Loading...
RPVCCA_CC_SR_2012_03_06_06_City_Banking6 - 1 C I T Y O F M E M O R A N D U M R A N C H O P A L O S V E R D E S T O : F R O M : D A T E : . S U B J E C T : R E V I E W E D : S t a f f C o o r d i n a t o r : H O N O R A B L E M A Y O R A N D M E M B E R S O F T H E C I T Y C O U N C ~ D E N N I S M c L E A N , D I R E C T O R O F F I N A N C E & I N F O R M A T I O T E C H N O L O G Y M A R C H 6 , 2 0 1 2 C O N S I D E R R E Q U E S T F O R P R O P O S A L - C I T Y B A N K I N G R E L A T I O N S H I P / " \ ( ) C A R O L Y N L E H R , C I T Y M A N A G E R W - L i n d a G a n - V a n d e r l i n d e , S e n i o r A c c o u n t a n t R E V I S E D R E C O M M E N D A T I O N 1 ) D i r e c t S t a f f t o : a ) R e t a i n a c o n s u l t a n t t o p e r f o r m a c o m p r e h e n s i v e e v a l u a t i o n o f t h e b a n k i n g p r o d u c t s , s e r v i c e s a n d t e c h n o l o g y c u r r e n t l y p r o v i d e d t o t h e C i t y , a s w e l l a s a d d i t i o n a l d e s i r a b l e c o s t - e f f e c t i v e s e r v i c e s a n d p r o d u c t s , l e a d i n g t o t h e p r e p a r a t i o n o f a R e q u e s t F o r P r o p o s a l s ( " R F P " ) f o r b a n k i n g s e r v i c e s ; a n d b ) U p o n c o m p l e t i o n o f t h e R F P , c o n d u c t a c o m p e t i t i v e p r o c e s s f o r b a n k i n g s e r v i c e s l e a d i n g t o a r e c o m m e n d a t i o n t o t h e C i t y C o u n c i l t o e n t e r i n t o a n a g r e e m e n t f o r b a n k i n g s e r v i c e s w i t h o n e q u a l i f i e d b a n k ; 2 ) S e p a r a t e l y d e v e l o p a r e c o m m e n d a t i o n t o t h e C i t y C o u n c i l t o d i v e r s i f y a p o r t i o n o f t h e C i t y ' s c a s h p o r t f o l i o i n t o t h e C e r t i f i c a t e s o f D e p o s i t A c c o u n t R e g i s t r y S e r v i c e ( " C D A R S " ) , e n s u r i n g o p p o r t u n i t i e s f o r s e l e c t i n g a l o c a l g a t e w a y b a n k ; a n d 3 ) I f t h e C i t y C o u n c i l e l e c t s t o p r o c e e d w i t h R e c o m m e n d a t i o n s 1 ) a n d 2 ) , d i r e c t t h e F i n a n c e A d v i s o r y C o m m i t t e e t o p r o v i d e c o m m e n t s r e g a r d i n g t h e d r a f t R F P d o c u m e n t p r e p a r e d i n a c c o r d a n c e w i t h b e s t p r a c t i c e s , a s w e l l a s t h e p l a n n e d s e l e c t i o n p r o c e s s ( e . g . r e v i e w o f f i n a n c i a l c o n d i t i o n , s c o r i n g , e t c . ) . B A C K G R O U N D M a y o r P r o - T e m C a m p b e l l r e q u e s t e d t h a t c o n s i d e r a t i o n o f c h a n g i n g t h e C i t y ' s c u r r e n t b a n k i n g r e l a t i o n s h i p w i t h B a n k o f A m e r i c a b e r e - a g e n d i z e d f o r c o n s i d e r a t i o n b y t h e C i t y C o u n c i l . B a s e d u p o n a c o n v e r s a t i o n b e t w e e n S t a f f a n d t h e M a y o r - P r o - T e m , S t a f f h a s 6 - 2 C O N S I D E R R E Q U E S T F O R P R O P O S A L · C I T Y B A N K I N G R E L A T I O N S H I P M a r c h 6 , 2 0 1 2 P a g e 2 o f 2 a d d e d R e c o m m e n d a t i o n 3 ) t o t h e R e c o m m e n d a t i o n p r e s e n t e d i n a s t a f f r e p o r t , d a t e d F e b r u a r y 2 1 , 2 0 1 2 . A T T A C H M E N T S S t a f f R e p o r t , d a t e d F e b r u a r y 2 1 , 2 0 1 2 , C o n s i d e r R e q u e s t f o r P r o p o s a l - C i t y B a n k i n g R e l a t i o n s h i p G F O A B a n k i n g R F P C h e c k l i s t 6 - 3 C I T Y O F M E M O R A N D U M R A N C H O P A L O S V E R D E S T O : F R O M : D A T E : . S U B J E C T : R E V I E W E D : S t a f f C o o r d i n a t o r : H O N O R A B L E M A Y O R A N D M E M B E R S O F T H E C I T Y C O U N C I L D E N N I S M c L E A N , D I R E C T O R O F F I N A N C E & I N F O R M A T I O N T E C H N O L O G Y F E B R U A R Y 2 1 , 2 0 1 2 C O N S I D E R R E Q U E S T F O R P R O P O S A L - C I T Y B A N K I N G R E L A T I O N S H I P C A R O L Y N L E H R , C I T Y M A N A G E R L i n d a G a n - V a n d e r l i n d e , S e n i o r A c c o u n t a n t R E C O M M E N D A T I O N 1 ) D i r e c t S t a f f t o : a ) R e t a i n a c o n s u l t a n t t o p e r f o r m a c o m p r e h e n s i v e e v a l u a t i o n o f t h e b a n k i n g p r o d u c t s , s e r v i c e s a n d t e c h n o l o g y c u r r e n t l y p r o v i d e d t o t h e C i t y , a s w e l l a s a d d i t i o n a l d e s i r a b l e c o s t - e f f e c t i v e s e r v i c e s a n d p r o d u c t s , l e a d i n g t o t h e p r e p a r a t i o n o f a R e q u e s t F o r P r o p o s a l s ( " R F P " ) f o r b a n k i n g s e r v i c e s ; a n d b ) U p o n c o m p l e t i o n o f t h e R F P , c o n d u c t a c o m p e t i t i v e p r o c e s s f o r b a n k i n g s e r v i c e s l e a d i n g t o a r e c o m m e n d a t i o n t o t h e C i t y C o u n c i l t o e n t e r i n t o a n a g r e e m e n t f o r b a n k i n g s e r v i c e s w i t h o n e q u a l i f i e d b a n k ; 2 ) S e p a r a t e l y d e v e l o p a r e c o m m e n d a t i o n t o t h e C i t y C o u n c i l t o d i v e r s i f y a p o r t i o n o f t h e C i t y ' s c a s h p o r t f o l i o i n t o t h e C e r t i f i c a t e s o f D e p o s i t A c c o u n t R e g i s t r y S e r v i c e ( " C D A R S " ) , e n s u r i n g o p p o r t u n i t i e s f o r s e l e c t i n g a l o c a l g a t e w a y b a n k . B A C K G R O U N D M a y o r P r o - T e r n C a m p b e l l r e c e n t l y r e q u e s t e d t h a t c o n s i d e r a t i o n o f c h a n g i n g t h e C i t y ' s c u r r e n t b a n k i n g r e l a t i o n s h i p w i t h B a n k o f A m e r i c a b e a g e n d i z e d f o r c o n s i d e r a t i o n b y t h e C i t y C o u n c i l . E X E C U T I V E S U M M A R Y ( A u t h o r ' s N o t e : t h e E x e c u t i v e S u m m a r y i s i n t e n d e d t o p r o v i d e t h e r e a d e r w i t h 2 p a g e o v e r v i e w o f S t a f f ' s f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s ; t h e r e f o r e , c e r t a i n p o i n t s m a y b e r e p e a t e d i n t h e b o d y o f t h i s S t a f f R e p o r t ) 6 - 4 C O N S I D E R R E Q U E S T F O R P R O P O S A L - C I T Y B A N K I N G R E L A T I O N S H I P F e b r u a r y 2 1 , 2 0 1 2 P a g e 2 o f 1 1 T h e C i t y h a s m a i n t a i n e d i t s b a n k i n g r e l a t i o n s h i p w i t h B a n k o f A m e r i c a f o r m o r e t h a n 1 5 y e a r s . B a n k o f A m e r i c a c u r r e n t l y p r o v i d e s t h e C i t y w i t h c h e c k i n g , m e r c h a n t c r e d i t c a r d p r o c e s s i n g a n d p u r c h a s i n g c a r d s s e r v i c e s . T h e G o v e r n m e n t F i n a n c e O f f i c e r s A s s o c i a t i o n ( G F O A ) r e c o m m e n d s t h a t s t a t e a n d l o c a l g o v e r n m e n t s e s t a b l i s h a p r o c u r e m e n t p r o c e s s a n d a s s u r e p e r i o d i c r e v i e w s o f b a n k i n g s e r v i c e s . A l t h o u g h b a n k i n g f e e s f l u c t u a t e w i t h t h e v o l u m e o f m o n t h l y t r a n s a c t i o n s a n d o f f s e t t i n g e a r n i n g s c r e d i t s , t h e t o t a l a n n u a l c h e c k i n g a n d c r e d i t c a r d p r o c e s s i n g f e e s r a n g e f r o m a b o u t $ 2 6 , 5 0 0 t o $ 3 0 , 0 0 0 . S t a f f , w i t h t h e c o n c u r r e n c e o f t h e C i t y ' s F i n a n c i a l / I n v e s t m e n t A d v i s o r , d o e s n o t e x p e c t t h a t a c o m p e t i t i v e p r o c e s s f o r c h a n g i n g t h e C i t y ' s b a n k i n g s e r v i c e s w i l l l e a d t o s i g n i f i c a n t f e e s a v i n g s , i f a n y . S t a f f e x p e c t s t h a t a n R F P p r o c e s s a n d a c h a n g e o f t h e C i t y ' s b a n k r e l a t i o n s h i p w o u l d b e a