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RPVCCA_CC_SR_2012_05_29_02_PVDS_Bike_Lane_Safety2 - 1 C I T Y O F M E M O R A N D U M R A N C H O P A L O S V E R D E S T O : F R O M : D A T E : S U B J E C T : R E V I E W E D : S t a f f L i a i s o n s : H O N O R A B L E M A Y O R & C I T Y C O U N C I L M E M B E T O M O D O M , D I R E C T O R O F P U B L I C W O R K S M A Y 2 9 , 2 0 1 2 M O D I F Y A G R E E M E N T W I T H L O S A N G E L E S C O U N T Y M E T R O T R A N S P O R T A T I O N A U T H O R I T Y F O R T H E P A L O S V E R D E S D R I V E S O U T H C O M P A T I B L E B I K E L A N E S S A F E T Y P R O J E C T , N O . L A F 1 5 0 6 C A R O L Y N L E H R , C I T Y M A N A G E R ~ R o n D r a g o o , S e n i o r E n g i n e e ~ N i c o l e J u l e s , S e n i o r E n g i n e e r ' 1 ' \ j R E C O M M E N D A T I O N S C o n s i d e r m o d i f y i n g t h e a g r e e m e n t w i t h L o s A n g e l e s C o u n t y M e t r o T r a n s p o r t a t i o n A u t h o r i t y f o r t h e P a l o s V e r d e s D r i v e S o u t h C o m p a t i b l e B i k e L a n e S a f e t y P r o j e c t , N o . L A F 1 5 0 6 . B A C K G R O U N D O n A p r i l 3 0 , 2 0 0 9 , t h e C i t y e n t e r e d i n t o a n a g r e e m e n t w i t h t h e L o s A n g e l e s C o u n t y M e t r o p o l i t a n T r a n s p o r t a t i o n A u t h o r i t y ( L A C M T A ) f o r t h e c o n s t r u c t i o n o f t h e B i k e C o m p a t i b l e R o a d w a y S a f e t y a n d L i n k a g e P r o j e c t o n P a l o s V e r d e s D r i v e S o u t h ( P V D S ) w h i c h i n c l u d e s $ 6 3 0 , 0 0 0 o f F e d e r a l G r a n t s t o c o n s t r u c t a 5 ' e m e r g e n c y s h o u l d e r t h a t i s b i k e c o m p a t i b l e o n e a c h s i d e o f t h e P a l o s V e r d e s D r i v e S o u t h f r o m N a r c i s s a D r i v e t o S c h o o n e r D r i v e . T h e p r o j e c t b u d g e t ( $ 7 8 8 , 0 0 0 ) i s i n c l u d e d i n t h e a p p r o v e d F Y 2 0 1 1 - 2 0 1 2 b u d g e t a n d c o n s i s t s o f $ 6 3 0 , 0 0 0 o f F e d e r a l C o n g e s t i o n M i t i g a t i o n a n d A i r Q u a l i t y f u n d s a n d a r e q u i r e d l o c a l m a t c h o f $ 1 5 8 , 0 0 0 . A c o p y o f t h e a g r e e m e n t i s i n c l u d e d a s A t t a c h m e n t B o f t h i s r e p o r t . T h e n e w b i k e p r o j e c t w a s a n t i c i p a t e d t o r u n t h r o u g h t h e l a n d s l i d e a l o n g P V D S . T h e l a n d s l i d e a r e a a l o n g P V D S c o n s i s t s o f t h r e e d i s t i n c t l a n d s l i d e s , t h e A b a l o n e C o v e L a n d s l i d e , t h e P o r t u g u e s e B e n d L a n d s l i d e a n d t h e K l o n d i k e C a n y o n L a n d s l i d e . T h e A b a l o n e C o v e L a n d s l i d e i n c l u d e s P V D S f r o m r o u g h l y W a y f a r e r s C h a p e l t o P e p p e r T r e e D r i v e . T h e P o r t u g u e s e B e n d L a n d s l i d e r u n s f r o m P e p p e r T r e e D r i v e t o a p p r o x i m a t e l y 2 , 4 0 0 f e e t w e s t o f S c h o o n e r D r i v e . T h e K l o n d i k e C a n y o n L a n d s l i d e i n c l u d e s P V D S f r o m 2 - 2 a p p r o x i m a t e l y 2 , 4 0 0 f e e t w e s t o f S c h o o n e r D r i v e t o a p p r o x i m a t e l y 8 0 0 f e e t w e s t o f S c h o o n e r D r i v e . A m a p o f t h e L a n d s l i d e a r e a s h a s b e e n i n c l u d e d a s A t t a c h m e n t C . S t a f f s t r o n g l y r e c o m m e n d s m o d i f y i n g t h e a g r e e m e n t t o r e d e f i n e t h e l i m i t s o f t h e p r o j e c t w h i c h w i l l e x c l u d e t h e r o a d w a y w i t h i n t h e P o r t u g u e s e B e n d L a n d s l i d e w h i c h i s t h e f a s t e s t m o v i n g a r e a o f t h e l a n d s l i d e a n d c o n s t r u c t i m p r o v e m e n t s b e g i n n i n g a t t h e e a s t e n d o f t h e P o r t u g u e s e B e n d l a n d s l i d e , a p p r o x i m a t e l y 2 , 4 0 0 f e e t w e s t o f S c h o o n e r D r i v e t o C o n q u e r o r D r i v e . D I S C U S S I O N T h e c u r r e n t r a t e o f l a n d m o v e m e n t w i t h i n t h e P o r t u g u e s e B e n d L a n d s l i d e w i l l c r e a t e a d d i t i o n a l m a i n t e n a n c e c o s t s a n d w o u l d l i k e l y c r e a t e a b u d g e t n e e d f o r a n a d d i t i o n a l $ 6 0 , 0 0 0 t o $ 1 0 0 , 0 0 0 p e r y e a r . T h e p r o j e c t a p p l i c a t i o n w a s s u b m i t t e d b a c k i n 2 0 0 7 a t a t i m e w h e n t h e l a n d s l i d e m o v e m e n t w a s n o t a s s i g n i f i c a n t a n d m a i n t e n a n c e w a s b e l i e v e d t o b e m a n a g e a b l e . C o n s i d e r i n g c u r r e n t m a i n t e n a n c e l e v e l s , s t a f f b e l i e v e s e x c l u d i n g t h e A b a l o n e C o v e a n d P o r t u g u e s e B e n d l a n d s l i d e a r e a s f r o m t h e p r o j e c t s c o p e w o u l d b e t h e b e s t a p p r o a c h . S h o u l d C i t y C o u n c i l c h o o s e t o p r o c e e d w i t h m o d i f y i n g t h e a g r e e m e n t w i t h L A C M T A , s t a f f w i l l b r i n g b a c k t h i s i t e m w i t h a r e c o m m e n d a t i o n t o a p p r o v e t h e a m e n d m e n t . A L T E R N A T I V E A n a l t e r n a t i v e r e c o m m e n d a t i o n i s t o t a k e n o a c t i o n w h i c h w i l l r e s u l t i n s t a f f p r o c e e d i n g w i t h t h e p r o j e c t w h i c h w o u l d i n c r e a s e r o a d w a y m a i n t e n a n c e c o s t s i n t h e l a n d s l i d e a r e a t h a t e x c e e d s t h e c u r r e n t b u d g e t e d a l l o c a t i o n . F I S C A L I M P A C T T h e r e c o m m e n d e d a c t i o n w i l l n o t r e s u l t i n a n i m p a c t t o t h e F Y 1 1 - 1 2 b U d g e t . A t t a c h m e n t s : A . B . C . P r o j e c t L o c a t i o n M a p L e t t e r o f A g r e e m e n t f o r B i k e C o m p a t i b l e R o a d w a y S a f e t y a n d L i n k a g e o n P a l o s V e r d e s D r i v e S o u t h - L A C M T A C a l l f o r P r o j e c t s I D # F 1 5 0 6 M a p o f L a n d s l i d e A r e a s 2-3 ATTACHMENT A 2 - 4 A I T A C H M E N T B T I P # : L A F I 5 0 6 P P N O : N / A N o v e m b e r 2 4 , 2 0 0 8 C i t y o f R a n c h o P a l o s V e r d e s 3 0 9 4 0 H a w t h o r n e B l v d . R a n c h o P a l o s V e r d e s , C A 9 0 2 7 5 A t t n : J a m e s B e l l O n e G a t e w a y P l a z a L o s A n g e l e s . C A 9 0 0 1 2 - 2 9 5 2 2 1 3 . 9 2 2 . 2 0 0 0 T e l m e t r o . n e t C F P # F I 5 0 6 L O A . P O O O F I 5 0 6 R E : L E T T E R O F A G R E E M E N T F O R P R O J E C T S P R O G R A M M E D T H R O U G H T H E L A C M T A C A L L F O R P R O J E C T S D e a r S i r / M a d a m : A s p a r t o f t h e L o s A n g e l e s C o u n t y M e t r o p o l i t a n T r a n s p o r t a t i o n A u t h o r i t y ( " L A C M T A " ) 2 0 0 7 C a l l f o r P r o j e c t s , t h e L A C M T A B o a r d o f D i r e c t o r s , a t i t s m e e t i n g o n S e p t e m b e r 2 7 , 2 0 0 7 , a u t h o r i z e d t h e p r o g r a m m i n g o f f u n d s t o C i t y o f R a n c h o P a l o s V e r d e s ( " P r o j e c t S p o n s o r " ) f o r B i k e C o m p a t i b l e R o a d w a y S a f e t y a n d L i n k a g e o n P a l o s V e r d e s D r i v e S o u t h - L A C M T A C a l l f o r P r o j e c t s I D # F 1 5 0 6 , T I P # L A F 1 5 0 6 , ( t h e " P r o j e c t " ) s u b j e c t t o t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s c o n t a i n e d i n t h i s L e t t e r o f A g r e e m e n t ( " L O A " ) . T h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s o f t h i s L O A c o n s i s t o f t h e f o l l o w i n g a n d e a c h i s i n c o r p o r a t e d b y r e f e r e n c e h e r e i n a s i f f u l l y s e t f o r t h h e r e i n : S p e c i f i c T e r m s o f t h e L O A , G e n e r a l T e r m s o f t h e L O A , A t t a c h m e n t A - t h e P r o j e c t F u n d i n g , A t t a c h m e n t B - i n t e n t i o n a l l y o m i t t e d , A t t a c h m e n t C - t h e S c o p e o f W o r k , A t t a c h m e n t D - R e p o r t i n g & E x p e n d i t u r e G u i d e l i n e s , A t t a c h m e n t D l - Q u a r t e r l y P r o g r e s s R e p o r t , A t t a c h m e n t E - F e d e r a l T r a n s p o r t a t i o n h n p r o v e m e n t P r o g r a m ( F T I P ) S h e e t , A t t a c h m e n t F - S p e c i a l C o n d i t i o n s f o r t h e P r o j e c t , A t t a c h m e n t G - F e d e r a l - A i d P r o j e c t h n p l e m e n t a t i o n P r o c e d u r e s . R e v : 0 8 . 0 B . 0 8 L O A F e d e r a l A g r e e m e n t C M A D R S T P 2 - 5 T I P # : L A F I 5 0 B P P M O : M I A C F P # F I 5 0 G L O A . P O O O F I 5 0 G I n t h e e v e n t o f a c o n f l i c t , t h e S p e c i a l C o n d i t i o n s f o r t h e P r o j e c t , i f a n y , s h a l l p r e v a i l o v e r t h e S p e c i f i c T e n n s o f t h e L O A a n d t h e S p e c i f i c T e n n s o f t h e L O A s h a l l p r e v a i l o v e r t h e G e n e r a l T e n n s o f t h e L O A . P l e a s e a c k n o w l e d g e y o u r a c c e p t a n c e a n d a g r e e m e n t t o t h e t e n n s a n d c o n d i t i o n s o f t h i s L O A b y s i g n i n g b e l o w . V e r y t r u l y y o u r s , A r t h u r ' T . L e a h y C h i e f E x e c u t i v e O f f i c e r P r o j e c t S p o n s o r h a s r e a d a n d u n d e r s t a n d s t h e t e n n s a n d c o n d i t i o n s o f t h i s L O A , i n c l u d i n g a l l t h e a t t a c h m e n t s , a n d b y s i g n i n g b e l o w P r o j e c t S p o n s o r h e r e b y a c c e p t s a n d a g r e e s t o t h e t e n n s o f t h i s L O A . C i t y o f R a n c h o P a l o s V e r d e s B y . E b & ~ L a r r y C k M a y o r D a t e : D a t e : - t i i Y f ' ! t ~ R e v : 0 8 . 0 G . 0 8 2 L O A F e d e r a l A g r e e m e n t C M A D R S T P 2 - 6 T I P # : l A F I 5 D G P P N D : M I A C A L L F O R P R O J E C T S L E T T E R O F A G R E E M E N T P A R T I S P E C I F I C T E R M S O F T H E L O A C F P # F 1 5 D G L D A . P D D D F I 5 D G I . T i t l e o f t h e P r o j e c t ( t h e " P r o j e c t " ) : B i k e C o m p a t i b l e R o a d w a y S a f e t y a n d L i n k a g e o n P a l o s V e r d e s D r i v e S o u t h - L A C M T A C a l l f o r P r o j e c t s I D # F 1 5 0 6 , T I P # L A F 1 5 0 6 . 