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RPVCCA_CC_SR_2012_05_29_A_Notice_Completiion_Abalone_Cove_SewerA - 1 M E M O R A N D U M T O : F R O M : D A T E : S U B J E C T : R E V I E W E D : S T A F F L 1 A S O N : H O N O R A B L E M A Y O R A N D C I T Y C O U N C I L M E M B E R S T O M O D O M , D I R E C T O R O F P U B L I C W O R K S ; Y - O A P R I L 1 7 , 2 0 1 2 N O T I C E O F C O M P L E T I O N - A B A L O N E C O V E S E W E R P U M P S T A T I O N R E P A I R S C A R O L Y N L E H R , C I T Y M A N A G E R ~ R O N D R A G O O , S E N I O R E N G I N E E ~ R E C O M M E N D A T I O N S 1 . A c c e p t t h e w o r k a s c o m p l e t e . 2 . A u t h o r i z e t h e C i t y C l e r k t o f i l e a N o t i c e o f C o m p l e t i o n w i t h t h e L . A . C o u n t y R e g i s t r a r - R e c o r d e r O f f i c e . B A C K G R O U N D O n F e b r u a r y 2 1 , 2 0 1 2 , t h e C i t y C o u n c i l f o u n d t h a t a n e m e r g e n c y e x i s t s , w h i c h w o u l d n o t p e r m i t a d e l a y a r i s i n g f r o m a c o m p e t i t i v e s o l i c i t a t i o n f o r b i d s t o e n t e r i n t o a c o n t r a c t w i t h a c o n t r a c t o r , t o p e r f o r m e m e r g e n c y s e w e r p u m p a n d e l e c t r i c a l c o n t r o l p a n e l r e p a i r s w h i c h w e r e n e e d e d t o r e p a i r t h e f a i l i n g s e w e r p u m p s t a t i o n a t A b a l o n e C o v e ' s S h o r e l i n e P a r k . A c c o r d i n g l y , t h e C i t y C o u n c i l a p p r o v e d a c o n t r a c t w i t h M u l t i W S y s t e m s , I n c . t o r e - e s t a b l i s h a s a f e a n d o p e r a t i o n a l s e w e r p u m p s t a t i o n . D I S C U S S I O N A p p r o v a l o f t h e e m e r g e n c y f o r t h i s w o r k r e q u i r e d a f o u r - f i f t h s ( 4 / 5 ) v o t e o f t h e C i t y C o u n c i l u n d e r P u b l i c C o n t r a c t C o d e S e c t i o n 2 2 0 5 0 ( a ) ( 1 ) . I n a d d i t i o n , P u b l i c C o n t r a c t C o d e S e c t i o n 2 2 0 5 0 ( c ) ( 1 ) r e q u i r e s t h a t w h e n a g o v e r n i n g b o d y t a k e s a c t i o n u n d e r S e c t i o n 2 2 0 5 0 ( a ) ( 1 ) , i t m u s t r e v i e w t h i s a c t i o n a n d r e a f f i r m i t b y a f o u r - f i f t h s ( 4 / 5 ) v o t e a t e a c h s u b s e q u e n t r e g u l a r l y s c h e d u l e d m e e t i n g u n t i l t h e w o r k i s c o m p l e t e d a n d a c c e p t e d . T h e i n i t i a l r e p a i r s w e r e p u t i n p l a c e f o l l o w i n g C o u n c i l a p p r o v a l o f t h e e m e r g e n c y p r o j e c t w h i c h p r o v i d e d s a f e g u a r d s t o t h e s y s t e m m i n i m i z i n g t h e p r o b a b i l i t y o f a d d i t i o n a l p u m p A - 2 f a i l u r e u n t i l t h e n e w p u m p s w e r e r e c e i v e d a n d i n s t a l l e d . T h e n e w p u m p s w e r e o r d e r e d f o l l o w i n g C o u n c i l a p p r o v a l a s w e l l . T h e s e p u m p s w e r e b u i l t t o o r d e r a n d r e q u i r e d 3 t o 6 w e e k s l e a d t i m e . T h e e l e c t r i c a l c o n t r o l p a n e l t h a t i s r e q u i r e d t o c o n t r o l t h e t h r e e p h a s e p u m p s w a s b u i l t d u r i n g t h i s t i m e a n d m a d e r e a d y f o r i n s t a l l a t i o n u p o n r e c e i p t o f t h e n e w p u m p s . W h e n t h e t w o n e w p u m p s w e r e r e c e i v e d a n o t h e r p u m p s t a t i o n , t h a t u s e s t h e s a m e p u m p s t h a t w e r e o r d e r e d f o r t h e A b a l o n e C o v e P u m p S t a t i o n P r o j e c t , h a d a p u m p f a i l u r e , s o o n e o f t h e p u m p s w a s i n s t a l l e d a t t h e A b a l o n e C o v e P u m p S t a t i o n a l o n g w i t h t h e n e w e l e c t r i c a l c o n t r o l p a n e l a n d t h