m a j o r u n d e r t a k i n g f o r F i n a n c e & I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y s t a f f a n d r e q u i r e a t l e a s t 2 0 0 h o u r s o f s t a f f t i m e t h r o u g h i m p l e m e n t a t i o n o f t h e p r o p o s e d b a n k c h a n g e . W i t h c o m p e t i n g d e m a n d s , S t a f f d o e s n o t h a v e s u f f i c i e n t p e o p l e a n d t i m e r e s o u r c e s t o p r e p a r e t h e R F P d o c u m e n t ; t h e r e f o r e , r e c o m m e n d s t h e r e t e n t i o n o f a n e x p e r i e n c e d t r e a s u r y a d v i s o r t o p r e p a r e t h e R F P a n d a d v i s e t h e C i t y t h r o u g h t h e c o m p e t i t i v e p r o c e s s a n d e s t a b l i s h m e n t o f a b a n k i n g a g r e e m e n t . S t a f f b e l i e v e s t h a t t h e c o s t o f a n a d v i s o r w o u l d r a n g e f r o m $ 1 0 , 0 0 0 - $ 1 4 , 0 0 0 r e q u i r i n g a b u d g e t a d j u s t m e n t . S t a f f , w i t h t h e c o n c u r r e n c e o f t h e C i t y ' s F i n a n c i a l / I n v e s t m e n t A d v i s o r , a g r e e s w i t h t h e G F O A ' s r e c o m m e n d e d B e s t P r a c t i c e s f o r p r o c u r e m e n t o f b a n k i n g s e r v i c e s , i n c l u d i n g a t h o r o u g h e v a l u a t i o n o f c u r r e n t a n d d e s i r a b l e b a n k i n g s e r v i c e s , e s t a b l i s h i n g a n a g r e e m e n t f o r b a n k i n g s e r v i c e s w i t h t h e s e l e c t e d b a n k a n d c o n d u c t i n g a n i n d e p e n d e n t e v a l u a t i o n t o d e t e r m i n e w h e t h e r t h e s e l e c t e d b a n k i s f i n a n c i a l l y s o u n d . S t a f f , a s w e l l a s i t s F i n a n c i a l / I n v e s t m e n t A d v i s o r , b e l i e v e s t h a t i t i s e s s e n t i a l t h a t i t s d e p o s i t o r y b a n k m u s t p o s s e s s t h e e x p e r t i s e t o a d h e r e t o t h e c o l l a t e r a l i z a t i o n r e q u i r e m e n t s o f t h e G o v e r n m e n t C o d e . A l t h o u g h b a n k s c a n o u t s o u r c e t h i s r e s p o n s i b i l i t y , t h e C i t y i s b e s t s e r v e d b y a b a n k w i t h : . / A d e d i c a t e d g o v e r n m e n t a l b a n k i n g o r g a n i z a t i o n ; a n d . / A s i g n i f i c a n t b o o k o f g o v e r n m e n t a c c o u n t s ; h e n c e , s i g n i f i c a n t g o v e r n m e n t a l e x p e r i e n c e . I f t h e C i t y C o u n c i l ' s p r i m a r y o b j e c t i v e i s t o p l a c e d e p o s i t s l o c a l l y , t h e C i t y ' s F i n a n c i a l / I n v e s t m e n t A d v i s o r h a s o f f e r e d t h e f o l l o w i n g r e c o m m e n d a t i o n a s a n i n t e r i m s t e p : " T h e a l t e r n a t e p r o p o s a l i n v o l v e s a p r o g r a m t h a t w e h a v e d i s c u s s e d w i t h y o u i n t h e p a s t - p l a c e m e n t o f t i m e d e p o s i t s u s i n g t h e " c e r t i f i c a t e o f d e p o s i t a c c o u n t r e g i s t r y s e r v i c e " ( o r " C D A R S " ) . U s i n g t h i s a p p r o a c h m a y e n a b l e t h e C i t y t o a c c o m p l i s h t h e g o a l o f a m o d e s t d i v e r s i f i c a t i o n o f i t s d e p o s i t e x p o s u r e w i t h o u t i n c u r r i n g t h e s t a f f t i m e a n d e x p e n s e r e q u i r e d t o a c c o m p l i s h a w h o l e s a l e r e v i e w o f i t s b a n k i n g r e l a t i o n s h i p a t t h i s t i m e . I t i s o u r v i e w t h a t t h e t r a n s f e r o f a m a j o r p o r t i o n o f t h e C i t y ' s b a l a n c e s t o a n o t h e r i n s t i t u t i o n m i g h t b e c o s t l y , b o t h i n t e r m s o f w h a t i t p a y s f o r b a n k i n g s e r v i c e s a n d t h e a m o u n t o f s t a f f t i m e a n d e f f o r t n e e d e d t o a c c o m p l i s h t h e m o v e . " T h e C i t y c o u l d m o v e t o b e g i n p a r t i c i p a t i n g i n t h e C D A R S p r i v a t e c e r t i f i c a t e o f d e p o s i t 6 - 5 C O N S I D E R R E Q U E S T F O R P R O P O S A L - C I T Y B A N K I N G R E L A T I O N S H I P F e b r u a r y 2 1 , 2 0 1 2 P a g e 3 o f 1 1 p r o g r a m . T h e p l a c e m e n t s e r v i c e s p l i t s t h e i n v e s t e d f u n d s i n t o i n c r e m e n t s o f $ 2 5 0 , 0 0 0 o r l e s s ( t h e F D I C i n s u r a n c e l i m i t t h r o u g h D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 ) a n d t r a d e s d e p o s i t s w i t h o t h e r p a r t i c i p a t i n g i n s t i t u t i o n s a c r o s s t h e n a t i o n . T h i s e n s u r e s t h a t t h e d e p o s i t o r w i l l h a v e n o m o r e t h a n $ 2 5 0 , 0 0 0 a t a n y o n e b a n k ; t h e r e b y , a l l d e p o s i t s w o u l d b e p r o t e c t e d b y F D I C i n s u r a n c e . M a l a g a B a n k p a r t i c i p a t e s i n t h e C D A R S p r o g r a m . I n t h e e v e n t t h e C i t y C o u n c i l i s i n t e r e s t e d i n s e l e c t i n g M a l a g a B a n k a s t h e g a t e w a y b a n k ( o r a n y o t h e r p a r t i c i p a t i n g b a n k ) f o r t h e C i t y ' s p a r t i c i p a t i o n i n C D A R S , S t a f f r e c o m m e n d s t h a t t h e C i t y ' s F i n a n c i a l / I n v e s t m e n t A d v i s o r c o n d u c t a l i m i t e d r e v i e w r e g a r d i n g t h e b a n k ' s f i n a n c i a l c o n d i t i o n . F i n a n c e & I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y s e n i o r s t a f f i s c u r r e n t l y a c t i n g a s p r o j e c t m a n a g e r s f o r t h e u p g r a d e o f t h e I T P l a n , s e l e c t i o n o f t h e r e p l a c e m e n t o f t h e S u n G a r d a c c o u n t i n g s y s t e m w i t h a E n t e r p r i s e R e s o u r c e P l a n n i n g ( " E R P " ) , t h e u n e x p e c t e d b u r d e n s o m e d i s s o l u t i o n o f t h e R D A a n d t r a n s i t i o n o f i t s a c t i v i t i e s o f t h e R D A ' s s u c c e s s o r a g e n c y , s e l e c t i o n o f a n I T c o n s u l t a n t , r e v i s i o n o f t h e C i t y ' s c o s t - b a s e d f e e s y s t e m , a s w e l l a s t i m e i n t e n s i v e a n n u a l b u d g e t a r y a n d s t o r m d r a i n o v e r s i g h t p r o c e s s e s . A d d i t i o n a l l y , t h e C i t y C o u n c i l i s n e a r i n g i t s c o m p l e t i o n o f t h e e s t a b l i s h m e n t o f i t s p r i o r i t y g o a l s . A l t e r n a t e R e c o m m e n d a t i o n : I n l i g h t o f t h e c o m p e t i n g d e m a n d s , t h e C i t y C o u n c i l m a y e l e c t a n a l t e r n a t e r e c o m m e n d a t i o n t o d i r e c t S t a f f t o : 1 ) B e g i n t h e p r o c e s s l e a d i n g t o a r e c o m m e n d a t i o n t o t h e C i t y C o u n c i l t o d i v e r s i f y a p o r t i o n o f t h e C i t y ' s c a s h p o r t f o l i o i n t o t h e C e r t i f i c a t e s o f D e p o s i t A c c o u n t R e g i s t r y S e r v i c e ( " C D A R S " ) , p r e f e r a b l y s e l e c t i n g a l o c a l g a t e w a y b a n k ; a n d 2 ) D e f e r t h e c o m p e t i t i v e p r o c e s s f o r b a n k i n g s e r v i c e s t o a f u t u r e d a t e c e r t a i n t o e n a b l e S t a f f t o s u c c e s s f u l l y c o m p l e t e t h e p r o j e c t s a n d t a s k s d e s c r i b e d a b o v e , a s w e l l a s t h e C i t y C o u n c i l ' s p r i o r i t y g o a l s . D I S C U S S I O N B r i e f H i s t o r y T h e C i t y h a s m a i n t a i n e d i t s b a n k i n g r e l a t i o n s h i p w i t h B a n k o f A m e r i c a f o r m o r e t h a n 1 5 y e a r s . B a n k o f A m e r i c a h a s a l a r g e p o r t f o l i o o f g o v e r n m e n t c l i e n t s n a t i o n w i d e , w i t h m o r e t h a n 1 0 0 y e a r s o f e x p e r i e n c e s e r v i n g g o v e r n m e n t a l a g e n c i e s . B a n k o f A m e r i c a c u r r e n t l y p r o v i d e s t h e C i t y w i t h : ~ C h e c k i n g s e r v i c e s i n c l u d i n g o n l i n e b a n k i n g w i t h t h r e e s e p a r a t e a c c o u n t s : o p e r a t i n g , p a y r o l l , a n d c r e d i t c a r d p r o c e s s i n g ; ~ M e r c h a n t c r e d i t c a r d p r o c e s s i n g f o r c a s h i e r i n g t r a n s a c t i o n s o r i g i n a t i n g a t C i t y H a l l a n d t h e P V I C g i f t s h o p , a s w e l l a s b u s i n e s s l i c e n s e t a x p a y m e n t v i a t h e C i t y ' s w e b s i t e ; a n d ~ P u r c h a s i n g c a r d s p r o g r a m . 