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RPVCCA_DM_2011_02_28_01_Draft_CC_Mins_201102081 - 1 D R A F T M I N U T E S R A N C H O P A L O S V E R D E S C I T Y C O U N C I L S P E C I A L M E E T I N G F E B R U A R Y 8 , 2 0 1 1 T h e m e e t i n g w a s c a l l e d t o o r d e r a t 7 : 0 2 P . M . b y M a y o r L o n g a t P t . V i c e n t e I n t e r p r e t i v e C e n t e r , 3 1 5 0 1 P a l o s V e r d e s D r i v e W e s t , n o t i c e h a v i n g b e e n g i v e n w i t h a f f i d a v i t t h e r e t o o n f i l e . C i t y C o u n c i l r o l l c a l l w a s a n s w e r e d a s f o l l o w s : P R E S E N T : C a m p b e l l , M i s e t i c h , S t e r n , W o l o w i c z , a n d M a y o r L o n g A B S E N T : N o n e A l s o p r e s e n t w e r e C a r o l y n L e h r , C i t y M a n a g e r ; C a r o l L y n c h , C i t y A t t o r n e y ; J o e l R o j a s , C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t D i r e c t o r ; D e n n i s M c L e a n , D i r e c t o r o f F i n a n c e / I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y ( I T ) ; R a y H o l l a n d , D i r e c t o r o f P u b l i c W o r k s ; T o m O d o m , D e p u t y D i r e c t o r o f P u b l i c W o r k s / I n t e r i m D i r e c t o r o f R e c r e a t i o n a n d P a r k s ; N i c o l e J u l e s , S e n i o r E n g i n e e r ; K a t i e H o w e , S e n i o r A d m i n i s t r a t i v e A n a l y s t ; A b i g a i l H a r w e l l , A s s i s t a n t P l a n n e r ; H o l l y S t a r r , R e c r e a t i o n S e r v i c e s M a n a g e r ; a n d C a r l a M o r r e a l e , C i t y C l e r k . A l s o p r e s e n t w a s t h e f o l l o w i n g : S g t . D a v e R o z a s , a n d D e p u t y B r a n d o n E p p . F L A G S A L U T E : T h e F l a g S a l u t e w a s l e d b y M a y o r P r o T e r n M i s e t i c h . A P P R O V A L O F T H E A G E N D A : C o u n c i l m a n S t e r n m o v e d , s e c o n d e d b y M a y o r P r o T e r n M i s e t i c h , t o a p p r o v e t h e a g e n d a . W i t h o u t o b j e c t i o n , M a y o r L o n g s o o r d e r e d . P U B L I C C O M M E N T S : J o h n W i l l i a m s , K i w a n i s , R a n c h o P a l o s V e r d e s , s t a t e d t h a t h e a n d t h e e v e n t c o o r d i n a t o r s h a v e b e e n w o r k i n g d i l i g e n t l y o n m a n y o f t h e d e t a i l s r e g a r d i n g t h e P a l o s V e r d e s M a r a t h o n a n d l o o k e d f o r w a r d t o t h e C o u n c i l ' s a p p r o v a l o f t h e u p c o m i n g e v e n t . R E G U L A R B U S I N E S S : S t a t u s R e p o r t R e g a r d i n g t h e M a y 1 4 , 2 0 1 1 P a l o s V e r d e s M a r a t h o n D r a f t C i t y C o u n c i l M i n u t e s F e b r u a r y 8 , 2 0 1 1 S p e c i a l M e e t i n g P a g e 1 o f 3 D R A F T M I N U T E S R A N C H O P A L O S V E R D E S C I T Y C O U N C I L S P E C I A L M E E T I N G F E B R U A R Y 8 , 2 0 1 1 T h e m e e t i n g w a s c a l l e d t o o r d e r a t 7 : 0 2 P . M . b y M a y o r L o n g a t P t . V i c e n t e I n t e r p r e t i v e C e n t e r , 3 1 5 0 1 P a l o s V e r d e s D r i v e W e s