g d a y , w h i c h i s n o t a h o l i d a y . 2 . W h e n a n o f f i c i a l C i t y h o l i d a y f a l l s o n t h e f i r s t o r t h i r d T u e s d a y o f a n y m o n t h , t h e m e e t i n g s h a l l b e h e l d o n t h e n e x t s u c c e e d i n g d a y , w h i c h i s n o t a h o l i d a y . O n l y c l o s e d s e s s i o n s a n d w o r k s e s s i o n s m a y b e h e l d b e t w e e n s i x p . m . a n d s e v e n p . m . u n l e s s a r e g u l a r m e e t i n g i s a d j o u r n e d t o , o r a s p e c i a l m e e t i n g i s c a l l e d f o r , s u c h t i m e . C i t y C o u n c i l R u l e s o f P r o c e d u r e M a y 4 , 2 0 1 0 P a g e 5 5 - 9 ' . . . . N o w o r k s e s s i o n o r c l o s e d s e s s i o n w i l l b e h e l d d u r i n g s u c h h o u r s u n l e s s t h e a g e n d a i s p o s t e d a t l e a s t s e v e n t y - t w o h o u r s p r i o r t o t h e m e e t i n g a s r e q u i r e d b y S e c t i o n 5 4 9 5 4 . 2 o f t h e C a l i f o r n i a G o v e r n m e n t C o d e . N o a c t i o n s h a l l b e t a k e n d u r i n g a n y w o r k s e s s i o n h e l d b e t w e e n s u c h h o u r s u n l e s s t h e a g e n d a s o p r o v i d e s . T h e C i t y C o u n c i l w i l l a d j o u r n i t s m e e t i n g s o n o r b e f o r e 1 1 : 3 0 p . m . a n d w i l l n o t c o n s i d e r n e w b u s i n e s s i t e m s a f t e r 1 0 : 3 0 p . m . , u n l e s s t h e m a j o r i t y o f t h e C o u n c i l M e m b e r s w h o a r e p r e s e n t a f f i r m a t i v e l y v o t e e i t h e r t o e x t e n d t h e m e e t i n g a f t e r 1 1 : 3 0 p . m . o r t o c o n s i d e r n e w b u s i n e s s a f t e r 1 0 : 3 0 p . m . I f t h e m e e t i n g e n d s b e f o r e a l l o f t h e i t e m s l i s t e d o n t h e a g e n d a a r e c o m p l e t e d , a n y u n f i n i s h e d b u s i n e s s w i l l b e c o n t i n u e d t o t h e n e x t r e g u l a r , a d j o u r n e d , o r s p e c i a l m e e t i n g . T h e C i t y C l e r k , o r h i s o r h e r d e p u t y , w i l l p o s t n o t i c e o f a n y c o n t i n u e d h e a r i n g o r o t h e r u n f i n i s h e d b u s i n e s s , a s r e q u i r e d b y l a w . 3 . 3 A d j o u r n e d M e e t i n g s A n y m e e t i n g o f t h e C i t y C o u n c i l m a y b e a d j o u r n e d t o a l a t e r d a t e , p l a c e a n d t i m e , p r o v i d e d n o a d j o u r n m e n t i s f o r a l o n g e r p e r i o d t h a n t h e n e x t r e g u l a r l y s c h e d u l e d m e e t i n g . 3 . 4 S p e c i a l M e e t i n g s S p e c i a l m e e t i n g s m a y b e c a l l e d b y t h e M a y o r o r b y a m a j o r i t y o f t h e C o u n c i l m e m b e r s . T h e n o t i c e f o r a s p e c i a l m e e t i n g m u s t s p e c i f y t h e s U b j e c t ( s ) t o b e c o n s i d e r e d . I n a c c o r d a n c e w i t h G o v e r n m e n t C o d e S e c t i o n 5 4 9 5 6 , t w e n t y - f o u r h o u r s n o t i c e m u s t b e g i v e n p r i o r t o t h e m e e t i n g ; o n l y s p e c i f i e d m a t t e r s m a y b e d i s c u s s e d a t s p e c i a l m e e t i n g s . 3 . 5 C l o s e d S e s s i o n M e e t i n g s C l o s e d s e s s i o n s m a y b e h e l d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e p r o v i s i o n s o f t h e B r o w n A c t . T h e C i t y A t t o r n e y s h a l l a t t e n d a l l c l o s e d s e s s i o n s e i t h e r i n p e r s o n o r t e l e p h o n i c a l l y , u n l e s s h i s o r h e r p e r f o r m a n c e i s b e i n g r e v i e w e d . 3 . 6 W o r k S e s s i o n M e e t i n g s T h e C o u n c i l m a y m e e t i n w o r k s e s s i o n s c a l l e d b y t h e M a y o r o r t h e m a j o r i t y o f t h e C o u n c i l m e m b e r s . W o r k s e s s i o n s a r e o p e n t o t h e p u b l i c a n d a r e m e e t i n g s f o r t h e p u r p o s e s o f t h e B r o w n A c t . 3 . 7 M e d i a A t t e n d a n c e E x c e p t f o r c l o s e d s e s s i o n s , a l l m e e t i n g s o f t h e C i t y C o u n c i l a n d C i t y B o a r d s / C o m m i s s i o n s s h a l l b e o p e n t o t h e m e d i a , a n d m a y b e r e c o r d e d b y t a p e , r a d i o , t e l e v i s i o n , o r p h o t o g r a p h y , p r o v i d e d s u c h r e c o r d i n g s d o n o t i n t e r f e r e w i t h t h e o r d e r l y c o n d u c t o f t h e m e e t i n g s . C i t y C o u n c i l R u l e s o f P r o c e d u r e M a y 4 , 2 0 1 0 P a g e 6 5 - 1 0 3 . 8 R e c e s s O n c e e v e r y h o u r a n d o n e - h a l f , o r a s C o u n c i l b u s i n e s s p e r m i t s , t h e C o u n c i l s h a l l r e c e s s f o r a p e r i o d o f t i m e s p e c i f i e d b y t h e M a y o r . 3 . 9 R e d e v e l o p m e n t A g e n c y a n d I m p r o v e m e n t A u t h o r i t y B u s i n e s s U n l e s s o t h e r w i s e d i r e c t e d b y t h e C i t y C o u n c i l , u p o n a d j o u r n m e n t o f t h e C i t y C o u n c i l m e e t i n g h e l d o n t h e f i r s t T u e s d a y o f e a c h m o n t h , t h e C i t y C o u n c i l w i l l m e e t a s t h e R e d e v e l o p m e n t A g e n c y a n d t h e n a s t h e I m p r o v e m e n t A u t h o r i t y o f t h e C i t y . 4 . D U T I E S O F T H E M A Y O R 4 . 