2 . A m o u n t o f F u n d s P r o g r a m m e d ( t h e " F u n d s " ) : L A C M T A B o a r d o f D i r e c t o r s , a c t i o n o f S e p t e m b e r 2 7 , 2 0 0 7 , p r o g r a m m e d $ 6 3 0 , 0 0 0 ( t h e " F u n d s " ) t o P r o j e c t S p o n s o r f o r t h e P r o j e c t . T h e L A C M T A f u n d i n g p l a n r e f l e c t s t h e p r o g r a m m i n g o f F u n d s o v e r 2 y e a r s , F i s c a l Y e a r s ( F Y ) 2 0 0 8 - 0 9 , F Y 2 0 1 0 - 1 1 . L A C M T A B o a r d o f D i r e c t o r s ' a c t i o n r e c e r t i f i e d t h e F u n d s f o r F Y 2 0 0 8 - 0 9 o n l y i n t h e a m o u n t o f $ 5 6 , 0 0 0 . L A C M T A B o a r d o f D i r e c t o r s ' a c t i o n w i l l b e r e q u i r e d a n n u a l l y t o a p p r o v e F u n d s f o r e a c h s u b s e q u e n t F i s c a l Y e a r p r i o r t o t h o s e F u n d s b e i n g o b l i g a t e d b y P r o j e c t S p o n s o r . 3 . T h e F u n d i n g A g e n c y f o r t h i s P r o j e c t ( t h e " A g e n c y " ) i s C A L T R A N S . T h e P r o g r a m m i n g A g e n c y f o r t h i s P r o j e c t i s L A C M T A . 4 . T h e ' ' P r o j e c t F u n d i n g " d o c u m e n t s a l l s o u r c e s o f f u n d s p r o g r a m m e d f o r t h e P r o j e c t a s a p p r o v e d b y L A C M T A a n d i s a t t a c h e d t o t h i s L O A a s A t t a c h m e n t A . T h e P r o j e c t F u n d i n g i n c l u d e s t h e t o t a l p r o g r a m m e d b u d g e t f o r t h e P r o j e c t , i n c l u d i n g t h e F u n d s p r o g r a m m e d b y L A C M T A a n d t h e P r o j e c t S p o n s o r F u n d i n g C o m m i t m e n t ( l o c a l m a t c h ) . T h e P r o j e c t F u n d i n g a l s o i n c l u d e s t h e f i s c a l y e a r s i n w h i c h a l l t h e f u n d s f o r t h e P r o j e c t a r e p r o g r a m m e d . 5 . P r o j e c t S p o n s o r s h a l l c o m p l e t e t h e P r o j e c t a s d e s c r i b e d i n t h e S c o p e o f W o r k . T h e " S c o p e o f W o r k " f o r t h e P r o j e c t i s a t t a c h e d t o t h i s L O A a s A t t a c h m e n t C . T h e S c o p e o f W o r k i n c l u d e s a g e n e r a l d e s c r i p t i o n o f t h e P r o j e c t a n d a d e t a i l e d d e s c r i p t i o n o f t h e w o r k t o b e c o m p l e t e d . T h e S c o p e o f W o r k a l s o i n c l u d e s a s e t s c h e d u l e i n c l u d i n g P r o j e c t m i l e s t o n e s c o n s i s t e n t w i t h t h e l a p s i n g p o l i c y d e s c r i b e d i n P a r t I I b e l o w . W o r k s h a l l b e d e l i v e r e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h a t s c h e d u l e u n l e s s o t h e r w i s e a g r e e d t o b y t h e p a r t i e s i n w r i t i n g . 6 . T h e " F T I P P R O J E C T S H E E T ( P D F ) " i s a t t a c h e d a s A t t a c h m e n t E a n d i s r e q u i r e d t o e n s u r e t h a t t h e P r o j e c t i s p r o g r a m m e d c o r r e c t l y i n t h e m o s t u p - t o - d a t e T I P d o c u m e n t . T h e F T I P P R O J E C T S H E E T ( P D F ) c a n b e f o u n d i n P r o g r a m M e t r o ( T h e L o s A n g e l e s T r a n s p o r t a t i o n I m p r o v e m e n t P r o g r a m ( T I P ) d a t a b a s e ) u n d e r t h e r e p o r t s s e c t i o n a t h t t p : / / p r o g r a m . m e t r o . n e t . A l l p r o j e c t s t h a t r e c e i v e f u n d i n g t h r o u g h t h e L A C M T A C a l l F o r P r o j e c t s m u s t b e . p r o g r a m m e d i n t o t h e T I P a s t h e T I P i n c l u d e s l o c a l l y f u n d e d r e g i o n a l l y s i g n i f i c a n t p r o j e c t s f o r i n f o r m a t i o n a n d a i r q u a l i t y m o d e l i n g p u r p o s e s . P r o j e c t S p o n s o r s h a l l r e v i e w t h e P r o j e c t i n P r o g r a m M e t r o e a c h y e a r a n d u p d a t e o r c o r r e c t P r o j e c t a s n e c e s s a r y d u r i n g a s c h e d u l e d T I P a m e n d m e n t o r a d o p t i o n . P r o j e c t S p o n s o r w i l l b e n o t i f i e d o f a m e n d m e n t s a n d a d o p t i o n s t o t h e T I P v i a e - m a i l . C h a n g e s t o t h e T I P t h r o u g h P r o g r a m M e t r o s h o u l d b e m a d e a s s o o n a s p o s s i b l e a f t e r P r o j e c t S p o n s o r i s a w a r e o f a n y c h a n g e s t o t h e P r o j e c t , b u t n o l a t e r R e v : D B . O G . D B 3 L O A F e d e r a l A g r e e m e n t C M A O R S T P 2 - 7 T I P # : L A F I 5 0 B P P N O : N / A C F P # F l 5 D B L D A . P D D D F l 5 0 B t h a n O c t o b e r 1 o f t h e y e a r t h e c h a n g e o r u p d a t e i s m a d e . S h o u l d P r o j e c t S p o n s o r f a i l t o m e e t t h i s d a t e , i t m a y a f f e c t P r o j e c t S p o n s o r ' s a b i l i t y t o a c c e s s f u n d i n g , d e l a y t h e P r o j e c t a n d m a y u l t i m a t e l y r e s u l t i n t h e F u n d s b e i n g l a p s e d . 7 . S p e c i a l C o n d i t i o n s f o r t h e P r o j e c t , i f a n y , a r e a t t a c h e d t o t h i s L O A a s A t t a c h m e n t F . 8 . P r i o r t o t h e o b l i g a t i o n o f t h e F u n d s , n o m a t e r i a l c h a n g e s t o t h e P r o j e c t F u n d i n g o r t h e S c o p e o f W o r k s h a l l b e f u n d e d o r a l l o w e d w i t h o u t p r i o r w r i t t e n a p p r o v a l o f L A C M T A a n d P r o j e c t S p o n s o r . S u c h p r i o r a p p r o v a l s h a l l b e e v i d e n c e d b y a n a m e n d m e n t t o t h i s L O A , a p p r o v e d a n d s i g n e d b y t h e L A C M T A C h i e f E x e c u t i v e O f f i c e r o r h i s d e s i g n e e a n d P r o j e c t S p o n s o r . A f t e r t h e F u n d s h a v e b e e n o b l i g a t e d , n o m a t e r i a l c h a n g e s w i l l b e a l l o w e d . 9 . L A C M T A ' s A d d r e s s : L o s A n g e l e s C o u n t y M e t r o p o l i t a n T r a n s p o r t a t i o n A u t h o r i t y O n e G a t e w a y P l a z a L o s A n g e l e s , C A 9 0 0 1 2 A t t e n t i o n : K a t h l e e n M c C u n e ( M S : 9 9 - 2 2 - 3 ) m c c u n e k @ m e t r o . n e t 1 0 . P r o j e c t S p o n s o r s A d d r e s s : C i t y o f R a n c h o P a l o s V e r d e s 3 0 9 4 0 H a w t h o m e B l v d . R a n c h o P a l o s V e r d e s , C A 9 0 2 7 5 A t t e n t i o n : J a m e s B e l l p u b l i c w o r k s @ r p v . c o m R e v : D 8 . D 8 . D B 4 L O A F e d e r a l A g r e e m e n t C M A U R S T P 2 - 8 T I P # : L A F I 5 0 B P P N D : N f A P A R T l l G E N E R A L T E R M S O F T H E L O A C F P # F l 5 0 B L D A . P o D o F I 5 0 6 1 . P A Y M E N T O F F U N D S : P r o j e c t S p o n s o r u n d e r s t a n d s a n d a g r e e s t h a t L A C M T A p r o v i d e s n o F u n d s u n d e r t h i s L O A a n d L A C M T A s h a l l h a v e n o r e s p o n s i b i l i t y o r o b l i g a t i o n t o p r o v i d e a n y F u n d s f o r t h e P r o j e c t . P r o j e c t S p o n s o r s h a l l r e c e i v e t h e F u n d s d i r e c t l y f r o m t h e A g e n c y p u r s u a n t t o a s e p a r a t e a g r e e m e n t w i t h t h e A g e n c y . P r o j e c t S p o n s o r s h a l l s u b m i t t o t h e A g e n c y t h e a p p r o p r i a t e i n v o i c e s i n t h e f o n n , m a n n e r , a n d s c h e d u l e s p e c i f i e d b y t h e a p p l i c a b l e r e q u i r e m e n t s o f t h e A g e n c y . P r o j e c t S p o n s o r c a n n o t b e r e i m b u r s e d f o r a n y c o s t i n c u r r e d w i t h o u t p r i o r a u t h o r i z a t i o n f r o m t h e A g e n c y . P r o j e c t S p o n s o r s h a l l b e s u b j e c t t o , a n d c o m p l y w i t h , a l l a p p l i c a b l e r e q u i r e m e n t s o f t h e A g e n c y a n d o f L A C M T A a s r e q u i r e d b y L A C M T A t o f u l f i l l i t s r e s p o n s i b i l i t i e s a s t h e p r o g r a m m i n g a g e n c y . T h e a l l o w a b i l i t y o f e x p e n d i t u r e s , t h e c o s t r e i m b u r s e m e n t s c h e d u l e , e l i g i b i l i t y i s s u e s , r e s o l u t i o n o f d i s p u t e s , a n d a l l o t h e r i s s u e s r e l a t i n g t o t h i s L O A s h a l l b e s u b j e c t t o t h e r u l e s , r e g u l a t i o n s , a n d r e q u i r e m e n t s o f t h e A g e n c y a n d L A C M T A a s t h e p r o g r a m m i n g a g e n c y . 2 . T E R M . 2 . 1 T h e t e r m o f t h i s L O A s h a l l c o m m e n c e u p o n t h e d a t e o f t h i s L O A , a n d s h a l l t e n n i n a t e u p o n c o m p l e t i o n o f t h e S c o p e o f W o r k a n d L A C M T A ' s r e c e i p t o f C a l t r a n s ' f i n a l v o u c h e r p a i d f o r t h e P r o j e c t . 2 . 2 P r i o r t o t h e o b l i g a t i o n o f t h e F u n d s , s h o u l d L A C M T A d e t e r m i n e t h e r e a r e i n s u f f i c i e n t F u n d s a v a i l a b l e f o r t h e P r o j e c t , L A C M T A m a y t e r m i n a t e t h i s L O A b y g i v i n g w r i t t e n n o t i c e t o P r o j e c t S p o n s o r a t l e a s t t h i r t y ( 3 0 ) d a y s i n a d v a n c e o f t h e e f f e c t i v e d a t e o f s u c h t e n n i n a t i o n . 3 . U S E O F F U N D S : 3 . 1 P r o j e c t S p o n s o r s h a l l u t i l i z e t h e F u n d s t o c o m p l e t e t h e P r o j e c t a s d e s c r i b e d i n t h e S c o p e o f W o r k a n d a s a p p r o v e d b y L A C M T A a n d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e a p p l i c a b l e r e q u i r e m e n t s o f t h e A g e n c y . 3 . 2 T h e F u n d s , a s p r o g r a m m e d u n d e r t h i s L O A , c a n o n l y b e u s e d t o w a r d s t h e c o m p l e t i o n o f t h e S c o p e o f W o r k o r i g i n a l l y a d o p t e d b y L A C M T A u n l e s s m o d i f i e d b y a n a m e n d m e n t t o t h i s L O A . P r o j e c t S p o n s o r s h a l l a l s o b e s u b j e c t t o a n d c o m p l y w i t h a l l a p p l i c a b l e r e q u i r e m e n t s o f t h e A g e n c y a d m i n i s t e r i n g t h i s P r o j e c t . R e v : 0 8 . 0 6 , 0 8 5 L O A F e d e r a l A g r e e m e n t C M A O R S T P 2 - 9 T 1 P # : L A F l 5 0 B P P N O : N / A 4 . R E P O R T I N G A N D A U D I T R E Q U I R E M E N T S : C F P # F I 5 0 6 L O A . P O O O F I 5 0 6 4 . 1 P r o j e c t S p o n s o r s h a l l b e s u b j e c t t o a n d c o m p l y w i t h a l l a p p l i c a b l e r e q u i r e m e n t s o f t h e A g e n c y r e g a r d i n g P r o j e c t r e p o r t i n g a n d a u d i t r e q u i r e m e n t s . P r o j e c t S p o n s o r s h a l l u s e t h e T r a n s p o r t a t i o n I m p r o v e m e n t P r o g r a m ( H T I P " ) N o . . E x p e n d i t u r e A u t h o r i z a t i o n ( H E A " ) N o . , a n d L A C M T A C a l l f o r P r o j e c t s P r o j e c t I D # o n a l l c o r r e s p o n d e n c e . 4 . 