6 - 6 C O N S I D E R R E Q U E S T F O R P R O P O S A L - C I T Y B A N K I N G R E L A T I O N S H I P F e b r u a r y 2 1 , 2 0 1 2 P a g e 4 o f 1 1 C u r r e n t B a n k i n g F e e s - O n g o i n g S e r v i c e a n d F e e R e d u c t i o n s D u r i n g t h e l a s t s e v e r a l y e a r s , s t a f f h a s c o n d u c t e d a t h o r o u g h r e v i e w o f i t s b a n k i n g s e r v i c e s w i t h B a n k o f A m e r i c a t h a t l e d t o a r e d u c t i o n o f c h e c k i n g s e r v i c e f e e s . C h e c k i n g f e e s i n c l u d e t h e p a s s - t h r o u g h o f t h e b a n k s F D I C a s s e s s m e n t , a c t i v i t y - b a s e d f e e s f o r d e p o s i t o r y , d i s b u r s e m e n t , w i r e t r a n s f e r s , A C H p r o c e s s i n g a n d o n - l i n e b a n k i n g s e r v i c e s . A m o n t h l y e a r n i n g c r e d i t , b a s e d u p o n t h e a v e r a g e d a i l y b a l a n c e o f p o s i t i v e c a s h f l o w , o f f s e t s t h e " g r o s s " c h e c k i n g f e e s . D u r i n g 2 0 1 1 , S t a f f c o n d u c t e d a n i n f o r m a l c o m p e t i t i v e p r o c e s s t h a t l e d t o t r a n s f e r r i n g t h e C i t y ' s c r e d i t c a r d p r o c e s s i n g s e r v i c e s t o B a n k o f A m e r i c a , s a v i n g a t l e a s t $ 5 , 0 0 0 a n n u a l l y . B e c a u s e p u r c h a s e c a r d a c c o u n t s a r e p a i d t i m e l y , n o f e e s a r e i n c u r r e d . A l t h o u g h b a n k i n g f e e s f l u c t u a t e w i t h t h e v o l u m e o f m o n t h l y t r a n s a c t i o n s a n d o f f s e t t i n g · e a r n i n g s c r e d i t s , t h e t o t a l a n n u a l c h e c k i n g a n d c r e d i t c a r d s e r v i c e f e e s r a n g e f r o m a b o u t $ 2 6 , 5 0 0 t o $ 3 0 , 0 0 0 a s f o l l o w s : R a n g e o f T o t a l A n n u a l C h e c k i n g a n d C r e d i t C a r d S e r v i c e F e e s - N e t o f E a r n i n g s C r e d i t s v . G r o s s - E x c l u d i n g E a r n i n g s C r e d i t s " G r o s s " - N e t o f E a r n i n g s E x c l u d i n g C r e d i t s E a r n i n g s C r e d i t s A n n u a l c h e c k i n g f e e s ( n e t o f e a r n i n g c r e d i t s ) $ 7 , 5 0 0 A n n u a l c h e c k i n g f e e s ( g r o s s b e f o r e e a r n i n g c r e d i t s ) $ 1 1 , 0 0 0 A n n u a l c r e d i t c a r d f e e s $ 1 9 , 0 0 0 $ 1 9 , 0 0 0 T o t a l ( r a n g e n e t o f e a r n i n g s c r e d i t s v . g r o s s - e x c l u d i n g e a r n i n g s c r e d i t s ) $ 2 6 , 5 0 0 $ 3 0 , 0 0 0 S i n c e t h e C i t y h a s b u n d l e d a d i v e r s i f i e d s e r v i c e w i t h B a n k o f A m e r i c a d u r i n g t h e p a s t s e v e r a l y e a r s , t h e C i t y h a s e x p e r i e n c e d a v e r y c o m p e t i t i v e r a t e s t r u c t u r e . T h e r e f o r e , S t a f f d o e s n o t e x p e c t t h a t a c o m p e t i t i v e p r o c e s s f o r c h a n g i n g t h e C i t y ' s b a n k i n g s e r v i c e s w i l l l e a d t o s i g n i f i c a n t f e e s a v i n g s , i f a n y . I n 2 0 1 1 , B a n k o f A m e r i c a w a s a w a r d e d t h e J u d g e s A w a r d a s t h e B e s t I n t e r n e t B a n k i n g S e r v i c e P r o v i d e r a n d t h e B e s t P a y m e n t S y s t e m I n i t i a t i v e f o r i t s C a s h P r o o n l i n e b a n k i n g s y s t e m b y T h e B a n k e r M a g a z i n e . T h e C i t y ' s F i n a n c i a l / I n v e s t m e n t A d v i s o r h a s r e p o r t e d t h a t m a n y s m a l l a n d m e d i u m s i z e d r e g i o n a l b a n k s s u b - c o n t r a c t t h e u s e o f t h e b a n k i n g p l a t f o r m o f B a n k o f A m e r i c a t o s e r v i c e t h e i r o w n c u s t o m e r s . O v e r v i e w o f t h e R F P a n d I m p l e m e n t a t i o n P r o c e s s T h e R F P p r o c e s s w o u l d r e q u i r e : ~ A n e v a l u a t i o n a n d d e v e l o p m e n t o f a n i n v e n t o r y o f t h e b a n k i n g p r o d u c t s , s e r v i c e s a n d t e c h n o l o g y c u r r e n t l y p r o v i d e d t h e C i t y , t h e f r e q u e n c y a n d n u m b e r s o f b a n k i n g t r a n s a c t i o n s , a s w e l l a s a d d i t i o n a l d e s i r a b l e c o s t - e f f e c t i v e s e r v i c e s a n d p r o d u c t s ; 6 - 7 C O N S I D E R R E Q U E S T F O R P R O P O S A L - C I T Y B A N K I N G R E L A T I O N S H I P F e b r u a r y 2 1 , 2 0 1 2 P a g e 5 o f 1 1 ~ A n e v a l u a t i o n a n d d e v e l o p m e n t o f a n i n v e n t o r y o f h o w t h e b a n k i n g p r o d u c t s , s e r v i c e s a n d t e c h n o l o g y i n t e g r a t e s w i t h o t h e r s y s t e m s ( e x . A C O M e l e c t r o n i c c h e c k p r i n t i n g , A D P p a y r o l l p r o c e s s i n g , t h e C i t y ' s w e b s i t e u s e d f o r b u s i n e s s l i c e n s e r e g i s t r a t i o n , t h e S u n G a r d a c c o u n t i n g s y s t e m , e l e c t r o n i c w i r e t r a n s f e r a n d a u t o m a t i c c l e a r i n g h o u s e t r a n s a c t i o n s t h a t i m p a c t C i t y ' s r e v e n u e c o l l e c t i o n p r o c e s s w i t h S t a t e , C o u n t y a n d a l l o t h e r e n t i t i e s i n t e r m s o f r e m i t t a n c e o f f r a n c h i s e f e e , p r o p e r t y t a x , s a l e s t a x , u t i l i t y u s e r t a x a n d t r a n s i e n t o c c u p a n c y t a x , a n d b a n k r e c o n c i l i a t i o n p r o c e s s ) ~ D e v e l o p m e n t o f a n i n v e n t o r y o f t h e e l e c t r o n i c t r a n s a c t i o n a g r e e m e n t s , A C H a n d E F T t e m p l a t e s c u r r e n t l y i n p l a c e w i t h v e n d o r s , g o v e r n m e n t a g e n c i e s a n d o t h e r b a n k s ( a p p r o x i m a t e l y 5 0 c u r r e n t l y e x i s t ) ; ~ T h e d e v e l o p m e n t o f a q u e s t i o n n a i r e r e g a r d i n g t h e b a n k s p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s r e g a r d i n g f u n d s a v a i l a b i l i t y , c o l l a t e r a l i z a t i o n o f d e p o s i t s , c o l l e c t i o n a n d d e p o s i t o r y s e r v i c e s , c a l c u l a t i n g e a r n i n g s c r e d i t s , p r e s e n t a t i o n o f c h e c k s f o r p a y m e n t a n d c o n t r o l l e d d i s b u r s e m e n t s , o v e r d r a f t s , e l e c t r o n i c s t o r a g e o f t h e C i t y ' s b a n k i n g d o c u m e n t s , c r e d i t c a r d a n d c h e c k i n g f e e c a l c u l a t i o n s a n d o t h e r s e r v i c e s . ~ C r e a t i o n o f t h e R F P d o c u m e n t ; ~ P r o j e c t m a n a g e m e n t o f t h e R F P p r o c e s s , i n c l u d i n g r e s p o n s e s t o i n q u i r i e s b y b a n k s , a s s e s s m e n t a n d c o m p a r i s o n s o f p r o p o s a l s , a t t e n d a n c e a t p r e s e n t a t i o n , b i d - c o n f e r e n c e a n d a n a l y s i s m e e t i n g s , d e v e l o p m e n t o f a b a n k i n g a g r e e m e n t o r m e m o r a n d u m o f s e r v i c e s ( e x . c o l l a t e r a l r e q u i r e m e n t s ) a n d d r a f t i n g a r e p o r t t o t h e C i t y C o u n c i l ; a n d ~ A t l e a s t a l i m i t e d e x t e r n a l r e v i e w o f t h e f i n a