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RPVCCA_SR_2011_06_07_04_Consider_Requests_for_Contract_Ext._From_Residential_Haulers4 - 1 C I T Y O F M E M O R A N D U M R A N C H O P A L O S V E R D E S R E V I E W E D : T O : F R O M : D A T E : S U B J E C T : H O N ~ J ! - j ~ A Y O R & C I T Y C O U N C I L M E M B E R S ~ J f 6 l t { ) : . 1 o , D I R E C T O R O F P U B L I C W O R K S J U N E 7 , 2 0 1 1 C O N S I D E R R E Q U E S T S F O R C O N T R A C T E X T E N S I O N S F R O M R E S I D E N T I A L H A U L E R S I N L I E U O F R A T E I N C R E A S E S C A R O L Y N L E H R , C I T Y M A N A G E R 0 . 9 - - - P r o j e c t M a n a g e r : L a u r e n R a m e z a n i , S r . A d m i n i s t r a t i v e A n a l y s t ~ R E C O M M E N D A T I O N R e s p e c t f u l l y n o t a c c e p t E D C O D i s p o s a l C o r p o r a t i o n ' s p r o p o s a l f o r a t h r e e - y e a r e x t e n s i o n o f t h e i r e x c l u s i v e r e s i d e n t i a l a g r e e m e n t , i n l i e u o f r a t e i n c r e a s e s f o r F Y 1 1 - 1 2 . B A C K G R O U N D T h e C i t y h a s e x c l u s i v e r e s i d e n t i a l s o l i d w a s t e a n d r e c y c l i n g a g r e e m e n t s w i t h E D C O D i s p o s a l C o r p o r a t i o n ( E D C O ) a n d U n i v e r s a l W a s t e S y s t e m s ( U W S ) . B o t h a g r e e m e n t s c o m m e n c e d o n J u l y 1 , 2 0 1 0 a n d w i l l t e r m i n a t e o n J u n e 3 0 , 2 0 1 7 . A d d i t i o n a l l y , b o t h a g r e e m e n t s h a v e a n e x t e n s i o n o p t i o n o f u p t o 3 6 - m o n t h s , a t t h e C i t y ' s s o l e d i s c r e t i o n . I f t h e e x t e n s i o n s w e r e a p p r o v e d , b o t h a g r e e m e n t s w o u l d t e r m i n a t e o n J u n e 3 0 , 2 0 2 0 . P e r t h e i r r e s i d e n t i a l a g r e e m e n t s , E D C O a n d U W S a r e e l i g i b l e t o r e q u e s t a n n u a l r a t e a d j u s t m e n t s e f f e c t i v e J u l y 1 o f e a c h y e a r . T h e i n c r e a s e s a r e b a s e d o n n a t i o n a l p u b l i s h e d p r i c e i n d i c e s a n d s o l i d w a s t e d i s p o s a l f a c i l i t y g a t e r a t e s . S u c h r e q u e s t s a r e d u e t o t h e C i t y b y M a r c h 3 0 o f e v e r y y e a r . E D C O a n d U W S b o t h s u b m i t t e d t h e i r F Y 1 1 - 1 2 r a t e a d j u s t m e n t r e q u e s t s p r i o r t o t h a t d e a d l i n e . A d d i t i o n a l l y , E D C O a l s o p r o p o s e d a n a l t e r n a t i v e t o t h e C i t y i n l i e u o f t h e i r r e q u e s t e d r a t e i n c r e a s e o f 3 . 7 % . E D C O p r o p o s e d t o f r e e z e t h e i r c u r r e n t F Y 1 0 - 1 1 s i n g l e - f a m i l y a n d m u l t i - f a m i l y r a t e s f o r o n e - y e a r ( f o r F Y 1 1 - 1 2 ) , i n e x c h a n g e f o r t h e C i t y e x e c u t i n g a t t h i s t i m e i t s t h r e e - y e a r o p t i o n a l e x t e n s i o n o f E D C O ' s c u r r e n t r e s i d e n t i a l a g r e e m e n t . 4 - 2 E x t e n s i o n P r o p o s a l s J u n e 7 , 2 0 1 1 P a g e 2 D I S C U S S I O N S t a f f r e t a i n e d H F & H C o n s u l t a n t s , L L C ( H F & H ) t o a s s i s t t h e C i t y i n e v a l u a t i n g E D C O ' s p r o p o s a l , a n d a n a l y z i n g t h e c o s t s a v i n g s t o b o t h R P V r a t e p a y e r s a n d E D C O . E D C O i n d i c a t e d t h e i r p r o p o s a l w o u l d r e s u l t i n a s u b s t a n t i a l s a v i n g s t o r a t e p a y e r s f o r t h e n e x t n i n e y e a r s a n d a g r e e d t o r e i m b u r s e t h e C i t y f o r t h e c o n s u l t a n t c o s t s e s t i m a t e d a t $ 8 , 0 0 0 - $ 1 0 , 0 0 0 . D u r i n g t h e r e c e n t r e s i d e n t i a l c o n t r a c t s p r o c u r e m e n t p r o c e s s , o n e o f t h e C i t y ' s g o a l s w a s p r o v i d i n g i d e n t i c a l C i t y w i d e c u r b s i d e a u t o m a t e d r a t e s . T h e r e f o r e , w h e n C i t y C o u n c i l a p p r o v e d