1 E l e c t i o n o f t h e M a y o r T h e M a y o r i s a m e m b e r o f t h e C i t y C o u n c i l a n d i s a n n u a l l y e l e c t e d b y m a j o r i t y v o t e o f t h e C i t y C o u n c i l a t t h e f i r s t r e g u l a r m e e t i n g i n D e c e m b e r o r , i n t h e c a s e o f a n e l e c t i o n y e a r , u p o n c e r t i f i c a t i o n o f t h e e l e c t i o n r e s u l t s . A s a m e m b e r o f t h e C i t y C o u n c i l , t h e M a y o r s h a l l h a v e a l l t h e p o w e r s o f a m e m b e r . 4 . 2 M a y o r P r o T e m T h e M a y o r P r o T e r n s h a l l b e s e l e c t e d b y a C o u n c i l m a j o r i t y v o t e . 4 . 3 P r e s i d i n g O f f i c e r T h e M a y o r , i f p r e s e n t , s h a l l p r e s i d e . I n t h e M a y o r ' s a b s e n c e , t h e M a y o r P r o T e m s h a l l p r e s i d e . I n t h e a b s e n c e o f b o t h , t h e C o u n c i l m e m b e r s p r e s e n t s h a l l e l e c t a P r e s i d i n g O f f i c e r . 4 . 4 C a l l T o O r d e r T h e M a y o r o r M a y o r P r o T e m s h a l l c a l l t h e m e e t i n g t o o r d e r a t t h e h o u r a p p o i n t e d . I n t h e a b s e n c e o f b o t h , t h e m e e t i n g s h a l l b e c a l l e d t o o r d e r b y t h e C i t y C l e r k a n d t h o s e C o u n c i l m e m b e r s p r e s e n t s h a l l p r o c e e d t o e l e c t a t e m p o r a r y P r e s i d i n g O f f i c e r . 4 . 5 P r e s e r v a t i o n o f O r d e r T h e M a y o r s h a l l p r e s e r v e s t r i c t o r d e r a n d d e c o r u m , s h a l l p r e v e n t v e r b a l a t t a c k s o n C o u n c i l m e m b e r s , s t a f f a n d / o r c i t i z e n s , a n d c o n f i n e d e b a t e t o t h e i t e m u n d e r d i s c u s s i o n , a n d s h a l l d i s c o u r a g e d e b a t e b e t w e e n C o u n c i l m e m b e r s a n d p e r s o n s a d d r e s s i n g t h e C o u n c i l . C i t y C o u n c i l R u l e s o f P r o c e d u r e M a y 4 , 2 0 1 0 P a g e 7 5 - 1 1 ( . 4 . 6 P o i n t o f O r d e r t · · \ , . . T h e M a y o r s h a l l d e t e r m i n e a l l p o i n t s o f o r d e r , s u b j e c t t o t h e r i g h t o f a n y m e m b e r t o a p p e a l . I f a n a p p e a l i s t a k e n , t h e q u e s t i o n s h a l l b e , " S h a l l t h e d e c i s i o n o f t h e M a y o r b e s u s t a i n e d ? " 5 . O R D E R A N D P R E P A R A T I O N O F A G E N D A 5 . 1 O r d e r o f B u s i n e s s 1 . C a l l t o O r d e r , R o l l C a l l , P l e d g e o f A l l e g i a n c e 2 . C e r e m o n i a l 3 . M a y o r ' s A n n o u n c e m e n t s ' 4 . R e c y c l i n g D r a w i n g 5 . A p p r o v a l o f A g e n d a 6 . P u b l i c C o m m e n t s 7 . C i t y M a n a g e r R e p o r t s 8 . C o n s e n t C a l e n d a r 9 . P u b l i c H e a r i n g s 1 0 . R e g u l a r B u s i n e s s 1 1 . C i t y C o u n c i l O r a l R e p o r t s 1 2 . C o u n c i l D i s c u s s i o n & S u g g e s t i o n o f F u t u r e A g e n d a I t e m s 1 3 . C l o s e d S e s s i o n R e p o r t 1 4 . A d j o u r n m e n t C o u n c i l i t e m s p r e v i o u s l y d i s c u s s e d a n d c o n t i n u e d f o r f u t u r e a c t i o n w i l l b e p l a c e d o n t h e C i t y w e b s i t e . A n o t e w i l l b e p l a c e d o n t h e A g e n d a d e s c r i b i n g h o w a n d w h e r e t o f i n d t h i s i n f o r m a t i o n . 5 . 2 A g e n d a P r e p a r a t i o n T h e A g e n d a s h a l l b e p r e p a r e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e p r e p a r a t i o n p r o c e d u r e , a s d i r e c t e d b y t h e C i t y M a n a g e r . I n c o n s u l t a t i o n w i t h t h e M a y o r , e a c h a g e n d a i t e m s h a l l i n c l u d e a n e s t i m a t e o f t h e t i m e t h a t s h o u l d b e r e q u i r e d f o r t h e C i t y C o u n c i l t o r e v i e w , c o n s i d e r a n d t a k e a c t i o n r e g a r d i n g t h a t a g e n d a i t e m . T h e A g e n d a s h a l l b e d e l i v e r e d t o t h e M a y o r a n d C o u n c i l M e m b e r s a s s o o n a s p r a c t i c a b l e a f t e r 5 : 0 0 p . m . o n t h e W e d n e s d a y p r e c e d i n g t h e T u e s d a y m e e t i n g . 5 . 3 A g e n d a P o s t i n g T h e C i t y C l e r k s h a l l p o s t , i n a l o c a t i o n t h a t i s f r e e l y a c c e s s i b l e t o m e m b e r s o f t h e p u b l i c , a n a g e n d a a t l e a s t 7 2 h o u r s b e f o r e a r e g u l a r m e e t i n g . T h e a g e n d a s h a l l s p e c i f y t h e t i m e a n d l o c a t i o n o f t h e m e e t i n g a n d c o n t a i n a b r i e f d e s c r i p t i o n o f e a c h i t e m o f b u s i n e s s t o b e t r a n s a c t e d o r d i s c u s s e d . C i t y C o u n c i l R u l e s o f P r o c e d u r e M a y 4 , 2 0 1 0 P a g e 8 5 - 1 2 I ' \ , 5 . 4 M i n u t e s U n l e s s r e q u e s t e d b y C o u n c i l , m i n u t e s m a y b e a p p r o v e d w i t h o u t r e a d i n g i f t h e C i t y C l e r k p r e v i o u s l y f u r n i s h e d a c o p y t o e a c h m e m b e r . 5 . 5 P u b l i c C o m m e n t s - ( a l s o s e e C i t i z e n ' s R i g h t s ) D u r i n g P u b l i c C o m m e n t s a n y p e r s o n m a y a d d r e s s t h e C o u n c i l , p r o v i d e d t h a t t h e i t e m i s w i t h i n t h e s u b j e c t m a t t e r j u r i s d i c t i o n o f t h e C o u n c i l a n d i s n o t o t h e r w i s e o n t h e a g e n d a . 