e o t h e r p u m p w a s i n s t a l l e d a t t h e o t h e r p u m p s t a t i o n . A n e w p u m p w a s o r d e r e d f o r t h e A b a l o n e C o v e P u m p S t a t i o n . W h e n i t w a s r e c e i v e d i t w a s d a m a g e d a n d s e n t b a c k t o t h e m a n u f a c t u r e r t o b e r e p l a c e d . T h e r e p l a c e m e n t p u m p w a s r e c e i v e d A p r i l 2 0 a n d t h e i n s t a l l a t i o n o f t h e p u m p w a s s c h e d u l e d a n d c o m p l e t e d o n A p r i l 2 6 t h . T h e p r o j e c t w a s s u c c e s s f u l l y c o m p l e t e d a s p e r C i t y C o u n c i l a p p r o v a l s w i t h m i n o r m a t e r i a l o r d e r i n g a d j u s t m e n t s m a d e a c c o r d i n g t o c o n d i t i o n s i n t h e f i e l d . P r o a c t i v e p r o j e c t m a n a g e m e n t a n d c o n s t r u c t i o n i n s p e c t i o n p r o v i d e d b y s t a f f , r e s u l t e d i n a n a c c e p t a b l e f i n a l p r o d u c t . T h e p r o j e c t w a s c o m p l e t e d f o r $ 4 4 , 2 2 0 . 9 7 w h i c h i s l e s s t h a n t h e a p p r o v e d b u d g e t o f $ 4 6 , 0 0 0 , y i e l d i n g a n e t p r o j e c t s a v i n g s o f $ 1 , 7 7 9 . 0 3 . A s u m m a r y o f p r o j e c t b u d g e t a n d c o s t s i s s h o w n i n T a b l e 1 . T a b l e 1 - P r o j e c t C o s t S u m m a r y A u t h o r i z e d C o n t r a c t A m o u n t $ 4 6 , 0 0 0 . 0 0 T o t a l C o n s t r u c t i o n B u d g e t $ 4 6 , 0 0 0 . 0 0 C h a n Q e s t o t h e C o n t r a c t $ 0 A c t u a l C o n s t r u c t i o n C o s t $ 4 6 , 0 0 0 . 0 0 P r o j e c t S a v i n g s $ 1 , 7 7 9 . 0 3 C O N C L U S I O N M u l t i W . S y s t e m s , I n c . h a s s u c c e s s f u l l y c o m p l e t e d a l l w o r k i n a c c o r d a n c e w i t h C i t y C o u n c i l a p p r o v a l s . T h e r e f o r e , t h e w o r k s h o u l d b e a c c e p t e d a s c o m p l e t e a n d a N o t i c e o f C o m p l e t i o n f i l e d . F I S C A L I M P A C T T h e r e c o m m e n d e d a c t i o n w i l l n o t h a v e a n e g a t i v e f i s c a l i m p a c t . T h i s e m e r g e n c y p r o j e c t d i d n o t r e q u i r e p r o g r e s s p a y m e n t r e t e n t i o n a n d t h e r e f o r e r e l e a s i n g r e t a i n e d f u n d s i s n o t n e c e s s a r y . A t t a c h m e n t : N o t i c e o f C o m p l e t i o n A - 3 C i t y o f ~ a n c h o P a l o s V e r d e s R E C O R D I N G R E O U E S T E D B Y , r N a m e S t r e e t A d d r e s s C i t y S t a t e Z i p L C i t y C l e r k 1 C i t y o f ~ a n c h o P a l o s V e r e s 3 0 9 4 0 H a w t h o r n e B l v d . ~ a n c h o P a l o s V e r d e s C A 9 0 2 7 5 J S p a c e a b o v e t h i s l i n e f o r r e c o r d e r ' s u s e w a t : . c o r ! T : S F O R M S I N C . ~ " " ' ; , " " S I N C E 1 . S 9 3 N O T I C E O F C O M P L E T I O N N o t i c e p u r s u a n t t o C i v i l C o d e S e c t i o n 3 0 9 3 , m u s t b e f i l e d w i t h i n 1 0 d a y s a f t e r c o m p l e t i o n . ( S e e r e v e r s e s i d e f o r c o m p l e t e r e q u i r e m e n t s . ) N o t i c e i s h e r e b y g i v e n t h a t : 1 . T h e u n d e r s i g n e d i s o w n e r o r c o r p o r a t e o f f i c e r o f t h e o w n e r o f t h e i n t e r e s t o r e s t a t e s t a t e d b e l o w i n t h e p r o p e r t y h e r e i n a f t e r d e s c r i b e d . 2 . T h e f u l L n a m e o f t h e ' o w n e r i s C i t y o f ~ a n c h o P a l o s V e r d e s 3 . T h e f u l l a d d r e s s o f t h e o w n e r i s 3 0 9 4 0 H a w t h o r n e B l v d . , ~ a n c h o P a l o s V e r d e s , C A 9 0 2 7 5 4 . T h e n a t u r e o f t h e i n t e r e s t o r e s t a t e o f t h e o w n e r i s : I n f e e . ( I f o t h e r t h a n F e e . s t r i k e " I n l e e " a n d i n ' ! 