n c i a l c o n d i t i o n o f t h e b a n k ( s ) u n d e r c o n s i d e r a t i o n , e s p e c i a l l y w i t h o n - g o i n g f a i l u r e s / c l o s i n g s o f b a n k s ( N o t e : T h e C i t y ' s F i n a n c i a l / I n v e s t m e n t A d v i s o r h a s p r o v i d e d s e v e r a l r e c o m m e n d a t i o n s r e g a r d i n g m o n i t o r i n g t h e f i n a n c i a l c o n d i t i o n o f t h e s u c c e s s o r b a n k d e s c r i b e d l a t e r i n t h e r e p o r t ) . U p o n e x e c u t i o n o f a b a n k i n g a g r e e m e n t w i t h t h e s e l e c t e d b a n k , r e q u i r e d i m p l e m e n t a t i o n p r o c e s s e s ( i n a d d i t i o n t o t h o s e d e s c r i b e d i m m e d i a t e l y a b o v e ) i n c l u d e : ~ R e - p r o g r a m m i n g t h e A C O M e l e c t r o n i c c h e c k p r i n t i n g s o f t w a r e ( e s t i m a t e d c o s t o f $ 5 0 0 ) ; ~ R e p l a c e m e n t o f c r e d i t c a r d t e r m i n a l s a n d r e - p r o g r a m m i n g o f c a r d p r o c e s s i n g o n t h e C i t y ' s w e b s i t e , c a s h i e r i n g t r a n s a c t i o n s o r i g i n a t i n g a t C i t y H a l l a n d t h e P V I C g i f t s h o p a n d a c c o u n t i n g s o f t w a r e ( N o t e : b a s e d u p o n t h e r e c e n t m i g r a t i o n o f t h e C i t y ' s c r e d i t c a r d v e n d o r , t h i s w i l l r e q u i r e u p t o 5 0 h o u r s o f s t a f f a n d i n d e p e n d e n t c o n t r a c t o r s t i m e ) ; ~ R e p l a c e m e n t o f 2 5 p u r c h a s i n g ( c r e d i t ) c a r d s i s s u e d t o d e s i g n a t e d s t a f f m e m b e r s , s e v e r a l m e m b e r s o f s e n i o r m a n a g e m e n t a n d C o u n c i l m e m b e r s w i t h a n a g g r e g a t e $ 2 0 0 , 0 0 0 c r e d i t l i m i t ; ~ R e d i s t r i b u t i o n o f d e p o s i t s l i p s , b a n k b a g s , n i g h t d r o p k e y s a n d o t h e r d a i l y b a n k i n g a c t i v i t i e s e x e c u t e d b y m e m b e r s o f S t a f f ; ~ E s t a b l i s h m e n t a n d c h a n g e s o f S t a f f a n d b a n k p r o c e s s e s f o r e l e c t r o n i c t r a n s a c t i o n a g r e e m e n t s , o n - l i n e b a n k i n g , d i s b u r s e m e n t a n d d e p o s i t s , s t a t e m e n t r e c o n c i l i a t i o n s , r e j e c t e d i t e m s , c r e d i t c a r d t r a n s a c t i o n s , s t o p p a y m e n t s , c u s t o m e r s u p p o r t s e r v i c e s , a s w e l l a s a g r e e m e n t s f o r c e r t a i n s e r v i c e s a s r e q u i r e d ( e x . w i r e t r a n s f e r s ) ; 6 - 8 C O N S I D E R R E Q U E S T F O R P R O P O S A L - C I T Y B A N K I N G R E L A T I O N S H I P F e b r u a r y 2 1 , 2 0 1 2 P a g e 6 o f 1 1 } - A s d i s c u s s e d p r e v i o u s l y a b o v e i n l e s s d e t a i l , e s t a b l i s h i n g n e w e l e c t r o n i c t r a n s a c t i o n a g r e e m e n t s w i t h A D P a n d r e - e s t a b l i s h t h e a c c o u n t t r a n s f e r t e m p l a t e w i t h A D P a n d o t h e r t h i r d p a r t y p a y m e n t s p r o c e s s , a n d } - S t a f f t r a i n i n g f o r t h e p r o c e s s e s d e s c r i b e d a b o v e , i n c l u d i n g a n e w o n - l i n e b a n k i n g s y s t e m , a n d t h e r u l e s a n d t h e f e e s t r u c t u r e o f t h e n e w b a n k . S t a f f h a s a t t a c h e d t h e G F O A B a n k i n g R F P C h e c k l i s t t o p r o v i d e a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n a b o u t t h e R F P p r o c e s s a n d f u r t h e r e v i d e n c e t h e d e p t h a n d c o m p l e x i t y o f t h e p r o c e s s o f c h a n g i n g t h e C i t y ' s b a n k i n g r e l a t i o n s h i p . S t a f f R e s o u r c e s , T r e a s u r y A d v i s o r y S e r v i c e s a n d P o s s i b l e R e q u e s t f o r B u d g e t A d j u s t m e n t S t a f f e x p e c t s t h a t a n R F P p r o c e s s a n d a c h a n g e o f t h e C i t y ' s b a n k r e l a t i o n s h i p w o u l d b e a m a j o r u n d e r t a k i n g f o r F i n a n c e & I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y s t a f f a n d r e q u i r e a t l e a s t 2 0 0 h o u r s o f s t a f f t i m e t h r o u g h i m p l e m e n t a t i o n o f t h e p r o p o s e d b a n k c h a n g e . A l t h o u g h s e v e r a l m e m b e r s o f S t a f f h a v e e x p e r i e n c e d a c o m p e t i t i v e b a n k i n g p r o c e s s , s t a f f d o e s n o t h a v e s u f f i c i e n t p e o p l e a n d t i m e r e s o u r c e s t o p r e p a r e t h e R F P d o c u m e n t ; t h e r e f o r e , r e c o m m e n d s t h e r e t e n t i o n o f a n e x p e r i e n c e d t r e a s u r y a d v i s o r t o p r e p a r e t h e R F P a n d a d v i s e t h e C i t y t h r o u g h t h e c o m p e t i t i v e p r o c e s s a n d e s t a b l i s h m e n t o f a b a n k i n g a g r e e m e n t . B a s e d u p o n S t a f f ' s i n t u i t i o n a n d d i s c u s s i o n s w i t h t w o e x p e r i e n c e d a d v i s o r s , S t a f f b e l i e v e s t h a t t h e c o s t o f a n a d v i s o r w o u l d r a n g e f r o m $ 1 0 , 0 0 0 - $ 1 4 , 0 0 0 . I n t h e e v e n t t h e C i t y C o u n c i l d i r e c t s S t a f f t o p r o c e e d w i t h t h e c o m p e t i t i v e p r o c e s s S t a f f w i l l r e t u r n w i t h a r e q u e s t f o r a b u d g e t a d j u s t m e n t t o a p p r o p r i a t e t h e c o s t o f t r e a s u r y a d v i s o r y s e r v i c e s . G o v e r n m e n t F i n a n c e O f f i c e r s A s s o c i a t i o n - B e s t P r a c t i c e - P r o c u r e m e n t o f B a n k i n g S e r v i c e s T h e G o v e r n m e n t F i n a n c e O f f i c e r s A s s o c i a t i o n ( " G F O A " ) h a s i s s u e d a n d p e r i o d i c a l l y a m e n d e d i t s B e s t P r a c t i c e r e g a r d i n g t h e p r o c u r e m e n t o f b a n k i n g s e r v i c e s . T h e G F O A ' s B e s t P r a c t i c e d o c u m e n t i n c l u d e s t h e f o l l o w i n g : " T h e G o v e r n m e n t F i n a n c e O f f i c e r s A s s o c i a t i o n ( G F O A ) r e c o m m e n d s t h a t s t a t e a n d l o c a l g o v e r n m e n t s e s t a b l i s h a p r o c u r e m e n t p r o c e s s a n d a s s u r e p e r i o d i c r e v i e w s o f b a n k i n g s e r v i c e s . " S t a f f a g r e e s a n d b e l i e v e s t h a t i t h a s r e v i e w e d a n d s u c c e s s f u l l y i m p r o v e d i t s b a n k i n g s e r v i c e s o v e r t h e l a s t s e v e r a l y e a r s . H o w e v e r , S t a f f a l s o a g r e e s w i t h t h e f o l l o w i n g e x c e r p t s f r o m t h e G F O A r e c o m m e n d a t i o n s : " G o v e r n m e n t s s h o u l d c o n s i d e r i n c l u d i n g t h e f o l l o w i n g p r a c t i c e s i n t h e i r p r o c u r e m e n t o f b a n k i n g s e r v i c e s : 1 . P e r i o d i c a l l y i n i t i a t e a p r o c e s s o f c o m p e t i t i v e p r o c u r e m e n t i n a c c o r d a n c e w i t h t h e s t a t e a n d l o c a l l a w s a n d r e g u l a t i o n s , f o r m a j o r b a n k i n g s e r v i c e s . I t i s i m p o r t a n t t o u t i l i z e i n d e p e n d e n t b a n k e v a l u a t i o n s e r v i c e s t o v e r i f y c r e d i t w o r t h i n e s s o f t h e f i n a n c i a l i n s t i t u t i o n p r i o r t o a w a r d o f a c o n t r a c t a n d t h r o u g h o u t t h e c o n t r a c t p e r i o d . 6 - 9 C O N S I D E R R E Q U E S T F O R P R O P O S A L - C I T Y B A N K I N G R E L A T I O N S H I P F e b r u a r y 2 1 , 2 0 1 2 P a g e 7 o f 1 1 2 . H a v e c o n t r a c t s f o r b a n k i n g s e r v i c e s t h a t s p e c i f y s e r v i c e s , f e e s , a n d o t h e r c o m p o n e n t s o f c o m p e n s a t i o n . I f a p p l i c a b l e , t h i s s h o u l d i n c l u d e d e p o s i t o r y c o n t r a c t s t h a t r e q u i r e t h a t t h e c u s t o d i a n c o m p l i e s w i t h c o l l a t e r a l r e q u i r e m e n t s . 