5 . 6 P u b l i c H e a r i n g s I t e m s r e q u i r i n g a p u b l i c h e a r i n g w i l l b e p u b l i s h e d a n d / o r m a i l e d t o p r o p e r t y o w n e r s a s r e q u i r e d b y l a w . ' 5 . 7 C o n s e n t C a l e n d a r I t e m s l i s t e d u n d e r t h e C o n s e n t C a l e n d a r a r e t h o s e i t e m s s t a f f b e l i e v e s w i l l n o t r e q u i r e C o u n c i l d i s c u s s i o n a n d a r e c o n s i d e r e d m i n i s t e r i a l a n d r o u t i n e . A l s o , t h e C o n s e n t C a l e n d a r f r e q u e n t l y c o n t a i n s r e s o l u t i o n s c o n f i r m i n g p r i o r C o u n c i l a c t i o n . A n y m e m b e r o f t h e C o u n c i l m a y r e m o v e a n i t e m f o r d i s c u s s i o n o r c l a r i f i c a t i o n . I t e m s r e m o v e d f r o m t h e C o n s e n t C a l e n d a r w i l l b e h e a r d a f t e r t h e R e g u l a r B u s i n e s s s e c t i o n o f t h e a g e n d a , u n l e s s o t h e r w i s e d i r e c t e d b y t h e C i t y C o u n c i l . I f a n i t e m h a s b e e n r e m o v e d f r o m t h e C o n s e n t C a l e n d a r , a n d a m e m b e r o f t h e p u b l i c h a s r e q u e s t e d t o s p e a k t o t h a t i t e m , t h e i t e m s h a l l b e h e a r d i m m e d i a t e l y a f t e r t h e C o n s e n t C a l e n d a r . 5 . 8 C i t y C o u n c i l O r a l R e p o r t s C i t y C o u n c i l O r a l R e p o r t s a r e s h o r t s u m m a r i e s o f m a t t e r s a C o u n c i l m e m b e r h a s a t t e n d e d a s a n e l e c t e d o f f i c i a l o f t h e C i t y . T h e M a y o r m a y , w i t h t h e c o n s e n t o f t h e C i t y C o u n c i l , l i m i t t h e t i m e f o r s u c h r e p o r t s o r d e f e r t h e m t o a f u t u r e m e e t i n g , p r o v i d e d t h a t t h e C o u n c i l m e m b e r ' s l e g a l r e p o r t i n g o b l i g a t i o n s a r e m e t . C o u n c i l m e m b e r s a r e r e q u i r e d t o p r O V i d e a b r i e f o r a l r e p o r t o n t h e i r a t t e n d a n c e a t a n y m e e t i n g s w h e r e C i t y f u n d s h a v e b e e n e x p e n d e d . D e t a i l e d r e p o r t s s h o u l d b e m a d e i n w r i t i n g . W r i t t e n r e p o r t s w i l l b e p o s t e d o n t h e C i t y ' s w e b s i t e . R e p o r t s s h o u l d o m i t f u n c t i o n s t h a t a r e p u r e l y o f a s o c i a l n a t u r e . 5 . 9 A c t i o n s L i m i t e d t o P o s t e d A g e n d a T h e C i t y C o u n c i l s h a l l n o t t a k e a c t i o n o n a n y i t e m n o t a p p e a r i n g o n t h e p o s t e d a g e n d a e x c e p t u n d e r t h e c o n d i t i o n s p e r m i t t e d b y G o v e r n m e n t C o d e S e c t i o n 5 4 9 5 4 . 2 ( B r o w n A c t ) . 6 . C I T I Z E N S ' R I G H T S 6 . 1 A d d r e s s i n g t h e C o u n c i l C i t y C o u n c i l R u l e s o f P r o c e d u r e M a y 4 , 2 0 1 0 P a g e 9 5 - 1 3 1 . A n y p e r s o n m a y a d d r e s s t h e C o u n c i l o n t h e f o l l o w i n g p o r t i o n s o f t h e a g e n d a : ( a ) P u b l i c C o m m e n t s a s p r o v i d e d i n S e c t i o n 5 . 5 . ( b ) P u b l i c H e a r i n g s a s p r o v i d e d i n S e c t i o n 8 . ( c ) A l l o t h e r p o r t i o n s o f t h e a g e n d a p r i o r t o t h e v o t e , i f a n y , b e i n g t a k e n . , : \ . 2 . T h e f o l l o w i n g s h a l l a p p l y : ( a ) E a c h p e r s o n a d d r e s s i n g t h e C o u n c i l s h a l l s t e p t o t h e p o d i u m a n d g i v e t h e i r n a m e a n d a d d r e s s o r c i t y o f r e s i d e n c e f o r t h e r e c o r d . ( b ) E a c h s p e a k e r i s l i m i t e d t o t h r e e m i n u t e s o n P u b l i c C o m m e n t s a s p r o v i d e d i n S e c t i o n 5 . 5 . A l l r e m a r k s s h a l l b e d i r e c t e d t o t h e M a y o r a n d C o u n c i l a s a b o d y a n d n o t t o a n y p a r t i c u l a r m e m b e r . ( c ) N o p e r s o n , o t h e r t h a n m e m b e r s o f t h e C o u n c i l a n d t h e p e r s o n h a v i n g t h e f l o o r , s h a l l b e p e r m i t t e d t o e n t e r i n t o t h e d i s c u s s i o n . ( d ) N o q u e s t i o n s h a l l b e a s k e d o f C o u n c i l m e m b e r s o r s t a f f e x c e p t t h r o u g h t h e M a y o r . ( e ) T h e s e g u i d e l i n e s w i l l g e n e r a l l y a p p l y t o s p e c i a l m e e t i n g s a s w e l l , b u t t h e C i t y C o u n c i l r e s e r v e s t h e r i g h t t o o t h e r w i s e l i m i t o r p r e c l u d e P u b l i c C o m m e n t s d u r i n g S p e c i a l M e e t i n g s . ( f ) T h e C i t y C o u n c i l m a y l i m i t t h e p u b l i c i n p u t o n a n y i t e m b a s e d o n t h e ' n u m b e r o f p e o p l e r e q u e s t i n g t o s p e a k , l e n g t h o f a g e n d a , o r t h e b u s i n e s s o f t h e C o u n c i l . 6 . 