8 r t . f o r e x a m p l e . " p u r c h a s e r u n d e r c o n t r a c t o f p u r c h a s e , " o r " L e s s e e " ) 5 . T h e f u l l n a m e s a n d f u l l a d d r e s s e s o f a l l p e r s o n s , i f a n y , w h o h o l d t i t l e w i t h t h e u n d e r s i g n e d a s j o i n t t e n a n t s o r a s t e n a n t s i n c o m m o n a r e : N A M E S A D D R E S S E S 6 . T h e f u l l n a m e s a n d f u l l a d d r e s s e s o f t h e p r e d e c e s s o r s i n i n t e r e s t o f t h e u n d e r s i g n e d , i f t h e p r o p e r t y w a s t r a n s f e r r e d s u b s e q u e n t t o t h e c o m m e n c e m e n t o f t h e w o r k o r i m p r o v e m e n t s h e r e i n r e f e r r e d t o : N A M E S A D D R E S S E S 7 . A w o r k o f i m p r o v e m e n t o n t h e p r o p e r t y h e r e i n a f t e r d e s c r i b e d w a s c o m p l e t e d o n A p r i 1 2 6 , 2 0 1 2 ~ e p l a c e p u m p s a n d e l e c t r i c c o n t r o l p a n e l 8 . T h e n a m e s o f t h e c o n t r a c t o r , i f a n y , f o r s u c h w o r k o f i m p r o v e m e n t w a s M u l t i w - S y s t e m s . T h e w o r k d o n e w a s : ( I f n o c o n t r a c t o r f o r w o r k o f i m p r o v e m e n t a s a w h o l e , i n s e r t " N o n e " ) ( D a t e 0 ' f i o n t r a ~ 1 V d 9 . T h e p r o ~ ~ r t y o n A W h n i C h s a l i d w o r k o f i m p r o v e m e n t w C a A c o m P l e t e d i s i n t h e C i t y o f ~ a ~ ~ c ~ t e ~ ~ ~ t ~ ~ ~ ~ u L h o f C o u n t y a r o s g e e s , S t a t e o f , a n d i s d e s c r i b e d a s f o l l o w s : _ 5 7 5 5 P a l o s V e r d e s D r i v e S o u t h , ~ a n c h o P a l o s V e r d e s , C A 1 0 . T h e s t r e e t a d d r e s s o f s a i d p r o p e r t y i s _ _ N _ o _ n _ e - : : c ; - - - - , - - - , - - : - : - - - - - : - - - - : _ - : : : - : - : - : _ - - , - - , - . , - - - - - , - _ - : - : - _ ( I f n o s t r e e t a d d r e s s h a s b e e n o f f i c i a l l y a s s i g n e d , i n s e r t " n o n e " , ) D a t e d _ ( S i g n a t u r e o f O w n e r o r c o r p o r a t e o H i o e r o f O w n e r n a m e d i n p a r a g r a p h 2 , o r h i s a g e n t ) C i t o f ~ a n c h o P a l o s V e r d e s V E R I F I C A T I O N I , t h e u n d e r s i g n e d , s a y : I a m t h e C i t y C l e r k , t h e D e c l a r a n t o f t h e f o r e g o i n g N o t i c e o f C o m p l e t i o n ; ( P r e s i d e n t o f , M a n a g e r o f , P a r t n e r 0 1 , O w n e r 0 1 , e t c , ) I h a v e r e a d s a i d N o t i c e o f C o m p l e t i o n a n d k n o w t h e c o n t e n t s t h e r e o f ; t h e s a m e i s t r u e t o m y o w n k n o w l e d g e . I d e c l a r e u n d e r p e n a l t y o f p e ~ u r y t h a t t h e f o r e g o i n g i s t r u e a n d c o r r e c t . E x e c u t e d o n 2 0 a t C i t y o f ~ a n c h o P a l o s V e r d e s , C A - - - - - - - - - - - - , - - " , - - - - ( P e r s o n a l s i g n a t u r e o f t h e i n d i v i d u a l w h o i s s w e a r i n g t h a t t h e c o n t e n t s o f t h e N o t i o e o f C o m p l e t i o n a r e t r u e ) B e f o r e y o u u s e t h i s f o r m f i l l i n a l l b l a n k s , a n d m a k e w h a t e v e r c h a n ~ e s a r e a p p r o p r i a t e a n d n e c e s s a r y t o y o u r p a r t i c u l a r t r a n s a d i o n . C o n s u l t a l a w y e r i f y o u d o u b t t h e f o r m s f i t n e s s f o r y o u r p u r p o s e a n d u s e . W o l c o t t s m a k e s n o r e p r e s e n t a t i o n o r w a r r a n t y , e x p r e s s o r i m R l i e d , w i t h r e s p e c t t o t h e m e r c h a n t a b i l i t y o r f i t n e s s o f t h i s f o r m f o r a n i n t e n d e d u s e o r p u r p o s e . ( : ) 2 0 0 5 W O L C O n S F O A M S , I N C . 7 " 1 1 ~ ~ l ~ l ~ l ~ J i j I J ~ I I " 2 F O A M 1 1 1 4 A e v . l O - Q S