t , n o t i c e h a v i n g b e e n g i v e n w i t h a f f i d a v i t t h e r e t o o n f i l e . C i t y C o u n c i l r o l l c a l l w a s a n s w e r e d a s f o l l o w s : P R E S E N T : C a m p b e l l , M i s e t i c h , S t e r n , W o l o w i c z , a n d M a y o r L o n g A B S E N T : N o n e A l s o p r e s e n t w e r e C a r o l y n L e h r , C i t y M a n a g e r ; C a r o l L y n c h , C i t y A t t o r n e y ; J o e l R o j a s , C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t D i r e c t o r ; D e n n i s M c L e a n , D i r e c t o r o f F i n a n c e l l n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y ( I T ) ; R a y H o l l a n d , D i r e c t o r o f P u b l i c W o r k s ; T o m O d o m , D e p u t y D i r e c t o r o f P u b l i c W o r k s l l n t e r i m D i r e c t o r o f R e c r e a t i o n a n d P a r k s ; N i c o l e J u l e s , S e n i o r E n g i n e e r ; K a t i e H o w e , S e n i o r A d m i n i s t r a t i v e A n a l y s t ; A b i g a i l H a r w e l l , A s s i s t a n t P l a n n e r ; H o l l y S t a r r , R e c r e a t i o n S e r v i c e s M a n a g e r ; a n d C a r l a M o r r e a l e , C i t y C l e r k . A l s o p r e s e n t w a s t h e f o l l o w i n g : S g t . D a v e R o z a s , a n d D e p u t y B r a n d o n E p p . F L A G S A L U T E : T h e F l a g S a l u t e w a s l e d b y M a y o r P r o T e r n M i s e t i c h . A P P R O V A L O F T H E A G E N D A : C o u n c i l m a n S t e r n m o v e d , s e c o n d e d b y M a y o r P r o T e m M i s e t i c h , t o a p p r o v e t h e a g e n d a . W i t h o u t o b j e c t i o n , M a y o r L o n g s o o r d e r e d . P U B L I C C O M M E N T S : J o h n W i l l i a m s , K i w a n i s , R a n c h o P a l o s V e r d e s , s t a t e d t h a t h e a n d t h e e v e n t c o o r d i n a t o r s h a v e b e e n w o r k i n g d i l i g e n t l y o n m a n y o f t h e d e t a i l s r e g a r d i n g t h e P a l o s V e r d e s M a r a t h o n a n d l o o k e d f o r w a r d t o t h e C o u n c i l ' s a p p r o v a l o f t h e u p c o m i n g e v e n t . R E G U L A R B U S I N E S S : S t a t u s R e p o r t R e g a r d i n g t h e M a y 1 4 , 2 0 1 1 P a l o s V e r d e s M a r a t h o n D r a f t C i t y C o u n c i l M i n u t e s F e b r u a r y 8 , 2 0 1 1 S p e c i a l M e e t i n g P a g e 1 o f 3 1 - 2 C i t y M a n a g e r L e h r p r o v i d e d a b r i e f u p d a t e o n t h e s t a t u s o f t h e 2 0 1 1 P a l o s V e r d e s M a r a t h o n a s a r e s u l t o f s t a f f a n d t h e e v e n t o r g a n i z e r s e x p e d i t i o u s l y w o r k i n g t o g e t h e r . S h e n o t e d t h a t t h e a p p l i c a t i o n w a s s u b m i t t e d t o t h e C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t D e p a r t m e n t b y t h e d e a d l i n e o f F e b r u a r y 7 , 2 0 1 1 a n d n e a r l y a l l o f t h e r e q u i r e d s u b m i t t a l s w e r e p r o v i d e d t o s t a f f . S h e p r o v i d e d a n o v e r v i e w o f t h e c o m p l e t e n e s s o f t h e s u b m i t t e d m a t e r i a l s a n d n o t e d t h a t t h e r e q u i r e d $ 7 , 5 0 0 t r u s t d e p o s i t w a s h a n d e d t o h e r j u s t p r i o r t o t h e m e e t i n g t h i s e v e n i n g ; a t r u s t d e p o s i t f o r t h e S h e r i f f ' s c o s t e s t i m a t e o f $ 2 0 , 0 0 0 f o r t r a f f i c c o n t r o l w o u l d b e d u e o n e m o n t h p r i o r t o t h e e v e n t a n d t h e r e w o u l d b e a n a d d i t i o n a l o u t - o f - p o c k e t c o s t o f $ 1 , 5 0 0 f o r t h e m a i l i n g o f t h e p u b l i c n o t i c e s . C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t D i r e c t o r R o j a s p r o v i d e d a b r i e f s t a f f r e p o r t r e g a r d i n g t h e c o m p o n e n t s o f t h e S p e c i a l U s e P e r m i t a p p l i c a t i o n r e c e i v e d a n d t h e f e w o u t s t a n d i n g i t e m s . H e n o t e d t h a t s t a f f w a s p r e p a r e d t o m o v e f o r w a r d w i t h t h e n e x t s t e p s o f m a i l i n g o u t t h e 1 , 6 0 0 n o t i c e s t o t h o s e a l o n g t h e r o u t e ; p u b l i s h i n g t h e n o t i c e i n t h e n e w s p a p e r ; r e v i e w i n g c o m m e n t s s u b m i t t e d d u r i n g t h e c o m m e n t p e r i o d ; r e v i e w i n g t h e m a t e r i a l s s u b m i t t e d b y t h e a p p l i c a n t t o f o r m u l a t e s t a f f ' s r e c o m m e n d a t i o n a n d c o n d i t i o n s o f a p p r o v a l t o m i n i m i z e i m p a c t s o n t h e n e i g h b o r h o o d a n d t h e C i t y . H e n o t e d t h a t a l l o f t h e i n f o r m a t i o n w o u l d b e p r e s e n t e d t o t h e C o u n c i l d u r i n g a p u b l i c h e a r i n g s c h e d u l e d o n F e b r u a r y 2 8 , 2 0 1 1 . D i s c u s s i o n e n s u e d b e t w e e n C o u n c i l M e m b e r s a n d s t a f f . S g t . R o z a s , L o m i t a S h e r i f f ' s S t a t i o n , p r o v i d e d a b r i e f r e p o r t r e g a r d i n g t h e S h e r i f f ' s e s t i m a t e d c o s t s f o r t h e m a r a t h o n b a s e d o n t h e c u r r e n t m a g n i t u d e a n d s t a g i n g o f t h e e v e n t i n R a n c h o P a l o s V e r d e s . D e p u t y E p p , L o m i t a S h e r i f f ' s S t a t i o n , e x p l a i n e d t h e d i f f e r e n c e b e t w e e n t h e p r e v i o u s r o u t e o f t h e P a l o s V e r d e s M a r a t h o n a n d t h e s p r e a d o f t h e r u n n e r s c o m p a r e d t o t h e c u r r e n t l y p r o p o s e d r o u t e . H e n o t e d t h a t t h e t i m e f r a m e f o r t h e m a r a t h o n i s d o u b l i n g f r o m a f o u r - h o u r e v e n t t o a n a l l d a y e v e n t l a s t i n g u n t i l 3 : 0 0 p . m . H e r e p o r t e d t h a t t h e a d d i t i o n a l r e q u i r e d m a n p o w e r a n d t h e a d d i t i o n a l n u m b e r o f h o u r s a r e t h e r e a s o n s f o r t h e h i g h e r c o s t e s t i m a t e . S g t . R o z a s p r o v i d e d a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n r e g a r d i n g t h e s t a f f i n g n e e d s f o r t h e e v e n t , t h e l o c a t i o n f o r t h e S h e r i f f ' s c o m m a n d p o s t , t h e c l o s i n g o f a m a j o r a r t e r i a l i n t o