2 P e r s o n a l a n d S l a n d e r o u s R e m a r k s N o p e r s o n i n t h e a u d i e n c e a t a C o u n c i l m e e t i n g s h a l l e n g a g e i n d i s o r d e r l y o r b o i s t e r o u s c o n d u c t , i n c l u d i n g t h e u t t e r a n c e o f l o u d , t h r e a t e n i n g , p r o f a n e o r a b u s i v e l a n g u a g e , p e r s o n a l , i m p e r t i n e n t o r s l a n d e r o u s r e m a r k s , w h i s t l i n g , s t a m p i n g o f f e e t , a p p l a u d i n g , b o o i n g o r o t h e r a c t s w h i c h d i s t u r b , d i s r u p t o r o t h e r w i s e i m p e d e t h e o r d e r l y c o n d u c t o f a n y C o u n c i l m e e t i n g . A n y p e r s o n w h o c o n d u c t s h i m s e l f o r h e r s e l f i n t h e a f o r e m e n t i o n e d m a n n e r s h a l l , a t t h e d i s c r e t i o n o f t h e M a y o r o r b y a m a j o r i t y o f t h e C o u n c i l , p u r s u a n t t o a p o i n t o f o r d e r r e q u e s t e d p u r s u a n t t o S e c t i o n 4 . 6 o f t h e s e R u l e s o f P r o c e d u r e , b e b a r r e d f r o m f u r t h e r a u d i e n c e b e f o r e t h e C o u n c i l d u r i n g t h e m e e t i n g . T h e M a y o r s h a l l r e q u e s t t h a t a p e r s o n w h o i s b r e a c h i n g t h e s e r u l e s o f c o n d u c t b e o r d e r l y a n d s i l e n t . I f , a f t e r r e c e i v i n g a w a r n i n g f r o m t h e M a y o r , a p e r s o n p e r s i s t s i n d i s t u r b i n g t h e m e e t i n g , t h e M a y o r s h a l l o r d e r t h e p e r s o n t o l e a v e t h e C o u n c i l m e e t i n g . I f s u c h p e r s o n d o e s n o t i m m e d i a t e l y r e m o v e h i m s e l f o r h e r s e l f , t h e M a y o r m a y o r d e r a n y l a w e n f o r c e m e n t o f f i c e r w h o i s o n d u t y a t t h e m e e t i n g a s s e r g e a n t - a t - a r m s o f t h e C i t y C o u n c i l R u l e s o f P r o c e d u r e M a y 4 , 2 0 1 0 P a g e 1 0 5 - 1 4 ( C o u n c i l t o r e m o v e t h e p e r s o n f r o m t h e C o u n c i l C h a m b e r s . A l t e r n a t i v e l y , t h e M a y o r m a y r e c e s s t h e m e e t i n g u n t i l a l a w e n f o r c e m e n t o f f i c e r i s a b l e t o a r r i v e a n d r e m o v e t h e p e r s o n . 6 . 3 E n f o r c e m e n t o f D e c o r u m A f t e r i s s u i n g a v e r b a l w a r n i n g , t h e M a y o r s h a l l o r d e r r e m o v e d f r o m t h e C o u n c i l C h a m b e r s a n y p e r s o n o r p e r s o n s w h o c o m m i t t h e f o l l o w i n g a c t s i n r e s p e c t t o a r e g u l a r o r s p e c i a l m e e t i n g o f t h e C i t y C o u n c i l : 1 . D i s o r d e r l y , c o n t e m p t u o u s o r i n s o l e n t b e h a v i o r t o w a r d t h e C o u n c i l o r a n y m e m b e r t h e r e o f , t e n d i n g t o i n t e r r u p t t h e d u e a n d o r d e r l y c o u r s e o f s a i d m e e t i n g . 2 . A b r e a c h o f t h e p e a c e , b o i s t e r o u s c o n d u c t o r v i o l e n t d i s t u r b a n c e , t e n d i n g t o i n t e r r u p t t h e d u e a n d o r d e r l y c o u r s e o f s a i d m e e t i n g . 3 . D i s o b e d i e n c e o f a n y l a w f u l o r d e r o f t h e M a y o r w h i c h s h a l l i n c l u d e a n o r d e r t o b e s e a t e d o r t o r e f r a i n f r o m a d d r e s s i n g t h e C o u n c i l f r o m t h e a u d i e n c e . 4 . A n y o t h e r u n l a w f u l i n t e r f e r e n c e w i t h t h e d u e a n d o r d e r l y c o u r s e o f t h e m e e t i n g . 6 . 4 R e a d i n g o f P r o t e s t s I n t e r e s t e d p e r s o n s o r t h e i r r e p r e s e n t a t i v e s m a y a d d r e s s t h e C o u n c i l f o r t h e r e a d i n g o f p r o t e s t s , p e t i t i o n s o r c o m m u n i c a t i o n s r e l a t i n g t o t h e m a t t e r u n d e r c o n s i d e r a t i o n i f a m a j o r i t y o f t h e C o u n c i l a g r e e t h a t t h e p e r s o n s h o u l d b e h e a r d . S u c h p r e s e n t a t i o n s h a l l b e s u b j e c t t o t h e t i m e l i m i t s t h a t h a v e b e e n e s t a b l i s h e d f o r a d d r e s s i n g t h e C i t y C o u n c i l . 6 . 5 W r i t t e n C o m m u n i c a t i o n s A n y c i t i z e n m a y s u b m i t w r i t t e n c o m m e n t s t o t h e C o u n c i l t h r o u g h t h e C i t y C l e r k o r C i t y M a n a g e r ' s o f f i c e a n d r e q u e s t t h a t C o u n c i l r e c e i v e c o p i e s i n t h e a g e n d a p a c k e t p r o v i d e d s u c h w r i t t e n c o m m e n t s a r e r e c e i v e d i n s u f f i c i e n t t i m e t o i n c l u d e t h e m i n t h e a g e n d a p a c k e t . W r i t t e n c o m m u n i c a t i o n s m a y c o n s i s t o f l e t t e r s , f a c s i m i l e s o r m e s s a g e s r e c e i v e d b y e l e c t r o n i c m a i l . 7 . O R D I N A N C E S , R E S O L U T I O N S A N D C O N T R A C T S 7 . 1 D o c u m e n t P r e p a r a t i o n T h e f o r m o f a l l o r d i n a n c e s a n d r e s o l u t i o n s s h a l l b e a p p r o v e d b y t h e C i t y A t t o r n e y . N o o r d i n a n c e s h a l l b e p r e p a r e d f o r p r e s e n t a t i o n t o t h e C o u n c i l u n l e s s o r d e r e d b y a m a j o r i t y v o t e o f t h e C o u n c i l o r p r e p a r e d b y t h e C i t y A t t o r n e y o n h i s / h e r o w n i n i t i a t i v e . C i t y C o u n c i l R u l e s o f P r o c e d u r e M a y 4 , 2 0 1 0 P a g e 1 1 5 - 1 5 A l l o r d i n a n c e s , r e s o l u t i o n s , a n d c o n t r a c t s s h a l l , b e f o r e b e i n g p l a c e d o n t h e a g e n d a , b e a p p r o v e d a s t o f o r m a n d l e g a l i t y b y t h e C i t y A t t o r n e y . A l l d o c u m e n t s s h a l l b e r e v i e w e d b y t h e C i t y M a n a g e r . { ' 7 . 