3 . I d e n t i f y a p r i m a r y r e l a t i o n s h i p m a n a g e r w h o w i l l s e r v e a s a c e n t r a l p o i n t o f c o n t a c t , u n d e r s t a n d t h e n e e d s o f t h e e n t i t y a n d b e a b l e t o o f f e r r e c o m m e n d a t i o n s f o r s e r v i c e i m p r o v e m e n t s . 4 . E v a l u a t e t h e r e l a t i v e b e n e f i t s a n d c o s t s o f p a y i n g f o r s e r v i c e s t h r o u g h d i r e c t f e e s , c o m p e n s a t i n g b a l a n c e s , o r a c o m b i n a t i o n o f t h e t w o ( b l e n d e d ) . F a c t o r s t o c o n s i d e r i n t h i s e v a l u a t i o n a r e t h e e a r n i n g s c r e d i t r a t e , r e s e r v e r e q u i r e m e n t s a n d i n s u r a n c e f e e s o n d e p o s i t s . 5 . E v a l u a t e t h e g o v e r n m e n t ' s n e e d s i n c o m p a r i s o n t o t h e c o s t s a n d b e n e f i t s o f s p e c i f i c b a n k i n g s e r v i c e s . 6 . A t r e a s u r y m a n a g e m e n t r e v i e w a n d c o m p r e h e n s i v e e v a l u a t i o n s h o u l d b e p e r f o r m e d p r i o r t o t h e i s s u a n c e o f a n R F P t o e n s u r e t h a t t h e t r e a s u r y m a n a g e r a s k e d f o r a l l r e q u i r e d a n d o p t i o n a l b a n k i n g s e r v i c e s . T h e p r e l i m i n a r y w o r k i s n e c e s s a r y p e r i o d i c a l l y t o t a k e a d v a n t a g e o f c h a n g e s i n b a n k i n g s e r v i c e s a n d t e c h n o l o g y a s n e w s e r v i c e s b e c o m e a v a i l a b l e . I n t h e e v e n t t h a t t h e s e s e r v i c e s a r e p r o c u r e d t h r o u g h t h e u s e o f a r e q u e s t f o r p r o p o s a l , t h e r e q u e s t f o r p r o p o s a l a n d t h e v e n d o r r e s p o n s e s h o u l d b e i n c l u d e d a s p a r t o f t h e c o n t r a c t . " S t a f f a g r e e s w i t h t h e p r a c t i c e s r e c o m m e n d e d b y t h e G F O A d e s c r i b e d p r e v i o u s l y a n d u n d e r l i n e d s e v e r a l i m p o r t a n t a s p e c t s n o t p r e v i o u s l y d e s c r i b e d i n t h i s r e p o r t . R e q u i r e m e n t f o r C o l l a t e r a l i z a t i o n o f D e p o s i t s T h e C a l i f o r n i a G o v e r n m e n t C o d e r e q u i r e s c a s h a n d i n v e s t m e n t s o f l o c a l p u b l i c a g e n c i e s t o b e c o l l a t e r a l i z e d , e x c e p t t o t h e e x t e n t t h e y a r e F D I C - i n s u r e d ( $ 2 5 0 , 0 0 0 l i m i t ) . A d h e r e n c e t o t h e l e g a l r e q u i r e m e n t s o f c o l l a t e r a l i z a t i o n i s o n e i m p o r t a n t p r o v i s i o n t o p r o t e c t t h e c a s h d e p o s i t s a n d i n v e s t m e n t s f o r t a x p a y e r f u n d s . T h e f o l l o w i n g e x c e r p t s a r e f r o m i n f o r m a t i o n p r o v i d e d b y R i c h a r d s , W a t s o n & G e r s h o n : » " G o v e r n m e n t C o d e S e c t i o n 5 3 6 4 9 r e q u i r e s t h a t t h e c o n t r a c t p r o v i d e f o r p l a c e m e n t o f p o o l e d s e c u r i t i e s i n a n a m e d a g e n t o f d e p o s i t o r y . » T h e w o r d " d e p o s i t o r y " a s u s e d i n t h e s e p r o v i s i o n s i s t h e [ q u a l i f i e d ] f i n a n c i a l i n s t i t u t i o n . » S e c t i o n 5 3 6 3 0 s e t s f o r t h t h e e l i g i b l e i n s t i t u t i o n s . T h e " a g e n t o f d e p o s i t o r y " i s d e s i g n a t e d b y t h e d e p o s i t o r y f o r h o l d i n g t h e s e c u r i t i e s p o o l s e r v i n g a s c o l l a t e r a l f o r t h e l o c a l a g e n c y ' s d e p o s i t s . » E l i g i b l e i n s t i t u t i o n s f o r " a g e n t o f d e p o s i t o r y " a r e t h e f o l l o w i n g : a t r u s t c o m p a n y l o c a t e d i n t h e S t a t e o f C a l i f o r n i a , t h e t r u s t d e p a r t m e n t o f a b a n k l o c a t e d i n t h e S t a t e o f C a l i f o r n i a , o r t h e F e d e r a l H o m e L o a n B a n k o f S a n F r a n c i s c o , a n d i n a d d i t i o n s u c h i n s t i t u t i o n m u s t b e a u t h o r i z e d b y t h e C a l i f o r n i a C o m m i s s i o n e r o f F i n a n c i a l I n s t i t u t i o n s t o a c t a s a n a g e n t o f d e p o s i t o r y . » T h e d e p o s i t o r y w o u l d n e e d t o h a v e a r e l a t i o n s h i p w i t h s u c h a n e l i g i b l e " a g e n t o f d e p o s i t o r y " i n o r d e r t o b e a b l e t o c o l l a t e r a l i z e t h e l o c a l a g e n c y ' s d e p o s i t s . » G o v e r n m e n t C o d e S e c t i o n 5 3 6 5 6 p r o v i d e s t h a t i f t h e d e p o s i t o r y h a s a t r u s t d e p a r t m e n t , t h e t r u s t d e p a r t m e n t o f t h e d e p o s i t o r y i t s e l f m a y s e r v e a s " a g e n t o f d e p o s i t o r y " o n l y w h e n a c c e p t a b l e t o b o t h t h e l o c a l a g e n c y T r e a s u r e r a n d t h e d e p o s i t o r y . » T h e G o v e r n m e n t C o d e f u r t h e r s p e c i f i e s w h a t s e c u r i t i e s a r e e l i g i b l e t o b e p u r c h a s e d 6 - 1 0 C O N S I D E R R E Q U E S T F O R P R O P O S A L - C I T Y B A N K I N G R E L A T I O N S H I P F e b r u a r y 2 1 , 2 0 1 2 P a g e 8 o f 1 1 f o r t h e s e c u r i t i e s p o o l s e r v i n g a s c o l l a t e r a l f o r t h e l o c a l a g e n c y ' s d e p o s i t s ( s e e , e . g . , G o v e r n m e n t C o d e S e c t i o n s 5 3 6 5 1 , 5 3 6 5 1 . 2 , 5 3 6 5 1 . 4 , 5 3 6 5 1 . 6 ) , w h i c h i n s o m e i n s t a n c e s i n v o l v e q u i t e s p e c i f i c c r i t e r i a . ~ S e c t i o n 5 3 6 5 2 r e q u i r e s a m a r k e t v a l u e o f t h e s e c u r i t i e s h e l d i n t h e p o o l t h a t i s g e n e r a l l y a t l e a s t 1 1 0 % o f t h e t o t a l a m o u n t o f t h e l o c a l a g e n c y ' s d e p o s i t s , e x c e p t t h a t t h e m a r k e t v a l u e f o r e l i g i b l e p r o m i s s o r y n o t e s s e c u r e d b y f i r s t m o r t g a g e s / f i r s t t r u s t d e e d s m u s t b e a t l e a s t 1 5 0 % o f t h e t o t a l a m o u n t o f t h e d e p o s i t s s e c u r e d b y s u c h p r o m i s s o r y n o t e s , a n d t h e m a r k e t v a l u e f o r e l i g i b l e l e t t e r s o f c r e d i t i s s u e d b y t h e F e d e r a l H o m e L o a n B a n k o f S a n F r a n c i s c o a n d p u r c h a s e d w i t h t h e c o n s e n t o f t h e l o c a l a g e n c y ' s T r e a s u r e r s h a l l b e a t l e a s t 1 0 5 % o f t h e d e p o s i t s s e c u r e d b y s u c h l e t t e r s o f c r e d i t . " G o v e r n m e n t a g e n c i e s , i n c l u d i n g t h e C i t y o f R a n c h o P a l o s V e r d e s , r e l y o n t h e p r o v i s i o n s o f t h e G o v e r n m e n t C o d e t o p r o t e c t t h e c a s h o n d e p o s i t a n d i n v e s t m e n t s o f t h e i r t a x p a y e r s . S t a f f , a s w e l l a s i t s F i n a n c i a l / I n v e s t m e n t A d v i s o r , b e l i e v e s t h a t i t i s e s s e n t i a l t h a t i t s d e p o s i t o r y b a n k m u s t p o s s e s s t h e e x p e r t i s e t o a d h e r e t o t h e c o l l a t e r a l r e q u i r e m e n t o f t h e G o v e r n m e n t C o d e . A l t h o u g h b a n k s c a n o u t s o u r c e t h i s r e s p o n s i b i l i t y , t h e C i t y i s b e s t s e r v e d b y a b a n k w i t h : . . / A d e d i c a t e d g o v e r n m e n t a l b a n k i n g o r g a n i z a t i o n ; a n d . . / A s i g n i f i c a n t b o o k o f g o v e r n m e n t a c c o u n t s ; h e n c e , s i g n i f i c a n t g o v e r n m e n t a l e x p e r i e n c e . R e c o m m e n d a t