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RPVCCA_SR_2011_03_01_06_Chg_Order_KOA_Corp6 - 1 C I T Y O F M E M O R A N D U M R A N C H O P A L O S V E R D E S T O : F R O M : D A T E : S U B J E C T : R E V I E W E D : P r o j e c t M a n a g e r : H O N O R A B L E M A Y O R & C I T Y C O U N C I L M E M B E R ~ L , ~ R A Y H O L L A N D , D I R E C T O R O F P U B L I C W O R ~ ' M A R C H 1 , 2 0 1 1 . A P P R O V E C H A N G E O R D E R · P R O F E S S I O N A L S E R V I C E S C O N T R A C T K O A C O R P O R A T I O N / C B M C O N S U L T I N G C A R O L Y N L E H R , C I T Y M A N A G E R G 9 . - R o n D r a g o o , S e n i o r C i v i l E n g i n e e ~ R E C O M M E N D A T I O N A p p r o v e C h a n g e O r d e r N u m b e r 1 t o t h e c o n t r a c t f o r P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s w i t h K O A C o r p o r a t i o n / C B M C o n s u l t i n g i n c r e a s i n g t h e o r i g i n a l c o n t r a c t i n t h e n o t t o e x c e e d a m o u n t o f $ 2 0 , 0 0 0 f o r P r o j e c t M a n a g e m e n t s e r v i c e s f o r t h e S a n R a m o n C a n y o n S t o r m D r a i n P r o j e c t . B A C K G R O U N D I D I S C U S S I O N S e p t e m b e r 1 , 2 0 0 9 t h e C i t y C o u n c i l a u t h o r i z e d t h e a w a r d o f a c o n t r a c t f o r p r o f e s s i o n a l s e r v i c e s t o K O A C o r p o r a t i o n / C B M C o n s u l t i n g ( C B M ) i n t h e a m o u n t o f $ 6 2 , 0 0 0 f o r P r o j e c t M a n a g e m e n t s e r v i c e s a s s o c i a t e d w i t h t h e S a n R a m o n C a n y o n S t o r m D r a i n P r o j e c t . C B M h a s m a n a g e d k e y p r o j e c t t a s k s s i n c e t h e a w a r d o f t h i s c o n t r a c t i n c l u d i n g : t h e R e q u e s t F o r P r o p o s a l s f o r d e s i g n s e r v i c e s , c o o r d i n a t i o n o f p u b l i c i n f o r m a t i o n m e e t i n g s , d e s i g n o v e r s i g h t , m a n a g i n g t h e s c o p e o f t h e P S R a n d m i n i m i z i n g " s c o p e c r e e p " , m a n a g i n g t h e s c h e d u l e a n d m a n a g i n g t h e p r o j e c t d e s i g n s p e c i f i c t o t h e b u d g e t . T h e a s s i s t a n c e p r o v i d e d b y C B M ' s P r o j e c t M a n a g e m e n t s e r v i c e s c o n t i n u e t o b e v i t a l t o t h e s u c c e s s o f t h e p l a n n i n g a n d d e s i g n p r o c e s s f o r t h i s p r o j e c t ; h o w e v e r w o r k p r o v i d e d t o d a t e h a s e x h a u s t e d a u t h o r i z e d e x p e n d i t u r e l i m i t s . S t a f f i s r e c o m m e n d i n g a p p r o v a l o f C h a n g e O r d e r N u m b e r 1 t o t h e P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s C o n t r a c t i n a n a m o u n t n o t t o e x c e e d $ 2 0 , 0 0 0 . T h i s w i l l a l l o w c o m p l e t i o n o f t h e r e m a i n i n g t a s k s a s s o c i a t e d w i t h t h e P S R a n d t a s k s s p e c i f i c t o d e v e l o p i n g P l a n s S p e c i f i c a t i o n s a n d E s t i m a t e s f o r t h e p r o j e c t d e s i g n . S o m e o f t h e m o r e s i g n i f i c a n t t a s k s S t a f f i s r e q u e s t i n g a s s i s t a n c e w i t h i n c l u d e : a s s i s t i n g S t a f f p r e p a r e f o r t o n i g h t ' s P S R W o r k s h o p , p r e p a r i n g t h e R F P f o r d e s i g n 6 - 2 s e r v i c e s f o r t h e S a n R a m o n C a n y o n D r a i n a g e P r o j e c t , a s s i s t i n g w i t h t h e c o n s u l t a n t t e a m i n t e r v i e w s f o r d e s i g n s e r v i c e s , a n d a s s i s t i n g w i t h p r e p a r a t i o n o f t h e a w a r d o f a P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s C o n t r a c t S t a f f R e p o r t . F u n d s f o r t h i s c h a n g e t o t h e c o n t r a c t a r e a v a i l a b l e i n t h e C i t y ' s W a t e r Q u a l i t y a n d F l o o d P r o t e c t i o n P r o g r a m B u d g e t . C O N C L U S I O N S A d o p t i n g s t a f f ' s r e c o m m e n d a t i o n w i l l a u t h o r i z e a n i n c r e a s e t o t h e b u d g e t w i t h K O A C o r p o r a t i o n / C B M C o n s u l t i n g , f o r a n a m o u n t u p t o $ 2 0 , 0 0 0 . F I S C A L I M P A C T T h e r e i s n o t d i r e c t f i s c a l i m p a c t . F u n d s a r e a v a i l a b l e i n t h e W a t e r Q u a l i t y F l o o d P r o t e c t i o n P r o g r a m . A t t a c h m e n t s : S e p t e m b e r 1 , 2 0 0 9 S t a f f R e p o r t - A w a r d P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s C o n t r a c t 6 - 3 C I T Y O F . , M E M O R A N D U M T O : F R O M : D A T E : S U B J E C T : R E V I E W E D : P r o j e c t M a n a g e r : H O N O R A B L E M A Y O R & C I T Y C O U N C I L M E M B E R S R A Y H O L L A N D , I N T E R I M D I R E C T O R O F P U B L I C W O R K S ~ S E P T E M B E R 1 , 2 0 0 9 A W A R D P R O F E S S I O N A L S E R V I C E S C O N T R A C T W I T H K O A C O R P O R A T I O N / C B M C O N S U L T I N G C A R O L Y N L E H R , C I T Y M A N A G E R c 9 - - . R o n D r a g o o , S e n i o r C i v i l E n g i ~ R E C O M M E N D A T I O N 1 . A w a r d a c o n t r a c t f o r P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s t o K O A C o r p o r a t i o n I C B M C o n s u l t i n g f o r a n a m o u n t u p t o $ 6 2 , 0 0 0 f o r P r o j e c t M a n a g e m e n t s e r v i c e s f o r t h e S a n R a m o n C a n y o n S t o r m D r a i n P r o j e c t . 2 . A u t h o r i z e t h e M a y o r a n d C i t y C l e r k t o e x e c u t e a c o n t r a c t f o r P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s w i t h K O A C o r p o r a t i o n I C B M C o n s u l t i n g f o r a n a m o u n t n o t t o e x c e e d $ 6 2 , 0 0 0 . B A C K G R O U N D I D I S C U S S I O N T h e C i t y o f R a n c h o P a l o s V e r d e s h a s i d e n t i f i e d t h e n e e d t o r e p a i r e x i s t i n g s t o r m d r a i n s a n d t o c o n s t r u c t p r o j e c t s . V o t e r s a p p r o v e d a s t o r m d r a i n u s e r f e e t o p a r t i a l l y f i n a n c e t h e W a t e r Q u a l i t y a n d F l o o d P r o t e c t i o n p r o g r a m o n A u g u s t 3 0 , 2 0 0 5 . T h e C i t y C o u n c i l a l l o c a t e d f u n d s t o k i c k s t a r t t h e p r o g r a m ' s " e a r l y a c t i o n p r o j e c t s " , w h i c h i n c l u d e d u n d e r t a k i n g s t o r m d r a i n r e p a i r s , l i n i n g a n d v a r i o u s c o n s t r u c t i o n p r o j e c t s . T h e C i t y a c q u i r e d t h e T a r r a g o n p r o p e r t y a n d i n s t a l l e d t h e n e w M c C a r r e l l C a n y o n S t o r m D r a i n . I n a c c o r d a n c e w i t h N P D E S r e q u i r e m e n t s , t h e C i t y h a s u n d e r t a k e n e x t e n s i v e v i d e o t a p i n g e f f o r t s t o a s s e s s t h e c o n d i t i o n o f 3 6 i n c h a n d l a r g e r s t o r m d r a i n s . A l l o f t h e l a r g e c a p a c i t y s t o r m d r a i n s h a v e b e e n v i d e o t a p e d o r w a l k e