2 D o c u m e n t A p p r o v a l 7 . 3 O r d i n a n c e I n t r o d u c t i o n / A d o p t i o n A p r o p o s e d o r d i n a n c e w i l l b e r e a d b y t i t l e o n l y u n l e s s a m e m b e r d i s a g r e e s t h a t t h e o r d i n a n c e c a n b e r e a d b y t i t l e o n l y a n d r e q u e s t s a f u l l r e a d i n g . O r d i n a n c e s i n t r o d u c e d b y f i r s t r e a d i n g s h a l l n o t b e a d o p t e d w i t h i n f i v e d a y s o f t h e i n t r o d u c t i o n n o r a t o t h e r t h a n a r e g u l a r o r a n a d j o u r n e d r e g u l a r C o u n c i l m e e t i n g . I f t h e o r d i n a n c e c a r r i e s a n u r g e n c y c l a u s e , i n t r o d u c t i o n a n d a d o p t i o n m a y o c c u r a t t h e s a m e m e e t i n g . A f t e r a n o r d i n a n c e h a s b e e n i n t r o d u c e d f o r f i r s t r e a d i n g , i t c a n b e p l a c e d o n t h e C o n s e n t C a l e n d a r f o r a d o p t i o n a t a s u b s e q u e n t m e e t i n g . 7 . 4 M a j o r i t y V o t e R e q u i r e d A n a f f i r m a t i v e v o t e o f a t l e a s t t h r e e m e m b e r s o f t h e C o u n c i l s h a l l b e n e c e s s a r y t o a d o p t a n o r d i n a n c e o r r e s o l u t i o n . A n u r g e n c y o r d i n a n c e m u s t b e a d o p t e d b y a t l e a s t f o u r - f i f t h s v o t e . ( N O T E : R e s o l u t i o n s , m o t i o n s , a n d a n y o t h e r m a t t e r s n o t i n v o l v i n g t h e a p p r o v a l o f o r d i n a n c e s , r e s o l u t i o n s o r t h e e x p e n d i t u r e o f f u n d s m a y b e a d o p t e d b y t h e m a j o r i t y p r e s e n t . ) 7 . 5 O r d i n a n c e P r e s e r v a t i o n F o l l o W i n g a d o p t i o n o f a n o r d i n a n c e , t h e C i t y C l e r k w i l l a s s i g n i t a n u m b e r a n d p u b l i s h a n d / o r p o s t a c c o r d i n g t o l a w . A l l o r d i n a n c e s a r e f i l e d a n d p r e s e r v e d i n t h e C i t y C l e r k ' s O f f i c e . 8 . P R O C E D U R E S R E G A R D I N G P U B L I C H E A R I N G S 8 . 1 I n t r o d u c t i o n T h e M a y o r a n n o u n c e s t h e s u b j e c t o f t h e p u b l i c h e a r i n g a n d d e c l a r e s t h e p u b l i c h e a r i n g o p e n . 8 . 2 S t a f f a n d W r i t t e n M a t e r i a l P r e s e n t a t i o n · 1 . S t a f f s u m m a r y r e p o r t , w h i c h s h a l l i n c l u d e t h e f i n d i n g s a n d d e t e r m i n a t i o n s t h a t t h e C i t y C o u n c i l i s r e q u i r e d t o m a k e , i n c l u d e d i n t h e a g e n d a p a c k e t i s r e c e i v e d a n d f i l e d . W r i t t e n c o m m e n t s ( e . g . p r o t e s t s , e t c . ) a r e n o t e d f o r t h e r e c o r d . ( . . . . . . 2 . W r i t t e n m a t e r i a l n o t i n t h e a g e n d a p a c k e t , i f a n y , i s r e c e i v e d a n d f i l e d . C i t y C o u n c i l R u l e s o f P r o c e d u r e M a y 4 , 2 0 1 0 P a g e 1 2 5 - 1 6 ( 3 . O r a l s t a f f r e p o r t , i f a n y , i s p r e s e n t e d b y a s t a f f m e m b e r , u n l e s s w a i v e d b y t h e C o u n c i l . 4 . S t a f f r e s p o n d s t o C o u n c i l m e m b e r q u e s t i o n s . 5 . P r i o r t o h e a r i n g p u b l i c t e s t i m o n y o r c o m m e n t s , C o u n c i l m e m b e r s a r e e n c o u r a g e d t o r a i s e q u e s t i o n s o r i d e n t i f y i s s u e s o f c o n c e r n t h a t t h e y m a y h a v e , w h i c h m a y a s s i s t m e m b e r s o f t h e p u b l i c t o f o c u s t h e i r c o m m e n t s u p o n t h o s e q u e s t i o n s o r i s s u e s . H o w e v e r , C o u n c i l m e m b e r s s h a l l r e f r a i n f r o m s t a t i n g t h e i r f i n a l p o s i t i o n o r h o w t h e y i n t e n d t o v o t e o n t h e i s s u e u n t i l a l l p u b l i c t e s t i m o n y h a s b e e n r e c e i v e d . 8 . 3 P u b l i c T e s t i m o n y 1 . T h e p u r p o s e o f t h i s s e c t i o n i s t o p r o v i d e a n o p p o r t u n i t y t o m e m b e r s o f t h e p u b l i c w h o w i s h t o t e s t i f y i n s u p p o r t o r o p p o s i t i o n t o t h e m a t t e r b e i n g h e a r d . 2 . T h e M a y o r ' s i n s t r u c t i o n s t o t h e a u d i e n c e w i l l v a r y a n d w i l l d e p e n d u p o n t h e i s s u e b e i n g d i s c u s s e d . G e n e r a l l y , t h e i n s t r u c t i o n s w i l l f o l l o w t h e s e g e n e r a l g u i d e l i n e s : ( a ) p a r t i c i p a n t s m u s t s p e a k f r o m t h e p o d i u m ; ( b ) t h a t t h e n o r m a l t i m e l i m i t f o r e a c h s p e a k e r i s t h r e e m i n u t e s ; ( c ) t h a t r e p e t i t i o n s h o u l d b e a v o i d e d ; a n d , ( d ) t h a t s p e a k e r s w i l l b e d i s c o u r a g e d f r o m r e a d i n g a s u b m i s s i o n t h a t h a s b e e n c o p i e d a n d i s c o n t a i n e d i n t h e a g e n d a . 