U W S ' s r e c e n t r e s i d e n t i a l a g r e e m e n t i n 2 0 0 9 , t h a t a p p r o v a l w a s c o n t i n g e n t o n U W S ' s a u t o m a t e d c u r b s i d e r a t e s m a t c h i n g E D C O ' s c u r b s i d e r a t e s . T h u s , a f t e r r e c e i p t o f E D C O ' s p r o p o s a l f o r a p o s s i b l e o n e - y e a r r a t e f r e e z e , s t a f f c o n t a c t e d U W S . U W S a g r e e d t o t h e s a m e p r o p o s a l t e r m s a n d c o n d i t i o n s a s p r e s e n t e d b y E D C O ( f r e e z e t h e i r s i n g l e a n d m u l t i - f a m i l y r a t e s f o r o n e - y e a r i n e x c h a n g e f o r a t h r e e - y e a r c o n t r a c t e x t e n s i o n ) . H F & H i n d i c a t e d t h a t d u e t o U W S ' s r e l a t i v e l y l i m i t e d n u m b e r o f c u s t o m e r s ( U W S r e p r e s e n t s 5 % o f t h e C i t y ) , s e p a r a t e a n a l y s e s o f U W S ' s p r o p o s a l a n d c o s t s w e r e n o t n e c e s s a r y . T h e r e f o r e , f o r t h e p u r p o s e o f d i s c u s s i o n i n t h i s s t a f f r e p o r t , b n l y r e f e r e n c e s t o E D C O ' s p r o p o s a l w i l l b e m a d e . O n M a y 7 , 2 0 1 1 , C i t y C o u n c i l e s t a b l i s h e d a n A d - H o c S o l i d W a s t e S u b c o m m i t t e e ( S u b c o m m i t t e e ) o f t h e C i t y C o u n c i l c o m p r i s e d o f M a y o r P r o T e m M i s e t i c h a n d C o u n c i l m e m b e r S t e r n t o h e l p a s s e s s E D C O ' s p r o p o s a l . O n M a y 1 6 , 2 0 1 1 , s t a f f , H F & H a n d t h e S u b c o m m i t t e e m e t . T h e d i s c u s s i o n i n c l u d e d H F & H ' s e v a l u a t i o n o f t h e p r o p o s a l ( s e e a t t a c h e d ) , a n d t h e f u t u r e i m p l i c a t i o n s t o r a t e p a y e r s a n d t h e C i t y o f e i t h e r a c c e p t i n g ~ r r e j e c t i n g t h e p r o p o s a l . A D V A N T A G E S O F A C C E P T I N G E D C O ' s P R O P O S A L : • T h e o n e - y e a r r a t e f r e e z e o f 3 . 7 % w o u l d s a v e t h e a v e r a g e s i n g l e - f a m i l y r a t e p a y e r t h e f o l l o w i n g i n F Y 1 1 - 1 2 : T r a s h C a r t S i z e 3 5 g a l 6 4 g a l 9 6 g a l M o n t h l y F Y 1 1 - 1 2 S a v i n g ( r o u n d e d ) $ 0 . 6 5 $ 0 . 8 3 $ 1 . 0 2 A n n u a l F Y 1 1 - 1 2 S a v i n g ( r o u n d e d ) $ 8 $ 1 0 $ 1 2 T o t a l a c c u m u l a t e d s a v i n g s - f r o m 2 0 1 1 t o $ 8 0 $ 1 0 0 $ 1 2 5 2 0 2 0 ( e s t i m a t e d ) • T h e e s t i m a t e d t o t a l a c c u m u l a t e d n i n e - y e a r s a v i n g f o r a l l r a t e p a y e r s w o u l d e q u a l $ 1 , 4 0 0 , 0 0 0 b y y e a r 2 0 2 0 . D I S A D V A N T A G E S T O A C C E P T I N G E D C O ' s P R O P O S A L : • T h e C i t y w o u l d l o s e i t s f l e x i b i l i t y t o g o o u t f o r c o m p e t i t i v e p r o p o s a l s f o r s e v e r a l a d d i t i o n a l y e a r s ( 9 y e a r s i n s t e a d o f 6 y e a r s ) . • I n t h e n e x t n i n e y e a r s , m a n y a n t i c i p a t e d e v e n t s a n d u n k n o w n f u t u r e c o s t i m p a c t s c o u l d a f f e c t r a t e s . T h e y i n c l u d e t h e a n t i c i p a t e d c l o s u r e o f P u e n t e H i l l s L a n d f i l l i n 2 0 1 3 , a n d t h e e x p i r a t i o n o f E D C O ' s g u a r a n t e e d l a n d f i l l c o n t r a c t w i t h O r a n g e W : \ L A U R E N \ S T A F F R P T I R E F U S E \ 2 0 1 1 \ E D C O p r o p o s a l i n l i e u o f r a t e i n c r e a s e . d o c 4 - 3 E x t e n s i o n P r o p o s a l s J u n e 7 , 2 0 1 1 P a g e 3 C o u n t y i n 2 0 1 6 . T h e r e c o u l d b e o t h e r u n f o r e s e e n r u l e s a n d r e g u l a t i o n s f r o m l o c a l , s t a t e , a n d / o r f e d e r a l r e g u l a t o r s . F u r t h e r m o r e , E D C O b e n e f i t s f r o m t h e e x t e n s i o n b y u t i l i z i n g t h e i r e q u i p m e n t ( t r u c k s a n d c a r t s ) l o n g e r a n d a m o r t i z i n g t h e c o s