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RPVCCA_CC_SR_2012_09_04_04_CC_Meet_Schedule4 - 1 C r r v O F M E M O R A N D U M R A N C H O P A L O S V E R D E S T O : F R O M : D A T E : S U B J E C T : R E V I E W E D : H O N O R A B L E M A Y O R A N D C I T Y C O U N C I L M E M B E R S C A R L A M O R R E A L E , C I T Y C L E R ~ S E P T E M B E R 4 , 2 0 1 2 C I T Y C O U N C I L M E E T I N G S C H E D U L E C A R O L Y N L E H R , C I T Y M A N A G E R a 9 - - R E C O M M E N D A T I O N 1 ) C o n s i d e r r e s c h e d u l i n g t h e N o v e m b e r 6 , 2 0 1 2 C o u n c i l M e e t i n g t o t h e n e x t e v e n i n g , W e d n e s d a y , N o v e m b e r 7 , 2 0 1 2 , d u e t o t h e P r e s i d e n t i a l E l e c t i o n ; a n d 2 ) S c h e d u l e a C o u n c i l T r a i n i n g W o r k s h o p f o r t h e N a t i o n a l I n c i d e n t M a n a g e m e n t S y s t e m ( N I M S ) E x e c u t i v e T r a i n i n g f o r e i t h e r M o n d a y , S e p t e m b e r 1 0 , 2 0 1 2 o r T u e s d a y , S e p t e m b e r 1 1 , 2 0 1 2 , a t 6 : 3 0 p . m . t o 8 : 0 0 p . m . t o b e h e l d i n t h e C o m m u n i t y R o o m a t C i t y H a l l . D I S C U S S I O N T h e C i t y ' s M u n i c i p a l C o d e s t a t e s t h e f o l l o w i n g : W h e n a R a n c h o P a l o s V e r d e s m u n i c i p a l e l e c t i o n i s c o n d u c t e d i n t h e C i t y o n t h e f i r s t o r t h i r d T u e s d a y o f t h e m o n t h , t h e C i t y C o u n c i l m e e t i n g s h a l l b e h e l d o n t h e n e x t s u c c e e d i n g d a y w h i c h i s n o t a h o l i d a y . T h e M u n i c i p a l C o d e d o e s n o t c u r r e n t l y a d d r e s s p r e s i d e n t i a l o r o t h e r e l e c t i o n d a t e s . T h i s y e a r , t h e p r e s i d e n t i a l e l e c t i o n w i l l b e h e l d o n N o v e m b e r 6 , 2 0 1 2 , w h i c h i s t h e f i r s t T u e s d a y o f t h e m o n t h a n d a r e g u l a r C i t y C o u n c i l m e e t i n g d a t e . A s i t i s f o r e v e r y m a j o r e l e c t i o n , H e s s e P a r k w i l l b e u s e d b y t h e L o s A n g e l e s C o u n t y C l e r k a s a p o l l i n g p l a c e t h a t d a y . A s w i t h t h e l a s t p r e s i d e n t i a l e l e c t i o n , w e a n t i c i p a t e a l a r g e v o t e r t u r n o u t a n d h a v e d e s i g n a t e d t h e u s e o f b o t h t h e F i r e s i d e R o o m a n d A c t i v i t y R o o m f o r p o l l i n g a c t i v i t i e s . T h e p o l l i n g a c t i v i t i e s o n N o v e m b e r 6 t h w i l l l i k e l y i m p a c t t h e C i t y C o u n c i l 4 - 2 C i t y C o u n c i l M e e t i n g S c h e d u l e S e p t e m b e r 4 , 2 0 1 2 P a g e 2 o f 3 m e e t i n g p r o c e e d i n g s i n t e r m s o f p a r k i n g d e m a n d , n u m b e r o f p e o p l e u s i n g t h e b U i l d i n g , n o i s e , e t c . F u r t h e r , i t i s l i k e l y t h a t m a n y a p p l i c a n t s a n d m e m b e r s o f t h e p u b l i c w h o h a v e i t e m s s c h e d u l e d o n t h e N o v e m b e r 6 , 2 0 1 2 a g e n d a m a y f i n d a c o n f l i c t w i t h t h e i r a b i l i t y t o v o t e , t r a c k t h e e l e c t i o n r e s u l t s , e t c . T h e r e f o r e , s t a f f r e c o m m e n d s r e s c h e d u l i n g t h e N o v e m b e r 6 t h C o u n c i l m e e t i n g t o W e d n e s d a y , N o v e m b e r i h . S t a f f h a s c o n f i r m e d t h a t H e s s e P a r k i s a v a i l a b l e t h a t e v e n i n g . P e r i o d i c a l l y , i t i s n e c e s s a r y f o r t h e C i t y C o u n c i l t o r e c e i v e N a t i o n a l I n c i d e n t M a n a g e m e n t S y s t e m E x e c u t i v e T r a i n i n g . T h i s t r a i n i n g i s i n t e n d e d t o a s s i s t e l e c t e d o f f i c i a l s a n d s e n i o r l e v e l s t a f f m e m b e r s i n u n d e r s t a n d i n g t h e i r r o l e s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s d u r i n g a n i n c i d e n t o f l o c a l o r n a t i o n a l s i g n i f i c a n c e a n d e n a b l e s t h e C i t y t o a p p l y f o r f u n d i n g a s s i s t a n c e i n a d i s a s t e r o r e m e r g e n c y s c e n a r i o . J e f f R o b i n s o n , D i s a s t e r M a n a g e m e n t A r e a G C o o r d i n a t o r , w i l l c o n d u c t t h e E x e c u t