3 . A l t h o u g h t h e n o r m a l t i m e l i m i t i s t h r e e m i n u t e s f o r e a c h s p e a k e r , t h e M a y o r m a y g r a n t a d d i t i o n a l t i m e t o a r e p r e s e n t a t i v e s p e a k i n g f o r a n e n t i r e g r o u p . H o w e v e r , t h i s s h o u l d n o t d i s c o u r a g e a n y o n e f r o m a d d r e s s i n g t h e C i t y C o u n c i l i n d i v i d u a l l y ; 4 . T h e a p p e l l a n t o r t h e i r r e p r e s e n t a t i v e s p e a k s f i r s t a n d w i l l g e n e r a l l y b e a l l o w e d t e n m i n u t e s . I f t h e a p p l i c a n t i s d i f f e r e n t f r o m t h e a p p e l l a n t , t h e a p p l i c a n t o r t h e i r r e p r e s e n t a t i v e w i l l s p e a k f o l l o w i n g t h e a p p e l l a n t a n d w i l l a l s o b e a l l o w e d t e n m i n u t e s t o m a k e a p r e s e n t a t i o n . N o r m a l l y , t h e a p p l i c a n t s a n d a p p e l l a n t s w i l l b e l i m i t e d t o a t h r e e m i n u t e r e b u t t a l ( i f r e q u e s t e d ) . 5 . A t t h e M a y o r ' s d i s c r e t i o n , s t a f f a n d / o r C o u n c i l w i l l a n s w e r q u e s t i o n s b y s p e a k e r s a t t h e M a y o r ' s d i s c r e t i o n a f t e r t h e c o m p l e t i o n o f t h e s p e a k e r ' s t e s t i m o n y . 6 . C o u n c i l w i l l g e n e r a l l y r e s e r v e q u e s t i o n i n g o f i n d i v i d u a l s p e a k e r s C i t y C o u n c i l R u l e s o f P r o c e d u r e M a y 4 , 2 0 1 0 P a g e 1 3 5 - 1 7 ( u n t i l a f t e r t h e c o m p l e t i o n o f t h e s p e a k e r ' s t e s t i m o n y . 8 . 4 C o u n c i l D e l i b e r a t i o n s 1 . A f t e r t h e M a y o r h a s d e t e r m i n e d t h a t t h e r e i s n o m o r e p u b l i c t e s t i m o n y , t h e C o u n c i l w i l l t h e n d e l i b e r a t e o n t h e m a t t e r . 2 . T h e C o u n c i l m a y a s k a d d i t i o n a l q u e s t i o n s o f s p e a k e r s a n d / o r s t a f f f o r c l a r i f i c a t i o n . 3 T h e C o u n c i l w i l l t h e n d e b a t e a n d / o r m a k e m o t i o n s o n t h e m a t t e r . 4 D u r i n g C o u n c i l d e l i b e r a t i o n s , t h e M a y o r w i l l a l l o w e a c h C o u n c i l M e m b e r t o s p e a k o n c e p r i o r t o a l l o w i n g a n o t h e r C o u n c i l M e m b e r t o s p e a k a g a i n . C o u n c i l M e m b e r s s h o u l d s t r i v e t o a v o i d r e p e t i t i o n . C o u n c i l M e m b e r s m a y b e p e r m i t t e d t o a s k q u e s t i o n s o f e a c h o t h e r o r d e b a t e r e l e v a n t i s s u e s a s p a r t o f t h e i r d e l i b e r a t i o n s . 8 . 5 C o u n c i l A c t i o n 1 . C o u n c i l m a y , a t t h i s p o i n t , c o n t i n u e t h e o p e n p u b l i c h e a r i n g . ( a ) T h i s s h o u l d b e d o n e i f a n y a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n i s r e q u e s t e d ( e . g . a s t a f f r e p o r t ) . ( b ) C o n t i n u i n g a p u b l i c h e a r i n g t o a s p e c i f i c d a t e d o e s n o t r e q u i r e a d d i t i o n a l n o t i c e . 2 . T h e C o u n c i l m a y : ( a ) C l o s e t h e p u b l i c h e a r i n g a n d v o t e o n t h e i t e m ; ( b ) O f f e r a m e n d m e n t s o r s u b s t i t u t e m o t i o n s a l l o w i n g a d d i t i o n a l p u b l i c c o m m e n t ; o r ( c ) C l o s e t h e p u b l i c h e a r i n g a n d c o n t i n u e t h e m a t t e r t o a l a t e r d a t e f o r a d e c i s i o n . ( N O T E : N o a d d i t i o n a l r e p o r t s o r t e s t i m o n y m a y b e r e c e i v e d a f t e r t h e p u b l i c h e a r i n g h a s b e e n c l o s e d . ) 9 . B O A R D S , C O M M I S S I O N S A N D C O M M I T T E E S 9 . 1 M a y o r / C o u n c i l C o m m i t t e e A t t h e f i r s t o r s e c o n d m e e t i n g i n J a n u a r y o f e a c h y e a r , t h e M a y o r s h a l l a p p o i n t C o u n c i l m e m b e r s t o s e r v e o n v a r i o u s c o m m i t t e e s , w h i c h r e q u i r e a C o u n c i l r e p r e s e n t a t i v e . C i t y C o u n c i l R u l e s o f P r o c e d u r e M a y 4 , 2 0 1 0 P a g e 1 4 5 - 1 8 ( . . 9 . 2 C i t i z e n B o a r d s , C o m m i s s i o n s , a n d C o m m i t t e e s 1 . C r e a t i o n T h e C i t y C o u n c i l m a y c r e a t e b o a r d s , c o m m i s s i o n s , o r c o m m i t t e e s t o a c t a s a d v i s o r y b o a r d s t o t h e C o u n c i l . 2 . A p p o i n t m e n t s T h e C i t y C o u n c i l s h a l l m a k e a p p o i n t m e n t s t o c i t i z e n b o a r d s , c o m m i s s i o n s a n d c o m m i t t e e s . A l l c o m m i t t e e a n d c o m m i s s i o n a p p l i c a n t s w i l l b e i n t e r v i e w e d b y t h e C i t y C o u n c i l a t a p u b l i c m e e t i n g . 3 . D i s s o l u t i o n E x c e p t a s p r o v i d e d b y t h e C i t y ' s M u n i c i p a l C o d e , t h e C i t y C o u n c i l m a y d i s s o l v e a n e x i s t i n g b o a r d , c o m m i s s i o n , o r c o m m i t t e e i f t h e C o u n c i l f i n d s t h a t t h e p u r p o s e o f t h e a d v i s o r y b o a r d i s n o l o n g e r n e c e s s a r y o r r e q u i r e d . { \ . 1 0 . S U S P E N S I O N A N D A M E N D M E N T O F T H E S E R U L E S 1 0 . 1 S u s p e n s i o n E x c e p t a s r e q u i r e d b y S t a t e l a w , a n y p r o v i s i o n o f t h e s e R u l e s n o t a l r e a d y g o v e r n e d b y t h e C i t y ' s M u n i c i p a l C o d e o r t h e C a l i f o r n i a G o v e r n m e n t C o d e m a y b e t e m p o r a r i l y s u s p e n d e d b y a m a j o r i t y v o t e o f t h e C o u n c i l M e m b e r s w h o a r e p r e s e n t . 1 0 . 