t s o v e r t e n y e a r s i n s t e a d o f s e v e n . E D C O ' s l o n g - t e r m s a v i n g s i s e s t i m a t e d a t $ 1 , 6 0 0 , 0 0 0 . A f t e r d i s c u s s i n g E D C O ' s p r o p o s a l , t h e S u b c o m m i t t e e u n a n i m o u s l y r e c o m m e n d e d n o t e x e r c i s i n g t h e t h r e e - y e a r e x t e n s i o n o p t i o n a t t h i s t i m e . B o t h m e m b e r s a c k n o w l e d g e d t h a t E D C O p r o v i d e s R P V c u s t o m e r s w i t h g o o d s e r v i c e s , a n d t h a t E D C O ' s p r o p o s a l w a s a t t r a c t i v e a n d p r o v i d e d s a v i n g s i n t h e s h o r t r u n . H o w e v e r , t h e S u b c o m m i t t e e d e c i d e d t h a t : • I t w a s t o o e a r l y i n t h e t e r m o f E D C O ' s a g r e e m e n t t o g r a n t a t h r e e - y e a r e x t e n s i o n . ( s i n c e t h e r e i s s i x y e a r s r e m a i n i n g o n t h e c o n t r a c t , a t h r e e - y e a r e x t e n s i o n w o u l d b e e q u i v a l e n t t o a 5 0 % e x t e n s i o n o n t h e t e r m . ) • T h e C i t y a n d r e s i d e n t s w o u l d b e n e f i t m o r e b y r e t a i n i n g f l e x i b i l i t y f o r t h e f u t u r e b y n o t p r o l o n g i n g t h e a g r e e m e n t a t t h i s t i m e . T h e C i t y w o u l d b e i n a b e t t e r p o s i t i o n t o r e - n e g o t i a t e w i t h E D C O i n t h e n e x t f o u r t o f i v e y e a r s f o r a d d i t i o n a l s e r v i c e s a n d t e r m s , o r g o o u t f o r c o m p e t i t i v e p r o p o s a l s . • T h e C i t y w o u l d l i k e t o r e t a i n t h e c u r r e n t a l i g n m e n t o f i t s c o n t r a c t t e r m w i t h t h e C i t y o f R o l l i n g H i l l s E s t a t e s ' c o n t r a c t t e r m . S t a f f c o n c u r s w i t h t h e S u b c o m m i t t e e r e c o m m e n d a t i o n t o n o t w a i v e c o n s i d e r a t i o n o f t h e r a t e i n c r e a s e , a n d t o r e s p e c t f u l l y r e j e c t E D C O ' s p r o p o s a l . I f C o u n c i l a p p r o v e s t h i s r e c o m m e n d a t i o n , s t a f f w i l l t h e n p l a c e n o t i c e s o f E D C O a n d U W S r a t e a d j u s t m e n t r e q u e s t s f o r F Y 1 1 - 1 2 i n t h e l o c a l n e w s p a p e r . A p u b l i c h e a r i n g w o u l d b e s e t f o r J u n e 2 1 , 2 0 1 1 f o r p u b l i c i n p u t a n d c o n s i d e r a t i o n o f t h e r a t e i n c r e a s e r e q u e s t s . E D C O r e p r e s e n t a t i v e s w i l l b e a v a i l a b l e a t t h i s C o u n c i l m e e t i n g t o a n s w e r q u e s t i o n s . A L T E R N A T I V E S 1 . E x t e n d E D C O a n d U W S ' s r e s i d e n t i a l a g r e e m e n t s f o r t h r e e y e a r s i n l i e u o f r a t e i n c r e a s e s f o r F Y 1 1 - 1 2 . I f C o u n c i l a p p r o v e s t h i s a l t e r n a t i v e , s t a f f w i l l r e q u e s t t h e C i t y A t t o r n e y t o p r e p a r e a m e n d m e n t s t o b o t h a g r e e m e n t s r e f l e c t i n g t h e n e w t e r m i n a t i o n d a t e o f J u n e 3 0 , 2 0 2 0 , a n d o t h e r m i n o r s u g g e s t i o n s r e c o m m e n d e d b y H F & H a n d a g r e e d t o b y E D C O . 2 . C o n s i d e r n e g o t i a t i n g o t h e r t e r m s a n d s e r v i c e s w i t h E D C O . H o w e v e r , t h i s i s n o t r e c o m m e n d e d a t t h i s t i m e . F I S C A L I M P A C T I f s t a f f ' s a n d t h e S u b c o m m i t t e e ' s r e c o m m e n d a t i o n i s a p p r o v e d , a p u b l i c h e a r i n g w o u l d b e h e l d o n l a t e r i n t h e m o n t h t o c o n s i d e r E D C O a n d U W S ' s r e q u e s t s t o i n c r e a s e m o n t h l y r a t e s b y a p p r o x i m a t e l y 3 . 