t h e C i t y , a n d c o n c e r n s r e g a r d i n g e m e r g e n c y v e h i c l e a c c e s s . H e n o t e d t h a t t h e s u r r o u n d i n g n e i g h b o r h o o d s a n d b u s i n e s s e s w i l l b e i m p a c t e d a n d A b a l o n e C o v e P a r k w i l l b e c l o s e d s i n c e i t w i l l b e l a n d l o c k e d , w i t h n o w a y i n o r o u t . D i s c u s s i o n e n s u e d b e t w e e n C o u n c i l , s t a f f , S h e r i f f ' s r e p r e s e n t a t i v e s , a n d t h e a p p l i c a n t f o r t h e P a l o s V e r d e s M a r a t h o n r e g a r d i n g t h e f o l l o w i n g t o p i c s : S h e r i f f ' s c o s t e s t i m a t e a n d t r u s t d e p o s i t ; c o o r d i n a t i o n o f e m e r g e n c y v e h i c l e s f o r t h e e v e n t ; p a r k i n g a n d t r a f f i c i s s u e s ; a n d s c h e d u l e d u s e s f o r t h e A b a l o n e C o v e P a r k s i t e . D r a f t C i t y C o u n c i l M i n u t e s F e b r u a r y 8 , 2 0 1 1 S p e c i a l M e e t i n g P a g e 2 o f 3 C i t y M a n a g e r L e h r p r o v i d e d a b r i e f u p d a t e o n t h e s t a t u s o f t h e 2 0 1 1 P a l o s V e r d e s M a r a t h o n a s a r e s u l t o f s t a f f a n d t h e e v e n t o r g a n i z e r s e x p e d i t i o u s l y w o r k i n g t o g e t h e r . S h e n o t e d t h a t t h e a p p l i c a t i o n w a s s u b m i t t e d t o t h e C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t D e p a r t m e n t b y t h e d e a d l i n e o f F e b r u a r y 7 , 2 0 1 1 a n d n e a r l y a l l o f t h e r e q u i r e d s u b m i t t a l s w e r e p r o v i d e d t o s t a f f . S h e p r o v i d e d a n o v e r v i e w o f t h e c o m p l e t e n e s s o f t h e s u b m i t t e d m a t e r i a l s a n d n o t e d t h a t t h e r e q u i r e d $ 7 , 5 0 0 t r u s t d e p o s i t w a s h a n d e d t o h e r j u s t p r i o r t o t h e m e e t i n g t h i s e v e n i n g ; a t r u s t d e p o s i t f o r t h e S h e r i f f ' s c o s t e s t i m a t e o f $ 2 0 , 0 0 0 f o r t r a f f i c c o n t r o l w o u l d b e d u e o n e m o n t h p r i o r t o t h e e v e n t a n d t h e r e w o u l d b e a n a d d i t i o n a l o u t - o f - p o c k e t c o s t o f $ 1 , 5 0 0 f o r t h e m a i l i n g o f t h e p u b l i c n o t i c e s . C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t D i r e c t o r R o j a s p r o v i d e d a b r i e f s t a f f r e p o r t r e g a r d i n g t h e c o m p o n e n t s o f t h e S p e c i a l U s e P e r m i t a p p l i c a t i o n r e c e i v e d a n d t h e f e w o u t s t a n d i n g i t e m s . H e n o t e d t h a t s t a f f w a s p r e p a r e d t o m o v e f o r w a r d w i t h t h e n e x t s t e p s o f m a i l i n g o u t t h e 1 , 6 0 0 n o t i c e s t o t h o s e a l o n g t h e r o u t e ; p u b l i s h i n g t h e n o t i c e i n t h e n e w s p a p e r ; r e v i e w i n g c o m m e n t s s u b m i t t e d d u r i n g t h e c o m m e n t p e r i o d ; r e v i e w i n g t h e m a t e r i a l s s u b m i t t e d b y t h e a p p l i c a n t t o f o r m u l a t e s t a f f ' s r e c o m m e n d a t i o n