d a n d v i s u a l l y i n s p e c t e d . T h i s p r o c e s s h a s s h o w n t h a t a b o u t 8 0 % o f t h e l a r g e r d i a m e t e r p i p e l i n e s r e q u i r e l i n i n g , r e p a i r , o r r e p l a c e m e n t , w i t h m a n y o f t h e p i p e l i n e s b e i n g i n p o o r e r c o n d i t i o n t h a n p r e v i o u s l y t h o u g h t . W i t h t h i s i n f o r m a t i o n t h e C i t y h a s i n s t i t u t e d a s t o r m d r a i n l i n i n g 6 - 4 p r o g r a m a n d h a s c o m p l e t e d l i n i n g a b o u t 3 1 % o f t h e s t o r m d r a i n s . T h e C i t y h a s a l s o u n d e r t a k e n o t h e r e m e r g e n c y s t o r m d r a i n p r o j e c t s a s d e t a i l e d b e l o w : • M c C a r r e l l C a n y o n I m p r o v e m e n t s - G a b i o n a n d T i m b e r W a l l s • B a y C l u b S t o r m D r a i n R e h a b i l i t a t i o n • B a r k e n t i n e & S e a c o v e C a t c h B a s i n I m p r o v e m e n t s • P V D r i v e S o u t h O u t l e t S t r u c t u r e I m p r o v e m e n t s • P V D r i v e W e s t C a t c h B a s i n I m p r o v e m e n t s • B r o n c o D r i v e S t o r m D r a i n I m p r o v e m e n t s • N o v l e v i e w C a n y o n I n l e t I m p r o v e m e n t s • T a r a p a c a S t o r m D r a i n I m p r o v e m e n t s • P o n t e v e d r a S t o r m D r a i n R e h a b i l i t a t i o n • P V D r i v e S o u t h b e t w e e n C l i p p e r & S e a c o v e S t o r m D r a i n R e h a b i l i t a t i o n • C r e s t t o C r e s t r i d g e S t o r m D r a i n R e h a b i l i t a t i o n • S i l v e r A r r o w t o H a w t h o r n e S t o r m D r a i n R e h a b i l i t a t i o n • M o n t a m a l a g a S t o r m D r a i n R e p a i r s • B a s s w o o d S t o r m D r a i n R e p a i r s • P V D S o u t h / A l t a m u r i a S t o r m D r a i n L i n i n g a n d R e p a i r s P r o j e c t s c u r r e n t l y b e i n g d e s i g n e d i n c l u d e t h e V i c k e r y C a n y o n p r o j e c t s , P V D E a s t S t o r m D r a i n I n l e t s , t h e C a t c h B a s i n F i l t e r P r o j e c t a n d t h e 2 0 0 9 S t o r m D r a i n L i n i n g p r o j e c t , a l l o f w h i c h w i l l b e a d v e r t i s e d l a t e r t h i s y e a r o r e a r l y i n 2 0 1 0 . T h e C i t y ' s n e x t l a r g e e f f o r t p r o j e c t i s u n d e r w a y a s t h e s c o p i n g p r o c e s s b e g i n s f o r t h e S a n R a m o n / 2 5 t h S t r e e t P r o j e c t . A R e q u e s t f o r P r o p o s a l s f o r p r e l i m i n a r y d e s i g n a n d e n v i r o n m e n t a l s e r v i c e s f o r t h e p r o j e c t i s n e e d e d , h o w e v e r c u r r e n t s t a f f i n g l e v e l s a r e i n a d e q u a t e t o a d m i n i s t e r t h i s v e r y d e m a n d i n g p r o j e c t . T o t h a t e n d , S t a f f i s r e c o m m e n d i n g a w a r d i n g a c o n t r a c t f o r P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s t o K O A C o r p o r a t i o n / C B M C o n s u l t i n g t o p r o v i d e t h e P r o j e c t M a n a g e m e n t s e r v i c e s w h i c h a r e n e e d e d t o a c c o m p l i s h t h e w o r k . K O A C o r p o r a t i o n / C B M C o n s u l t i n g h a s p r o f e s s i o n a l s t a f f c u r r e n t l y w o r k i n g w i t h C i t y S t a f f o n a v a r i e t y o f p r o j e c t s . S t a f f i s c o n f i d e n t K O A C o r p o r a t i o n / C B M C o n s u l t i n g w i l l b e a b l e t o p r o v i d e t h e s e r v i c e s r e q u i r e d t o s u c c e s s f u l l y c o m p l e t e t h e p r o j e c t s c o p i n g a n d a s s o c i a t e d P r o j e c t S t u d y R e p o r t w h i c h w i l l b e r e q u i r e d p r i o r t o f i n a l d e s i g n a n d a s o u t s i d e f u n d i n g i s p u r s u e d . C O N C L U S I O N S A d o p t i n g s t a f f ' s r e c o m m e n d a t i o n s w i l l a w a r d a c o n t r a c t f o r p r o f e s s i o n a l s e r v i c e s t o K O A C o r p o r a t i o n / C B M C o n s u l t i n g , f o r a n a m o u n t u p t o $ 6 2 , 0 0 0 , a n d a u t h o r i z e t h e M a y o r a n d C i t y C l e r k t o e x e c u t e t h e c o n t r a c t . F I S C A L I M P A C T F u n d s a r e a v a i l a b l e i n t h e W a t e r Q u a l i t y F l o o d P r o t e c t i o n P r o g r a m f u n d a n d h a v e b e e n i d e n t i f i e d i n t h e F Y 2 0 0 9 / 2 0 1 0 b u d g e t f o r t h i s p u r p o s e . . , A t t a c h m e n t s : A ) B ) P r o p o s a l - K O A C o r p o r a t i o n / C B M C o n S U l t i n g P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s A g r e e m e n t 6 - 5 c K O A C O R P O R A T I O N C B M C o n s u l t i n g A u g u s t 1 2 , 2 0 0 9 R o n D r a g o o S e n i o r E n g i n e e r D e p a r t m e n t o f P u b l i c W o r k s 3 0 9 4 0 H a w t h o r n e B l v d . C i t y o f R a n c h o P a l o s V e r d e s C A 9 0 2 7 5 1 7 6 0 1 S . D e n v e r A v e n u e G a r d e n a . C A 9 0 2 4 8 t : 3 1 0 . 3 2 9 . 0 1 0 2 f : 3 1 0 . 3 2 9 . 1 0 4 1 w w w . k o a c o r p o r a t i o n . c o m R E : P R O P O S A L F O R P R O F E S S I O N A L S E R V I C E S T O P R O V I D E P R O J E C T M A N A G E M E N T O F A P R E L I M I N A R Y D E S I G N F O R T H E S A N R A M O N C A N Y O N D e a r R o n : K O A C o r p o r a t i o n I C B M C o n s u l t i n g , I n c . ( C B M ) i s p l e a s e d t o s u b m i t o u r p r o p o s a l t o p r o v i d e P r o j e c t M a n a g e m e n t , s e r v i c e s f o r t h e c o n c e p t g e n e r a t i o n a n d p r e l i m i n a r y d e s i g n o f S a n R a m o n C a n y o n . T h e s c o p e i s n o t c l e a r l y d e f i n e d , b u t w e h a v e a t t e m p t e d t o c l a r i f y t h i s b y w r i t i n g o u t o u r u n d e r s t a n d i n g o f t h e t a s k s t h a t n e e d t o b e p e r f o r m e d . I f t h i s i s d i f f e r e n t f r o m t h a t w h i c h t h e C i t y h a s i n m i n d , w e a r e o p e n t o m o d i f y i n g o u r p r o p o s a l t o s u i t t h e a c t u a l t a s k s r e q u i r e d . W e a r e c o m m i t t e d t o w o r k i n g s e a m l e s s l y w i t h y o u r s t a f f a n d p r o j e c t t e a m t o e n s u r e t h e s u c c e s s f u l d e l i v e r y o f t h i s p r o j e c t . C B M i s v e r y f a m i l i a r w i t h t h e C i t y o f R a n c h o P a l o s V e r d e s p e r s o n n e l a n d p r o c e d u r e s a n d l o o k f o r w a r d t o c o n t i n u i n g o u r r e l a t i o n s h i p w i t h t h e C i t y . T h a n k y o u f o r t h i s o p p o r t u n i t y t o o f f e r o u r s e r v i c e s t o t h e C i t y o f R a n c h o P a l o s V e r d e s . S h o u l d y o u h a v e q u e s t i o n s d u r i n g t h e s e l e c t i o n p r o c e s s , p l e a s e d o n o t h e s i t a t e t o c o n t a c t m e a t ( 3 1 0 ) 3 2 9 - 0 I 0 2 . R e s p e c t f u l l y , K O A C o r p o r a t i o n l C B M C o n s u l t i n g , I n c . A l a n B r a a t v e d t L O S A N G E L E S O A K L A N D O N T A R I O O R A N G E C