7 % . A t t a c h m e n t : H F & H A n a l y s i s W : \ L A U R E N \ S T A F F R P l \ R E F U S E \ 2 0 1 1 \ E D C O p r o p o s a l i n l i e u o f r a t e i n c r e a s e . d o c 4 - 4 1 9 2 0 0 V o n K a r m a n A v e n u e , S u i t e 3 6 0 I r v i n e , C a l i f o r n i a 9 2 6 1 2 T e l e p h o n e : 9 4 9 / 2 5 1 - 8 6 2 8 F a x : 9 4 9 / 2 5 1 - 9 7 4 1 w w w . h f h - c o n s u l t a n t s . c o m M a y 1 3 , 2 0 1 1 M s . L a u r e n R a m e z a n i S r . A d m i n i s t r a t i v e A n a l y s t C i t y o f R a n c h o P a l o s V e r d e s 3 0 9 4 0 H a w t h o r n e B l v d . R a n c h o P a l o s V e r d e s , C a l i f o r n i a 9 0 2 7 5 S u b j e c t : E D C O R e q u e s t f o r E x t e n s i o n D e a r M s . R a m e z a n i , M a n a g i n g T o m o r r o w ' s R e s o u r c e s T o d a y R o b e r t D . H i l t o n , C M C J o h n W . F a r n k o p f , P E L a i t h B . E z z e t , C M C R i c h a r d J . S i m o n s o n , C M C M a r v a M . S h e e h a n , C P A E D C O h a s p r o p o s e d t o t h e C i t y o f R a n c h o P a l o s V e r d e s ( " C i t y " ) t o w a i v e i t s r e q u e s t e d J u l y 1 , 2 0 1 1 r a t e a d j u s t m e n t i f t h e C i t y w i l l e x e r c i s e i t s o p t i o n u n d e r S e c t i o n 2 . 5 o f t h e a g r e e m e n t t o e x t e n d t h e a g r e e m e n t f o r t h r e e - y e a r s , t o J u n e 3 0 , 2 0 2 0 . E D C O ' s p r o p o s a l i s e s t i m a t e d t o s a v e r a t e p a y e r s a p p r o x i m a t e l y $ 1 . 4 6 m i l l i o n d u r i n g t h e c o n t r a c t t e r m , i n c l u d i n g t h e e x t e n s i o n p e r i o d , c o m p a r e d t o t h e c o s t o f t h e C i t y e x e r c i s i n g t h e o p t i o n a t a l a t e r t i m e w i t h o u t t h e b e n e f i t o f t h e w a i v e d r a t e a d j u s t m e n t . T h i s i n c l u d e s t h e 3 ; 7 % w a i v e d a d j u s t m e n t t h a t w o u l d b e e f f e c t i v e J u l y 1 , 2 0 1 1 a n d a n a d d i t i o n a l 0 . 3 % t h a t w o u l d b e c a r r i e d o v e r t o J u l y 1 , 2 0 1 2 . W e e s t i m a t e E D C O ' s c o s t s w i l l b e r e d u c e d b y a p p r o x i m a t e l y $ 1 . 6 9 m i l l i o n d u r i n g t h e t h r e e - y e a r e x t e n s i o n p e r i o d , a s s u m i n g e q u i p m e n t i s a m o r t i z e d d u r i n g t h e s e v e n - y e a r b a s e t e r m . S e e A t t a c h m e n t A . T h e C i t y s h o u l d c o n s i d e r t h e f o l l o w i n g i s s u e s i n e v a l u a t i n g t h e e x t e n s i o n : 1 . F u t u r e D i s p o s a l C o s t s - T h e a g r e e m e n t t e r m c u r r e n t l y e n d s J u n e 3 0 , 2 0 1 7 , o n e y e a r a f t e r t h e e n d o f E D C O ' s d i s p o s a l i m p o r t a t i o n a g r e e m e n t w i t h O r a n g e C o u n t y , a t w h i c h p o i n t d i s p o s a l c o s t s m a y s i g n i f i c a n t l y i n c r e a s e . I f t h e C i t y w a i t s u n t i l c l o s e r t o t h e e n d o f t h e t e r m t o c o n s i d e r t h e e x t e n s i o n , t h e C i t y c o u l d e v a l u a t e t h e a c t u a l e x t e n t o f t h e d i s p o s a l c o s t i m p a c t s o n t h e r e s i d e n t s b e f o r e c o m m i t t i n g t o t h e a d d i t i o n a l t h r e e y e a r s a t p o t e n t i a l l y h i g h e r r a t e s . D u e t o t h e t i m i n g o f r a t e a d j u s t m e n t c a l c u l a t i o n s , t h e f u l l i m p a c t o f F Y 2 0 1 7 d i s p o s a l i n c r e a s e s m a y n o t b e p a s s e d t h r o u g h t h a t y e a r . T h e c u r r e n t r a t e a d j u s t m e n t c a p s d i s p o s a l c o s t i n c r e a s e s a t 1 0 % p e r y e a r , w i t h a n y a m o u n t o v e r 1 0 % r o l l e d f o r w a r d t o f u t u r e y e a r s . I f t h e C i t y e x t e n d s t h e a g r e e m e n t f o r t h r e e m o r e y e a r s , t h e f u l l i m p a c t o f t h e d i s p o s a l c o s t i n c r e a s e w o u l d e v e n t u a l l y b e p a s s e d t h r o u g h a n d t h e C i t y m a y e x p e r i e n c e l a r g e r a t e i n c r e a s e s f o r t h e l a s t f e w y e a r s o f t h e a g r e e m e n t . O n t h e o t h e r h a n d , c o n t i n u e d r e g i o n a l e f f o r t s t o i n c r e a s e d i v e r s i o n , a n d t h e d e v e l o p m e n t o f c o n v e r s i o n t e c h n o l o g i e s o n a c o m m e r c i a l s c a l e , c o u l d s i g n i f i c a n t l y a l t e r f u t u r e d i s p o s a l c o s t s f a v o r a b l y . 