a n d c o n d i t i o n s o f a p p r o v a l t o m i n i m i z e i m p a c t s o n t h e n e i g h b o r h o o d a n d t h e C i t y . H e n o t e d t h a t a l l o f t h e i n f o r m a t i o n w o u l d b e p r e s e n t e d t o t h e C o u n c i l d u r i n g a p u b l i c h e a r i n g s c h e d u l e d o n F e b r u a r y 2 8 , 2 0 1 1 . D i s c u s s i o n e n s u e d b e t w e e n C o u n c i l M e m b e r s a n d s t a f f . S 9 t . R o z a s , L o m i t a S h e r i f f ' s S t a t i o n , p r o v i d e d a b r i e f r e p o r t r e g a r d i n g t h e S h e r i f f ' s e s t i m a t e d c o s t s f o r t h e m a r a t h o n b a s e d o n t h e c u r r e n t m a g n i t u d e a n d s t a g i n g o f t h e e v e n t i n R a n c h o P a l o s V e r d e s . D e p u t y E p p , L o m i t a S h e r i f f ' s S t a t i o n , e x p l a i n e d t h e d i f f e r e n c e b e t w e e n t h e p r e v i o u s r o u t e o f t h e P a l o s V e r d e s M a r a t h o n a n d t h e s p r e a d o f t h e r u n n e r s c o m p a r e d t o t h e c u r r e n t l y p r o p o s e d r o u t e . H e n o t e d t h a t t h e t i m e f r a m e f o r t h e m a r a t h o n i s d o u b l i n g f r o m a f o u r - h o u r e v e n t t o a n a l l d a y e v e n t l a s t i n g u n t i l 3 : 0 0 p . m . H e r e p o r t e d t h a t t h e a d d i t i o n a l r e q u i r e d m a n p o w e r a n d t h e a d d i t i o n a l n u m b e r o f h o u r s a r e t h e r e a s o n s f o r t h e h i g h e r c o s t e s t i m a t e . S g t . R o z a s p r o v i d e d a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n r e g a r d i n g t h e s t a f f i n g n e e d s f o r t h e e v e n t , t h e l o c a t i o n f o r t h e S h e r i f f ' s c o m m a n d p o s t , t h e c l o s i n g o f a m a j o r a r t e r i a l i n t o t h e C i t y , a n d c o n c e r n s r e g a r d i n g e m e r g e n c y v e h i c l e a c c e s s . H e n o t e d t h a t t h e s u r r o u n d i n g n e i g h b o r h o o d s a n d b u s i n e s s e s w i l l b e i m p a c t e d a n d A b a l o n e C o v e P a r k w i l l b e c l o s e d s i n c e i t w i l l b e l a n d l o c k e d , w i t h n o w a y i n o r o u t . D i s c u s s i o n e n s u e d b e t w e e n C o u n c i l , s t a f f , S h e r i f f ' s r e p r e s e n t a t i v e s , a n d t h e a p p l i c a n t f o r t h e P a l o s V e r d e s M a r a t h o n r e g a r d i n g t h e f o l l o w i n g t o p i c s : S h e r i f f ' s c o s t e s t i m a t e a n d t r u s t d e p o s i t ; c o o r d i n a t i o n o f e m e r g e n c y v e h i c l e s f o r t h e e v e n t ; p a r k i n g a n d t r a f f i c i s s u e s ; a n d s c h e d u l e d u s e s f o r t h e A b a l o n e C o v e P a r k s i t e . D r a f t C i t y C o u n c i l M i n u t e s F e b r u a r y 8 , 2 0 1 1 S p e c i a l M e e t i n g P a g e 2 o f 3 1 - 3 C o u n c i l m a n S t e r n m o v e d , s e c o n d e d b y C o u n c i l m a n C a m p b e l l , t o a p p r o v e t h e s t a f f ' s r e c o m m e n d a t i o n t o r e c e i v e a n d f i l e . C o u n c i l m a n W o l o w i c z s u g g e s t e d t h a t a f r i e n d l y