O U N T Y C H I . . . . . • . . ' ; 0 6 - 6 " K O A C O R P O R A T I O N . . r C B M C o n s u l t i n g C i t y o f R a n c h o P a l o s V e r d e s " P r o p o s a l f o r P r o p o s a l t o P r o v i d e P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s t o P r o j e c t M a n a g e t h e ' S a n R a m o n C a n y o n C o n c e p t a n d P r e l i m i n a r y D e s i g n S u m m a r y o f P r o j e c t T h e p u r p o s e o f t h e s e r v i c e w h i c h w e a r e p r o p o s i n g i s t o p r o v i d e t h e m a n a g e m e n t s e r v i c e s t o p r o d u c e a v i a b l e p r e l i m i n a r y d e s i g n f o r t h e S a n R a m o n C a n y o n d r a i n a g e p r o b l e m . B y p r o d u c i n g t h i s c l e a r l y d e f i n e d p r e l i m i n a r y d e s i g n , i t w i l l b e p o s s i b l e t o u n d e r s t a n d t h e f u l l s c o p e o f t h e i m p r o v e m e n t s , t h e p o t e n t i a l e n v i r o n m e n t a l p r o b l e m s t h a t w i l l b e f a c e d , t h e c o s t o f t h e p r o j e c t , t h e d e g r e e t o w h i c h i t c a n b e p h a s e d a n d w h e t h e r i t s f e a s i b l e t o " g o i t a l o n e " w i t h o u t t h e C i t y o f L o s A n g e l e s . T h i s p r e l i m i n a r y d e s i g n w i l l g i v e t h e C i t y s o m e t h i n g t a n g i b l e t o u s e f o r f u n d i n g a p p l i c a t i o n s , n e g o t i a t i n g w i t h o t h e r a g e n c i e s a n d a c o n c r e t e s t e p t 9 w a r d s s o l v i n g t h e p r o b l e m s a s s o c i a t e d w i t h t h e c a n y o n . T h e r e i s a s t r o n g l i k e l i h o o d t h a t t h e p r o j e c t c a n b e d e s i g n e d t o C o u n t y s t a n d a r d s , w h i c h w i l l e n a b l e t h e C i t y t o t r a n s f e r t h e d r a i n t o t h e C o u n t y o n c o m p l e t i o n . T h o s e d i s c u s s i o n s w i t h t h e C o u n t y w i l l n o t b e p o s s i b l e w i t h o u t a t a n g i b l e d e s i g n . S c o p e o f S e r v i c e s T h e r e a n u m b e r o f t a s k s t h a t n e e d t o b e c o o r d i n a t e d a n d o r g a n i z e d f o r t h e p r o d u c t i o n o f t h e p r e l i m i n a r y d e s i g n . T h e s e t a s k s i n c l u d e t h e f o l l o w i n g : o M e e t w i t h C i t y g e o t e c h n i c a l c o n s u l t a n t t o c l e a r l y u n d e r s t a n d t h e e x i s t i n g d a t a o f t h e c a n y o n ' s g e o l o g i c a l s t r u c t u r e a n d a b n o r m a l i t i e s a n d t o d i s c u s s p o s s i b l e s c o p e o f t h e d e s i g n . T h i s w i l l g i v e t h e C i t y a g o o d i d e a o f t h e m a g n i t u d e o f a d d i t i o n a l e x p l o r a t i o n t h a t c o u l d b e r e q u i r e d . o D e v e l o p a c o n c e p t d e s i g n R F P w h i c h s p e l l s o u t t h e s c o p e o f w o r k a s c l e a r l y a s p o s s i b l e . I t i s l i k e l y t h a t t h e c o n c e p t p l a n n i n g w o r k w i l l b e p h a s e d w i t h n u m e r o u s " h o l d p o i n t s " a l o n g t h e w a y t o p r e v e n t t o o m u c h t i m e a n d e f f o r t b e i n g s p e n t i n a n y d i r e c t i o n b e f o r e t h e p r o s a n d c o n s a r e f u l l y u n d e r s t o o d . W e d o n o t e n v i s i o n m u c h g e o l o g i c a l i n v e s t i g a t i o n a t t h i s s t a g e , h o w e v e r w o u l d e x p e c t t h e d e s i g n e r t o i n c l u d e a g e o t e c h n i c a l c o n s u l t a n t t o p r o v e c o n c e p t s . o S o l i c i t p r o p o s a l s f r o m a n u m b e r o f s t o r m - d r a i n d e s i g n e r s w i t h a d e q u a t e r e l e v a n t e x p e r i e n c e . E v a l u a t e t h e p r o p o s a l s a n d c o n d u c t i n t e r v i e w s w i t h c a n d i d a t e s f r o m a " s h o r t l i s t " . O b t a i n C i t y C o u n c i l a p p r o v a l a n d a w a r d t h e p r o j e c t . o D e v e l o p a s c h e d u l e w i t h r e a l i s t i c g o a l s a n d s e t u p t h e c r i t e r i a f o r e v a l u a t i o n o f i d e a s , i n c l u d i n g d e c i s i o n s o n t h e m e m b e r s o f t h e e v a l u a t i o n p a n e l . D r i v e t h e s c h e d u l e t h r o u g h s p e c i f i c m i l e s t o n e s a n d d e l i v e r a b l e s . o C o n d u c t r e p o r t b a c k m e e t i n g s w i t h t h e L o s A n g e l e s C o u n t y a n d t h e C i t y o f L o s A n g e l e s . P r e s e n t i d e a s t o t h e C i t y C o u n c i l t o e n s u r e t h e i r b u y - i n t o t h e p r o j e c t a n d t o p r o v i d e t h e m w i t h t h e t o o l s t o s o l i c i t i n t e r e s t i n t h e p r o j e c t f r o m t h e i r c o u n t e r p a r t s i n L o s A n g e l e s , t h e C o u n t y a n d a n y o t h e r i n t e r e s t g r o u p t h a t c o u l d h e l p g e t f u n d i n g f o r t h e p r o j e c t . C h : y o f R a n c h o P : l l o s V e r d e s S a n R a m o n C a n y o n 2 8 / 1 ' } / 2 . 0 0 9 6 - 7 P I K O A C O R P O R A T I O N _ _ I D a I : ! I L . Z . " , " U . _ _ W l . C B M C o n s u l t i n g . , o D e v e l o p a n R F P f o r t h e s e r v i c e s o f a n e n v i r o n m e n t a l c o n s u l t a n t t o w o r k i n d e p e n d e n t l y o f t h e d e s i g n e r . T h e s c o p e o f t h i s c o n s u l t a n t w i l l i n c l u d e i d e n t i f y i n g w h i c h a g e n c i e s w i l l r e q u i r e p e r m i t t i n g a n d w h a t t h e i r r e s p e c t i v e a r e a s o f c o n c e r n a r e . C o n d u c t i n i t i a l i n v e s t i g a t i o n s w i t h t h e r e s p e c t i v e a g e n c i e s t o i d e n t i f y p o t e n t i a l o b s t a c l e s f o r t h e p r o j e c t . T h e c o n s u l t a n t w i l l a l s o i d e n t i f y p o t e n t i a l m i t i g a t i o n s i t e s . w h i c h m a y b e i n a n o t h e r l o c a t i o n . o S o l i c i t p r o p o s a l s f r o m a n u m b e r o f e n v i r o n m e n t a l c o n s u l t a n t s w i t h a d e q u a t e r e l e v a n t e x p e r i e n c e . E v a l u a t e t h e p r o p o s a l s a n d c o n d u c t i n t e r v i e w s w i t h c a n d i d a t e s f r o m a " s h o r t l i s t " . O b t a i n C i t y C o u n c i l a p p r o v a l a n d a w a r d t h e p r o j e c t . o E s t a b l i s h a b u d g e t f o r t h e w h o l e p r o j e c t a n d c l o s e l y m o n i t o r e x p e n d i t u r e a n d d o c u m e n t p r o g r e s s t h r o u g h o u t t h e p r o c e s s . o C o l l e c t t o g e t h e r a l l d e l i v e r a b l e s i n a f o r m a t t h a t c a n e a s i l y b e p i c k e d u p a n d u s e d f o r a f i n a l d e s i g n a t t h e a p p r o p r i a t e t i m e . T h i s w i l l i n c l u d e e n s u r i n g t h a t t h e C i t y h a s a l l t h e r e l e v a n t i n f o r m a t i o n t h a t c a n b e u s e d , s h o u l d i t b e d e c i d e d a t t h a t t i m e t o g o w i t h a n a l t e r n a t i v e d e s i g n t e a m . o W r i t e a f i n a l r e p o r t a n d r e c o m m e n d a t i o n s o n c o n c l u s i o n o f t h e " P r e l i m i n a r y D e s i g n " p h a s e a n d m a k e a p r e s e n t a t i o n t o C i t y C o u n c i l . C o s t o f S e r v i c e W e e s t i m a t e t h a t t h e w h o l e p r o c e s s w o u l d l a s t f o r a b o u t 9 - m o n t h s ( 4 0 - w e e k s ) u s i n g a n a v e r a g e o f a b o u t I I h o u r s a w e e k . I f y o u d e c i d e t o u s e o u r s e r v i c e s . w e p r o p o s e t o u s e A l a n B r a a t v e d t o n t h i s p r o j e c t a t t h e h o u r l y r a t e o f $ 1 3 5 / h r . T h e b u d g e t c o s t f o r t h i s s e r v i c e w o u l d t h e r e f o r e b e $ 5 9 , 4 0 0 E x p e n s e s P r o j e c t e x p e n s e s a r e b i l l e d a t c o s t p l u s 1 0 % . P r o j e c t e x p e n s e s i n c l u d e : N o n - c o m m u t e r a u t o m o b i l e m i l e a g e ( $ 0 . 