2 S i n c e t h e P r o j e c t i s f u n d e d e x c l u s i v e l y w i t h F e d e r a l f u n d s a n d c o n t a i n s n o L A C M T A l o c a l f u n d i n g , L A C M T A h a s n o a u d i t r e s p o n s i b i l i t i e s f o r t h i s P r o j e c t . P r o j e c t S p o n s o r s h a l l c o m p l y w i t h a l l A g e n c y c o m p l i a n c e , p r e - a w a r d a n d p e r f o r m a n c e a u d i t r e q u i r e m e n t s a s d e e m e d n e c e s s a r y t o a s s u r e t h a t f u n d i n g e x p e n d i t u r e s c o n f o r m t o a l l a p p l i c a b l e P r o j e c t f u n d i n g g u i d e l i n e s , l a w s a n d r e g u l a t i o n s . L A C M T A , a s t h e p r o g r a m m i n g a g e n c y , s h a l l h a v e t h e r i g h t , a t i t s s o l e d i s c r e t i o n , t o a u d i t t h e P r o j e c t f o r c o m p l i a n c e w i t h t h e t e r m s o f t h i s L O A a n d t o a s s u r e t h a t f u n d i n g e x p e n d i t u r e s c o n f o r m t o t h e t e r m s o f t h i s L O A . L A C M T A s h a l l h a v e t h e s a m e a u d i t r i g h t s a s t h e A g e n c y t o a u d i t t h e P r o j e c t . 4 . 3 P r o j e c t S p o n s o r s h a l l s u b m i t t h e Q u a r t e r l y P r o g r e s s R e p o r t w i t h i n 6 0 d a y s a f t e r t h e c l o s e o f e a c h q u a r t e r o n t h e l a s t d a y o f t h e m o n t h s N o v e m b e r , F e b r u a r y , M a y a n d A u g u s t . A n n u a l l y w i t h t h e 4 t h q u a r t e r P r o g r e s s R e p o r t , P r o j e c t S p o n s o r a l s o s h a l l s u b m i t p h o t o s o f k e y c o m p o n e n t s a n d m i l e s t o n e s d e m o n s t r a t i n g P r o j e c t p r o g r e s s o r c o m p l e t i o n . 5 . E X P E N D I T U R E A N D D I S P O S m O N O F F U N D S : 5 . 1 T h e e x p e n d i t u r e a n d d i s p o s i t i o n o f t h e F u n d s b y P r o j e c t S p o n s o r s h a l l b e s u b j e c t t o a n d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s o f t h i s L O A a n d t h e a p p l i c a b l e r e q u i r e m e n t s o f t h e A g e n c y . P r o j e c t S p o n s o r s h a l l n o t u t i l i z e t h e F u n d s i n a n y o t h e r w a y o r o n a n y p r o j e c t o t h e r t h a n t h a t s p e c i f i e d i n t h i s L O A a n d t h e a p p l i c a b l e r e q u i r e m e n t s o f t h e A g e n c y . 5 . 2 P r o j e c t S p o n s o r s h a l l b e r e s p o n s i b l e f o r a n y a n d a l l c o s t o v e r r u n s f o r t h e P r o j e c t . 5 . 3 P r o j e c t S p o n s o r s h a l l b e e l i g i b l e f o r t h e F u n d s u p t o t h e p r o g r a m m e d a m o u n t s p e c i f i e d i n P a r t I , S e c t i o n 2 o f t h i s L O A s u b j e c t t o t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s c o n t a i n e d h e r e i n a n d i n a l l a p p l i c a b l e r e q u i r e m e n t s o f t h e A g e n c y . 5 , 4 S u b j e c t t o t h e r e q u i r e m e n t s a n d r e g u l a t i o n s o f t h e A g e n c y , a n d t o t h e e x t e n t a l l o w e d b y t h e A g e n c y , a n y u n d e r r u n s t o t h e f u n d s s h o w n i n A t t a c h m e n t A s h a l l b e a p p o r t i o n e d b e t w e e n L A C M T A a n d P r o j e c t S p o n s o r i n t h e s a m e p r o p o r t i o n a s t h e S o u r c e s o f F u n d s f r o m e a c h p a r t y t o t h i s L O A a s s p e c i f i e d i n A t t a c h m e n t A t o t h i s L O A . U p o n c o m p l e t i o n o f t h e P r o j e c t d e s c r i b e d i n t h e S c o p e o f W o r k a n d s u b j e c t t o t h e r e q u i r e m e n t s a n d r e g u l a t i o n s o f t h e A g e n c y , a n d t o t h e e x t e n t a l l o w e d b y t h e A g e n c y , a n y u n u s e d o b l i g a t i o n o f t h e F u n d s s h a l l r e v e r t b a c k t o L A C M T A f o r f u t u r e p r o g r a m m i n g a t L A C M T A ' s d i s c r e t i o n . 5 . 5 T h e p r o g r a m m i n g o f t h e F u n d s d o e s n o t i m p l y n o r o b l i g a t e a n y f u t u r e f u n d i n g c o m m i t m e n t o n t h e p a r t o f L A C M T A o r t h e A g e n c y . R e v : O B . 0 6 . 0 8 6 L O A F e d e r a l A g r e e m e n t C M A D R S T P 2 - 1 0 n p # : L A F I 5 D B P P N D : N / A 6 . T I M E L Y U S E O F F U N D S / R E P R O G R A M M I N G O F F U N D S : 6 . 1 P r o j e c t S p o n s o r m u s t d e m o n s t r a t e t i m e l y u s e o f t h e F u n d s b y : C F P # F I 5 D B L D A . P D D D F I 5 D B ( i ) e x e c u t i n g t h i s L O A w i t h i n n i n e t y ( 9 0 ) d a y s o f r e c e i v i n g f o r m a l t r a n s m i t t a l o f t h e L O A f r o m L A C M T A , o r b y D e c e m b e r 3 1 o f t h e f i r s t F i s c a l Y e a r i n w h i c h t h e F u n d s a r e p r o g r a m m e d , w h i c h e v e r d a t e i s l a t e r ; a n d ( i i ) o b l i g a t i n g t h e F u n d s p r o g r a m m e d u n d e r t h i s L O A f o r a l l o w a b l e c o s t s w i t h i n 3 6 m o n t h s f r o m J u l y 1 o f t h e f i r s t F i s c a l Y e a r i n w h i c h t h e F u n d s a r e p r o g r a m m e d . A l l F u n d s p r o g r a m m e d f o r F Y 2 0 0 8 - 0 9 a r e s u b j e c t t o l a p s e o n J u n e 3 0 , 2 0 1 1 . A l l f u n d s p r o g r a m m e d f o r F Y 2 0 1 0 - 1 1 a r e s u b j e c t t o l a p s e o n J u n e 3 0 , 2 0 1 3 . I f P r o j e c t S p o n s o r f a i l s t o m e e t a n y o f t h e a b o v e c o n d i t i o n s , t h e P r o j e c t s h a l l b e c o n s i d e r e d l a p s e d a n d w i l l b e s u b m i t t e d t o t h e L A C M T A B o a r d o f D i r e c t o r s f o r d e o b l i g a t i o n . 6 . 2 P r o j e c t S p o n s o r m u s t d e m o n s t r a t e e v i d e n c e o f t i m e l y u s e a n d o b l i g a t i o n o f F u n d s p r o g r a m m e d f o r t h e P r o j e c t w i t h i n t h e t i m e p e r i o d d e s c r i b e d i n P a r t n , S e c t i o n 6 . 1 o f t h i s L O A . E v i d e n c e o f t i m e l y o b l i g a t i o n w i l l b e e i t h e r a n e x e c u t e d " A u t h o r i z a t i o n T o P r o c e e d " d o c u m e n t ( C a l t r a n s V e r s i o n E - 7 6 ) . 6 . 3 I n t h e e v e n t t h i s L O A i s n o t e x e c u t e d a n d / o r e v i d e n c e o f t i m e l y o b l i g a t i o n o f F u n d s i s n o t p r o v i d e d a s d e s c r i b e d i n P a r t I I , S e c t i o n s 6 . 1 a n d 6 . 2 o f t h i s W A , t h e P r o j e c t w i l l b e r e e v a l u a t e d b y L A C M T A a s p a r t o f t h e a n n u a l C a l l f o r P r o j e c t s R e c e r t i f i c a t i o n / D e o b l i g a t i o n p r o c e s s a n d t h e F u n d s m a y b e d e o b l i g a t e d a n d r e p r o g r a m m e d t o a n o t h e r p r o j e c t b y t h e L A C M T A B o a r d o f D i r e c t o r s . I f P r o j e c t S p o n s o r d o e s n o t c o m p l e t e o n e e l e m e n t o f t h e P r o j e c t , a s d e s c r i b e d i n t h e F T I P S h e e t , d u e t o a l l o r a p o r t i o n o f t h e F u n d s l a p s i n g , t h e e n t i r e P r o j e c t m a y b e s u b j e c t t o d e o b l i g a t i o n a t L A C M T A ' s s o l e d i s c r e t i o n . I n t h e e v e n t t h e F u n d s a r e r e p r o g r a m m e d , t h i s L O A s h a l l a u t o m a t i c a l l y t e r m i n a t e w i t h o u t f u r t h e r a c t i o n b y e i t h e r p a r t y . 7 . S O U R C E S A N D D I S P O S I T I O N O F F U N D S : 7 . 1 T h e o b l i g a t i o n f o r L A C M T A t o p r o g r a m t h e F u n d s f o r t h e P r o j e c t i s s u b j e c t t o s u f f i c i e n t F u n d s b e i n g m a d e a v a i l a b l e f o r t h e P r o j e c t b y t h e L A C M T A B o a r d o f D i r e c t o r s , t h e U n i t e d S t a t e s G o v e r n m e n t o r t h e S t a t e o f C a l i f o r n i a , a s a p p l i c a b l e . I f s u c h F u n d s a r e n o t m a d e a v a i l a b l e f o r t h e P r o j e c t , t h i s L O A s h a l l b e v o i d a n d h a v e n o f u r t h e r f o r c e a n d e f f e c t , a n d L A C M T A s h a l l h a v e n o o b l i g a t i o n t o p r o g r a m t h e F u n d s f o r t h e P r o j e c t , u n l e s s o t h e r w i s e a g r e e d t o i n w r i t i n g b y L A C M T A . 7 . 2 P r o j e c t S p o n s o r s h a l l f u l l y f u n d a n d c o n t r i b u t e t h e P r o j e c t S p o n s o r F u n d i n g C o m m i t m e n t , a s i d e n t i f i e d i n t h e P r o j e c t F u n d i n g ( A t t a c h m e n t A ) , t o w a r d s t h e c o s t o f t h e P r o j e c t . I f t h e F u n d s i d e n t i f i e d i n A t t a c h m e n t A a r e i n s u f f i c i e n t t o c o m p l e t e t h e P r o j e c t , P r o j e c t S p o n s o r a g r e e s t o s e c u r e a n d p r o v i d e s u c h a d d i t i o n a l n o n - L A C M T A p r o g r a m m e d f u n d s n e c e s s a r y t o c o m p l e t e t h e P r o j e c t . R e v : D B . D R D S 7 L O A F e d e r a l A g r e e m e n t C M A O R S T P 2 - 1 1 T l P # : L A F I S O B P P N O : N / A 8 . C O M M U N I C A T I O N S : C F P # F I S O B L O A . P O O O F I S O B 8 . 1 P r o j e c t S p o n s o r s h a l l e n s u r e t h a t a l l C o m m u n i c a t i o n M a t e r i a l s c o n t a i n r e c o g n i t i o n o f L A C M T A ' s c o n t r i b u t i o n t o t h e P r o j e c t . P r o j e c t S p o n s o r s h a l l e n s u r e t h a t a t a m i n i m u m , a l l C o m m u n i c a t i o n s M a t e r i a l s s h a l l i n c l u d e ( i ) t h e p h r a s e " T h i s p r o j e c t w a s p a r t i a l l y f u n d e d b y L A C M T A " o r a l t e r n a t i v e a c c e p t a b l e m i n i m u m l a n g u a g e ; a n d ( i i ) t h e M e t r o l o g o , w i t h t h e e x c e p t i o n o f p r e s s r e l e a s e s , w h i c h d o n o t r e q u i r e a M e t r o l o g o . 8 . 2 I f P r o j e c t S p o n s o r p r o d u c e s a n y C o m m u n i c a t i o n M a t e r i a l s t h a t d o n o t c o n t a i n t h e i n f o r m a t i o n s e t f o r t h i n S e c t i o n 8 . 1 a b o v e , P r o j e c t S p o n s o r m u s t p r o v i d e a n o p p o r t u n i t y f o r t h e p r i o r r e v i e w a n d w r i t t e n c o m m e n t b y t h e C h i e f C o m m u n i c a t i o n s O f f i c e r o f L A C M T A o r i t s d e s i g n e e b e f o r e s u c h m a t e r i a l s c a n b e p r o d u c e d . I f P r o j e c t S p o n s o r d o e s n o t r e c e i v e a r e s p o n s e f r o m L A C M T A C o m m u n i c a t i o n s w i t h i n s e v e n ( 7 ) w o r k i n g d a y s f r o m t h e d a y o f r e c e i p t b y L A C M T A C o m m u n i c a t i o n s s t a f f , P r o j e c t S p o n s o r m a y p r o c e e d w i t h p r o d u c i n g t h e C o m m u n i c a t i o n s M a t e r i a l s a s p r o p o s e d . 8 . 