a m e n d m e n t m i g h t b e i n o r d e r i f t h e M a y o r w o u l d l i k e t o s t a t e s o m e o f t h e c o n c e r n s h e h a s . M a y o r L o n g p r o p o s e d a f r i e n d l y a m e n d m e n t t o i n s t r u c t s t a f f t o r e q u e s t t h a t t h e $ 1 , 5 0 0 N o t i c i n g F e e b e p a i d a s e x p e d i t i o u s l y a s p o s s i b l e , a n d t o o t h e r w i s e s a t i s f y t h e c o n d i t i o n s a s s e t f o r t h , a t t h e t i m i n g s e t f o r t h , a n d c o n t i n u e p r o g r e s s t o w a r d s s a t i s f y i n g t h o s e c o n d i t i o n s i n a t i m e l y m a n n e r t o p r o g r e s s t o w a r d t h e F e b r u a r y 2 8 , 2 0 1 1 p u b l i c h e a r i n g . T h e m a k e r a n d s e c o n d e r o f t h e m o t i o n a c c e p t e d t h e a m e n d m e n t . T h e m o t i o n p a s s e d o n t h e f o l l o w i n g r o l l c a l l v o t e : A Y E S : N O E S : A B S E N T : C a m p b e l l , M i s e t i c h , S t e r n , W o l o w i c z , a n d M a y o r L o n g N o n e N o n e A D J O U R N M E N T : A t 7 : 3 8 P . M . , M a y o r L o n g a d j o u r n e d t h e m e e t i n g . M a y o r A t t e s t : C i t y C l e r k W : \ C i t y C o u n c i l M i n u t e s \ 2 0 1 1 \ 2 0 1 1 0 2 0 8 D R A F T C C M I N S S P E C M T G . d o c D r a f t C i t y C o u n c i l M i n u t e s F e b r u a r y 8 , 2 0 1 1 S p e c i a l M e e t i n g P a g e 3 o f 3 C o u n c i l m a n S t e r n m o v e d , s e c o n d e d b y C o u n c i l m a n C a m p b e l l , t o a p p r o v e t h e s t a f f ' s r e c o m m e n d a t i o n t o r e c e i v e a n d f i l e . C o u n c i l m a n W o l o w i c z s u g g e s t e d t h a t a f r i e n d l y a m e n d m e n t m i g h t b e i n o r d e r i f t h e M a y o r w o u l d l i k e t o s t a t e s o m e o f t h e c o n c e r n s h e h a s . M a y o r L o n g p r o p o s e d a f r i e n d l y a m e n d m e n t t o i n s t r u c t s t a f f t o r e q u e s t t h a t t h e $ 1 , 5 0 0 N o t i c i n g F e e b e p a i d a s e x p e d i t i o u s l y a s p o s s i b l e , a n d t o o t h e r w i s e s a t i s f y t h e c o n d i t i o n s a s s e t f o r t h , a t t h e t i m i n g s e t f o r t h , a n d c o n t i n u e p r o g r e s s t o w a r d s s a t i s f y i n g t h o s e c o n d i t i o n s i n a t i m e l y m a n n e r t o p r o g r e s s t o w a r d t h e F e b r u a r y 2 8 , 2 0 1 1 p u b l i c h e a r i n g . T h e m a k e r a n d s e c o n d e r o f t h e m o t i o n a c c e p t e d t h e a m e n d m e n t . T h e m o t i o n p a s s e d o n t h e f o l l o w i n g r o l l c a l l v o t e : A Y E S : N O E S : A B S E N T : C a m p b e l l , M i s e t i c h , S t e r n , W o l o w i c z , a n d M a y o r L o n g N o n e N o n e A D J O U R N M E N T : A t 7 : 3 8 P . M . , M a y o r L o n g a d j o u r n e d t h e m e e t i n g . M a y o r A t t e s t : C i t y C l e r k W : \ C i t y C o u n c i l M i n u t e s \ 2 0 1 1 \ 2 0 1 1 0 2 0 8 D R A F T C C M I N S S P E C M T G . d o c D r a f t C i t y C o u n c i l M i n u t e s F e b r u a r y 8 , 2 0 1 1 S p e c i a l M e e t i n g P a g e 3 o f 3