2 A m e n d m e n t T h e s e R u l e s m a y b e a m e n d e d b y a d d i t i o n s o r d e l e t i o n s o r n e w r u l e s a d o p t e d b y a m a j o r i t y v o t e o f t h e C o u n c i l p r o v i d e d t h e p r o p o s e d a m e n d m e n t o r n e w r u l e s a r e i n t r o d u c e d i n t o t h e r e c o r d a t a p r i o r C o u n c i l m e e t i n g . 1 1 . M I S C E L L A N E O U S R U L E S 1 1 . 1 M o t i o n t o b e S t a t e d T h e C i t y C l e r k s h a l l s t a t e a l l m o t i o n s s u b m i t t e d f o r a v o t e a n d a n n o u n c e t h e r e s u l t . A r o l l c a l l v o t e s h a l l b e t a k e n u p o n t h e r e q u e s t o f a n y m e m b e r a n d s h a l l b e r e q u i r e d f o r t h e i n t r o d u c t i o n o f a n y o r d i n a n c e o r e x p e n d i t u r e o f f u n d s . 1 1 . 2 R o l l C a l l V o t e s R o l l c a l l v o t e s s h a l l b e r e q u i r e d f o r a d o p t i o n o f o r d i n a n c e s , a d o p t i o n o f r e s o l u t i o n s , a p p r o v a l o f a g r e e m e n t s a n d a c t i o n s i n v o l v i n g t h e p a y m e n t o f m o n e y . U p o n d e m a n d b y a C o u n c i l m e m b e r , m a d e b e f o r e t h e " N a y s " a r e c a l l e d f o r , a r o l l c a l l v o t e s h a l l b e t a k e n C i t y C o u n c i l R u l e s o f P r o c e d u r e M a y 4 , 2 0 1 0 P a g e 1 5 5 - 1 9 ( ' . o n a n y m o t i o n b e f o r e t h e C o u n c i l . T h e M a y o r P r o T e m ' s n a m e s h a l l b e c a l l e d s e c o n d t o l a s t a n d t h e M a y o r ' s n a m e s h a l l b e c a l l e d l a s t w i t h o t h e r m e m b e r s ' n a m e s c a l l e d a t r a n d o m b y t h e C i t y C l e r k . M e m b e r s s h a l l n o t b e r e q u i r e d t o g i v e e x p l a n a t i o n s o f t h e i r v o t e d u r i n g r o l l c a l l . 1 1 . 3 S i l e n c e D u r i n g a c o l l e c t i v e v o t e ( A y e s a n d N a y s ) , s i l e n c e o f a n y m e m b e r s d e n o t e s a n a f f i r m a t i v e v o t e . 1 1 . 4 C o n t i n u a n c e o f a n I t e m 1 . C o n t i n u a n c e b y a C o u n c i l m e m b e r A n y C o u n c i l m e m b e r m a y c o n t i n u e a n i t e m ( n o t s u b j e c t t o a d e a d l i n e ) t o t h e n e x t a g r e e d u p o n m e e t i n g . T h i s c o n t i n u a n c e m a y o n l y b e d e n i e d b y a m a j o r i t y v o t e o f t h e C o u n c i l . 2 . C o n t i n u a n c e s R e q u e s t e d b y S o m e o n e N o t a C o u n c i l m e m b e r A n y o n e m a y r e q u e s t a c o n t i n u a n c e o f a n i t e m a n d t h e C o u n c i l , b y a m a j o r i t y v o t e , m a y g r a n t s u c h a c o n t i n u a n c e . A r e q u e s t f o r a s u b s e q u e n t c o n t i n u a n c e m a y b e g r a n t e d b y a m a j o r i t y v o t e o f t h e C o u n c i l o n l y i f i t f i n d s t h a t : ( a ) T h e n e e d f o r t h e c o n t i n u a n c e w a s b e y o n d t h e c o n t r o l o f t h e p e r s o n r e q u e s t i n g i t , a n d ( b ) T h e n e e d f o r t h e c o n t i n u a n c e a r o s e a f t e r : ( 1 ) t h e d a t e o f t h e n o t i c e o f p u b l i c h e a r i n g w a s p u b l i s h e d i f t h e i t e m i s s u b j e c t t o a p u b l i c h e a r i n g o r ; ( 2 ) t h e t i m e o f t h e C o u n c i l a g e n d a w a s p o s t e d f o r i t e m s n o t s u b j e c t t o a p u b l i c h e a r i n g . ( c ) C o n t i n u a n c e d o e s n o t a d v e r s e l y a f f e c t t h e C i t y o r t h e w e l f a r e o f t h e C i t y ' s r e s i d e n t s . 1 1 . 5 P e r s o n a l P r i v i l e g e T h e r i g h t o f a C o u n c i l m e m b e r t o a d d r e s s t h e C o u n c i l o n a q u e s t i o n o f p e r s o n a l p r i v i l e g e s h a l l b e l i m i t e d t o c a s e s i n w h i c h t h e i n t e g r i t y , c h a r a c t e r , o r m o t i v e s o f t h e C o u n c i l m e m b e r i s i n q u e s t i o n , o r w h e r e t h e w e l f a r e o f t h e C o u n c i l i s c o n c e r n e d . 1 1 . 6 M o t i o n o f R e c o n s i d e r A m o t i o n t o r e c o n s i d e r a n y a c t i o n t a k e n b y t h e C o u n c i l m a y b e m a d e i n a c c o r d a n c e w i t h t h e f o l l o w i n g : I \ , 1 . T h e m o t i o n m u s t b e m a d e b y a m e m b e r o f t h e p r e v a i l i n g s i d e , a l t h o u g h i t m a y b e s e c o n d e d b y a n y C o u n c i l m e m b e r . C i t y C o u n c i l R u l e s o f P r o c e d u r e M a y 4 , 2 0 1 0 P a g e 1 6 5 - 2 0 2 . T h e m o t i o n m u s t b e m a d e p r i o r t o t h e a d j o u r n m e n t o f t h e m e e t i n g a t w h i c h t h e o r i g i n a l a c t i o n w a s t a k e n . 3 . T h e m o t i o n i s d e b a t a b l e a n d h a s p r e c e d e n c e o v e r a p e n d i n g m o t i o n . 1 2 . R U L E S O F D E B A T E 1 2 . 1 M a y o r a s P r e s i d i n g O f f i c e r T h e M a y o r m a y m o v e , s e c o n d , a n d d e b a t e f r o m t h e C h a i r , a n d s h a l l n o t b e d e p r i v e d o f a n y r i g h t s a n d p r i v i l e g e s o f a C o u n c i l m e m b e r . 1 2 . 2 ' A p p e a l s A n y r u l i n g o f t h e M a y o r m a y b e a p p e a l e d a t t h e r e q u e s t o f a C o u n c i l m e m b e r . T h e M a y o r s h a l l c a l l f o r a r o l l c a l l v o t e t o d e t e r m i n e i f t h e r u l i n g i s u p h e l d . 1 2 . 