3 F o r p u r p o s e s o f t h i s L O A , " C o m m u n i c a t i o n s M a t e r i a l s " i n c l u d e , b u t a r e n o t l i m i t e d t o , l i t e r a t u r e , n e w s l e t t e r s , p u b l i c a t i o n s , w e b s i t e s , a d v e r t i s e m e n t s , b r o c h u r e s , m a p s , i n f o r m a t i o n m a t e r i a l s , v i d e o , r a d i o a n d p u b l i c s e r v i c e a n n o u n c e m e n t s , p r e s s r e l e a s e s , p r e s s e v e n t a d v i s o r i e s , a n d a l l o t h e r r e l a t e d m a t e r i a l s . 8 . 4 F o r s i g n a g e o n P r o j e c t s t r u c t u r e s , f a c i l i t i e s , v e h i c l e s a n d c o n s t r u c t i o n s i t e s , P r o j e c t S p o n s o r s h a l l u s e t h e p h r a s e , " F u n d e d i n p a r t b y [ M e t r o l o g o ] " ' o r " Y o u r t a x d o l l a r s a t w o r k ( M e t r o l o g o ) " o r a l t e r n a t i v e a c c e p t a b l e l a n g u a g e . F u r t h e r g u i d a n c e o n a c k n o w l e d g i n g L A C M T A c o n t r i b u t i o n i s p r o v i d e d i n t h e C o m m u n i c a t i o n s M a t e r i a l s g u i d e l i n e s a v a i l a b l e f r o m t h e L A C M T A C o m m u n i c a t i o n s D i v i s i o n . 8 . 5 P r o j e c t S p o n s o r s h a l l n o t i f y t h e L A C M T A C h i e f C o m m u n i c a t i o n s O f f i c e r o r i t s d e s i g n e e o f a l l p r e s s e v e n t s r e l a t e d t o t h e P r o j e c t i n s u c h a m a n n e r t h a t a l l o w s L A C M T A t o p a r t i c i p a t e i n s u c h e v e n t s , a t L A C M T A ' s s o l e d i s c r e t i o n . 8 . 6 T h e M e t r o l o g o i s a t r a d e m a r k e d i t e m t h a t s h a l l b e r e p r o d u c e d a n d d i s p l a y e d i n a c c o r d a n c e w i t h s p e c i f i c g r a p h i c g u i d e l i n e s a v a i l a b l e f r o m t h e L A C M T A C o m m u n i c a t i o n s D i v i s i o n . 8 . 7 P r o j e c t S p o n s o r s h a l l e n s u r e t h a t a n y s u b c o n t r a c t o r , i n c l u d i n g , w i t h o u t l i m i t a t i o n , p u b l i c r e l a t i o n s , p u b l i c a f f a i r s , a n d / o r m a r k e t i n g f i r m s h i r e d t o p r o d u c e P r o j e c t C o m m u n i c a t i o n s M a t e r i a l s w i l l c o m p l y w i t h t h e r e q u i r e m e n t s c o n t a i n e d i n t h i s S e c t i o n 8 . R e v : o B . o B . o B B L O A F e d e r a l A g r e e m e n t C M A O R S T P 2 - 1 2 T I P # : L A F l 5 0 G P P N O : M I A 9 . O T H E R T E R M S A N D C O N D I T I O N S : C F P # F I 5 D G L D A . P D D D F I 5 D G 9 . 1 T h i s L O A , a l o n g w i t h t h e a p p l i c a b l e r e q u i r e m e n t s o f t h e A g e n c y , c o n s t i t u t e s t h e e n t i r e u n d e r s t a n d i n g b e t w e e n t h e p a r t i e s , w i t h r e s p e c t t o t h e s u b j e c t m a t t e r h e r e i n . T h e L O A s h a l l n o t b e a m e n d e d , n o r a n y p r o v i s i o n s o r b r e a c h h e r e o f w a i v e d , e x c e p t i n w r i t i n g s i g n e d b y t h e p a r t i e s w h o a g r e e d t o t h e o r i g i n a l L O A o r t h e s a m e l e v e l o f a u t h o r i t y . 9 . 2 I n t h e e v e n t t h a t t h e r e i s a n y l e g a l c o u r t ( e . g . S u p e r i o r C o u r t o f t h e S t a t e o f C a l i f o r n i a , C o u n t y o f L o s A n g e l e s , o r t h e U . S . D i s t r i c t C o u r t f o r t h e C e n t r a l D i s t r i c t o f C a l i f o r n i a ) p r o c e e d i n g b e t w e e n t h e p a r t i e s t o e n f o r c e o r i n t e r p r e t t h i s L O A , o r t h e a p p l i c a b l e r e q u i r e m e n t s o f t h e A g e n c y , t o p r o t e c t o r e s t a b l i s h a n y r i g h t s o r r e m e d i e s h e r e u n d e r , t h e p r e v a i l i n g p a r t y s h a l l b e e n t i t l e d t o i t s c o s t s a n d e x p e n s e s , i n c l u d i n g r e a s o n a b l e a t t o r n e y s ' f e e s . 9 . 3 N e i t h e r L A C M T A n o r a n y o f f i c e r o r e m p l o y e e t h e r e o f s h a l l b e r e s p o n s i b l e f o r a n y d a m a g e o r l i a b i l i t y o c c u r r i n g b y r e a s o n o f a n y t h i n g d o n e o r c o m m i t t e d t o b e d o n e b y P r o j e c t S p o n s o r u n d e r o r i n c o n n e c t i o n w i t h a n y w o r k p e r f o n n e d b y a n d o r s e r v i c e p r o v i d e d b y P r o j e c t S p o n s o r , i t s o f f i c e r s , a g e n t s , e m p l o y e e s , c o n t r a c t o r s a n d s u b c o n t r a c t o r s u n d e r t h i s L O A . P r o j e c t S p o n s o r s h a l l f u l l y i n d e m n i f y , d e f e n d a n d h o l d L A C M T A , a n d i t s o f f i c e r s , a g e n t s a n d e m p l o y e e s h a n n l e s s f r o m a n d a g a i n s t a n y l i a b i l i t y a n d e x p e n s e s , i n c l u d i n g w i t h o u t l i m i t a t i o n , d e f e n s e c o s t s , a n y c o s t s o r l i a b i l i t y o n a c c o u n t o f b o d i l y i n j u r y , d e a t h o r p e r s o n a l i n j u r y o f a n y p e r s o n o r f o r d a m a g e t o o r l o s s o f r i s k o f p r o p e r t y , a n y e n v i r o n m e n t a l o b l i g a t i o n , a n y l e g a l f e e s a n d a n y c l a i m s f o r d a m a g e s o f a n y n a t u r e w h a t s o e v e r a r i s i n g o u t o f t h e P r o j e c t , i n c l u d i n g , w i t h o u t l i m i t a t i o n : ( i ) m i s u s e o f t h e F u n d s b y P r o j e c t S p o n s o r , o r i t s o f f i c e r s , a g e n t s , e m p l o y e e s , c o n t r a c t o r s o r s u b c o n t r a c t o r s ; ( i i ) b r e a c h o f P r o j e c t S p o n s o r ' s o b l i g a t i o n s u n d e r t h i s L O A ; o r ( i i i ) a n y a c t o r ' o m i s s i o n o f P r o j e c t S p o n s o r , o r i t s o f f i c e r s , a g e n t s , e m p l o y e e s , c o n t r a c t o r s o r s u b c o n t r a c t o r s i n t h e p e r f o r m a n c e o f t h e w o r k o r t h e p r o v i s i o n o f t h e s e r v i c e s i n c o n n e c t i o n w i t h t h e P r o j e c t , i n c l u d i n g , w i t h o u t l i m i t a t i o n , t h e S c o p e o f W o r k , d e s c r i b e d i n t h i s L O A . 9 . 4 N e i t h e r p a r t y h e r e t o s h a l l b e c o n s i d e r e d i n d e f a u l t i n t h e p e r f o n n a n c e o f i t s o b l i g a t i o n s h e r e u n d e r t o t h e e x t e n t t h a t t h e p e r f o r m a n c e o f a n y s u c h o b l i g a t i o n i s p r e v e n t e d o r d e l a y e d b y u n f o r e s e e n c a u s e s i n c l u d i n g a c t s o f G o d , a c t s o f a p u b l i c e n e m y , a n d g o v e r n m e n t a c t s b e y o n d t h e c o n t r o l a n d w i t h o u t f a u l t o r n e g l i g e n c e o f t h e a f f e c t e d p a r t y . E a c h p a r t y h e r e t o s h a l l g i v e n o t i c e p r o m p t l y t o t h e o t h e r o f t h e n a t u r e a n d e x t e n t o f a n y s u c h c i r c u m s t a n c e s c l a i m e d t o d e l a y , h i n d e r , o r p r e v e n t p e r f o n n a n c e o f a n y o b l i g a t i o n s u n d e r t h i s L O A . 9 . 5 P r o j e c t S p o n s o r s h a l l c o m p l y w i t h a n d i n s u r e t h a t w o r k p e r f o n n e d u n d e r t h i s L O A i s d o n e i n c o m p l i a n c e w i t h F e d e r a l A g e n c y R e g u l a t i o n s ( F A R ) , G e n e r a l l y A c c e p t e d A c c o u n t i n g P r i n c i p l e s ( G A A P ) , a l l a p p l i c a b l e p r o v i s i o n s o f f e d e r a l , s t a t e , a n d 1 0 c a 1 l a w s , s t a t u t e s , o r d i n a n c e s , r u l e s , r e g u l a t i o n s , a n d p r o c e d u r a l r e q u i r e m e n t s a n d t h e a p p l i c a b l e r e q u i r e m e n t s a n d r e g u l a t i o n s o f t h e A g e n c y a n d L A C M T A . 9 . 6 P r o j e c t S p o n s o r s h a l l n o t a s s i g n t h i s L O A , o r a n y p a r t t h e r e o f , w i t h o u t w r i t t e n c o n s e n t a n d p r i o r a p p r o v a l o f t h e L A C M T A C h i e f E x e c u t i v e O f f i c e r o r h i s d e s i g n e e , a n d a n y a s s i g n m e n t w i t h o u t s a i d c o n s e n t s h a l l b e v o i d a n d u n e n f o r c e a b l e . 9 . 7 T h i s L O A s h a l l b e g o v e r n e d b y C a l i f o r n i a l a w . I f a n y p r o v i s i o n o f t h i s L O A R e v : o B . o G . O B s L O A F e d e r a l A g r e e m e n t C M A D R S T P 2 - 1 3 T I P # : L A F I 5 D S P P N D : N / A C F P # F I 5 0 S L O A . P O O D F l 5 D S i s h e l d b y a c o u r t o f c o m p e t e n t j u r i s d i c t i o n t o b e i n v a l i d , v o i d , o r u n e n f o r c e a b l e , t h e r e m a i n i n g p r o v i s i o n s s h a l l n e v e r t h e l e s s c o n t i n u e i n f u l l f o r c e w i t h o u t b e i n g i m p a i r e d o r i n v a l i d a t e d i n a n y w a y . 9 . 8 T h e t e n n s o f t h i s L O A s h a l l i n u r e t o t h e b e n e f i t o f , a n d s h a l l b e b i n d i n g u p o n , e a c h o f t h e p a r t i e s a n d t h e i r r e s p e c t i v e s u c c e s s o r s a n d a s s i g n s . 9 . 9 I f a n y s o f t w a r e / I n t e l l i g e n t T r a n s p o r t a t i o n S y s t e m s ( " I T S " ) i s d e v e l o p e d w i t h t h e F u n d s a n d i f P r o j e c t S p o n s o r c e a s e s t o u s e t h e s o f t w a r e l I T S f o r p u b l i c p u r p o s e s o r P r o j e c t S p o n s o r s e l l s , c o n v e y s , l i c e n s e s o r o t h e r w i s e t r a n s f e r s t h e s o f t w a r e / I T S , L A C M T A s h a l l b e e n t i t l e d t o a r e f u n d o r c r e d i t , a t L A C M T A ' s s o l e o p t i o n , e q u i v a l e n t t o t h e a m o u n t o f t h e F u n d s s p e n t d e v e l o p i n g t h e s o f t w a r e l I T S . S u c h r e f u n d o r c r e d i t s h a l l n o t b e r e q u i r e d , s u b j e c t t o L A C M T A a p p r o v a l o f t h e i n t e n d e d u s e , i f P r o j e c t S p o n s o r r e i n v e s t s t h e p r o c e e d s o f s u c h s a l e , c o n v e y a n c e , l i c e n s e o r t r a n s f e r i n t o t h e P r o j e c t t o o f f s e t o p e r a t i n g o r s y s t e m s m a n a g e m e n t c o s t s . 9 . 1 0 I f a p p l i c a b l e , i m p l e m e n t a t i o n o f a n y I T S p r o j e c t s h a l l b e c o n s i s t e n t w i t h t h e R e g i o n a l I T S A r c h i t e c t u r e . I T S p r o j e c t s m u s t c o m p l y w i t h L A C M T A ' s C o u n t y w i d e I T S P o l i c y a n d P r o c e d u r e s a d o p t e d b y t h e L A C M T A B o a r d o f D i r e c t o r s i n c l u d i n g t h e s u b m i t t a l o f a c o m p l e t e d , s i g n e d s e l f - c e r t i f i c a t i o n f o r m , i n t h e f o r m o f A t t a c h m e n t F - 1 . 