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RPVCCA_SR_2011_03_15_06_Increase_Maintenance_Contract6 - 1 C I T Y O F M E M O R A N D U M R A N C H O P A L O S V E R D E S T O : F R O M : D A T E : S U B J E C T : H O N O R A B L E M A Y O R & C I T Y C O U N C I L M E M B E R S R A Y H O L L A N D , D I R E C T O R O F P U B L I C W O R K S ~ M A R C H 1 5 , 2 0 1 1 A U T H O R I Z A T I O N T O I N C R E A S E T H E E X P E N D I T U R E A M O U N T T O T H E C I T Y ' S M A I N T E N A N C E C O N T R A C T R E V I E W E D : C A R O L Y N L E H R , C I T Y M A N A G E ~ _ c \ . - P r o j e c t M a n a g e r : R o n D r a g o o , S e n i o r E n g i n e e ~ R E C O M M E N D A T I O N A p p r o v e a n i n c r e a s e i n t h e e x p e n d i t u r e l i m i t t o t h e m a i n t e n a n c e c o n t r a c t w i t h H a r d y & H a r p e r , I n c . B A C K G R O U N D / A N A L Y S I S C i t y C o u n c i l a u t h o r i z e d a m u l t i - y e a r c o n t r a c t t o H a r d y & H a r p e r , I n c . t o p e r f o r m t h e C i t y ' s a n n u a l m a i n t e n a n c e w o r k i n M a y 2 0 0 9 . T h e e s t i m a t e d e x p e n d i t u r e l i m i t a u t h o r i z e d a t t h a t t i m e w a s $ 5 5 9 , 6 7 0 . S e r v i c e s p r o v i d e d t h r o u g h t h e R o a d w a y M a i n t e n a n c e C o n t r a c t i n c l u d e p r o v i d i n g a t w o m a n m a i n t e n a n c e c r e w w i t h a t r u c k o n a r e g u l a r b a s i s , v a r i o u s a s p h a l t r e l a t e d w o r k i t e m s , l a n e c l o s u r e s , t r a f f i c c o n t r o l , a n d e q u i p m e n t a n d l a b o r o n a t i m e a n d m a t e r i a l b a s i s w h e n r e q u e s t e d . T h e p r o j e c t w a s c o m p e t i t i v e l y b i d i n 2 0 0 9 a n d t h e c o n t r a c t e s t a b l i s h e s f i x e d u n i t p r i c e s f o r s t r e e t m a i n t e n a n c e w o r k . D u e t o t h e n a t u r e o f w o r k , q u a n t i t i e s w e r e e s t i m a t e d . W h e n t h e w o r k w a s s c h e d u l e d t h e p r e c i s e q u a n t i t i e s w e r e k n o w n . U n i t p r i c e s w e r e f i x e d f o r t h e f i r s t y e a r ( a n i n c r e a s e t o t h e b i d u n i t p r i c e s w a s n o t r e q u e s t e d i n 2 0 1 0 s o t h e p r i c e s p a i d t o d a y a r e t h e s a m e a s w h e n t h e c o n t r a c t w a s a w a r d e d ) . A n y t i m e a n d m a t e r i a l w o r k r e q u e s t e d h a s b e e n a s s o c i a t e d w i t h r o a d w a y m a i n t e n a n c e a n d l a n d s l i d e r o a d w a y m a i n t e n a n c e . T h e a n n u a l w o r k a c c o m p l i s h e d t h r o u g h H a r d y & H a r p e r h a s e x c e e d e d t h e c o n t r a c t u a l l y a u t h o r i z e d l i m i t p r e v i o u s l y a p p r o v e d . H a r d y & H a r p e r w a s u s e d t o p e r f o r m w o r k o n a n 6 - 2 e m e r g e n c y p r o j e c t t h a t r e m o v e d r o o t s i n a r o a d w a y a n d r e - e s t a b l i s h c o r r e c t d r a i n a g e f l o w . T h e r o a d w o r k w i t h i n t h e l a n d s l i d e h a s i n c r e a s e d . E m e r g e n c y c l e a n u p w o r k a t 2 5 t h S t r e e t , B u r m a R o a d r e p a i r s a n d o t h e r r e q u i r e d w o r k h a s b e e n c o m p l e t e d . W i t h t h i s w o r k p l u s t h e w o r k t h a t i s n e e d e d f o r t h e r e m a i n d e r o f t h e f i s c a l y e a r , S t a f f i s r e q u e s t i n g i n c r e a s i n g t h e c o n t r a c t e x p e n d i t u r e a u t h o r i z a t i o n a m o u n t b y $ 6 0 5 , 8 3 0 . T h i s i n c r e a s e w i l l a c c o m m o d a t e b u d g e t e d w o r k t h a t h a s b e e n e n c u m b e r e d i n c l u d i n g p a v i n g a c t i v i t i e s o n P a l o s V e r d e s D r i v e S o u t h i n t h e P o r t u g u e s e B e n d L a n d s l i d e . T h i s a c t i o n w i l l f a c i l i t a t e r o a d w a y r e p a i r s a n d m a i n t e n a n c e w o r k t h a t i s n e e d e d t h r o u g h o u t t h e C i t y f o r t h e r e m a i n d e r o f t h i s f i s c a l y e a r . C O N C L U S I O N A u t h o r i z i n g a n i n c r e a s e i n t h e e x p e n d i t u r e l i m i t t o t h e m a i n t e n a n c e c o n t r a c t w i t h H a r d y & H a r p e r , I n c . , w i l l p r o v i d e S t a f f t h e a b i l i t y t o c o n t i n u e d i r e c t i n g t h e C o n t r a c t o r t o p e r f o r m t h e n e e d e d m a i n t e n a n c e a c t i v i t i e s p r o v i d e d t h r o u g h t h e M a i n t e n a n c e C o n t r a c t a n d a u t h o r i z e d t h r o u g h t h e a p p r o v e d b u d g e t . F I S C A L I M P A C T T h e r e c o m m e n d e d a c t i o n h a s n o f i s c a l i m p a c t . F u n d s a r e b u d g e t e d f o r t h e w o r k t h a t h a s b e e n p e r f o r m e d a n d f o r t h e w o r k t h a t h a s b e e n i d e n t i f i e d a n d i s n o t y e t u n d e r w a y .