3 P r e c e d e n c e o f M o t i o n s W h e n a m o t i o n i s b e f o r e t h e C o u n c i l , n o m o t i o n s h a l l b e e n t e r t a i n e d e x c e p t : ( 1 . M o t i o n t o A m e n d A m o t i o n t o a m e n d i s d e b a t a b l e o n l y a s i t r e l a t e s t o t h e a m e n d m e n t . A n a m e n d m e n t t h a t m o d i f i e s t h e m o t i o n i s i n o r d e r ; h o w e v e r , a s u b s t i t u t e m o t i o n i s i n o r d e r i f t h e i n t e n t i s c h a n g e d . A m e n d m e n t s a r e v o t e d o n f i r s t , m a i n m o t i o n v o t e i s l a s t . A m o t i o n m a y b e a m e n d e d m o r e t h a n o n c e w i t h e a c h a m e n d m e n t b e i n g v o t e d o n s e p a r a t e l y . T h e r e s h a l l o n l y b e o n e a m e n d i n g m o t i o n o n t h e f l o o r a t a n y o n e t i m e . 2 . M o t i o n t o P o s t p o n e A m o t i o n t o p o s t p o n e i n d e f i n i t e l y i s d e b a t a b l e . I f s u c h a m o t i o n i s a d o p t e d , t h e p r i n c i p a l q u e s t i o n i s l o s t . M o t i o n t o p o s t p o n e t o a d e f i n i t e t i m e i s s u b j e c t t o d e b a t e a n d a m e n d m e n t a s i t r e l a t e s t o p r o p r i e t y o f t h e p o s t p o n e m e n t a n d t i m e s e t . 3 . M o t i o n t o T a b l e A m o t i o n t o t a b l e i s u n d e b a t a b l e a n d n o t s u b j e c t t o a m e n d m e n t . T h e p u r p o s e o f a m o t i o n t o t a b l e i s t o t e m p o r a r i l y b y p a s s t h e i t e m . I f a m o t i o n t o t a b l e i s a d o p t e d , t h e i t e m m a y b e t a k e n f r o m t h e t a b l e a t a n y t i m e p r i o r t o t h e a d j o u r n m e n t o f t h e n e x t r e g u l a r m e e t i n g . I f t h e i t e m i s n o t t a k e n f r o m t h e t a b l e i n t h e t i m e s p e c i f i e d , t h e b u s i n e s s o f t h e i t e m i s k i l l e d . C i t y C o u n c i l R u l e s o f P r o c e d u r e M a y 4 , 2 0 1 0 P a g e 1 7 5 - 2 1 , . 1 3 . P R O T O C O L T O R E Q U E S T I N F O R M A T I O N F R O M C I T Y S T A F F 1 3 . 1 O n e - H o u r R u l e C i t y s t a f f , i n c l u d i n g t h e C i t y A t t o r n e y , i s a u t h o r i z e d t o s p e n d a p p r o x i m a t e l y o n e h o u r r e s e a r c h i n g a n d r e s p o n d i n g t o a r e q u e s t f o r i n f o r m a t i o n m a d e b y a n i n d i v i d u a l C o u n c i l m e m b e r . T h i s r u l e a p p l i e s t o a n e w b o d y o f w o r k a n d d o e s n o t a p p l y t o p e n d i n g a g e n d a i t e m s . R e q u e s t s b y a n i n d i v i d u a l C o u n c i l m e m b e r f o r s t a f f s u p p o r t s h o u l d b e m a d e t o t h e a p p r o p r i a t e s e n i o r s t a f f m e m b e r , a c c o r d i n g t o t h e n a t u r e o f t h e r e q u e s t a n d t h e p r o t o c o l f o r c h a n n e l i n g c o m m u n i c a t i o n s w i t h i n a C i t y d e p a r t m e n t . I n f o r m a t i o n t h a t i s p r e p a r e d t o r e s p o n d t o a C o u n c i l m e m b e r ' s r e q u e s t w i l l b e p r o v i d e d t o a l l m e m b e r s o f t h e C o u n c i l . 1 3 . 2 R e q u e s t s t h a t E x c e e d t h e O n e - H o u r R u l e A n y r e q u e s t r e q u i r i n g m o r e t h a n o n e h o u r o f s t a f f t i m e t o r e s e a r c h a p r o b l e m o r p r e p a r e a r e s p o n s e w i l l n e e d t o b e a p p r o v e d b y t h e C i t y C o u n c i l t o e n s u r e t h a t s t a f f r e s o u r c e s a r e a l l o c a t e d i n a c c o r d a n c e w i t h o v e r a l l C o u n c i l p r i o r i t i e s . S t a f f w i l l n o t i f y a C o u n c i l m e m b e r i f t h e r e q u e s t w i l l r e q u i r e m o r e t h a n a n h o u r o f s t a f f t i m e . O n c e s o n o t i f i e d , t h e C o u n c i l m e m b e r m a y i n s t r u c t t h e C i t y M a n a g e r t o p l a c e t h e r e q u e s t o n a n u p c o m i n g C o u n c i l a g e n d a , i n a c c o r d a n c e w i t h t h e p r o v i s i o n s o f t h e R a l p h M . B r o w n A c t . T h e C o u n c i l m e m b e r d e s i r i n g C o u n c i l d i r e c t i o n f o r s t a f f r e s e a r c h o n a n i t e m w i l l p r e p a r e a s h o r t w r i t t e n r e q u e s t f o r t h e a g e n d a . T h e C i t y M a n a g e r w i l l p r o v i d e e i t h e r a n o r a l o r w r i t t e n r e p o r t o n w h a t w i l l b e r e q u i r e d t o c o n d u c t t h e r e s e a r c h o r r e s p o n d t o t h e r e q u e s t a n d t h e i m p a c t o f t h e r e q u e s t ( i f a n y ) o n o t h e r w o r k . T h e C o u n c i l , b y a m a j o r i t y v o t e o f t h e C o u n c i l m e m b e r s w h o a r e p r e s e n t a t t h e m e e t i n g , w i l l t h e n d e t e r m i n e w h e t h e r i t w i s h e s t o h a v e s t a f f p e r f o r m t h e w o r k . T h e C o u n c i l m a y c h o o s e t o t a k e n o a c t i o n , i n w h i c h c a s e t h e m a t t e r i s c l o s e d . N o c h a n g e i n p o l i c y o r a d d i t i o n o f a n e w p r o g r a m o r s e r v i c e w i l l b e m a d e w i t h o u t a f u l l s t a f f r e p o r t o n t h e c o s t s a n d i m p a c t s o n o t h e r s e r v i c e s , p r o g r a m s o r w o r k l o a d . * * * C i t y C o u n c i l R u l e s o f P r o c e d u r e M a y 4 , 2 0 1 0 P a g e 1 8 5 - 2 2