9 . 1 1 I f a n y p a r k i n g f a c i l i t i e s a r e d e s i g n e d a n d / o r c o n s t r u c t e d u s i n g t h e F u n d s , P r o j e c t S p o n s o r s h a l l c o o r d i n a t e w i t h L A C M T A p a r k i n g p r o g r a m s t a f f i n t h e p l a n n i n g , d e s i g n a n d m a n a g e m e n t o f t h e f a c i l i t y a n d s h a l l e n s u r e t h a t i t s i m p l e m e n t a t i o n i s c o n s i s t e n t w i t h L A C M T A - a d o p t e d p a r k i n g p o l i c y . 9 . 1 2 P r o j e c t S p o n s o r a g r e e s t h a t t h e d i s p o s a l o f p r o p e r t y p u r c h a s e d w i t h t h e F u n d s s h a l l b e d i s p o s e d o f i n a c c o r d a n c e w i t h t h e A g e n c y ' s g u i d e l i n e s . 9 . 1 3 N o t i c e w i l l b e g i v e n t o t h e p a r t i e s a t t h e a d d r e s s s p e c i f i e d i n P a r t I , u n l e s s o t h e r w i s e n o t i f i e d i n w r i t i n g o f c h a n g e o f a d d r e s s . 9 . 1 4 P r o j e c t S p o n s o r i n t h e p e r f o r m a n c e o f t h e w o r k r e q u i r e d b y t h i s L O A i s n o t a c o n t r a c t o r n o r a n a g e n t o r e m p l o y e e o f L A C M T A . P r o j e c t S p o n s o r a t t e s t s t o n o o r g a n i z a t i o n a l o r p e r s o n a l c o n f l i c t s o f i n t e r e s t a n d a g r e e s t o n o t i f y L A C M T A i m m e d i a t e l y i n t h e e v e n t t h a t a c o n f l i c t , o r t h e a p p e a r a n c e t h e r e o f , a r i s e s . P r o j e c t S p o n s o r s h a l l n o t r e p r e s e n t i t s e l f a s a n a g e n t o r e m p l o y e e o f L A C M T A a n d s h a l l h a v e n o p o w e r s t o b i n d L A C M T A i n c o n t r a c t o r o t h e r w i s e . 9 . 1 5 P r o j e c t S p o n s o r s h a l l n o t i f y L A C M T A i n a d v a n c e o f a n y k e y P r o j e c t s t a f f i n g c h a n g e s . R e v : D B . D S . D B I n L O A F e d e r a l A g r e e m e n t C M A D R S T P 2 - 1 4 TIP#:LAF1506 PPNO:N/A ATTACHMENT A·PROJECT FUNDING FEDERAL GRANT AGREEMENT CFP#:F1506 LOA.POOOF1506 CFP#F1506 PROJECT TITLE:Bike Compatible Roadway Safety and Linkage on Palos Verdes Drive South GRANTEEI PROJECT SPONSOR:City of Rancho Palos Verdes LETTER OF AGREEMENT NO:LOA.POOOF1506 ($in Actual Dollars) (LACMTA Programmed Funding and Sponsors Match Only) Proaram 56.000 574,000 56.000 574,000 7.1% 72.8% Grantee Funding Commitment (specify type) City General Fund -PA&ED -PS&E 14000 14,000 1.8% -RIW -Construction 144,000 144.000 18.3% Note:You can not match Federal with Federal TOTAL PROJECT FUNDING $70,000 100.0% Rev:08.06.08 .J 788,000 LOA Attachment A-Federal 2 - 1 5 A t t a c h m e n t C S c o p e o f W o r k B i k e C o m p a t i b l e R o a d w a y S a f e t y a n d L i n k a g e o n P a l o s V e r d e s D r S o u t h # F 1 5 0 6 L O C A T I O N T h e B i k e C o m p a t i b l e R o a d w a y S a f e t y a n d L i n k a g e o n P a l o s V e r d e s D r i v e S o u t h i s l o c a t e d i n t h e C i t y o f R a n c h o P a l o s V e r d e s , o n P a l o s V e r d e s D r i v e S o u t h f r o m N a r c i s s a D r i v e a n d e n d i n g a t S c h o o n e r D r i v e a s s h o w n o n t h e a t t a c h e d v i c i n i t y m a p . T h i s i s a n e a s t - w e s t c o r r i d o r o f t r a v e l . T h e r i g h t - o f - w a y i s o w n e d b y t h e C i t y o f R a n c h o P a l o s V e r d e s . P R O J E C T D E S C R I P T I O N T h e B i k e C o m p a t i b l e R o a d w a y S a f e t y a n d L i n k a g e o n P a l o s V e r d e s D r i v e S o u t h , c o n s i s t s o f t h e d e s i g n a n d c o n s t r u c t i o n o f a 5 - f o o t w i d e b i c y c l e f a c i l i t y c o n s t r u c t e d a s p a r t o f t h e r o a d w a y l i n k a g e , o n e a c h s i d e o f t h e p u b l i c r i g h t - o f - w a y f o r a l e n g t h o f 1 . 3 m i l e s a n d w i l l i n c l u d e a n u n p a v e d s h o u l d e r f o r e m e r g e n c y u s e . T h e B i k e C o m p a t i b l e R o a d w a y S a f e t y a n d L i n k a g e o n P a l o s V e r d e s D r i v e S o u t h w i l l b e 5 f e e t w i d e o n b o t h s i d e s o f t h e r i g h t o f w a y . T h i s P r o j e c t i n c l u d e s g r a d i n g , s i g n a g e ( s h a r e t h e r o a d a n d b i k e r o u t e d e s i g n a t i o n s ) , s t r i p i n g , r e m o v a l o f h a l f r o u n d C M P ( c o r r u g a t e d m e t a l p i p e ) a n d p a v i n g . T h e p r o j e c t i s p a r t o f t h e P a l o s V e r d e s P e n i n s u l a R e g i o n a l B i k e w a y n e t w o r k c o n n e c t i n g t h e C i t y o f R a n c h o P a l o s V e r d e s t o t h e C i t y o f P a l o s V e r d e s E s t a t e s a n d t h e C i t y o f S a n P e d r o . D e s t i n a t i o n s a n d a c t i v i t y c e n t e r s a r e : T r u m p N a t i o n a l G o l f C o u r s e , P o i n t V i c e n t e I n t e r p r e t i v e C e n t e r , A b a l o n e C o v e , S h 0 1 : e l i n e P a r k a n d P o r t u g u e s e B e n d P r e s e r v e . T h i s B i k e C o m p a t i b l e R o a d w a y w i l l b e a l i n k o n t h e e x i s t i n g b i k e r o u t e a l o n g P a l o s V e r d e s D r i v e S o u t h , b e t w e e n N a r c i s s a D r a n d S c h o o n e r D r . T h e a b o v e m e n t i o n e d a c t i v i t y c e n t e r s a r e a l o n g t h e r o a d a n d a r e a c c e s s i b l e t o c y c l i s t s a n d m o t o r i s t . T h e D e s i g n , P r e p a r a t i o n o f P l a n s , S p e c i f i c a t i o n s a n d E s t i m a t e s ( P S & E ) w i l l b e c o m p l e t e d i n a c c o r d a n c e w i t h F e d e r a l , S t a t e a n d M e t r o s t a n d a r d s . T h e d e s i g n o f t h e b i k e w a y s w i l l b e i n c o n f o n n a n c e w i t h : M U T C D , C a l i f o r n i a M U T C D S u p p l e m e n t , S t a t e o f C a l i f o r n i a D e p a r t m e n t o f T r a n s p o r t a t i o n H i g h w a y D e s i g n M a n u a l o n B i k e w a y F a c i l i t i e s ( C h a p t e r 1 0 0 0 ) ; t h e F e d e r a l A m e r i c a n s w i t h D i s a b i l i t i e s A c t ( A D A ) ; a n d M T A R i g h t s - o f - W a y P r e s e r v a t i o n G u i d e l i n e s . T h e C i t y o f R a n c h o P a l o s V e r d e s h a s r e s p o n s i b i l i t y f o r t h e f o l l o w i n g m i l e s t o n e s : M i l e s t o n e s f o r P t 9 j e e t 1 ' r a t k i l l g B e g i n D a t e E n d D a t e D u r a t i o n ( m o n t h s ) E x e c u t e L O A , C a l t r a n s F i e l d R e v i e w , C a l t r a n s A u t h o r i z a t i o n 1 1 1 2 0 0 8 0 3 / 2 0 1 0 1 6 t o P r o c e e d . E n v i r o n m e n t a l R e v i e w . P r e l i m i n a r y D e s i g n 0 3 / 2 0 1 0 1 1 1 2 0 1 0 8 A c q u i s i t i o n ( i f a p p l i e s ) N / A N / A 0 B i d p a c k a g e ( f i n a l d e s i g n , s p e c i f i c a t i o n s , c o s t e s t i m a t e ) 1 2 / 2 0 1 0 0 5 / 2 0 1 1 6 A d v e r t i s e / a w a r d c o n s t r u c t i o n c o n t r a c t 1 1 1 2 0 1 1 0 1 1 2 0 1 2 2 C o n s t r u c t i o n 0 1 1 2 0 1 2 0 7 / 2 0 1 2 6 P r o j e c t c o m p l e t i o n r e p o r t ( f i n a l i n v o i c e s & r e p o r t ) 0 8 / 2 0 1 2 1 2 / 2 0 1 2 4 L O A E x p i r a t i o n D a t e 0 6 / 2 0 1 3 0 6 / 2 0 1 3 0 P a g e 1 o f 3 2 - 1 6 A t t a c h m e n t C S c o p e o f W o r k B i k e C o m p a t i b l e R o a d w a y S a f e t y a n d L i n k a g e o n P a l o s V e r d e s D r S o u t h # F 1 5 0 6 D e t a i l e d S c h e d u l e * T a s k B e Q l h E n d D u r a t i o n S c h e d u l e ~ t i a l l y M o n t h I Y e a r M o n t h / Y e a r ( m o n t h s ) • D e v e l o p L O A A t t a c h m e n t s w l M e t r o 1 1 / 2 0 0 8 0 2 / 2 0 0 9 3 • S p o n s o r & M e t r o C E O s i g n s L O A 0 2 / 2 0 0 9 0 3 / 2 0 0 9 1 - - C D • S c h e d u l e & C o n d u c t F i e l d R e v i e w w i t h C a l t r a n s ( M e t r o 0 3 / 2 0 0 9 0 6 / 2 0 0 9 3 I I a t t e n d s ) . c • S u b m i t t o C a l t r a n s : " R e q u e s t f o r A u t h o r i z a t i o n t o P r o c e e d G o ' i i w i t h P r e l i m i n a r y E n g i n e e r i n g , " e x e c u t e d L O A , R e q u e s t f o r C o n c u r r e n t ' E A u t h o r i z a t i o n D a t a S h e e t , L o c a l p r o g r a m s A g r e e m e n t ( S e e w / F i e l d C D e L o c a l A s s i s t a n c e P r o c e d u r e s M a n u a l f o r r e q u i r e d f o r m s ) . R e v i e w c ~ Q i ~ s t o M e t r o P r o j e c t M a n a a e r . 0 - ~ • C T C ( C a l i f o r n i a T r a n s p o r t a t i o n C o m m i t t e e a p p r o v e s ) c • E n v i r o n m e n t a l C l e a r a n c e / P r e l i m i n a r y E n g i n e e r i n g 0 6 / 2 0 0 9 0 3 / 2 0 1 0 9 w • S u b m i t p a p e r w o r k t o C a l t r a n s f o r A u t h o r i z a t i o n f o r D e s i o n 0 3 / 2 0 1 0 0 8 / 2 0 1 0 5 • C T C ( C a l i f o r n i a T r a n s p o r t a t i o n C o m m i t t e e a p p r o v e s ) 0 8 / 2 0 1 0 1 1 / 2 0 1 0 3 I • C a l t r a n s m u s t i s s u e N o t i c e t o P r o c e e d l P r o g r a m 1 1 / 2 0 1 0 1 2 / 2 0 1 0 1 S u p p l e m e n t A g r e e m e n t E 7 6 b e f o r e s t a r t i n g d e s i g n - I : • D e s i g n 1 2 / 2 0 1 0 O S / 2 0 1 1 6 c • A c q U i s i t i o n N e e d s A u t h o r i z a t i o n t o P r o c e e d ( S e e L o c a l N / A N / A N / A ! ) } f l O A s s i s t a n c e P r o c e d u r e s M a n u a l f o r r e q U i r e d f o r m s ) . I f . I a p p l i e s . • L i c e n s e A g r e e m e n t w l M T A ( i f o n M e t r o R I W ) N / A N l A N / A • R i g h t o f W a y C e r t i f i c a t i o n ( L o c a l A s s ' t M a n u a l ) • P e r m i t a e p l i c a t i o n s ( L o c a l A s s ' t M a n u a l ) • C o m p l e t e a l l p i e c e s o f P S & E l B i d P a c k a g e O S / 2 0 1 1 0 6 / 2 0 1 1 1 • S u b m i t t o C a l t r a n s : " R e q u e s t f o r A u t h o r i z a t i o n t o P r o c e e d 0 6 / 2 0 1 1 0 9 / 2 0 1 1 3 - C D w i t h C o n s t r u c t i o n " a n d a l l r e q u i r e d d o c u m e n t s ( S e e L o c a l 1 d A s s i s t a n c e P r o c e d u r e s M a n u a l f o r r e q u i r e d f o r m s ) . . - . c : • C T C ( C a l i f o r n i a T r a n s p o r t a t i o n C o m m i t t e e a p . p r o v e s ) Q . C : • C a l t r a n s m u s t i s s u e N o t i c e t o P r o c e e d / P r o g r a m 0 9 / 2 0 1 1 1 2 / 2 0 1 1 3 ~ ! 