4 - 5 M a n a g i n g T o m o r r o w ' s R e s o u r c e s T o d a y M s . L a u r e n R a m e z a n i M a y 1 3 , 2 0 1 1 P a g e 2 0 f 3 2 . G r e e n W a s t e C o s t s - E D C O ' s r a t e a d j u s t m e n t f o r m u l a i n c l u d e s g r e e n w a s t e c o s t s , w h i c h a r e e x p e c t e d t o i n c r e a s e a f t e r t h e c l o s u r e o f t h e P u e n t e H i l l s L a n d f i l l i n 2 0 1 3 d u e t o i n c r e a s e d d e m a n d f o r c o m p o s t i n g s i t e c a p a c i t y . T h e e x t e n t o f t h i s i n c r e a s e i s n o t k n o w n , b u t w o u l d b e a b s o r b e d b y t h e r a t e p a y e r s f o r t h e a d d i t i o n a l t h r e e y e a r s o f t h e a g r e e m e n t . 3 . N e w O p t i o n t o E x t e n d - B y a c c e p t i n g t h e f u l l o p t i o n a l e x t e n s i o n n o w , t h e C i t y d o e s n o t h a v e f l e x i b i l i t y a t t h e e n d o f t h e c o n t r a c t t e r m s h o u l d i t n e e d a f e w a d d i t i o n a l m o n t h s o r m o r e t o c o m p l e t e a n R F P p r o c e s s . W e s t r o n g l y r e c o m m e n d t h a t t h e C i t y o b t a i n a t l e a s t a 1 2 - m o n t h e x t e n s i o n a t t h e C i t y ' s s o l e o p t i o n . E D C O h a s a g r e e d t o s u c h a n e x t e n s i o n i n t h e e - m a i l t o y o u d a t e d M a y 6 , 2 0 1 1 . 4 . R o l l i n g H i l l s E s t a t e s E n d D a t e - T h e c o n t r a c t e n d d a t e a n d e x t e n s i o n p e r i o d w e r e s e l e c t e d t o p e r m i t t h e C i t y a n d R o l l i n g H i l l s E s t a t e s t o p o t e n t i a l l y i s s u e a j o i n t R F P f o r t h e i r n e x t a g r e e m e n t s . I f t h e C i t y ' s a g r e e m e n t s a r e e x t e n d e d n o w , t h e C i t y l o s e s s o m e f l e x i b i l i t y i n t h i s m a t t e r , p a r t i c u l a r l y i f R o l l i n g H i l l s E s t a t e s d o e s n o t w i s h t o s i m i l a r l y e x t e n d i t s a g r e e m e n t . 5 . H a u l e r I s s u e s - E D C O i s a q u a l i t y c o m p a n y t h a t t h e C i t y m a y d e s i r e t o e x t e n d a n a g r e e m e n t w i t h a t t h e e n d o f t h e c o n t r a c t t e r m . A t t h e c u r r e n t t i m e , t h e E D C O r a t e s a p p e a r f a v o r a b l e f o r t h e s e r v i c e s r e c e i v e d . I f t h e C i t y w a i t s t o e x t e n d t h e a g r e e m e n t , t h e C i t y w o u l d m i s s o u t o n t h e r a t e s a v i n g s o f f e r e d c u r r e n t l y . H o w e v e r , t h i s e x t e n s i o n w o u l d l o c k t h e C i t y i n t o t h i s a g r e e m e n t t h r o u g h a t l e a s t F Y 2 0 2 0 , a n d t h e r e l a t i o n s h i p b e t w e e n t h e p a r t i e s a t t h a t t i m e m a y o r m a y n o t b e t h e s a m e a s i t i s t o d a y . 6 . F u t u r e R F P P r o c e s s - I n t h e p r e v i o u s R F P p r o c e s s , A t h e n s p r o p o s e d r a t e s t o p r O V i d e s e r v i c e t o t h e C i t y t h a t w e r e a p p r o x i m a t e l y 2 5 % l e s s t h a n E D C O ' s r a t e s , d e m o n s t r a t i n g t h e c o m p e t i t i v e n e s s o f t h e R F P p r o c e s s . E x t e n d i n g t h e a g r e e m e n t b y t h r e e y e a r s w o u l d d e l a y t h e n e x t R F P p r o c e s s . A d d i t i o n a l l y , e v e n i f t h e C i t y d e s i r e d t o r e n e g o t i a t e s e r v i c e c h a n g e s o r o t h e r t e r m s w i t h E D C O , t h a t o p p o r t u n i t y w o u l d b e d e l a y e d b y t h r e e y e a r s . 7 . R a t e A d j u s t m e n t F o r m u l a - C e r t a i n i s s u e s r e g a r d i n g t h e r a t e a d j u s t m e n t f o r m u l a a n d i t s a p p l i c a t i o n i n f u t u r e y e a r s s h o u l d b e c l a r i f i e d a s d e s c r i b e d i n A t t a c h m e n t B . 