5 8 5 p e r m i l e ) , p o s t a g e a n d s p e c i a l c o u r i e r e x p e n s e s . s u b s i s t e n c e , r e p r o d u c t i o n , p r o j e c t r e l a t e d t e l e p h o n e , s u b c o n t r a c t o r s e r v i c e s a n d o t h e r d i r e c t p r o j e c t e x p e n s e s a s r e q u e s t e d b y t h e c l i e n t . S h o u l d t h e c l i e n t d e s i r e , p h o n e a n d m i l e a g e m a y b e i n c l u d e d i n a n h o u r l y r a t e , w h i c h s h a l l b e n e g o t i a t e d a n d s l i g h t l y h i g h e r t h a n t h e b i l l a b l e r a t e s i n d i c a t e d a b o v e . N o t t o e x c e e d $ 2 , 6 0 0 I f t h e w o r k i s n o t a u t h o r i z e d i n 3 0 d a y s , i f c h a n g e s o c c u r i n t h e w o r k s c o p e o r l e v e l o f e f f o r t , o r i f o u r w o r k i s s u s p e n d e d f o r m o r e t h a n 1 8 0 d a y s d u e t o a n y c i r c u m s t a n c e s b e y o n d K O A - C B M ' s c o n t r o l , w e r e s e r v e t h e r i g h t t o r e v i s e t h e w o r k s c o p e , b u d g e t a n d s c h e d u l e t o r e f l e c t c u r r e n t c o n d i t i o n s . S u c h r e v i s i o n s w i l l b e e f f e c t e d t h r o u g h m u t u a l l y a g r e e d u p o n a m e n d m e n t s o r m o d i f i c a t i o n s t o t h i s a g r e e m e n t . T h e p r o p o s a l i s v a l i d f o r 3 0 d a y s a n d i s s u b j e c t t o a 5 % a n n u a l a d j u s t m e n t . I n v o i c i n g I n v o i c e s w i l l b e s u b m i t t e d m o n t h l y , b a s e d u p o n o u r e s t i m a t e d p e r c e n t a g e o f c o m p l e t i o n . A c c o u n t s a r e p a s t d u e a f t e r 3 0 d a y s . A l l w o r k w i l l b e i m m e d i a t e l y s t o p p e d i f a n y i n v o i c e i s u n p a i d f o r 6 0 d a y s o r m o r e , a n d s u c h d e l i n q u e n t i n v o i c e p a y m e n t s m a y b e s u b j e c t t o a l a t e p a y m e n t p e n a l t y o f 1 . 5 p e r c e n t p e r m o n t h a n d / o r t u r n e d o v e r t o a c o l l e c t i o n s a g e n c y a t o u r d i s c r e t i o n . C i t y o f R a n c h c P i \ l c ~ V C I d e s S ? n R a m e n C a n y o n 1 " · , . . . 1 " 1 . ' . . . . " ' ) 9 6 - 8 " K O A C O R P O R A T I O N C B M C o n s u l t i n g T e r m i n a t i o n . . , T h e C l i e n t o r K O A - C B M m a y t e r m i n a t e t h i s a g r e e m e n t b y g i v i n g t h e o t h e r p a r t y t e n d a y s w r i t t e n n o t i c e o f s u c h t e r m i n a t i o n . K O A - C B M s h a l l r e c e i v e f e e p a y m e n t s f r o m t h e C l i e n t p r o p o r t i o n a t e t o t h e s e r v i c e s c o m p l e t e d a s o f t h e d a t e o f t e r m i n a t i o n . T h e C l i e n t w i l l b e e n t i t l e d t o r e c e i v e d e l i v e r a b l e s a t t h e l e v e l o f c o m p l e t i o n r e l a t i v e t o t h e f e e p a y m e n t s r e c e i v e d b y K O A - C B M . A l l o u t s t a n d i n g v a l i d i n v o i c e s s h a l l b e p a i d t o K O A - C B M . I n s u r a n c e K O A - C B M i s f u l l y a b l e t o m e e t t h e i n s u r a n c e r e q u i r e m e n t s o f t h i s p r o j e c t . T h e f i r m h a s c o v e r a g e i n t h e f o l l o w i n g a r e a s : P r o f e s s i o n a l L i a b i l i t y ( $ 1 m i l l i o n p e r c l a i m , $ 2 m i l l i o n a g g r e g a t e ) , A u t o m o b i l e L i a b i l i t y ( $ 2 m i l l i o n ) a n d G e n e r a l L i a b i l i t y ( $ 5 m i l l i o n ) . O l l r W o r k e r ' s C o m p e n s a t i o n c o v e r a g e m e e t s t h e i n s u r a n c e r e q u i r e m e n t s o f C a l i f o r n i a S t a t e l a w . I n d e m n i f i c a t i o n K O A - C B M a n d t h e C l i e n t m u t u a l l y a g r e e t o t h e f u l l e s t e x t e n t p e r m i t t e d b y l a w , t o i n d e m n i f y a n d h o l d e a c h o t h e r h a r m l e s s f r o m a n y a n d a l l d a m a g e , l i a b i l i t y o r c o s t , i n c l u d i n g r e a s o n a b l e a t t o r n e y ' s f e e s a n d c o s t o f d e f e n s e a r i s i n g f r o m t h e i r o w n n e g l i g e n t a c t s , e r r o r s , a n d o m i s s i o n s i n t h e p e r f o r m a n c e o f t h e i r s ~ r v i c e s u n d e r t h i s a g r e e m e n t . t o t h e e x t e n t t h a t e a c h p a r t y i s r e s p o n s i b l e f o r s u c h d a m a g e s , l i a b i l i t i e s , a n d c o s t s o n a c o m p a r a t i v e b a s i s o f f a u l t . C i t y o f P . a n c h o P a l o s V c : r d e s S a n R a r n o n C a n y o n 4 . ) 9 6 - 9 R a t e S h e e t - C i t y o f R a n c h o P a l o s V e r d e s R A T E S R A T E S P R O F E S S I O N A L E N G I N E E R I N G & M A N A G E M E N T S E R V I C E S H O U R L Y B I L L I N G R A T E o P r i n c i p a J - l n - C h a r g e / P r o g r a m D i r e c t o r $ 1 5 5 . 0 0 o Q A J Q C M a n a g e r 1 3 0 . 0 0 o S e n i o r E n g i n e e r 1 3 5 . 0 0 o S e n i o r P r o j e c t M a n a g e r 1 3 5 . 0 0 o C o n s t r u c t i o n M a n a g e r 1 3 0 . 0 0 o T r a f f i c E n g i n e e r 1 5 0 . 0 0 o P r o j e c t M a n a g e r 1 2 0 . 0 0 o R e s i d e n t E n g i n e e r 1 2 0 . 0 0 o P r o j e c t E n g i n e e r 1 2 0 . 0 0 o A s s i s t a n t C o n s t r u c t i o n M a n a g e r 1 1 0 . 0 0 o O f f i c e E n g i n e e r 1 1 0 . 0 0 o D e s i g n E n g i n e e r : 1 1 0 . 0 0 o A s s i s t a n t P r o j e c t M a n a g e r 1 0 0 . 0 0 o A s s o c i a t e E n g i n e e r 1 0 0 . 0 0 o P r o j e c t C o n t r o l s 1 0 0 . 0 0 o S e n i o r C o n s t r u c t i o n O b s e r v e r 9 0 . 0 0 o C o n s t r u c t i o n O b s e r v e r 8 5 . 0 0 o P u b l i c W o r k s I n s p e c t o r 8 0 . 0 0 o C A D T e c h n i c i a n 7 5 . 0 0 o T e c h n i c i a n 7 0 . 0 0 o - A d m i n i s t r a t i v e & C l e r i c a l S u p p o r t 6 5 . 0 0 T h e r a t e s s h o w n a b o v e m a y b e n e g o t i a b l e f o r l o n g - t e r m . m u l t i - c l a s s i f i c a t i o n c o n t r a c t s a n d / o r a s s i g n m e n t s t h a t u t i l i z e f u l l - t i m e s t a f f e x c l u s i v e l y a t t h e C l i e n t ' s o f f i c e s o r p r o j e c t s i t e . E X P E N S E S P r o j e c t e x p e n s e s a r e b i l l e d a t c o s t p l u s 1 0 % . P r o j e c t e x p e n s e s i n c l u d e : N o n - c o m m u t e r a u t o m o b i l e m i l e a g e ( $ 0 . 