1 3 S u p p l e m e n t A g r e e m e n t E 7 6 b e f o r e a d v e r t i s i n g t o b i d ( 2 - 6 , 2 m o s ) ( S e e L o c a l A s s i s t a n c e P r o c e d u r e s M a n u a l f o r - r e q U i r e d f o r m s ) . f l O c • A d v e r t i s e B i d & A w a r d C o n s t r u c t i o n C o n t r a c t 1 2 1 2 0 1 1 0 1 / 2 0 1 2 1 0 C J • C o n s t r u c t i o n 0 1 / 2 0 1 2 0 7 / 2 0 1 2 6 ( , ) • R e p o r t o f C o m p l e t i o n ( S e e L o c a l A s s i s t a n c e P r o c e d u r e s 0 8 / 2 0 1 2 1 2 / 2 0 1 2 4 t 3 M a n u a l f o r r e Q u i r e d f o r m s ) . C o n t a c t C a l t r a n s D i s t r i c t O f f i c e b e f o r e p r o c e e d i n g w i t h a n y o f t h e s t e p s a n d t o b e r e i m b u r s e d . R e f e r t o e T C s c h e d u l e i n d e v e l o p i n g p r o j e c t s c h e d u l e . P a g e 2 o f 3 2 - 1 7 A t t a c h m e n t C S c o p e o f W o r k B i k e C o m p a t i b l e R o a d w a y S a f e t y a n d L i n k a g e o n P a l o s V e r d e s D r S o u t h # F 1 5 0 6 E S T I M A T E D P R O J E C T C O S T S : 2 . C o n s t r u c t i o n S u r v e y 3 . P r o j e c t M a n a g e m e n t / C o n s t r u c t i o n M a n a g e m e n t I t e m # 1 . P r o j e c t D e s i g n 4 . I n s p e c t i o n D e s i g n S u b t o t a l I t e m D e s c r i p t i o n Q u a n t i t y U n i t U n i t C o s t T o t a l C o s t 1 L S $ 5 1 , 2 7 0 . 2 3 $ 5 1 , 2 7 0 . 2 3 1 L S $ 2 5 , 3 6 4 . 0 0 $ 2 5 , 3 6 4 . 0 0 1 L S $ 4 4 , 8 6 1 . 4 6 $ 4 4 , 8 6 1 . 4 6 1 L S $ 2 5 , 6 3 5 . 1 1 $ 2 5 , 6 3 5 . 1 1 $ 1 4 7 , 1 3 0 . 8 0 1 - C S - - - $ 3 1 , 7 0 5 - : - 0 0 $ 3 1 , 7 0 5 . 0 0 1 L S $ i ( 3 4 1 0 0 " $ 6 , 3 4 1 . 0 0 1 L S - - - - $ 3 8 , 0 4 6 . 0 0 $ 3 8 , 0 4 6 : 0 0 1 3 , 6 3 6 L F $ 6 . 3 4 $ 8 6 , 4 5 2 . 2 4 . . · 1 - - - - - · l : S $ 7 6 , 0 0 0 . 9 2 $ 7 6 , 0 0 6 ~ 9 2 - - - - · - - - . , - - - - - - - [ 8 - - - - $ 3 1 , 7 0 5 . 0 0 $ 3 1 , 7 0 5 ] ) 0 - . . . _ - - _ . . , , - 1 5 0 0 T N $ 1 5 2 . 1 8 $ 2 2 8 , 2 7 0 . 0 0 _ _ _ _ _ • • • • _ M . . . . _ _ . . • 1 5 E A $ 3 1 7 . 0 5 $ 4 , 7 6 2 . 5 0 - - - - _ . . - - . . . - - _ . _ - 1 0 E A $ 3 1 7 . 0 5 $ 3 , 1 7 0 . 5 0 1 L S $ 1 2 , 6 8 2 . 0 0 $ 1 2 , 6 8 2 : 0 0 1 L S $ 3 8 , 0 4 6 . 0 0 $ 3 8 , 0 4 6 . 0 0 1 5 % $ 8 3 , 6 8 8 . 0 4 5 . 1 2 . C o n s t r u c t i o n C o n t i n g e n c y 5 . C o n s t r u c t i o n ' - - - - - 5 . { - - M o b ' i i ' i z a t i o n ( 5 0 7 0 M a x ) - . - - - - - - - - - - - . - - - - - - - - - 5 ~ 2 _ : _ C o n ~ u C t i O r l A r e a S i g n s - - - - - - 5 . 3 . T r a f f i c C o n t r o l , W o r k A r e a S a f e t y , a n d P r o j e c t P h a s i n g 5 . 4 . R e m o v e E x i s t i n g A C C u r b " - l i - D i i c l a s s i f i e d E x c a v a t i o n a n d I m p o r t F i l l 5 . 6 . G r a d i n g - _ . _ - - . _ - - - - - - - 5 . 7 . A C P a v e m e n t _ _ _ _ _ . M _ ~ . . . M 5 . 8 . A d j u s t U t i l i t y A c c e s s C o v e r t o G r a d e 5 . 9 . R e l o c a t e E x i s t i n g T r a f f i c S i g n s 5 . 1 0 . T r a f f i c S i g n s , S t r i p i n g , a n d M a r l < i i i Q - - - - - - - 5 . 1 1 . R e m o v a l a n d b a c k f i l l o f H a l f R o u n d C M P P i p i n g C o n s t r u c t i o n S u b t o t a l $ 6 4 0 , 8 6 9 . 2 0 G r a n d T o t a l ( D e s i g n a n d C o n s t r u c t i o n ) $ 7 8 8 , 0 0 0 . 0 0 P a g e 3 0 0 2 - 1 8 L O A A T I A C H M E N T D R E P O R T I N G & E X P E N D I T U R E G U I D E L I N E S R E P O R T I N G P R O C E D U R E S • Q u a r t e r l y P r o g r e s s R e p o r t ( A t t a c h m e n t D 1 ) i s r e q u i r e d f o r a l l p r o j e c t s . T h e G r a n t e e s h a l l b e s u b j e c t t o a n d c o m p l y w i t h a l l a p p l i c a b l e r e q u i r e m e n t s o f t h e f u n d i n g a g e n c y r e g a r d i n g p r o j e c t - r e p o r t i n g r e q u i r e m e n t s . I n a d d i t i o n , G r a n t e e w i l l s u b m i t a q u a r t e r l y r e p o r t t o t h e L A C M T A P r o j e c t M a n a g e r . P l e a s e n o t e t h a t l e t t e r s o r o t h e r f o r m s o f d o c u m e n t a t i o n m a y n o t b e s u b s t i t u t e d f o r t h i s f o r m . • T h e Q u a r t e r l y P r o g r e s s / E x p e n d i t u r e R e p o r t c o v e r s a l l a c t i v i t i e s r e l a t e d t o t h e p r o j e c t a n d l i s t s a l l c o s t s i n c u r r e d . I t i s e s s e n t i a l t h a t G r a n t e e p r o v i d e c o m p l e t e a n d a d e q u a t e r e s p o n s e t o a l l t h e q u e s t i o n s . T h e e x p e n s e s l i s t e d m u s t b e s u p p o r t e d b y a p p r o p r i a t e d o c u m e n t a t i o n w i t h a c l e a r e x p l a n a t i o n o f t h e p u r p o s e a n d r e l e v a n c e o f e a c h e x p e n s e t o t h e p r o j e c t . E x p e n s e s m u s t r e f l e c t t h e p r o p o r t i o n a t e s h a r e o f l o c a l m a t c h , i n c l u d i n g i n - k i n d , c h a r g e d t o t h e g r a n t . • I n c a s e s w h e r e t h e r e a r e n o a c t i v i t i e s t o r e p o r t , o r p r o b l e m s c a u s i n g d e l a y s , c l e a r e x p l a n a t i o n , i n c l u d i n g a c t i o n s t o r e m e d y t h e s i t u a t i o n , m u s t b e p r o v i d e d . • G r a n t e e s a r e r e q u i r e d t o t r a c k a n d r e p o r t o n t h e p r o j e c t s c h e d u l e . L A C M T A w i l l m o n i t o r t h e t i m e l y u s e o f f u n d s a n d d e l i v e r y o f p r o j e c t s . P r o j e c t d e l a y , i f a n y , m u s t b e r e p o r t e d e a c h q u a r t e r . P r o j e c t s n o t d e l i v e r e d i n a t i m e l y m a n n e r w i l l b e r e e v a l u a t e d b y L A C M T A a s p a r t o f t h e a n n u a l C a l l f o r P r o j e c t s R e c e r t i f i c a t i o n p r o c e s s a n d t h e F u n d s m a y b e d e o b l i g a t e d a n d r e p r o g r a m m e d b y t h e L A C M T A B o a r d . • T h e Q u a r t e r l y P r o g r e s s / E x p e n d i t u r e R e p o r t i s d u e t o t h e L A C M T A a s s o o n a s p o s s i b l e a f t e r t h e c l o s e o f e a c h q u a r t e r , b u t n o l a t e r t h a n t h e f o l l o w i n g d a t e s f o r e a c h f i s c a l y e a r : Q u a r t e r J u l y - S e p t e m b e r O c t o b e r - D e c e m b e r J a n u a r y - M a r c h A p r i l - J u n e R e p o r t D u e D a t e N o v e m b e r 3 0 F e b r u a r y 2 8 M a y 3 1 A u g u s t 3 1 U p o n c o m p l e t i o n o f t h e P r o j e c t a f i n a l r e p o r t t h a t i n c l u d e s p r o j e c t ' s f i n a l e v a l u a t i o n m u s t b e s u b m i t t e d . R e v : 0 8 . 0 6 . 0 8 1 L O A A t t a c h m e n t D A d m i n . G u i d e l i n e s 2 - 1 9 E X P E N D I T U R E G U I D E L I N E S • A n y a c t i v i t y o r e x p e n s e c h a r g e d a b o v e a n d b e y o n d t h e a p p r o v e d S c o p e - o f . W o r k ( L O A A t t a c h m e n t C ) , i s c o n s i d e r e d i n e l i g i b l e a n d w i l l n o t b e r e i m b u r s e d b y t h e L A C M T A u n l e s s p r i o r w r i t t e n a u t h o r i z a t i o n h a s b e e n g r a n t e d b y t h e L A C M T A C h i e f E x e c u t i v e O f f i c e r o r h i s d e s i g n e e . • A n y e x p e n s e c h a r g e d t o t h e g r a n t o r l o c a l m a t c h , i n c l u d i n g i n - k i n d , m u s t b e c l e a r l y a n d d i r e c t l y r e l a t e d t o t h e p r o j e c t . • A n y a c t i v i t y o r e x p e n s e c h a r g e d a s l o c a l m a t c h c a n n o t b e a p p l i e d t o a n y o t h e r L A C M T A - f u n d e d o r n o n - L A C M T A - f u n d e d p r o j e c t s ; a c t i v i t i e s o r e x p e n s e s r e l a t e d t o a p r e v i o u s l y f u n d e d p r o j e c t c a n n o t b e u s e d a s l o c a l m a t c h f o r t h e c u r r e n t p r o j e c t . • A d m i n i s t r a t i v e c o s t i s t h e o n g o i n g e x p e n s e i n c u r r e d b y t h e G r a n t e e f o r t h e d u r a t i o n o f t h e p r o j e c t a n d f o r t h e d i r e c t b e n e f i t o f t h e p r o j e c t a s s p e c i f i e d i n t h e S c o p e - o f . W o r k ( A t t a c h m e n t C ) . E x a m p l e s o f a d m i n i s t r a t i v e c o s t s a r e p e r s o n n e l , o f f i c e s u p p l i e s , a n d e q u i p m e n t . A s a c o n d i t i o n f o r e l i g i b i l i t y , a l l c o s t s m u s t b e n e c e s s a r y f o r m a i n t a i n i n g , m o n i t o r i n g , c o o r d i n a t i n g , r e p o r t i n g a n d b u d g e t i n g o f t h e p r o j e c t . A d d i t i o n a l l y , e x p e n s e s m u s t b e r e a s o n a b l e a n d a p p r o p r i a t e t o t h e a c t i v i t i e s r e l a t e d t o t h e p r o j e c t . • L A C M T A i s n o t r e s p o n s i b l e f o r , a n d w i l l n o t r e i m b u r s e a n y c o s t s i n c u r r e d b y t h e G r a n t e e p r i o r t o t h e e x e c u t i o n o f t h e L O A , u n l e s s w r i t t e n a u t h o r i z a t i o n h a s b e e n g r a n t e d b y t h e L A C M T A C h i e f E x e c u t i v e O f f i c e r o r h e r d e s i g n e e . • T h e L O A i s c o n s i d e r e d e x e c u t e d w h e n t h e L A C M T A C h i e f E x e c u t i v e O f f i c e r o r h e r d e s i g n e e s i g n s t h e d o c u m e n t . D E F I N I T I O N S • L o c a l P a r t i c i p a t i o n : W h e r e l o c a l p a r t i c i p a t i o n c o n s i s t s o f " i n - k i n d " c o n t r i b u t i o n s r a t h e r t h a n f u n d s , t h e f o l l o w i n g c o n t r i b u t i o n s m a y b e i n c l u d e d : o C o s t s i n c u r r e d b y a l o c a l j u r i s d i c t i o n t o s u c c e s s f u l l y c o m p l e t e t h e p r o j e c t . E x a m p l e s i n c l u d e e n g i n e e r i n g , d e s i g n , r i g h t s - o f . w a y p u r c h a s e , a n d c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t c o s t s . o D o n a t i o n s o f l a n d , b u i l d i n g s p a c e , s u p p l i e s , e q u i p m e n t , l o a n e d e q u i p m e n t , o r l o a n e d b u i l d i n g s p a c e d e d i c a t e d t o t h e p r o j e c t . o D o n a t i o n s o f v o l u n t e e r s e r v i c e s d e d i c a t e d t o t h e p r o j e c t . o A t h i r d - p a r t y c o n t r i b u t i o n o f s e r v i c e s , l a n d , b u i l d i n g s p a c e , s u p p l i e s o r e q u i p m e n t d e d i c a t e d t o t h e p r o j e c t . • A l l o w a b l e C o s t T o b e a l l o w a b l e , c o s t s m u s t b e r e a s o n a b l e , r e c o g n i z e d a s o r d i n a r y a n d n e c e s s a r y , c o n s i s t e n t w i t h e s t a b l i s h e d p r a c t i c e s o f t h e o r g a n i z a t i o n , a n d c o n s i s t e n t w i t h i n d u s t r y s t a n d a r d o f p a y f o r w o r k c l a s s i f i c a t i o n . R e v : 0 8 . 0 6 . 