4 - 6 ~ I % I % : ; • • • • • • • • • M a n a g i n g T o m o r r o w ' s R e s o u r c e s T o d a y M s . L a u r e n R a m e z a n i M a y 1 3 , 2 0 1 1 P a g e 3 o f 3 O v e r a l l O b s e r v a t i o n s I f t h e C i t y ' s p r i m a r y g o a l i s t o m i n i m i z e c o s t s t o r a t e p a y e r s o v e r t h e r e m a i n d e r o f t h e i n i t i a l s e v e n - y e a r t e r m , t h e C i t y s h o u l d c o n s i d e r a c c e p t i n g E D C O ' s o f f e r , r e c o g n i z i n g t h a t l o n g - t e r m c o n t r a c t i n g f l e x i b i l i t y w i l l b e m o r e l i m i t e d . I f t h e C i t y ' s p r i m a r y g o a l i s t o p r e s e r v e l o n g e r - t e r m c o n t r a c t i n g f l e x i b i l i t y a n d n e g o t i a t i n g l e v e r a g e , t h e n t h e C i t y m a y c h o o s e n o t t o e x t e n d t h e a g r e e m e n t a t t h e c u r r e n t t i m e . V e r y t r u l y y o u r s , H F H C O N S U L T A N T S , L L C L a i t h B . E z z e t , C M C S e n i o r V i c e P r e s i d e n t L i s a K e a t i n g M a n a g e r A t t a c h m e n t s : A t t a c h m e n t A - C a l c u l a t i o n o f A d d i t i o n a l C o s t s a n d S a v i n g s A t t a c h m e n t B - R a t e A d j u s t m e n t C l a r i f i c a t i o n s 4 - 7 A T I A C H M E N T A A d d i t i o n a l C o s t s a n d S a v i n g s A d d i t i o n a l C o s t s T o t a l l o s t R e v e n u e F r o m W a i v e d R a t e A d j u s t m e n t $ 1 , 4 6 0 , 1 9 5 C o s t S a v i n g s # Y e a r s C o s t / Y e a r T o t a l R o u t e V e h i c l e P u r c h a s e s 3 $ 3 1 4 , 2 8 6 $ 9 4 2 , 8 5 8 P u p R o u t e V e h i c l e P u r c h a s e s 3 $ 2 2 , 8 5 7 $ 6 8 , 5 7 1 C o n t a i n e r P u r c h a s e s ( f r o m E D C O p r o p o s a l ) 3 $ 2 0 4 , 3 4 8 $ 6 1 3 , 0 4 4 C o n t r a c t i n g F e e 3 $ 2 1 , 7 8 6 $ 6 5 , 3 5 8 T o t a l C o s t S a v i n g s $ 1 , 6 8 9 , 8 3 1 I N e t S a v i n g s t o E D C O ( 1 ) I $ 2 2 9 , 6 3 6 1 ( 1 ) E q u a t e s t o 0 . 6 % o f p r o j e c t e d r a t e r e v e n u e o f $ 3 6 . 8 m i l l i o n o v e r t h e r e m a i n i n g n i n e y e a r s o f t h e t e r m , i f t h e e x t e n s i o n i s a c c e p t e d . T h i s s a v i n g s c a l u c a t i o n i s o n l y a n e s t i m a t e . T h i s d o e s n o t i n c l u d e t h e t i m e v a l u e o f m o n e y , a n d t h e r a t e p a y e r s a v i n g s a r e i n t h e e a r l y y e a r s , w h e r e a s E D C O ' s b e n e f i t s a r e i n t h e f i n a l t h r e e y e a r s . 5 / 1 3 / 2 0 1 1 A - 1 C i t y o f R a n c h o P a l o s V e r d e s 4 - 8 M a n a g i n g T o m o r r o w ' s R e s o u r c e s T o d a y A T T A C H E M E N T B - R A T E A D J U S T M E N T C L A R I F I C A T I O N S I n o u r e - m a i l d a t e d A p r i l 2 7 , 2 0 1 1 , w e r e c o m m e n d t h a t t h e C i t y o b t a i n c l a r i f i c a t i o n f r o m E D C O o n t h e f o l l o w i n g i s s u e s . W e h a v e i n d i c a t e d b e l o w w h e r e E D C O h a s p r o v i d e d a r e s p o n s e . 1 . 5 0 % T o n n a g e T o O r a n g e C o u n t y - T h e d i s p o s a l c o m p o n e n t o f t h e r a t e a d j u s t m e n t r e q u i r e s a m i n i m u m o f 5 0 % o f t h e t o n s t o b e a d j u s t e d b y t h e O r a n g e C o u n t y L a n d f i l l S y s t e m i m p o r t a t i o n r a t e , w h i c h i s t i e d t o t h e l o c a l C P I . D e p e n d i n g o n q u a n t i t i e s d e l i v e r e d i n a n y g i v e n y e a r , t h i s m a y r e q u i r e s h i f t i n g t o n n a g e f o r r a t e c a l c u l a t i o n p u r p o s e s f r o m t h e n o n - O r a n g e C o u n t y t o n n a g e c a t e g o r i e s t o t h e O r a n g e C o u n t y l a n d f i l l s . T h e n o n - O r a n g e C o u n t y L a n d f i l l t o n n a g e c o m p o n e n t i n c l u d e s t h r e e c a t e g o r i e s : r e f u s e d i s p o s e d a t n o n - O r a n g e C o u n t y l a n d f i l l s , r e f u s e d e l i v e r e d t o t r a n s f o r m a t