5 8 5 p e r m i l e ) , p o s t a g e a n d s p e c i a l c o u r i e r e x p e n s e s , s u b s i s t e n c e , r e p r o d u c t i o n , p r o j e c t r e l a t e d t e l e p h o n e , s u b c o n t r a c t o r s e r v i c e s a n d o t h e r d i r e c t p r o j e c t e x p e n s e s a s r e q u e s t e d b y t h e c l i e n t . S h o u l d t h e c l i e n t d e s i r e , p h o n e a n d m i l e a g e m a y b e i n c l u d e d i n a n h o u r l y r a t e , w h i c h s h a l l b e n e g o t i a t e d a n d s l i g h t l y h i g h e r t h a n t h e b i l l a b l e r a t e s i n d i c a t e d a b o v e . N O N - S O L I C I T A T I O N B y a c c e p t i n g t h i s p r o p o s a l , C l i e n t a g r e e s n o t t o s o l i c i t C B M C o n s u l t i n g . I n c . ' s e m p l o y e e s f o r d i r e c t e m p l o y m e n t w i t h c l i e n t w i t h o u t t h e e x p l i c i t w r i t t e n a p p r o v a l o f t h e C B M C o n s u l t i n g , I n c , f o r a p e r i o d o f t w o y e a r s f o l l O W i n g e m p l o y e e ' s t e r m i n a t i o n o f e m p l o y m e n t w i t h C B M C o n s u l t i n g , I n c . S h o u l d c l i e n t d e s i r e t o a r r a n g e f o r d i r e c t e m p l o y m e n t o f C B M C o n s u l t i n g , I n c . o s e m p l o y m e n t . a n e q u i t a b l e f e e w i l l b e a g r e e d t o b y a n d b e t w e e n C B M C o n s u l t i n g , I n c . a n d c l i e n t f o r C B M ' s c o s t s f o r r e c r u i t m e n t , t r a i n i n g o v e r h e a d a n d o t h e r c o s t s a s s o c i a t e d w i t h e m p l o y e e t u r n o v e r . R a t e s a r e s u b j e c t t o c h a n g e . S t a n d a r d a d j u s t m e n t p e r i o d s a r e s e m i - a n n u a l l y o n t h e I " o f j a n u a r y a n d t h e I " o f j u n e . J u l y 1 , 2 0 0 9 6 - 1 0 P R O F E S S I O N A L S E R V I C E S A G R E E M E N T T H I S P R O F F E S S I O N A L S E R V I C E S A G R E E M E N T ( " A g r e e m e n t " ) i s m a d e a n d . , e n t e r e d i n t o t h i s 1 s t d a y o f A u g u s t , b y a n d b e t w e e n t h e C I T Y O F R A N C H O P A L O S V E R D E S h e r e i n a f t e r r e f e r r e d t o a s " C I T Y " , a n d K O A C o r p o r a t i o n / C B M C o n s u l t i n g h e r e a f t e r r e f e r r e d t o a s " C O N S U L T A N T " . I N C O N S I D E R A T I O N o f t h e c o v e n a n t s h e r e i n a f t e r s e t f o r t h , t h e p a r t i e s h e r e t o m u t u a l l y a g r e e a s f o l l o w s : A R T I C L E 1 S C O P E O F S E R V I C E S 1 . 1 P r o j e c t D e s c r i p t i o n T h e P r o j e c t i s d e s c r i b e d a s f o l l o w s : P r o v i d e P r o j e c t M a n a g e m e n t S e r v i c e s f o r t h e S a n R a m o n / 2 5 t h S t r e e t P r o j e c t i n t h e C i t y ' s W a t e r Q u a l i t y F l o o d P r o t e c t i o n P r o g r a m . 1 . 2 D e s c r i p t i o n o f S e r v i c e s C O N S U l T A N T s h a l l p e r f o r m p r o j e c t m a n a g e m e n t s e r v i c e s i n c l u d i n g p r o j e c t s c o p i n g , e n g i n e e r i n g , e n v i r o n m e n t a l a n d p r o j e c t o v e r s i g h t i n c l u d i n g a d m i n i s t r a t i o n s e r v i c e s a s d e s c r i b e d i n t h e a t t a c h e d P r o p o s a l ( E x h i b i t A ) t h a t i s i n c o r p o r a t e d b y t h i s r e f e r e n c e . 1 . 3 S c h e d u l e o f W o r k U p o n r e c e i p t o f w r i t t e n N o t i c e t o P r o c e e d f r o m C I T Y , C O N S U L T A N T s h a l l p e r f o r m w i t h d u e d i l i g e n c e t h e s e r v i c e s i n c l u d e d i n E x h i b i t A . N o w o r k s h a l l b e d o n e o n a n y i t e m o f E x h i b i t A f o r w h i c h C O N S U L T A N T h a s n o t r e c e i v e d a w r i t t e n N o t i c e t o P r o c e e d . C O N S U L T A N T s h a l l p e r f o r m a l l s e r v i c e s u n d e r t h i s A g r e e m e n t i n a t i m e l y m a n n e r c o n s i s t e n t w i t h i n d u s t r y s t a n d a r d s f o r p r o f e s s i o n a l s k i l l a n d c a r e . C O N S U L T A N T s h a l l n o t b e r e s p o n s i b l e f o r d e l a y , n o r s h a l l C O N S U L T A N T b e r e s p o n s i b l e f o r d a m a g e s o r b e i n d e f a u l t o r d e e m e d t o b e i n d e f a u l t b y r e a s o n o f s t r i k e s , l o c k o u t s , a c c i d e n t s , o r a c t s o f G o d , o r t h e f a i l u r e o f C I T Y t o f u r n i s h t i m e l y i n f o r m a t i o n o r t o a p p r o v e o r d i s a p p r o v e C O N S U L T A N T ' S w o r k p r o m p t l y , o r d e l a y o r f a u l t y p e r f o r m a n c e b y C I T Y , o t h e r c o n s u l t a n t s / c o n t r a c t o r s , o r g o v e r n m e n t a l a g e n c i e s , o r a n y o t h e r d e l a y s b e y o n d C O N S U L T A N T ' S c o n t r o l o r w i t h o u t C O N S U L T A N T ' S f a u l t . A R T I C L E 2 C O M P E N S A T I O N 2 . 1 F e e ( a ) C I T Y a g r e e s t o c o m p e n s a t e C O N S U L T A N T a n o t t o e x c e e d a m o u n t o f $ 6 2 , 0 0 0 f o r s e r v i c e s a s d e s c r i b e d i n A R T I C L E 1 . P a g e 1 O f 8 6 - 1 1 ( b ) C I T Y m a y r e q u e s t a d d i t i o n a l s p e c i f i e d w o r k u n d e r t h i s a g r e e m e n t . A l l s u c h w o r k m u s t b e a u t h o r i z e d i n w r i t i n g b y t h e D i r e c t o r o f P u b l i c W o r k s p r i o r t o c o m m e n c e m e n t . . , ( c ) C O N S U L T A N T S f i n a l i n v o i c e m u s t b e s u b m i t t e d w i t h i n 3 0 d a y s o f c o m p l e t i o n o f t h e s t a t e d s c o p e o f s e r v i c e s . . 2 . 2 P a y m e n t A d d r e s s A l l p a y m e n t s d u e C O N S U L T A N T s h a l l b e p a i d t o : K O A C o r p o r a t i o n / C B M C o n s u l t i n g 1 7 6 0 1 S o u t h D e n v e r A v e n u e G a r d e n a , C A 9 0 2 7 8 2 . 3 T e r m s o f C o m p e n s a t i o n C O N S U L T A N T w i l l s u b m i t i n v o i c e s m o n t h l y f o r t h e p e r c e n t a g e o f w o r k c o m p l e t e d i n t h e p r e v i o u s m o n t h . C I T Y a g r e e s t o a u t h o r i z e p a y m e n t f o r a l l u n d i s p u t e d i n v o i c e a m o u n t s w i t h i n t h i r t y ( 3 0 ) d a y s o f r e c e i p t o f t h e i n v o i c e . C I T Y a g r e e s t o u s e i t s b e s t e f f o r t s t o n o t i f y C O N S U L T A N T o f a n y d i s p u t e d i n v o i c e a m o u n t s o r c l a i m e d c o m p l e t i o n p e r c e n t a g e s w i t h i n t e n ( 1 0 ) d a y s o f t h e r e c e i p t o f e a c h i n v o i c e . H o w e v e r , C I T Y ' s f a i l u r e t o t i m e l y - n o t i f y C O N S U L T A N T o f a d i s p u t e d a m o u n t o f c l a i m e d c o m p l e t i o n p e r c e n t a g e s h a l l n o t b e d e e m e d a w a i v e r o f C I T Y ' s r i g h t t o c h a l l e n g e s u c h a m o u n t o r p e r c e n t a g e . A d d i t i o n a l l y , i n t h e e v e n t C I T Y f a i l s t o p a y a n y u n d i s p u t e d a m o u n t s d u e C O N S U L T A N T w i t h i n f o r t y - f i v e ( 4 5 ) d a y s a f t e r i n v o i c e s a r e r e c e i v e d b y C I T Y t h e n C I T Y a g r e e s t h a t C O N S U L T A N T s h a l l h a v e t h e r i g h t t o c o n s i d e r s a i d d e f a u l t a t o t a l b r e a c h o f t h i s A g r e e m e n t a n d b e t e r m i n a t e d b y C O N S U L T A N T w i t h o u t l i a b i l i t y t o C O N S U L T A N T u p o n t e n ( 1 0 ) w o r k i n g d a y s a d v a n c e w r i t t e n n o t i c e . 