0 8 2 L O A A t t a c h m e n t D A d m i n . G u i d e l i n e s 2 - 2 0 • E x c e s s i v e C o s t : A n y e x p e n s e d e e m e d " e x c e s s i v e " b y L A C M T A s t a f f w o u l d b e a d j u s t e d t o r e f l e c t a " r e a s o n a b l e a n d c u s t o m a r y " l e v e l . F o r d e t a i l d e f i n i t i o n o f " r e a s o n a b l e c o s t " , p l e a s e r e f e r t o t h e F e d e r a l R e g i s t e r O M B C i r c u l a r s A - 8 7 C o s t P r i n d p a l s f o r S t a t e a n d L o c a l G o v e m m e n t s , ' a n d A - 1 2 2 C o s t P r i n d p a l s f o r N o n p r o f i t O r g a n i z a t i o n s . • I n - e l i g i b l e E x p e n d i t u r e s : A n y a c t i v i t y o r e x p e n s e c h a r g e d a b o v e a n d b e y o n d t h e a p p r o v e d S c o p e - o f . W o r k i s c o n s i d e r e d i n e l i g i b l e . R e v : 0 8 . 0 6 . 0 8 3 L O A A t t a c h m e n t D A d m i n . G u i d e l i n e s 2 - 2 1 L A C M T A L O A A T T A C H M E N T 0 1 Q U A R T E R L Y P R O G R E S S R E P O R T L O M Q u a r t e r l y R e p o r t # G R A N T E E S A R E R E Q U E S T E D T O M A I L T H I S R E P O R T T O L A C M T A P R O J E C T M A N A G E R P l e a s e s u b m i t Q u a r t e r l y P r o g r e s s R e p o r t w i t h 6 0 d a y s a f t e r t h e c l o s e o f e a c h q u a r t e r n o l a t e r t h a n N o v e m b e r 3 0 , F e b r u a r y 2 8 , M a y 3 1 , a n d A u g u s t 3 1 . S E C T I O N 1 : G E N E R A L I N F O R M A T I O N P R O J E C T T I T L E : L O A # : Q U A R T E R L Y R E P O R T S U B M I T T E D F O R : F i s c a l Y e a r : Q u a r t e r : D A T E S U B M I T T E D : 0 2 0 0 7 - 2 0 0 8 0 2 0 1 0 - 2 0 1 1 0 0 1 : J u l - S e p D 0 3 : J a n - M a r D 2 0 0 8 - 2 0 0 9 0 2 0 0 9 - 2 0 1 0 D 2 0 1 1 - 2 0 1 2 0 2 0 1 2 - 2 0 1 3 D 0 2 : O c t - D e c D 0 4 : A p r - J u n ( A t t a c h p h o t o s o f k e y c o m p o n e n t s & m i l e s t o n e s ) L A C M T A M O D A L C A T E G O R Y : D F r e e w a y D T D M D T r a n s i t D R S T I D S i g n a l S y n c h r o n i z a t i o n D B i k e w a y D P e d e s t r i a n D T E A N a m e : L A C M T A A r e a T e a m A r e a T e a m : R e p r e s e n t a t i v e I P r o j e c t M g r . P h o n e N u m b e r : e - m a i l : C o n t a c t N a m e : J o b T i t l e : P r o j e c t S p o n s o r D e p a r t m e n t : C o n t a c t I P r o j e c t C i t y I A g e n c y : M a n a g e r M a i l i n g A d d r e s s : P h o n e N u m b e r : e - m a i l : R e v : 0 8 . 0 6 . 0 8 L O A A t t a c h m e n t D 1 2 - 2 2 S E C T I O N 2 : Q u a r t e r l y P R O G R E S S R E P O R T 1 . % o f P r o j e c t B U d g e t E x p e n d e d t o D a t e % o f P r o j e c t C o m p l e t i o n A . B a s e d o n t h e c o m p a r i s o n o f t h e o r i g i n a l a n d a c t u a l p r o j e c t m i l e s t o n e s c h e d u l e s a b o v e , p r o j e c t i s ( s e l e c t o n l y o n e ) : D o n s c h e d u l e p e r o r i g i n a l M O U s c h e d u l e D B e t w e e n 1 2 - 2 4 m o n t h s b e h i n d o r i g i n a l s c h e d u l e D L e s s t h a n 1 2 m o n t h s b e h i n d o r i g i n a l s c h e d u l e D M o r e t h a n 2 4 m o n t h s b e h i n d o r i g i n a l s c h e d u l e B . W a s t h e p r o j e c t d e s i g n s t a r t e d w i t h i n 6 m o n t h s o f t h e d a t e o r i g i n a l l y s t a t e d i n t h e M O U ? D Y e s D N o D N o t A p p l i c a b l e C . W a s a c o n s t r u c t i o n c o n t r a c t o r c a p i t a l p u r c h a s e e x e c u t e d w i t h i n 9 m o n t h s a f t e r c o m p l e t i o n o f d e s i g n I s p e c i f i c a t i o n s ? D Y e s D N o D N o t A p p l i c a b l e L i s t t a s k s o r m i l e s t o n e s a c c o m p l i s h e d a n d p r o g r e s s m a d e t h i s q u a r t e r . R e v : 0 8 . 0 6 . 0 8 2 L O A A t t a c h m e n t 0 1 2 - 2 3 I f p r o j e c t I s d e l a y e d , d e s c r i b e r e a s o n s f o r d e l a y ( t h i s q u a r t e r ) . P a y p a r t i c u l a r a t t e n t i o n t o s c h e d u l e d e l a y s . I f d e l a y i s f o r t h e s a m e r e a s o n a s m e n t i o n e d i n p r e v i o u s q u a r t e r s , p l e a s e I n d i c a t e b y w r i t i n g " S a m e a s P r e v i o u s Q u a r t e r . " I f t h e p r o j e c t I s d e l a y e d ( a s d e s c r i b e d i n # 4 ) , i n c l u d e a c t i o n I t e m s t h a t h a v e b e e n , o r w i l l b e , u n d e r t a k e n t o r e s o l v e t h e d e l a y . I c e r t i f y t h a t I a m t h e r e s p o n s i b l e P r o j e c t M a n a g e r o r f i s c a l o f f i c e r a n d r e p r e s e n t a t i v e o f _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ a n d t h a t t o t h e b e s t o f m y k n o w l e d g e a n d b e l i e f t h e i n f o r m a t i o n s t a t e d i n t h i s r e p o r t i s t r u e a n d c o r r e c t . S i g n a t u r e N a m e R e v : 0 8 . 0 6 . 0 8 3 D a t e T i t l e L O A A t t a c h m e n t D 1 2 - 2 4 Attachment E Los Angeles Metropolitan Transportation Authority 2008 Federal Transportation Improvement Program ($000) Project Trtle Bike Compatible RcIwy Safety and Linkage on Palos Verdes Dr.The Project will have a Class"bike lane on both sides of Palos Verdes Drive South,with an unpaved shoulder for emergency use. Project Desaiplicn Bike Compatible RcIwy Safety and Linkage on Palos Verdes Dr.The Project will have a Class"bike lane on both sides of Palos Verdes Drive South,with an unpaved shoulder for emergency use. SCAG RTP Project it. PPNO: EANunber: SCAGModeI#: System Route Postmile Local Hwy Program Coda NCR26 -BICYCLE FACILITY-NEW Enviromenlal Document CATEGORICALLY EXEMPT -11/01/2007 Conformity Category TCM Air Basil SCAB Project Completion Data 10/09/2014 CLmmtlmpementation status No Project Activity -10/0912007 Project Manager Jim Bell -(310)544-5252 Last Modified By Hennan S.J.Cheng on 02107/2008 Fund I Engineering I Right of Way I Construction 10111ICMAQ-Collllest!onMitillaUonAirQualitv I $56 11112lCMAQ-ConasstionMitillaUonAirQualitv I I I $574 08109 I CITY -City Funds I $14 09110 I CITY -City Funds I I I $144 $70 $0 $718 Total $56 $574 $14 $144 $788 Change Reason: New project Narative:Total Cost $788 Monday,November 24,2008 2 - 2 5 T I P # : L A F 1 5 0 6 P P N O : N / A A T r A C H M E N T F S p e c i a l C o n d i t i o n s f o r B i k e w a y P r o j e c t s C F P # F 1 5 0 6 L O A . P O O O F 1 5 0 6 1 . M a i n t e n a n c e A g r e e m e n t : T h e P r o j e c t S p o n s o r s h a l l m a i n t a i n a l l b i k e w a y a n d l a n d s c a p i n g i m p r o v e m e n t s f o r t h e l i f e o f t h e p r o j e c t a t i t s e x p e n s e . T h e P r o j e c t S p o n s o r s h a l l i m p l e m e n t a P a v e m e n t M a n a g e m e n t S y s t e m ( P M S ) f o r C l a s s I b i k e w a y s w i t h i n i t s j u r i s d i c t i o n . 2 . S u b m i t t a l s t o C a l t r a n s : T h e P r o j e c t S p o n s o r s h a l l c o m p l y w i t h a l l G r a n t o b l i g a t i o n s , i n c l u d i n g w i t h o u t l i m i t a t i o n s , p r e p a r i n g a n d m e e t i n g a l l C a l t r a n s r e q u i r e m e n t s f o r f e d e r a l l y f u n d e d p r o j e c t s . 3 . C o m m u n i t y C o n c e r n s : T h e P r o j e c t S p o n s o r s h a l l b e r e s p o n s i b l e f o r a d d r e s s i n g a n y c o m m u n i t y c o n c e r n s a n d q u e s t i o n s r e l a t i n g t o t h e b i k e w a y o r l a n d s c a p i n g a n d m a i n t e n a n c e , r e l o c a t i o n o r r e m o v a l o f s a m e . 4 . l i f e o f P r o j e c t : T h e p r o j e c t s h a l l b e d e s i g n a t e d f o r b i c y c l e u s e f o r a m i n i m u m o f 2 0 y e a r s a f t e r c o m p l e t i o n o f c o n s t r u c t i o n t o c o m p l y w i t h T E A g u i d e l i n e s . R e v : 0 1 . 1 6 . 0 8 1 M O D A t t a c h m e n t G S p e c i a l C o n d i t i o n s 2 - 2 6 T I P # : L A F 1 5 0 6 P P N O : N / A C F P # F 1 5 0 6 L O A . P O O O F 1 5 0 6 A t t a c h m e n t G F E D E R A L - A I D P R O J E C T I M P L E M E N T A T I O N P R O C E D U R E S h t t p : / / w w w . d o t . c a . g o v / h q / L o c a I P r o g r a m s / N o t e : T h e f o l l o w i n g d o c u m e n t s a r e t o b e s u b m i t t e d . H o w e v e r , l o c a l a g e n c i e s a r e r e c o m m e n d e d t o r e f e r t o t h e L o c a l A s s i s t a n c e P r o c e d u r e s M a n u a l ( L A P M ) a n d L o c a l A s s i s t a n c e P r o g r a m G u i d e l i n e s ( L A P G ) f o r f u r t h e r i n f o r m a t i o n a n d u p d a t e s . R e ~ u e s t t o I n i t i a t e a F e d e r a l l y F u n d e d P r o j e c t 1 . C o p y o f A p p r o v e d F T I P s h e e t 2 . C o p y o f M O U o r L O A w i t h L A C M T A ( f o r T E A p r o j e c t s ) . 3 . F i e l d R e v i e w F o r m ( E x h i b i t 7 B o f L A P M ) 4 . P r e l i m i n a r y E n v i r o n m e n t a l A s s e s s m e n t F o r m ( P E S ) ( E x h i b i t 6 A o f L A P M ) N o t e : C a l t r a n s D i s t r i c t L o c a l A s s i s t a n c e w i l l t h e n c r e a t e f e d e r a l · a i d p r o j e c t a n d E x p e n d i t u r e A u t h o r i z a t i o n n u m b e r s . A l s o , e v e r y a g e n c y m u s t h a v e t h e a p p r o v a l o f E x h i b i t 9 - B o f L A P G ( D B E A n n u a l S u b m i t t a l F o r m ) i n o r d e r t o r e q u e s t f o r a u t h o r i z a t i o n o f f e d e r a l f u n d s . R e q u e s t f o r e r c ' s A l l o c a t i o n ( f o r S T I P p r o j e c t s o n l y ) 1 . E v i d e n c e o f T E e l i g i b i l i t y f r o m T E A C o o r d i n a t o r ( f o r T E A p r o j e c t s o n l y ) 2 . P r o j e c t N o m i n a t i o n F a c t a n d F u n d i n g S h e e t ( E x h i b i t 2 3 - G o f L A P G ) 3 . F i n a n c e L e t t e r ( E x h i b i t 2 3 - D o f L A P G ) 4 . R e q u e s t f o r F u n d i n g A l l o c a t i o n ( E x h i b i t 2 3 - 0 o f L A P G ) 5 . F u n d i n g A l l o c a t i o n C h e c k l i s t ( E x h i b i t 2 3 - N o f L A P G ) 6 . E n v i r o n m e n t a l C l e a r a n c e D o c u m e n t ( N E P A a n d C E Q A ) f o r D e s i g n a n d C o n s t r u c t i o n p h a s e s b u t n o t E n v i r o n m e n t a l P r o c e s s p h a s e 7 . C o p y o f t h e c u r r e n t F T I P R e q u e s t f o r A u t h o r i z a t i o n f o r P r e l i m i n a r y E n g i n e e r i n a ( P E ) 1 . R e q u e s t f o r A u t h o r i z a t i o n t o P r o c e e d w i t h P E ( E x h i b i t 3 A o f L A P M ) 2 . R e q u e s t f o r A u t h o r i z a t i o n D a t a s h e e t s ( E x h i b i t 3 E o f L A P M ) 3 . P r o j e c t P r e f l X C h e c k l i s t ( E x h i b i t 3 L o f L A P M ) ) 4 . F i n a n c e L e t t e r ( E x h i b i t 3 0 o f L A P M ) ) 5 . E n v i r o n m e n t a l C l e a r a n c e D