i o n t o t h e C i t y C o u n c i l t o D i v e r s i f y a P o r t i o n o f t h e C i t y ' s C a s h P o r t f o l i o i n t o t h e C e r t i f i c a t e s O f D e p o s i t A c c o u n t R e g i s t r y S e r v i c e ( " C D A R S " ) B a c k g r o u n d A B 2 0 1 1 ( 2 0 0 6 ) a u t h o r i z e d l o c a l a g e n c i e s t o i n v e s t t h e i r s u r p l u s f u n d s i n n o n n e g o t i a b l e C D s w i t h a d e p o s i t o r y i n s t i t u t i o n t h a t i s a p a r t i c i p a n t i n a p r i v a t e C D p l a c e m e n t s e r v i c e . T h e C D p l a c e m e n t s e r v i c e s p l i t s t h e i n v e s t e d f u n d s i n t o i n c r e m e n t s o f $ 2 5 0 , 0 0 0 o r l e s s ( t h e F D I C i n s u r a n c e l i m i t t h r o u g h D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 ) a n d t r a d e s d e p o s i t s w i t h o t h e r p a r t i c i p a t i n g i n s t i t u t i o n s a c r o s s t h e n a t i o n . T h i s e n s u r e s t h a t t h e d e p o s i t o r w i l l h a v e n o m o r e t h a n $ 2 5 0 , 0 0 0 a t a n y o n e b a n k ; t h e r e b y , a l l d e p o s i t s w o u l d b e p r o t e c t e d b y F D I C i n s u r a n c e . C u r r e n t l y , t h e o n l y p l a c e m e n t s e r v i c e o f t h i s t y p e i s t h e C e r t i f i c a t e o f D e p o s i t A c c o u n t R e g i s t r y S e r v i c e ( C D A R S ) o p e r a t e d s i n c e 2 0 0 1 b y P r o m o n t o r y I n t e r f i n a n c i a l N e t w o r k , L L C ( P r o m o n t o r y ) i n A r l i n g t o n , V i r g i n i a . C D A R S P r o c e s s T h e f o l l o w i n g e x c e r p t s f r o m a n I s s u e P a p e r p u b l i s h e d b y t h e C a l i f o r n i a D e b t a n d I n v e s t m e n t A d v i s o r y C o m m i s s i o n i n 2 0 0 7 o f f e r a n o v e r v i e w h o w C D A R S w o r k s : " A l o c a l a g e n c y i n t e r e s t e d i n p u r c h a s i n g n o n - n e g o t i a b l e C D s t h r o u g h C D A R S f i r s t s e l e c t s a b a n k t h a t p a r t i c i p a t e s i n t h e C D p l a c e m e n t s e r v i c e . T h e l o c a l a g e n c y s i g n s a n a g r e e m e n t w i t h t h e p a r t i c i p a t i n g b a n k t h a t s p e c i f i e s t h e a m o u n t o f i n v e s t m e n t , i n t e r e s t r a t e a n d m a t u r i t y . T h e m a x i m u m i n v e s t m e n t a m o u n t p e r d e p o s i t o r c u r r e n t l y i s $ 5 0 m i l l i o n . C D s a r e o f f e r e d i n 4 - w e e k , 1 3 - w e e k , 2 6 - w e e k , 5 2 - w e e k , 1 0 4 - w e e k ( 2 y e a r s ) , a n d 6 - 1 1 C O N S I D E R R E Q U E S T F O R P R O P O S A L - C I T Y B A N K I N G R E L A T I O N S H I P F e b r u a r y 2 1 , 2 0 1 2 P a g e 9 o f 1 1 1 5 6 - w e e k ( 3 y e a r s ) m a t u r i t i e s . H o w e v e r , e a c h p a r t i c i p a t i n g b a n k h a s t h e o p t i o n t o s e l e c t w h i c h m a t u r i t i e s t o o f f e r i t s d e p o s i t o r s . T h e p a r t i c i p a t i n g b a n k p l a c e s a n o r d e r w i t h C D A R S t o h a v e t h e d e p o s i t d i v i d e d i n t o l e s s t h a n [ $ 2 5 0 , 0 0 0 ] i n c r e m e n t s ( p r i n c i p a l p l u s i n t e r e s t ) . E a c h i n d i v i d u a l [ $ 2 5 0 , 0 0 0 ] d e p o s i t i s F D I C - i n s u r e d . A t r a n s a c t i o n f e e i s p a i d b y t h e b a n k i n g i n s t i t u t i o n t o C D A R S i n t h e f o r m o f b a s i s p o i n t s p e r t r a n s a c t i o n o n a s l i d i n g s c a l e . W h i l e C D A R S s p e c i f i c a l l y p r o h i b i t s t h i s t r a n s a c t i o n f e e f r o m b e i n g p a s s e d o n t o t h e d e p o s i t o r , t h e b a n k i n g i n s t i t u t i o n m a y c o v e r t h e s e f e e s i n t h e i n t e r e s t r a t e s o f f e r e d f o r t h e i r C D s . I n t h e ~ v e n t o f a b a n k f a i l u r e , t h e B a n k o f N e w Y o r k a s m a s t e r c u s t o d i a n p r o v i d e s t h e e l e c t r o n i c r e c o r d s t o t h e F D I C f o r i n s u r a n c e c o v e r a g e . " G e n e r a l C o n s i d e r a t i o n s - C D A R S T h e f o l l o w i n g e x c e r p t s f r o m t h e I s s u e P a p e r p u b l i s h e d b y t h e C a l i f o r n i a D e b t a n d I n v e s t m e n t A d v i s o r y C o m m i s s i o n o f f e r s e v e r a l c o n s i d e r a t i o n s a n d c a u t i o n s : " C D s p l a c e d w i t h C D A R S a r e n o n n e g o t i a b l e , t h a t i s , t h e r e i s n o t a n a c t i v e s e c o n d a r y m a r k e t t o b u y a n d s e l l t h e s e i n v e s t m e n t s . I f t h e l o c a l a g e n c y n e e d s t o l i q u i d a t e t h i s i n v e s t m e n t p r i o r t o m a t u r i t y , a c c r u e d - i n t e r e s t p e n a l t i e s a r e i m p o s e d : 1 0 0 p e r c e n t o f a c c r u e d i n t e r e s t f o r 4 - w e e k a n d 1 3 - w e e k m a t u r i t i e s , a n d 5 0 p e r c e n t o f a c c r u e d i n t e r e s t f o r l o n g e r m a t u r i t i e s . C D A R S p r o h i b i t s m e m b e r b a n k s f r o m p a s s i n g t h e t r a n s a c t i o n f e e s o n t o t h e d e p o s i t o r . A r a n d o m s a m p l i n g o f C a l i f o r n i a ' s C D A R S m e m b e r i n s t i t u t i o n s r e v e a l e d a w i d e r a n g e o f a p p r o a c h e s t o c o v e r t h e s e f e e s . T h e r e s p o n s e s i n c l u d e d : a b s o r b i n g t h e c o s t s a s a c o s t o f d o i n g b u s i n e s s , e v a l u a t i n g t h e m a r k e t w e e k l y a n d s e t t i n g C D A R S r a t e s t o a b r o k e r e d C D l e v e l , a n d o f f e r i n g a l o w e r i n t e r e s t r a t e . A l t h o u g h C D A R S r a t e s c o u l d b e l o w e r t h a n t h e r a t e r e c e i v e d i f t h e l o c a l a g e n c y i n v e s t e d d i r e c t l y w i t h t h e b a n k i n g i n s t i t u t i o n , t h e l o c a l a g e n c y w o u l d b e r e s p o n s i b l e f o r m a n a g i n g i t s d e p o s i t s t o e n s u r e F D I C c o v e r a g e . I f t h e l o c a l a g e n c y d e c i d e s t o i n v e s t t h r o u g h C D A R S , i t s h o u l d d e t e r m i n e w h i c h b a n k o f f e r s t h e b e s t r a t e s f o r t h e s e r v i c e s p r o v i d e d . " C o n s i d e r a t i o n - M a l a g a B a n k a s C D A R S G a t e w a y B a n k M a l a g a B a n k p a r t i c i p a t e s i n t h e C D A R S p r o g r a m . T h e f o l l o w i n g o v e r v i e w w a s o b t a i n e d f r o m t h e w e b s i t e o f M a l a g a B a n k : " M a l a g a F i n a n c i a l C o r p o r a t i o n i s t h e h o l d i n g c o m p a n y o f M a l a g a B a n k , a f u l l s e r v i c e c o m m u n i t y b a n k h e a d q u a r t e r e d o n t h e P a l o s V e r d e s P e n i n s u l a w i t h b r a n c h o f f i c e s o n t h e P e n i n s u l a , T o r r a n c e a n d S a n P e d r o . F o r o v e r 2 6 y e a r s , M a l a g a B a n k h a s b e e n d e l i v e r i n g c o m p e t i t i v e b a n k i n g s e r v i c e s t o r e s i d e n t s , b u s i n e s s e s a n d c o m m u n i t y o r g a n i z a t i o n s o f t h e S o u t h B a y . A s t h e l a r g e s t c o m m u n i t y b a n k h e a d q u a r t e r e d i n t h e S o u t h B a y , M a l a g a B a n k r e m a i n s c o m m i t t e d t o i t s s t a n d a r d o f e x c e l l e n c e i n c u s t o m e r s e r v i c e a n d s t r o n g r e l a t i o n s h i p - b a s e d b a n k i n g p h i l o s o p h y . " I n t h e e v e n t t h e C i t y C o u n c i l i s i n t e r e s t e d i n s e l e c t i n g M a l a g a B a n k a s t h e g a t e w a y b a n k 6 - 1 2 C O N S I D E R R E Q U E S T F O R P R O P O S A L - C I T Y B A N K I N G R E L A T I O N S H I P F e b r u a r y 2 1 , 2 0 1 2 P a g e 1 0 o f 1 1 ( o r a n y o t h e r p a r t i c i p a t i n g b a n k ) f o r t h e C i t y ' s p a r t