2 . 4 A d d i t i o n a l S e r v i c e s C I T Y m a y r e q u e s t i n w r i t i n g t h a t C O N S U L T A N T p e r f o r m a d d i t i o n a l s e r v i c e s n o t c o v e r e d b y t h e s p e c i f i c S c o p e o f W o r k s e t f o r t h i n t h i s A g r e e m e n t , a n d C O N S U L T A N T s h a l l p e r f o r m s u c h s e r v i c e s a n d w i l l b e p a i d f o r s u c h a d d i t i o n a l s e r v i c e s i n a c c o r d a n c e w i t h C O N S U L A T N T ' S S c h e d u l e o f H o u r l y R a t e s a t t a c h e d h e r e t o a s E x h i b i t A a n d i n c o r p o r a t e d h e r e i n b y r e f e r e n c e . T h e s c h e d u l e o f h o u r l y r a t e s s h a l l b e i n e f f e c t t h r o u g h t h e e n d o f t h i s A g r e e m e n t o r J u n e 3 0 , 2 0 1 1 w h i c h e v e r o c c u r s f i r s t . 2 . 5 T e r m o f A g r e e m e n t : T h i s A g r e e m e n t s h a l l c o m m e n c e o n t h e d a y i t i s e x e c u t e d a n d s h a l l t e r m i n a t e a s s p e c i f i e d i n A r t i c l e 2 . 4 . C e r t i f i c a t e s o f I n s u r a n c e m u s t b e c u r r e n t o n t h e d a y t h i s A g r e e m e n t c o m m e n c e s a n d , i f s c h e d u l e d t o l a p s e p r i o r t o t h e t e r m i n a t i o n d a t e , m u s t b e u p d a t e d b e f o r e f i n a l p a y m e n t i s m a d e t o C O N S U L T A N T . A R T I C L E 3 P a g e 2 O f 8 6 - 1 2 3 . 1 I N D E M N I F I C A T I O N A N D I N S U R A N C E I n d e m n i f i c a t i o n " C O N S U L T A N T w i l l d e f e n d , i n d e m n i f y a n d h o l d h a r m l e s s C I T Y , i t s B o a r d s a n d i t s o f f i c e r s , e m p l o y e e s a n d a g e n t s ( c o l l e c t i v e l y " C I T Y " ) , a g a i n s t a n y c l a i m , l o s s o r l i a b i l i t y t h a t a r i s e s b e c a u s e o f t h e s o l e o r p r i m a r y n e g l i g e n c e o r w i l l f u l m i s c o n d u c t o f C O N S U L T A N T , i t s a g e n t s , o f f i c e r s , d i r e c t o r s o r e m p l o y e e s , i n p e r f o r m i n g a n y o f t h e s e r v i c e s u n d e r t h i s A g r e e m e n t . C O N S U L T A N T s h a l l d e f e n d t h e C I T Y i n a n y a c t i o n o r a c t i o n s f i l e d i n c o n n e c t i o n w i t h a n y s u c h c l a i m s w i t h c o u n s e l o f C I T Y ' s c h o i c e , a n d C O N S U L T A N T s h a l l p a y a l l c o s t s a n d e x p e n s e s , i n c l u d i n g a c t u a l a t t o r n e y s ' f e e s i n c u r r e d i n c o n n e c t i o n w i t h s u c h d e f e n s e . 3 . 2 G e n e r a l L i a b i l i t y C O N S U L T A N T s h a l l a t a l l t i m e s d u r i n g t h e t e r m o f t h e A g r e e m e n t c a r r y , m a i n t a i n , a n d k e e p i n f u l l f o r c e a n d e f f e c t , a p o l i c y o r p o l i c i e s o f C o m m e r c i a l G e n e r a l L i a b i l i t y I n s u r a n c e , w i t h m i n i m u m l i m i t s o f O n e M i l l i o n ( $ 1 , 0 0 0 , 0 0 0 ) D o l l a r s f o r e a c h o c c u r r e n c e a n d i n t h e a g g r e g a t e , c o m b i n e d s i n g l e l i m i t , a g a i n s t a n y p e r s o n a l i n j u r y , d e a t h , l o s s o r d a m a g e r e S U l t i n g f r o m t h e w r o n g f u l o r n e g l i g e n t a c t s b y C O N S U L T A N T . S a i d p o l i c y o r p o l i c i e s s h a l l b e i s s u e d b y a n i n s u r e r a d m i t t e d t o d o b u s i n e s s i n t h e S t a t e o f C a l i f o r n i a a n d r a t e d i n B e s t ' s I n s u r a n c e G u i d e w i t h a r a t i n g o f A - V n o r b e t t e r . 3 . 3 P r o f e s s i o n a l L i a b i l i t y C O N S U L T A N T s h a l l a t a l l t i m e s d u r i n g t h e t e r m o f t h i s A g r e e m e n t , c a r r y , m a i n t a i n , a n d k e e p i n f u l l f o r c e a n d e f f e c t a p o l i c y o r p o l i c i e s o f p r o f e s s i o n a l l i a b i l i t y i n s u r a n c e w i t h a m i n i m u m l i m i t o f o n e m i l l i o n ( $ 1 , 0 0 0 , 0 0 0 ) d o l l a r s . S a i d p o l i c y o r p o l i c i e s s h a l l b e i s s u e d b y a n i n s u r e r a d m i t t e d t o d o b u s i n e s s i n t h e S t a t e o f C a l i f o r n i a a n d r a t e d i n B e s t ' s I n s u r a n c e G u i d e w i t h a r a t i n g o f A - V n o r b e t t e r . 3 . 4 W o r k e r ' s C o m p e n s a t i o n C O N S U L T A N T a g r e e s t o m a i n t a i n i n f o r c e a t a l l t i m e s d u r i n g t h e p e r f o r m a n c e o f w o r k u n d e r t h i s A g r e e m e n t w o r k e r ' s c o m p e n s a t i o n i n s u r a n c e a s r e q U i r e d b y t h e l a w . C O N S U L T A N T s h a l l r e q u i r e a n y s u b c o n t r a c t o r s i m i l a r l y t o p r o v i d e s u c h c o m p e n s a t i o n i n s u r a n c e f o r t h e i r r e s p e c t i v e e m p l o y e e s . 3 . 5 N o t i c e o f C a n c e l l a t i o n A . A l l i n s u r a n c e p o l i c i e s s h a l l p r o v i d e t h a t t h e i n s u r a n c e c o v e r a g e s h a l l n o t b e c a n c e l e d b y t h e i n s u r a n c e c a r r i e r w i t h o u t t h i r t y ( 3 0 ) d a y s p r i o r w r i t t e n n o t i c e t o C I T Y . C O N S U L T A N T a g r e e s t h a t i t w i l l n o t c a n c e l o r r e d u c e s a i d i n s u r a n c e c o v e r a g e . B . C O N S U L T A N T a g r e e s t h a t i f i t d o e s n o t k e e p t h e a f o r e s a i d i n s u r a n c e i n f u l l f o r c e a n d e f f e c t , C I T Y m a y e i t h e r i m m e d i a t e l y t e r m i n a t e t h i s A g r e e m e n t o r , i f i n s u r a n c e i s a v a i l a b l e a t a r e a s o n a b l e c o s t , C I T Y m a y t a k e o u t t h e n e c e s s a r y i n s u r a n c e a n d p a y , a t C O N S U L T A N T ' S e x p e n s e , t h e p r e m i u m t h e r e o n . P a g e 3 O f 8 6 - 1 3 3 . 6 C e r t i f i c a t e o f I n s u r a n c e A t a l l t i m e s d u r i n g t h e t e r m o f t h i s A g r e e m e n t , C O N S U L T A N T s h a l l m a i n t a i n . . < o n f i l e w i t h t h e C I T Y C l e r k a c e r t i f i c a t e o f i n s u r a n c e s h o w i n g t h a t t h e a f o r e s a i d p o l i c i e s a r e i n e f f e c t i n t h e r e q u i r e d a m o u n t s . T h e c o m m e r c i a l g e n e r a l l i a b i l i t y s h a l l c o n t a i n e n d o r s e m e n t s n a m i n g t h e C I T Y , i t s o f f i c e r s , a g e n t s a n d e m p l o y e e s a s a d d i t i o n a l i n s u r e d . 