o c u m e n t ( N E P A ) f o r D e s i g n p h a s e n o t t h e E n v i r o n m e n t a l P r o c e s s p h a s e N o t e : T h e p o r t i o n o f P E w o r k d o n e p r i o r t o a u t h o r i z a t i o n i s i n e l i g i b l e f o r f e d e r a l p a r t i c i p a t i o n . T h e M a s t e r A g r e e m e n t ( i f n e e d e d ) a n d t h e S u p p l e m e n t a l A g r e e m e n t w i l l b e p r e p a r e d u p o n a u t h o r i z a t i o n o f t h e p r o j e c t . I n v o i c e s w i l l b e a c c e p t e d o n l y 1 2 - 2 7 T I P # : L A F 1 5 0 6 P P N O : N j A C F P # F 1 5 0 6 L O A . P 0 0 0 F 1 5 0 6 a f t e r e x e c u t i o n o f a l l t h e s e a g r e e m e n t s . I f p r o j e c t i s w h i t h i n S t a t e R i g h t o f W a y , C a l t r a n s E n c r o a c h m e n t p e r m i t m u s t b e o b t a i n e d b e f o r e t h e R e q u e s t t o P r o c e e d w i t h C o n s t r u c t i o n a n d i n s o m e c a s e s , b e f o r e t h e R e q u e s t t o P r o c e e d w i t h P E , w h e n a " s u r v e y " t y p e p e r m i t m a y b e r e q u i r e d . R e q u e s t f o r A u t h o r i z a t i o n f o : r J 9 g b t o f W a y ( . R O O 1 . R e q u e s t f o r A u t h o r i z a t i o n t o P r o c e e d w i t h R / W ( E x h i b i t 3 B o f L A P M ) 2 . P r o j e c t P r e f l X C h e c k l i s t ( E x h i b i t 3 L o f L A P M ) 3 . F i n a n c e L e t t e r ( E x h i b i t 3 0 o f L A P M ) 4 . R e q u e s t f o r A u t h o r i z a t i o n D a t a S h e e t s ( E x h i b i t 3 E o f L A P M ) 5 . A p p r o v e d E n v i r o n m e n t a l D o c u m e n t ( i f n o t p r e v i o u s l y s u b m i t t e d ) R e q } l e s t f o r A u t h o r i z a t i o n f o r U t i l i t y R e l o c a t i o n 1 . R e q u e s t f o r A u t h o r i z a t i o n t o P r o c e e d w i t h U t i l i t y R e l o c a t i o n ( E x h i b i t 3 C o f L A P M ) 2 . P r o j e c t P r e f l X C h e c k l i s t ( E x h i b i t 3 L o f L A P M ) 3 . F i n a n c e L e t t e r ( E x h i b i t 3 0 o f L A P M ) 4 . R e q u e s t f o r A u t h o r i z a t i o n D a t a S h e e t s ( E x h i b i t 3 E o f L A P M ) 5 . A p p r o v e d E n v i r o n m e n t a l D o c u m e n t ( i f n o t p r e v i o u s l y s u b m i t t e d ) 6 . R e q u e s t f o r S p e c i f i c A u t h o r i z a t i o n ( E x h i b i t 1 4 K o f L A P M ) 7 . F u l l y E x e c u t e d U t i l i t y A g r e e m e n t R e q u e s t f o r A u t h o r i z a t i o n t o P r o c e e d w i t h C o n s t r u c t i o n 1 . A p p r o v e d E n v i r o n m e n t a l D o c u m e n t ( i f n o t p r e v i o u s l y s u b m i t t e d ) 2 . R / W C e r t i f i c a t i o n ( L A P M C h a p t e r 1 3 o f L A P M ) 3 . P S & E C e r t i f i c a t i o n ( E x h i b i t 1 2 C o f L A P M ) 4 . P S & E C h e c k l i s t ( E x h i b i t 1 2 D o f L A P M ) S . R e q u e s t f o r A u t h o r i z a t i o n t o P r o c e e d w i t h C o n s t r u c t i o n ( E x h i b i t 3 D o f L A P M ) 6 . P r o j e c t P r e f i x C h e c k l i s t ( E x h i b i t 3 L o f L A P M ) ( i f n o t p r e v i o u s l y s u b m i t t e d ) 7 . P r e l i m i n a r y E n g i n e e r ' s E s t i m a t e 8 . F i n a n c e L e t t e r ( E x h i b i t 3 0 o f L A P M ) 9 . R e q u e s t f o r A u t h o r i z a t i o n D a t a S h e e t s ( E x h i b i t 3 E o f L A P M ) 1 0 . L o c a l A g e n c y C o n s t r u c t i o n C o n t r a c t A d m i n i s t r a t i o n C h e c k l i s t ( E x h i b i t l S A o f L A P M N o t e : T h e l o c a l a g e n c y s h a l l n o t a d v e r t i s e t h e p r o j e c t u n t i l t h e y r e c e i v e t h e a u t h o r i z a t i o n t o p r o c e e d w i t h c o n s t r u c t i o n . E v e r y l o c a l a g e n c y m u s t a l s o h a v e Q u a l i t y A s s u r a n c e P r o g r a m ( Q A P ) - L A P M , C h a p t e r 1 6 . 1 4 , b e f o r e a d v a n c i n g t o t h e C o n s t r u c t i o n P h a s e . 2 T I P # : L A F 1 5 0 6 P P N O : N / A C F P # F 1 5 0 6 L O A . P O O O F 1 5 0 6 a f t e r e x e c u t i o n o f a l l t h e s e a g r e e m e n t s . I f p r o j e c t i s w h i t h i n S t a t e R i g h t o f W a y , C a l t r a n s E n c r o a c h m e n t p e r m i t m u s t b e o b t a i n e d b e f o r e t h e R e q u e s t t o P r o c e e d w i t h C o n s t r u c t i o n a n d i n s o m e c a s e s , b e f o r e t h e R e q u e s t t o P r o c e e d w i t h P E , w h e n a 1 / s u r v e y " t y p e p e r m i t m a y b e r e q u i r e d . R e q u e s t f a r A u t h o r i z a t i o n f o : r J g g b t a f W a y ( . R f W ) 1 . R e q u e s t f o r A u t h o r i z a t i o n t o P r o c e e d w i t h R j W ( E x h i b i t 3 B o f L A P M ) 2 . P r o j e c t P r e f l X C h e c k l i s t ( E x h i b i t 3 L o f L A P M ) 3 . F i n a n c e L e t t e r ( E x h i b i t 3 0 o f L A P M ) 4 . R e q u e s t f o r A u t h o r i z a t i o n D a t a S h e e t s ( E x h i b i t 3 E o f L A P M ) 5 . A p p r o v e d E n v i r o n m e n t a l D o c u m e n t ( i f n o t p r e v i o u s l y s u b m i t t e d ) R e Q u e s t f o r A u t h o r i z a t i o n f o r U t i U t y R e l o c a t i o n 1 . R e q u e s t f o r A u t h o r i z a t i o n t o P r o c e e d w i t h U t i l i t y R e l o c a t i o n ( E x h i b i t 3 C o f L A P M ) 2 . P r o j e c t P r e f I X C h e c k l i s t ( E x h i b i t 3 L o f L A P M ) 3 . F i n a n c e L e t t e r ( E x h i b i t 3 0 o f L A P M ) 4 . R e q u e s t f o r A u t h o r i z a t i o n D a t a S h e e t s ( E x h i b i t 3 E o f L A P M ) 5 . A p p r o v e d E n v i r o n m e n t a l D o c u m e n t ( i f n o t p r e v i o u s l y s u b m i t t e d ) 6 . R e q u e s t f o r S p e c i f i c A u t h o r i z a t i o n ( E x h i b i t 1 4 K o f L A P M ) 7 . F u l l y E x e c u t e d U t i l i t y A g r e e m e n t R e q u e s t f o r A u t h o r i z a t i o n t o P r o c e e d w i t h C o n s t r u c t i o n 1 . A p p r o v e d E n v i r o n m e n t a l D o c u m e n t ( i f n o t p r e v i o u s l y s u b m i t t e d ) 2 . R j W C e r t i f i c a t i o n ( L A P M C h a p t e r 1 3 o f L A P M ) 3 . P S & E C e r t i f i c a t i o n ( E x h i b i t 1 2 C o f L A P M ) 4 . P S & E C h e c k l i s t ( E x h i b i t 1 2 D o f L A P M ) S . R e q u e s t f o r A u t h o r i z a t i o n t o P r o c e e d w i t h C o n s t r u c t i o n ( E x h i b i t 3 D o f L A P M ) 6 . P r o j e c t P r e f i x C h e c k l i s t ( E x h i b i t 3 L o f L A P M ) ( i f n o t p r e v i o u s l y s u b m i t t e d ) 7 . P r e l i m i n a r y E n g i n e e r ' s E s t i m a t e 8 . F i n a n c e L e t t e r ( E x h i b i t 3 0 o f L A P M ) 9 . R e q u e s t f o r A u t h o r i z a t i o n D a t a S h e e t s ( E x h i b i t 3 E o f L A P M ) 1 0 . L o c a l A g e n c y C o n s t r u c t i o n C o n t r a c t A d m i n i s t r a t i o n C h e c k l i s t ( E x h i b i t l S A o f L A P M N o t e : T h e l o c a l a g e n c y s h a l l n o t a d v e r t i s e t h e p r o j e c t u n t i l t h e y r e c e i v e t h e a u t h o r i z a t i o n t o p r o c e e d w i t h c o n s t r u c t i o n . E v e r y l o c a l a g e n c y m u s t a l s o h a v e Q u a l i t y A s s u r a n c e P r o g r a m ( Q A P ) - L A P M , C h a p t e r 1 6 . 1 4 , b e f o r e a d v a n c i n g t o t h e C o n s t r u c t i o n P h a s e . 2 2 - 2 8 T I P # : L A F 1 5 0 6 P P N O : N / A A d v e r t i s e a n d A w a r d P r o j e c t C F P # F 1 5 0 6 L O A . P O O O F 1 5 0 6 1 . D a t e w o r k i s s c h e d u l e d t o s t a r t 2 . R e s i d e n t E n g i n e e r C o n t r a c t A d m i n i s t r a t i o n C h e c k l i s t ( E x h i b i t 1 5 B o f L A P M ) 3 . L o c a l A g e n c y P r o j e c t A d v e r t i s e C h e c k l i s t ( E x h i b i t 1 5 C o f L A P M ) 4 . B i d T a b u l a t i o n S u m m a r y S h e e t ( E x h i b i t 1 5 D o f L A P M ) S . N a t i o n a l H i g h w a y S y s t e m B i d T a b u l a t i o n D a t a ( E x h i b i t 1 5 E o f L A P M ) 6 . B i d P r i c e D a t a ( E x h i b i t 1 5 F o f L A P M ) 7 . L o c a l a g e n c y B i d d e r D B E I n f o r m a t i o n ( E x h i b i t 1 5 G o f L A P M ) 8 . L o c a l A g e n c y C o n t r a c t A w a r d C h e c k l i s t ( E x h i b i t l S L o f L A P M ) 9 . D e t a i l E s t i m a t e a n d D e t a i l S u m m a r y ( E x h i b i t 1 5 M o f L A P M ) 1 0 . L o c a l P r o g r a m s A g r e e m e n t C h e c k l i s t ( E x h i b i t 4 A o f L A P M ) 1 1 . F i n a n c e L e t t e r ( E x h i b i t 1 5 N o f L A P M ) 1 2 . A s A d v e r t i s e d P S & E w i t h a l l A d d e n d a , i f a n y 1 3 . C o p y o f e x e c u t e d c o n t r a c t 1 4 . L i s t o f c o n t r a c t o r ' s m a t e r i a l s o u r c e N o t e : L o c a l A g e n c y m a y s t a r t t o i n v o i c e C a l t r a n s a f t e r P r o g r a m S u p p l e m e n t i s e x e c u t e d a n d w o r k h a s a l r e a d y s t a r t e d . T h e p r o g r e s s i n v o i c e s a r e s e n t d i r e c t l y t o C a l t r a n s A c c o u n t i n g S e r v i c e s i n S a c r a m e n t o . F i n a l I n v o i c e s a r e s e n t t o t h e O f f i c e o f L o c a l A s s i s t a n c e i n L o s A n g e l e s . ( L A P M , C h a p t e r 5 ) . P r o j e c t C o m p l e t i o n 1 . C o v e r L e t t e r a n d R e p o r t o f E x p e n d i t u r e s C h e c k l i s t ( E x h i b i t 1 7 A o f L A P M ) 2 . F i n a l I n s p e c t i o n o f F e d e r a l A i d P r o j e c t s ( E x h i b i t 1 7 B o f L A P M ) 3 . F i n a l I n s p e c t i o n F o r m ( E x h i b i t 1 7 C o f L A P M ) 4 . F i n a l I n v o i c e ( E x h i b i t 1 7 D o f L A P M ) 5 . F i n a l D e t a i l E s t i m a t e ( E x h i b i t 1 5 M o f L A P M ) 6 . C h a n g e O r d e r S u m m a r y ( E x h i b i t 1 7 E o f L A P M ) · 7 . D a t e o f C o m p l e t i o n 8 . L i q u i d a t e d D a m a g e s a n d C o n t r a c t o r ' s C l a i m ( L A P M , C h a p t e r 1 6 ) 9 . F i n a l R e p o r t , U t i l i z a t i o n o f D B E a n d W B E ( E x h i b i t 1 7 F o f L A P M ) 1 0 . M a t e r i a l s C e r t i f i c a t e ( E x h i b i t 1 7 G o f L A P M ) 1 1 . F o r m F H W A - 4 7 ( E x h i b i t 1 7 H o f L A P M ) 1 2 . C o v e r L e t t e r a n d R e p o r t o f C o m p l e t i o n o f S t r u c t u r e s o n L o c a l S t r e e t s a n d R o a d s , i f a p p l i c a b l e , ( E x h i b i t 1 7 1 / J o f L A P M ) 1 3 . R e p o r t o f C o m p l e t i o n o f R i g h t o f W a y E x p e n d i t u r e s , i f a p p l i c a b l e , ( E x h i b i t 1 7 K o f L A P M ) 1 4 . D B E C e r t i f i c a t i o n S t a t u s ( E x h i b i t 1 7 - 0 o f L A P M ) 3 2- 2 9