i c i p a t i o n i n C D A R S , S t a f f r e c o m m e n d s t h a t t h e C i t y ' s F i n a n c i a l / I n v e s t m e n t A d v i s o r c o n d u c t a l i m i t e d r e v i e w r e g a r d i n g t h e b a n k ' s f i n a n c i a l c o n d i t i o n . R e c o m m e n d a t i o n b y t h e C i t y ' s F i n a n c i a l / I n v e s t m e n t A d v i s o r T h e C i t y ' s F i n a n c i a l / I n v e s t m e n t A d v i s o r , T i m S c h a e f e r , P r i n c i p a l o f M a g i s A d v i s o r s , m a d e t h e f o l l o w i n g r e c o m m e n d a t i o n s r e g a r d i n g t h e C i t y ' s b a n k i n g r e l a t i o n s h i p a n d i n v e s t m e n t s i n C D A R S : " I S S U E P R E S E N T E D Y o u h a v e p o s e d t h e f o l l o w i n g q u e s t i o n t o u s : " S h o u l d t h e C i t y c o n s i d e r a l t e r i n g i t s b a n k i n g r e l ~ t i o n s h i p i n o r d e r t o b e t t e r s u p p o r t l o c a l b a n k s ? " W e b e l i e v e t h a t t h i s m a y b e u n n e c e s s a r y . S U M M A R Y T h e C i t y m a y w i s h t o c o n s i d e r a n a l t e r n a t i v e a s a n i n t e r i m s t e p . T h e a l t e r n a t e p r o p o s a l i n v o l v e s a p r o g r a m t h a t w e h a v e d i s c u s s e d w i t h y o u i n t h e p a s t - p l a c e m e n t o f t i m e d e p o s i t s u s i n g t h e " c e r t i f i c a t e o f d e p o s i t a c c o u n t r e g i s t r y s e r v i c e " ( o r " C D A R S " ) . U s i n g t h i s a p p r o a c h m a y e n a b l e t h e C i t y t o a c c o m p l i s h t h e g o a l o f a m o d e s t d i v e r s i f i c a t i o n o f i t s d e p o s i t e x p o s u r e w i t h o u t i n c u r r i n g t h e s t a f f t i m e a n d e x p e n s e r e q u i r e d t o a c c o m p l i s h a w h o l e s a l e r e v i e w o f i t s b a n k i n g r e l a t i o n s h i p a t t h i s t i m e . I t i s o u r v i e w t h a t t h e t r a n s f e r o f a m a j o r p o r t i o n o f t h e C i t y ' s b a l a n c e s t o a n o t h e r i n s t i t u t i o n m i g h t b e c o s t l y , b o t h i n t e r m s o f w h a t i t p a y s f o r b a n k i n g s e r v i c e s a n d t h e a m o u n t o f s t a f f t i m e a n d e f f o r t n e e d e d t o a c c o m p l i s h t h e m o v e . C O N C L U S I O N 1 . W e r e c o m m e n d t h a t t h e C i t y c o n s i d e r t h e C D A R S p r o g r a m n o w a s a n i n t e r i m d i v e r s i f i c a t i o n m e a s u r e ; 2 . W e r e c o m m e n d t h a t t h e C i t y m a i n t a i n i t s c u r r e n t c a s h m a n a g e m e n t a n d p r i m a r y d e p o s i t o r y r e l a t i o n s h i p , a s s u m i n g n o f u r t h e r d e t e r i o r a t i o n i n f i n a n c i a l c o n d i t i o n o f t h e C i t y ' s p r i m a r y b a n k u n t i l t h e r e g u l a t o r y e n v i r o n m e n t b e c o m e s m o r e c l e a r ; 3 . W e r e c o m m e n d t h a t t h e C i t y b e g i n g r a d u a l d e v e l o p m e n t o f a f r a m e w o r k f o r m o n i t o r i n g i t s b a n k i n g r e l a t i o n s h i p i n a m a n n e r c o n s i s t e n t w i t h t h e G F O A r e c o m m e n d a t i o n s c i t e d a b o v e i n o r d e r t o b e r e a d y f o r c h a n g e s i n t h e r e g u l a t o r y e n v i r o n m e n t a n d / o r a c h a n g e o f p r i m a r y d e p o s i t o r y ; 4 . W e r e c o m m e n d t h a t t h e f r a m e w o r k f o r e v a l u a t i n g r i s k e x p o s u r e t o d e p o s i t o r i e s n o t b e f i n a l i z e d u n t i l t h e r e g u l a t o r y e n v i r o n m e n t b e c o m e s m o r e c e r t a i n ; a n d 5 . W e r e c o m m e n d t h a t y o u d e v e l o p a b a s i c " m i n i m u m q u a l i f i c a t i o n s " l e v e l f o r a n y b a n k t h a t y o u m i g h t s o l i c i t a s a m a j o r d e p o s i t o r y o f C i t y f u n d s t o s t r e a m l i n e t h e p r o c u r e m e n t p r o c e s s a s m u c h a s p o s s i b l e . " T h e C i t y C o u n c i l m a y w i s h t o d i r e c t S t a f f t o b e g i n t h e p r o c e s s t o s e l e c t M a l a g a B a n k a s t h e g a t e w a y b a n k f o r i t s p a r t i c i p a t i o n i n C D A R S a n d d e f e r t h e c o m p e t i t i v e p r o c e s s f o r i t s b a n k i n g r e l a t i o n s h i p u n t i l a f u t u r e d a t e c e r t a i n . C D A R S I n v e s t m e n t S t r a t e g y A l t h o u g h S t a f f , a n d t h e C i t y ' s F i n a n c i a l / I n v e s t m e n t A d v i s o r , h a s n o t f i n a l i z e d a C D A R S i n v e s t m e n t s t r a t e g y , i t w o u l d i n c l u d e a l a d d e r i n g o f C D t e r m s ( e x . 1 3 - w e e k a n d 2 6 - w e e k t e r m s ) s t a g g e r e d t o s p r e a d i n t e r e s t r a t e r i s k s a n d c a s h f l o w s m o o t h i n g . T h e i n i t i a l 6 - 1 3 C O N S I D E R R E Q U E S T F O R P R O P O S A L - C I T Y B A N K I N G R E L A T I O N S H I P F e b r u a r y 2 1 , 2 0 1 2 P a g e 1 1 o f 1 1 i n v e s t m e n t w o u l d l i k e l y b e l e s s t h a n $ 1 M i l l i o n . C o n s i d e r a t i o n - D e f e r r a l o f C o m p e t i t i v e P r o c e s s f o r B a n k i n g S e r v i c e s F i n a n c e & I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y s e n i o r s t a f f i s c u r r e n t l y a c t i n g a s p r o j e c t m a n a g e r s f o r t h e u p g r a d e o f t h e I T P l a n , s e l e c t i o n o f t h e r e p l a c e m e n t o f t h e S u n G a r d a c c o u n t i n g s y s t e m w i t h a E n t e r p r i s e R e s o u r c e P l a n n i n g ( " E R P " ) , t h e u n e x p e c t e d b u r d e n s o m e d i s s o l u t i o n o f t h e R D A a n d t r a n s i t i o n o f i t s a c t i v i t i e s o f t h e R D A ' s s u c c e s s o r a g e n c y , s e l e c t i o n o f a n I T c o n s u l t a n t , r e v i s i o n o f t h e C i t y ' s c o s t - b a s e d f e e s y s t e m , a s w e l l a s t i m e i n t e n s i v e a n n u a l b u d g e t a r y a n d s t o r m d r a i n o v e r s i g h t p r o c e s s e s . A d d i t i o n a l l y , t h e C i t y C o u n c i l i s n e a r i n g i t s c o m p l e t i o n o f t h e e s t a b l i s h m e n t o f i t s p r i o r i t y g o a l s . A l t e r n a t e · R e c o m m e n d a t i o n I n l i g h t o f t h e c o m p e t i n g d e m a n d s , t h e C i t y C o u n c i l m a y e l e c t a n a l t e r n a t e r e c o m m e n d a t i o n t o d i r e c t S t a f f t o : 1 ) B e g i n t h e p r o c e s s l e a d i n g t o a r e c o m m e n d a t i o n t o t h e C i t y C o u n c i l t o d i v e r s i f y a p o r t i o n o f t h e C i t y ' s c a s h p o r t f o l i o i n t o t h e C e r t i f i c a t e s o f D e p o s i t A c c o u n t R e g i s t r y S e r v i c e ( " C D A R S " ) , p r e f e r a b l y s e l e c t i n g a l o c a l g a t e w a y b a n k ; a n d 2 ) D e f e r t h e c o m p e t i t i v e p r o c e s s f o r b a n k i n g s e r v i c e s t o a f u t u r e d a t e c e r t a i n t o e n a b l e S t a f f t o s u c c e s s f u l l y c o m p l e t e t h e p r o j e c t s a n d t a s k s d e s c r i b e d a b o v e , a s w e l l a s t h e C i t y C o u n c i l ' s p r i o r i t y g o a l s . F I S C A L I M P A C T S t a f f e x p e c t s t h a t a n R F P p r o c e s s a n d a c h a n g e o f t h e C i t y ' s b a n k r e l a t i o n s h i p w o u l d b e a m a j o r u n d e r t a k i n g f o r F i n a n c e & I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y s t a f f a n d r e q u i r e a t l e a s t 2 0 0 h o u r s o f s t a f f t i m e t h r o u g h i m p l e m e n t a t i o n o f t h e p r o p o s e d b a n k c h a n g e . A d d i t i o n a l l y , S t a f f d o e s n o t h a v e s u f f i c i e n t p e o p l e a n d t i m e r e s o u r c e s t o p r e p a r e t h e R F P d o c u m e n t ; t h e r e f o r e , r e c