3 . 7 P r i m a r y C o v e r a g e T h e c o m m e r c i a l g e n e r a l l i a b i l i t y i n s u r a n c e p r o v i d e d b y C O N S U L T A N T s h a l l b e p r i m a r y t o a n y c o v e r a g e a v a i l a b l e t o c i t y . T h e i n s u r a n c e p o l i c i e s ( o t h e r t h a n w o r k e r s ' c o m p e n s a t i o n a n d p r o f e s s i o n a l l i a b i l i t y ) s h a l l i n c l u d e p r o v i s i o n s f o r w a i v e r o f s u b r o g a t i o n . A R T I C L E 4 T E R M I N A T I O N 4 . 1 T e r m i n a t i o n o f A g r e e m e n t ( a ) T h i s A g r e e m e n t m a y b e t e r m i n a t e d a t a n y t i m e , w i t h o r w i t h o u t c a u s e , b y e i t h e r p a r t y u p o n s i x t y ( 6 0 ) d a y s p r i o r w r i t t e n n o t i c e . N o t i c e s h a l l b e d e e m e d s e r v e d u p o n d e p o s i t i n t h e U n i t e d S t a t e s M a i l o f a c e r t i f i e d o r r e g i s t e r e d l e t t e r , p o s t a g e p r e p a i d , r e t u r n r e c e i p t r e q u e s t e d , a d d r e s s e d t o t h e o t h e r p a r t y , o r u p o n p e r s o n a l s e r v i c e o f s u c h n o t i c e t o t h e o t h e r p a r t y , a t t h e a d d r e s s s e t f o r t h i n A r t i c l e 6 . 1 1 . ( b ) I n t h e e v e n t o f t e r m i n a t i o n o r c a n c e l l a t i o n o f t h i s A g r e e m e n t b y C O N S U L T A N T o r C I T Y , d u e t o n o f a u l t o r f a i l u r e o f p e r f o r m a n c e b y C O N S U L T A N T , C O N S U L T A N T s h a l l b e p a i d c o m p e n s a t i o n f o r a l l s e r v i c e s p e r f o r m e d b y C O N S U L T A N T , i n a n a m o u n t t o b e d e t e r m i n e d a s f o l l o w s : f o r w o r k d o n e i n a c c o r d a n c e w i t h a l l o f t h e t e r m s a n d p r o v i s i o n s o f t h i s A g r e e m e n t , C O N S U L T A N T s h a l l b e p a i d a n a m o u n t e q u a l t o t h e p e r c e n t a g e o f s e r v i c e s p e r f o r m e d p r i o r t o t h e e f f e c t i v e d a t e o f t e r m i n a t i o n o r c a n c e l l a t i o n i n a c c o r d a n c e w i t h t h e w o r k i t e m s ; p r o v i d e d , i n n o e v e n t s h a l l t h e a m o u n t o f m o n e y p a i d u n d e r t h e f o r e g o i n g p r o v i s i o n s o f t h i s p a r a g r a p h e x c e e d t h e a m o u n t w h i c h w o u l d h a v e b e e n p a i d t o C O N S U L T A N T f o r t h e f u l l p e r f o r m a n c e o f t h e s e r v i c e s d e s c r i b e d i n A r t i c l e 2 . 1 . A R T I C L E 5 O W N E R S H I P O F D O C U M E N T S 5 . 1 O w n e r s h i p o f D o c u m e n t s a n d W o r k P r o d u c t A l l p l a n s , s p e c i f i c a t i o n s , r e p o r t s a n d o t h e r d e s i g n d o c u m e n t s p r e p a r e d b y C O N S U L T A N T p u r s u a n t t o t h i s A g r e e m e n t a r e i n s t r u m e n t s o f s e r v i c e w h i c h s h a l l b e d e e m e d t h e p r o p e r t y o f t h e C I T Y . C I T Y a c k n o w l e d g e s a n d a g r e e s t h a t a l l p l a n s , s p e c i f i c a t i o n s , r e p o r t s a n d o t h e r d e s i g n d o c u m e n t s p r e p a r e d b y C O N S U L T A N T p u r s u a n t t o t h i s A g r e e m e n t s h a l l b e u s e d e x c l u s i v e l y o n t h i s P r o j e c t a n d s h a l l n o t b e u s e d f o r a n y o t h e r w o r k w i t h o u t t h e w r i t t e n c o n s e n t o f C O N S U L T A N T . I n t h e e v e n t C I T Y a n d C O N S U L T A N T p e r m i t t h e r e u s e o r o t h e r u s e o f t h e p l a n s , s p e c i f i c a t i o n s , r e p o r t s o r o t h e r d e s i g n d o c u m e n t s , C I T Y s h a l l r e q u i r e t h e p a r t y u s i n g t h e m t o i n d e m n i f y a n d h o l d h a r m l e s s C I T Y a n d C O N S U L T A N T r e g a r d i n g s u c h r e u s e o r o t h e r u s e , a n d C I T Y s h a l l r e q u i r e t h e P a g e 4 O f 8 6 - 1 4 p a r t y u s i n g t h e m t o e l i m i n a t e a n y a n d a l l r e f e r e n c e s t o C O N S U L T A N T f r o m t h e p l a n s , s p e c i f i c a t i o n s , r e p o r t s a n d o t h e r d e s i g n d o c u m e n t s . I f a d o c u m e n t i s p r e p a r e d b y C O N S U L T A N T o n a c o m p u t e r , C O N S U L T A N T s h a l l p r e p a r e s u c h d o c u m e n t i n a . , M i c r o s o f t ® W o r d 2 0 0 3 o r l o w e r f o r m a t f o r t e x t d o c u m e n t s , a n d A u t o C A D 2 0 0 6 o r l o w e r f o r m a t f o r p l a n s a s a p p r o p r i a t e . I n a d d i t i o n , C O N S U L T A N T s h a l l p r o v i d e C I T Y w i t h s a i d d o c u m e n t b o t h i n a p r i n t e d f o r m a t a n d i n a n e l e c t r o n i c f o r m a t a c c e p t a b l e t o C I T Y . A R T I C L E 6 G E N E R A L P R O V I S I O N S 6 . 1 R e p r e s e n t a t i o n A C I T Y r e p r e s e n t a t i v e s h a l l b e d e s i g n a t e d b y t h e C i t y M a n a g e r a n d a C O N S U L T A N T r e p r e s e n t a t i v e s h a l l b e d e s i g n a t e d b y C O N S U L T A N T a s t h e p r i m a r y c o n t a c t p e r s o n f o r e a c h p a r t y r e g a r d i n g p e r f o r m a n c e o f t h i s A g r e e m e n t . 6 . 2 F a i r E m p l o y m e n t P r a c t i c e s / E q u a l O p p o r t u n i t y A c t s I n t h e p e r f o r m a n c e o f t h i s A g r e e m e n t , C O N S U L T A N T s h a l l c o m p l y w i t h a l l a p p l i c a b l e p r o v i s i o n s o f t h e C a l i f o r n i a F a i r E m p l o y m e n t P r a c t i c e s A c t ( C a l i f o r n i a G o v e r n m e n t C o d e S e c t i o n s 1 2 9 4 0 - 4 8 ) a n d t h e a p p l i c a b l e e q u a l e m p l o y m e n t p r o v i s i o n s o f t h e C i v i l R i g h t s A c t o f 1 ' 9 6 4 ( 4 2 U . S . C . 2 0 0 e - 2 1 7 ) , a n d t h e A m e r i c a n s w i t h D i s a b i l i t i e s A c t o f 1 9 9 2 ( 4 2 U . S . C . § 1 1 2 0 0 , e t s e q . ) . 6 . 3 P e r s o n n e l C O N S U L T A N T r e p r e s e n t s t h a t i t h a s , o r s h a l l s e c u r e a t i t s o w n e x p e n s e , a l l p e r s o n n e l r e q u i r e d t o p e r f o r m C O N S U L T A N T ' S s e r v i c e s u n d e r t h i s A g r e e m e n t . A n y p e r s o n w h o p e r f o r m s e n g i n e e r i n g s e r v i c e s p u r s u a n t t o t h i s A g r e e m e n t s h a l l b e l i c e n s e d a s a C i v i l E n g i n e e r , o r l i c e n s e d i n t h e a p p r o p r i a t e d i s c i p l i n e o f E n g i n e e r i n g f o r t h e w o r k b e i n g c o n d u c t e d , b y t h e S t a t e o f C a l i f o r n i a a n d i n g o o d s t a n d i n g . C O N S U L T A N T s h a l l m a k e r e a s o n a b l e e f f o r t s t o m a i n t a i n t h e c o n t i n u i t y o f C O N S U L T A N T ' S s t a f f w h o a r e a s s i g n e d t o p e r f o r m t h e s e r v i c e s h e r e u n d e r a n d s h a l l o b t a i n t h e a p p r o v a l o f t h e D i r e c t o r o f P u b l i c W o r k s o f a l l p r o p o s e d s t a f f m e m b e r s w h o w i l l p e r f o r m s u c h s e r v i c e s . C O N S U L T A N T m a y a s s o c i a t e w i t h o r e m p l o y a s s o c i a t e s o r s u b c o n t r a c t o r s i n t h e p e r f o r m a n c e o f i t s s e r v i c e s u n d e r t h i s A g r e e m e n t , b u t a t a l l t i m e s s h a l l b e r e s p o n s i b l e f o r t h e i r s e r v i c e s . 