i o n f a c i l i t i e s , a n d g r e e n w a s t e . P a r t i e s s h o u l d a g r e e t o t h e p r i o r i t y b y w h i c h t o n n a g e f r o m e a c h c a t e g o r y i s s h i f t e d t o t h e O r a n g e C o u n t y L a n d f i l l S y s t e m s i d e o f t h e r a t e a d j u s t m e n t f o r m u l a . W e r e c o m m e n d t h a t , f i r s t , n o n - O r a n g e C o u n t y l a n d f i l l t o n n a g e s h o u l d b e s h i f t e d , a s E D C O ' s o r i g i n a l p r o p o s a l w a s t o s e n d d i s p o s e d t o n n a g e t o O r a n g e C o u n t y . S e c o n d , w e w o u l d s u g g e s t s h i f t i n g r e f u s e t o n n a g e d e l i v e r e d t o t r a n s f o r m a t i o n f a c i l i t i e s ; E D C O c o u l d h a v e d i s p o s e d o f t h i s w a s t e i n O r a n g e C o u n t y i f i t h a d n o t c h o s e n t o s e n d i t t o a t r a n s f o r m a t i o n f a c i l i t y . T h e l a s t t o n n a g e s h i f t e d , i f r e q u i r e d , m a y b e t h e g r e e n w a s t e . R e s p o n s e : E D C O i n d i c a t e d i n i t s e - m a i l d a t e d M a y 6 , 2 0 1 1 t h a t i t i n t e n d s t o c o n t i n u e d i r e c t i n g a m i n i m u m o f 1 , 2 0 1 t o n s o f r e f u s e p e r . y e a r t o a t r a n s f o r m a t i o n f a c i l i t y i n s t e a d o f a l a n d f i l l . 2 . O r a n g e C o u n t y L a n d f i l l G a t e R a t e I n d e x - P a r t i e s n e e d t o a g r e e u p o n t h e O r a n g e C o u n t y L a n d f i l l g a t e r a t e t o b e u s e d a s a s t a r t i n g p o i n t f o r t h e J u l y 1 , 2 0 1 2 r a t e a d j u s t m e n t . T h e a c t u a l i m p o r t a t i o n r a t e c h a r g e d i s c u r r e n t l y $ 2 2 . 1 3 p e r t o n , u p f r o m $ 2 2 . 1 2 p e r t o n l a s t y e a r . T h i s r a t e h a s i n c l u d e d a $ 0 . 1 2 p e r t o n s u r c h a r g e s i n c e 2 0 0 7 , w h i c h i s i n t e n d e d t o r e c o v e r u n d e r p a y m e n t s b y i m p o r t e r s f r o m 2 0 0 5 a n d m a y c e a s e i n o r a f t e r 2 0 1 2 . E D C O ' s r a t e a d j u s t m e n t r e q u e s t u s e d t h e g a t e r a t e w i t h o u t t h e s u r c h a r g e , o r $ 2 2 . 0 1 p e r t o n . U s i n g $ 2 2 . 0 1 w o u l d r e s u l t i n C P I - b a s e d i n c r e a s e s g o i n g f o r w a r d . U s i n g t h e r a t e w i t h t h e s u r c h a r g e i n c l u d e d w o u l d r e s u l t i n a s l i g h t l y r e d u c e d i n c r e a s e i n 2 0 1 3 . A s t h i s s u r c h a r g e w a s k n o w n a n d i n p l a c e f o r y e a r s p r i o r t o E D C O ' s p r e p a r a t i o n o f i t s p r o p o s a l , t h e C i t y m a y c o n s i d e r u s i n g t h e f u l l g a t e r a t e o f $ 2 2 . 1 3 . A l t e r n a t i v e l y , a s t h i s s u r c h a r g e m a y b e c o n s i d e r e d p a r t o f t h e 2 0 0 5 r a t e , w h i c h w a s u n d e r - b i l l e d a t t h e t i m e , t h e C i t y m a y u s e t h e $ 2 2 . 0 1 p e r t o n . R e s p o n s e : I n i t s M a y 6 , 2 0 1 1 e - m a i l , E D C O a g r e e d t o u s e t h e $ 2 2 . 1 3 p e r t o n g a t e r a t e a s a s t a r t i n g p o i n t i n n e x t y e a r ' s r a t e a d j u s t m e n t . 3 . C a p o n J u l y 1 , 2 0 1 1 R a t e R e q u e s t - E D C O s u b m i t t e d a r a t e a d j u s t m e n t r e q u e s t f o r a 3 . 7 % i n c r e a s e i n r a t e s . T h e r a t e i n c r e a s e w a s l i m i t e d b y t h e 1 0 % c a p o n n o n - O r a n g e C o u n t y L a n d f i l l r e f u s e a n d g r e e n w a s t e c o s t i n c r e a s e s . P e r t h e a g r e e m e n t , a n y p o r t i o n o f a r a t e a d j u s t m e n t t h a t i s l i m i t e d d u e t o a d i s p o s a l c a p m a y b e r o l l e d o v e r t o a s u b s e q u e n t y e a r . T h e C i t y m a y c o n s i d e r n e g o t i a t i n g w i t h E D C O t o w a i v e n o t o n l y t h e o t h e r w i s e - p e r m i t t e d 3 . 