i v e T r a i n i n g a n d h a s s u g g e s t e d e i t h e r M o n d a y , S e p t e m b e r 1 0 , 2 0 1 2 o r T u e s d a y , S e p t e m b e r 1 1 , 2 0 1 2 f r o m 6 : 3 0 - 8 : 0 0 p . m . f o r t h i s 1 % h o u r t r a i n i n g s e s s i o n w h i c h w i l l b e h e l d i n t h e C o m m u n i t y R o o m a t C i t y H a l l . T h e C o u n c i l s h o u l d d i s c u s s a n d d e c i d e w h i c h o f t h e s e d a t e s i s p r e f e r r e d f o r t h i s t r a i n i n g o r s u g g e s t p o s s i b l e a l t e r n a t i v e d a t e s . A D D I T I O N A L I N F O R M A T I O N S t a f f h a s m a d e a r r a n g e m e n t s f o r c o n s u l t a n t B r a d R i t t e r t o p r o v i d e t h e C i t y C o u n c i l w i t h a M e d i a R e l a t i o n s / D i s a s t e r C o m m u n i c a t i o n s W o r k s h o p o n O c t o b e r 3 0 , 2 0 1 2 ( f i f t h T u e s d a y ) a t H e s s e P a r k . T h i s i s s i m i l a r t o t r a i n i n g t h a t w a s p r e v i o u s l y p r o v i d e d t o C o u n c i l i n 2 0 1 0 , w h i c h w a s v e r y w e l l r e c e i v e d . A t t a c h m e n t : I n c i d e n t C o m m a n d S y s t e m S u m m a r y f o r E x e c u t i v e s 4 - 3 I C S 4 0 2 - I n c i d e n t C o m m a n d S y s t e m ( I C S ) S u m m a r y f o r E x e c u t i v e s C o u r s e O v e r v i e w T h i s c o u r s e i s i n t e n d e d t o p r o v i d e a f o r u m t o d i s c u s s t h e a g e n c y ' s s t r a t e g i c a n d e x e c u t i v e l e v e l p r e p a r e d n e s s a n d r e s p o n s e i s s u e s a n d c h a l l e n g e s r e l a t e d t o w e a p o n s o f m a s s d e s t r u c t i o n ( W M D ) , t e r r o r i s m , a n d o t h e r i n c i d e n t s o f n a t i o n a l s i g n i f i c a n c e . I t i s a l s o i n t e n d e d t o s e r v e a s a v e h i c l e t o s h a r e p r o v e n s t r a t e g i e s a n d p r a c t i c e s a s w e l l a s e n h a n c e d t e a m w o r k a n d c o o r d i n a t i o n a m o n g t h e a g e n c y ' s s e n i o r o f f i c i a l s r e s p o n s i b l e f o r e m e r g e n c y r e s p o n s e t o a m a j o r i n c i d e n t . I t w i l l b e c o n d u c t e d a s a f a c i l i t a t e d w o r k s h o p a n d w i l l i n t e g r a t e m u l t i m e d i a s c e n a r i o s a n d v i g n e t t e s t h a t h i g h l i g h t t h e k e y i s s u e s a n d f a c i l i t a t e d i s c u s s i o n T o p i c s • D e f i n e t h e r o l e o f a n E x e c u t i v e r e l a t i v e t o t h e I C S • D e s c r i b e t h e v a r i o u s w a y s I C S c a n b e a p p l i e d • D e s c r i b e t h e b a s i c o r g a n i z a t i o n o f I C S a n d k n o w t h e f u n c t i o n a l r e s p o n s i b i l i t i e s o f t h e C o m m a n d a n d G e n e r a l S t a f f s • D e s c r i b e b a s i c I C S t e r m i n o l o g y • I d e n t i f y t h e d i f f e r e n c e s b e t w e e n i n c i d e n t / e v e n t I C S o r g a n i z a t i o n s a n d t h e a c t i v i t i e s a c c o m p l i s h e d b y a r e a C o m m a n d s , a n E m e r g e n c y O p e r a t i o n s C e n t e r ( E O C ) a n d t h e M u l t i - A g e n c y C o o r d i n a t i o n S y s t e m ( M A C S ) • D e s c r i b e t h e m a j o r r e s p o n s i b i l i t i e s o f a n E x e c u t i v e a s r e l a t e d t o a n i n c i d e n t / e v e n t , i n c l u d i n g t h e a g e n c y a d m i n i s t r a t o r b r i e f i n g a n d d e l e g a t i o n o f a u t h o r i t y • E x p l a i n t h e a d m i n i s t r a t i v e , l o g i s t i c a l , f i n a n c i a l a n d r e p o r t i n g i m p l i c a t i o n s o f l a r g e i n c i d e n t / e v e n t l e v e l c o n s i d e r a t i o n s o p e r a t i o n s A u d i e n c e E l e c t e d o f f i c i a l s , s e n i o r e x e c u t i v e , s e n i o r m a n a g e r s a n d a g e n c y a d m i n i s t r a t o r s w i t h p o l i c y r e s p o n s i b i l i t i e s , b u t w i t h o u t s p e c i f i c I C S o r M u l t i - A g e n c y C o o r d i n a t i o n S y s t e m f u n c t i o n / r o l e s o r r e s p o n s i b i l i t i e s . N a t i o n a l I n c i d e n t M a n a g e m e n t S y s t e m ( N I M S ) C o m p l i a n c e T h i s c o u r s e i s N I M S c o m p l i a n t a n d m e e t s t h e N I M S B a s e l i n e T r a i n i n g r e q u i r e m e n t s f o r I C S - 4 0 2 .