6 . 4 C o n f l i c t s o f I n t e r e s t C O N S U L T A N T a g r e e s n o t t o a c c e p t a n y e m p l o y m e n t o r r e p r e s e n t a t i o n d u r i n g t h e t e r m o f t h i s A g r e e m e n t o r w i t h i n t w e l v e ( 1 2 ) m o n t h s a f t e r c o m p l e t i o n o f t h e w o r k u n d e r t h i s A g r e e m e n t w h i c h i s o r m a y l i k e l y m a k e C O N S U L T A N T " f i n a n c i a l l y i n t e r e s t e d " ( a s p r o v i d e d i n C a l i f o r n i a G o v e r n m e n t C o d e S e c t i o n 1 0 9 0 a n d 8 7 1 0 0 ) i n a n y d e c i s i o n s m a d e b y C I T Y o n a n y m a t t e r i n c o n n e c t i o n w i t h w h i c h C O N S U L T A N T h a s b e e n r e t a i n e d p u r s u a n t t o t h i s A g r e e m e n t . P a g e 5 O f 8 6 - 1 5 6 . 5 L e g a l A c t i o n ( a ) S h o u l d e i t h e r p a r t y t o t h i s A g r e e m e n t b r i n g l e g a l a c t i o n a g a i n s t t h e . < o t h e r , t h e c a s e s h a l l b e b r o u g h t i n a c o u r t o f c o m p e t e n t j u r i s d i c t i o n i n L o s A n g e l e s C o u n t y , C a l i f o r n i a , a n d t h e p a r t y p r e v a i l i n g i n s u c h a c t i o n s h a l l b e e n t i t l e d t o r e c o v e r i t s c o s t s o f l i t i g a t i o n , i n c l u d i n g r e a s o n a b l e a t t o r n e y s ' f e e w h i c h s h a l l b e f i x e d b y t h e j u d g e h e a r i n g t h e c a s e a n d s u c h f e e s h a l l b e i n c l u d e d i n t h e j U d g m e n t . ( b ) S h o u l d a n y l e g a l a c t i o n a b o u t t h e P r o j e c t b e t w e e n C I T Y a n d a p a r t y o t h e r t h a n C O N S U L T A N T r e q u i r e t h e t e s t i m o n y o f C O N S U L T A N T w h e n t h e r e i s n o a l l e g a t i o n t h a t C O N S U L T A N T w a s n e g l i g e n t , C I T Y s h a l l c o m p e n s a t e C O N S U L T A N T f o r i t s t e s t i m o n y a n d p r e p a r a t i o n t o t e s t i f y a t t h e h o u r l y r a t e s i n e f f e c t a t t h e t i m e o f s u c h t e s t i m o n y . 6 . 6 A s s i g n m e n t T h i s A g r e e m e n t s h a l l n o t b e a s s i g n a b l e b y e i t h e r p a r t y w i t h o u t t h e p r i o r w r i t t e n c o n s e n t o f t h e o t h e r p a r t y . N o t w i t h s t a n d i n g t h e a b o v e , C O N S U L T A N T m a y u s e t h e s e r v i c e s o f p e r s o n s a n d e n t i t i e s n o t i n C O N S U L T A N T ' S d i r e c t e m p l o y , w h e n i t i s a p p r o p r i a t e a n d c u s t o m a r y t o d o s o . S u c h p e r s o n s a n d e n t i t i e s i n c l u d e , b u t a r e n o t n e c e s s a r i l y l i m i t e d t o , s u r v e y o r s , s p e c i a l i z e d C O N S U L T A N T S , a n d t e s t i n g l a b o r a t o r i e s . C O N S U L T A N T ' S u s e o f s u b c o n t r a c t o r s f o r a d d i t i o n a l s e r v i c e s s h a l l n o t b e u n r e a s o n a b l y r e s t r i c t e d b y t h e C I T Y p r o v i d e d C O N S U L T A N T n o t i f i e s t h e C I T Y i n a d v a n c e . 6 . 7 I n d e p e n d e n t C o n t r a c t o r C O N S U L T A N T i s a n d s h a l l a t a l l t i m e s r e m a i n , a s t o t h e C I T Y , a w h o l l y i n d e p e n d e n t C O N S U L T A N T . N e i t h e r t h e C I T Y n o r a n y o f i t s a g e n t s s h a l l h a v e c o n t r o l o v e r t h e c o n d u c t o f C O N S U L T A N T o r a n y o f t h e C O N S U L T A N T ' S e m p l o y e e s , e x c e p t a s h e r e i n s e t f o r t h . C O N S U L T A N T e x p r e s s l y w a r r a n t s n o t t o , a t a n y t i m e o r i n a n y m a n n e r , r e p r e s e n t t h a t i t , o r a n y o f i t s a g e n t s , s e r v a n t s o r e m p l o y e e s , a r e i n a n y m a n n e r a g e n t s , s e r v a n t s o r e m p l o y e e s o f C I T Y , i t b e i n g d i s t i n c t l y u n d e r s t o o d t h a t C O N S U L T A N T i s , a n d s h a l l a t a l l t i m e s r e m a i n t o C I T Y , a w h o l l y i n d e p e n d e n t C O N S U L T A N T a n d C O N S U L T A N T ' S o b l i g a t i o n s t o C I T Y a r e s o l e l y s u c h a s a r e p r e s c r i b e d b y t h i s A g r e e m e n t . 6 . 8 H a z a r d o u s M a t e r i a l s U n l e s s o t h e r w i s e p r o v i d e d i n t h i s A g r e e m e n t , C O N S U L T A N T a n d i t s s u b c o n t r a c t o r s a n d / o r c o n t r a c t o r s a n d s h a l l h a v e n o r e s p o n s i b i l i t y f o r t h e d i s c o v e r y , p r e s e n c e , h a n d l i n g , r e m o v a l o r d i s p o s a l o f , o r e x p o s u r e o f p e r s o n s t o h a z a r d o u s m a t e r i a l s i n a n y f o r m a t t h e s i t e o f t h e P r o j e c t . 6 . 9 T i t l e s T h e t i t l e s u s e d i n t h i s A g r e e m e n t a r e f o r g e n e r a l r e f e r e n c e o n l y a n d a r e n o t p a r t o f t h e A g r e e m e n t . P a g e 6 O f 8 6 - 1 6 6 . 1 0 E x t e n t o f A g r e e m e n t T h i s A g r e e m e n t r e p r e s e n t s t h e e n t i r e a n d i n t e g r a t e d A g r e e m e n t b e t w e e n C I T Y a n d C O N S U L T A N T a n d s u p e r s e d e s a l l p r i o r n e g o t i a t i o n s , r e p r e s e n t a t i o n s o r a g r e e m e n t s , e i t h e r w r i t t e n o r o r a l . T h i s A g r e e m e n t m a y b e m o d i f i e d o r a m e n d e d o n l y b y a s u b s e q u e n t w r i t t e n a g r e e m e n t s i g n e d b y b o t h p a r t i e s . 6 . 1 1 N o t i c e s A l l n o t i c e s p e r t a i n i n g t o t h i s A g r e e m e n t s h a l l b e i n w r i t i n g a n d a d d r e s s e d a s f o l l o w s : I f t o C O N S U L T A N T : K O A C o r p o r a t i o n / C B M C o n s u l t i n g M r . A l a n B r a a t v e d t , V i c e P r e s i d e n t 1 7 6 0 1 S o u t h D e n v e r A v e n u e G a r d e n a , C A 9 0 2 4 8 I f t o C I T Y : M r . R a y H o l l a n d , I n t e r i m D i r e c t o r o f P u b l i c W o r k s C i t y o f R a n c h o P a l o s V e r d e s 3 0 9 4 0 H a w t h o r n e B l v d . R a n c h o P a l o s V e r d e s , C A 9 0 2 7 5 P a g e 7 O f 8 . , 6 - 1 7 I N W I T N E S S W H E R E O F , t h e p a r t i e s h e r e t o h a v e e x e c u t e d t h i s A g r e e m e n t a s o f t h e d a t e a n d y e a r f i r s t a b o v e w r i t t e n . . < " C O N S U L T A N T " K O A C o r p o r a t i o n / C B M C o n s u l t i n g B Y : - - - - - - - - - - - - T i t l e D a t e C I T Y O F R A N C H O P A L O S V E R D E S A M u n i c i p a l C o r p o r a t i o n B Y : M A Y - O - R - - - - - - - - - - C i t y o f R a n c h o P a l o s V e r d e s D a t e A T T E S T : C I T Y C L E R K P a g e 8 O f 8