7 % a n n u a l r a t e a d j u s t m e n t , b u t a l s o a n y p o r t i o n o f t h e a d j u s t m e n t t h a t w o u l d r o l l - o v e r t o n e x t y e a r ' s a d j u s t m e n t . B - 1 4 - 9 M a n a g i n g T o m o r r o w ' s R e s o u r c e s T o d a y R e s p o n s e : I n i t s M a y 6 , 2 0 1 1 e - m a i l , E D C O a g r e e d , i n a d d i t i o n t o w a i v i n g t h e J u l y 2 , 2 0 1 1 r a t e a d j u s t m e n t , t o w a i v e a n y a d j u s t m e n t o v e r t h e a n n u a l l i m i t t h a t w o u l d h a v e b e e n c a r r i e d o v e r t o n e x t y e a r . 4 . F u t u r e D i s p o s a l C a p s - D i s p o s a l m a r k e t s h a v e w e a k e n e d s i n c e E D C O s u b m i t t e d i t s p r o p o s a l t o t h e C i t y . O t h e r c i t i e s i n t h e r e g i o n h a v e r e c e n t l y r e c e i v e d p r o p o s a l s c a p p i n g l o n g - t e r m a n n u a l d i s p o s a l c o s t i n c r e a s e s a t n o m o r e t h a n t h e c h a n g e i n C P I . E D C O ' s 1 0 % c a p , w i t h h i g h e r a d j u s t m e n t s r o l l e d f o r w a r d , m a y r e s u l t i n h i g h r a t e a d j u s t m e n t s f o l l o w i n g t h e c l o s u r e o f t h e P u e n t e H i l l s L a n d f i l l . T h e C i t y m a y a s k E D C O f o r a l o w e r r a t e c a p . T h e C i t y m a y d e s i r e t o n e g o t i a t e a s i m p l i f i e d v e r s i o n o f t h e r a t e a d j u s t m e n t , p r o v i d e d t h a t r a t e a d j u s t m e n t i n c r e a s e p r o t e c t i o n s a r e p r e s e r v e d . R e s p o n s e : I n i t s M a y 6 , 2 0 1 1 e - m a i l , E D C O i n d i c a t e d t h a t i t d i d n o t i n t e n d t o e n h a n c e t h e e x i s t i n g c a p o n d i s p o s a l r a t e c o m p o n e n t i n c r e a s e s . 5 . U s e o f O r a n g e C o u n t y L a n d f i l l S y s t e m - W e u n d e r s t a n d t h a t E D C O h a s c o n f i r m e d t o t h e C i t y t h a t i t w i l l b e g i n u s i n g t h e O r a n g e C o u n t y L a n d f i l l S y s t e m a s s o o n a s i t s S i g n a l H i l l T r a n s f e r S t a t i o n i s c o m p l e t e . T h e e s t i m a t e d o p e n i n g i s D e c e m b e r 2 0 1 1 . 6 . R a t e D e c r e a s e s - S h o u l d t h e r a t e a d j u s t m e n t f o r m u l a i n t h e a g r e e m e n t r e s u l t i n a r a t e r e d u c t i o n , t h e C i t y s h o u l d b e a b l e t o i m p l e m e n t t h i s r e d u c t i o n . I f E D C O d o e s n o t s u b m i t a r e q u e s t f o r a r a t e a d j u s t m e n t , t h e C i t y s h o u l d b e p e r m i t t e d t o c a l c u l a t e a n d i m p l e m e n t t h e r e d u c t i o n . T h e C i t y s h o u l d h a v e t h e r i g h t t o r e q u i r e E D C O t o s u b m i t t h e r e l e v a n t t o n n a g e i n f o r m a t i o n n e e d e d f o r t h e a d j u s t m e n t i n a t i m e l y m a n n e r , r e g a r d l e s s o f w h e t h e r E D C O s u b m i t s a r e q u e s t . T h e C i t y m a y p r o v i d e a c o p y o f t h e r a t e c a l c u l a t i o n t o E D C O t o r e v i e w t h e a c c u r a c y o f t h e c a l c u l a t i o n s o n l y . I f a r a t e a d j u s t m e n t w o u l d h a v e b e e n a d e c r e a s e b u t , f o r a n y r e a s o n , w a s n o t i m p l e m e n t e d , t h e a m e n d m e n t s h o u l d c l a r i f y t h a t t h e s u b s e q u e n t r a t e a d j u s t m e n t s h a l l b e b a s e d u p o n t h e c h a n g e i n i n d i c e s f r o m t h e p r e v i o u s r a t e a d j u s t m e n t i m p l e m e n t e d , n o t o n l y 1 2 m o n t h s p r i o r . R e s p o n s e : I n i t s M a y 6 , 2 0 1 1 e - m a i l , E D C O i n d i c a t e d t h a t i t d i d n o t w a n t t o p e r m i t r a t e d e c r e a s e s i f t h e r a t e a d j u s t m e n t f o r m u l a r e s u l t e d i n a n e g a t i v e p e r c e n t a g e . C l a r i f i c a t i o n f o r h a n d l i n g a r a t e a d j u s t m e n t t h e y e a r f o l l o w i n g a w a i v e d r a t e a d j u s t m e n t w a s n o t a d d r e s s e d . B - 2 A t t a c h m e n t B