o m m e n d s t h e r e t e n t i o n o f a n e x p e r i e n c e d t r e a s u r y a d v i s o r t o p r e p a r e t h e R F P a n d a d v i s e t h e C i t y t h r o u g h t h e c o m p e t i t i v e p r o c e s s a n d e s t a b l i s h m e n t o f a b a n k i n g a g r e e m e n t . B a s e d u p o n S t a f f ' s i n t u i t i o n a n d d i s c u s s i o n s w i t h t w o e x p e r i e n c e d a d v i s o r s , S t a f f b e l i e v e s t h a t t h e c o s t o f a t r e a s u r y a d v i s o r w o u l d r a n g e f r o m $ 1 0 , 0 0 0 - $ 1 4 , 0 0 0 . I n t h e e v e n t t h e C i t y C o u n c i l d i r e c t s S t a f f t o p r o c e e d w i t h t h e c o m p e t i t i v e p r o c e s s a s r e c o m m e n d e d , S t a f f w i l l r e t u r n w i t h a r e q u e s t f o r a b u d g e t a d j u s t m e n t t o a p p r o p r i a t e t h e c o s t o f t r e a s u r y a d v i s o r y s e r v i c e s . S t a f f d o e s n o t e x p e c t t h a t a c o m p e t i t i v e p r o c e s s f o r c h a n g i n g t h e C i t y ' s b a n k i n g s e r v i c e s w i l l l e a d t o s i g n i f i c a n t f e e s a v i n g s , i f a n y . A T T A C H M E N T S G F O A B a n k i n g R F P C h e c k l i s t 6 - 1 4 B a n k i n g R F P C h e c k l i s t N o t e : T h i s d o c u m e n t s h o u l d n o t b e u s e d a s a s u b s t i t u t e f o r d e v e l o p i n g a n R F P s p e c i f i c a l l y f o r y o u r g o v e r n m e n t ' s u n i q u e n e e d s , r e q u i r e m e n t s , a n d p r o c u r e m e n t p r a c t i c e s . S e c t i o n 1 - I n t r o d u c t i o n 1 . S u m m a r y o f R F P D S t a t e w h y t h e g o v e r n m e n t i s i s s u i n g a n R F P ( e . g . , p r e v i o u s c o n t r a c t e x p i r e d , n e w s e r v i c e s n e e d e d , s o m e t h i n g h a s c h a n g e d t o c r e a t e a n e e d , e t c . ) D B r i e f l y l i s t r e q u i r e d a n d o p t i o n a l s e r v i c e a r e a s D S t a t e t h e g o v e r n m e n t ' s i n t e n t , i f a p p l i c a b l e , t o a w a r d f u l l o r p a r t i a l s e r v i c e s ( b u n d l e d / u n b u n d l e d ) D S t a t e a n t i c i p a t e d s t a r t d a t e a n d d u r a t i o n o f b a n k i n g s e r v i c e s a g r e e m e n t ( i n c l u d e i n i t i a l c o n t r a c t p e r i o d s w i t h o p t i o n s f o r e x t e n s i o n , i f p o s s i b l e ) 2 . B a c k g r o u n d i n f o r m a t i o n o n t h e g o v e r n m e n t P r o v i d e a s h o r t s e c t i o n w i t h r e l e v a n t b a c k g r o u n d i n f o r m a t i o n o n t h e g o v e r n m e n t w i t h a f o c u s o n t h e c u r r e n t b a n k i n g s i t u a t i o n , i n c l u d i n g : D G o v e r n m e n t s t r u c t u r e a n d c o m m u n i t y b a c k g r o u n d ( i n c l u d i n g p o p u l a t i o n ) D C u r r e n t a c c o u n t s a n d a v e r a g e c o l l e c t e d b a l a n c e s , n o t i n g t y p e s o f a c c o u n t s ( Z B A , M M A , e t c . ) D N u m b e r o f e m p l o y e e s a n d p e r c e n t p a i d b y d i r e c t d e p o s i t o r p a y c a r d s 3 . T i m e l i n e f o r t h e p r o c u r e m e n t p r o c e s s P r o v i d e a b r i e f , s p e c i f i c t i m e l i n e w i t h k e y m i l e s t o n e s , i n c l u d i n g : D I s s u e d a t e o f t h e R F P D T i m e f r a m e f o r q u e s t i o n s a b o u t t h e R F P a n d t h e g o v e r n m e n t ' s r e s p o n s e s t o t h e q u e s t i o n s , w i t h s p e c i f i c s o n h o w t o s u b m i t q u e s t i o n s . ( S o m e g o v e r n m e n t s m a y a l s o c h o o s e t o h o l d a p r e - b i d c o n f e r e n c e . ) D D a t e a n d m e t h o d f o r s u b m i t t i n g t h e b a n k ' s R F P r e s p o n s e D I n t e r v i e w a n d / o r d e m o n s t r a t i o n d a t e s ( i f r e q u i r e d ) D C o n t r a c t a p p r o v a l D I m p l e m e n t a t i o n 4 . M i n i m u m b a n k q u a l i f i c a t i o n s L i s t t h e g o v e r n m e n t ' s m i n i m u m r e q u i r e m e n t s i n o r d e r f o r a b a n k t o b e c o n s i d e r e d . F o r e x a m p l e : D A b a n k i n g c o r p o r a t i o n a u t h o r i z e d t o d o b u s i n e s s i n t h e s t a t e . D G e o g r a p h i c p r o x i m i t y t o t h e g o v e r n m e n t ( s p e c i f y g o v e r n m e n t ' s r e q u i r e m e n t s ) . D C o m p l i a n c e w i t h b o n d i n g r e q u i r e m e n t s ( i f a p p l i c a b l e ) . D C o m p l i a n c e w i t h s t a t e a n d l o c a l l a w s . D A b i l i t y t o p r o v i d e c o l l a t e r a l ( i f a p p l i c a b l e ) o n a l l d e p o s i t s . D S u b m i s s i o n o f : • C a l l r e p o r t f o r p r i o r p e r i o d • R a t i n g a g e n c y r a t i n g ( V e r i b a n c , H i g h l i n e , e t c . ) • C o m m u n i t y R e i n v e s t m e n t A c t ( C R A ) r a t i n g © G F O A 6 - 1 5 S e c t i o n 2 - S c o p e o f B a n k i n g S e r v i c e s I n t h i s s e c t i o n , d e s c r i b e t h e s e r v i c e s t h a t t h e g o v e r n m e n t i s s e e k i n g i n t h e R F P . C l e a r l y i n d i c a t e w h i c h s e r v i c e s a r e r e q u i r e d a n d w h i c h a r e o p t i o n a l . F o r e a c h s e r v i c e , b r i e f l y d e s c r i b e h o w t h e g o v e r n m e n t c u r r e n t l y u s e s t h e s e r v i c e a n d w h a t t h e g o v e r n m e n t e x p e c t s f r o m t h e b a n k . • I n d i c a t e a n y s p e c i f i c n e e d s o r a n y u n i q u e q u a l i t i e s t h a t t h e g o v e r n m e n t m i g h t h a v e . • S p e c i f y a n y d e a d l i n e s o r t i m e c o n s t r a i n t s t h e g o v e r n m e n t m i g h t h a v e . • P r o v i d e h i s t o r i c a l u s a g e d a t a ( o r e s t i m a t e s ) f o r a l l s e r v i c e s c u r r e n t l y b e i n g u s e d . G o v e r n m e n t s s e e k i n g a n e w s e r v i c e t h a t l a c k s h i s t o r i c a l d a t a m a y : ( a ) n e e d t o e s t i m a t e u s a g e n u m b e r s b a s e d o n p e e r g o v e r n m e n t s ' e x p e r i e n c e ( o r o t h e r m e t h o d o l o g y ) a n d / o r ( b ) e s t i m a t e a r a n g e o f t r a n s a c t i o n s p e r s e r v i c e . G o v e r n m e n t s s h o u l d i n d i c a t e t h a t t h e s e a r e e s t i m a t e s , b u t n o t g u a r a n t e e s o f s e r v i c e l e v e l r e q u i r e m e n t s . • U s e o p e n - e n d e d q u e s t i o n s t o i d e n t i f y d i f f e r e n c e s b e t w e e n b a n k s r a t h e r t h a n s e t t i n g s p e c i f i c r e q u i r e m e n t s . R e q u i r e t h e b a n k t o d e s c r i b e a n y a l t e r n a t i v e s , e n h a n c e m e n t s , o r i m p r o v e d m e t h o d s o f p r o v i d i n g t h e s e r v i c e s m e n t i o n e d i n t h e R F P . I n a d d i t i o n , a s k t h e b a n k t o d e s c r i b e a n y p r o d u c t s o r s e r v i c e s n o t s p e c i f i c a l l y m e n t i o n e d i n t h e R F P t h a t t h e b a n k b e l i e v e s w o u l d b e b e n e f i c i a l t o t h e g o v e r n m e n t B e l o w i s a l i s t o f c o r e a n d o p t i o n a l s e r v i c e s t h a t g o v e r n m e n t s t y p i c a l l y i n c l u d e i n a n R F P . 1 . W i r e T r a n s f e r S e r v i c e s D D e s c r i b e t h e g o v e r n m e n t ' s r e q u i r e m e n t s f o r i n c o m i n g , o u t g o i n g , a n d o t h e r w i r e t r a n s f e r s . D R e q u e s t t h a t t h e b a n k d e s c r i b e i t s s e r v i c e , i n c l u d i n g : • P o l i c y o n d a y l i g h t o v e r d r a f t s , i n c l u d i n g a g g r e g a t i o n o f a c c o u n t s a n d w i r e d e a d l i n e s . • A b i l i t y o f g o v e r n m e n t t o i n i t i a t e a n d m o n i t o r w i r e t r a n s f e r s o n l i n e . • A b i l i t y t o c r e a t e a n d s t o r e r e c u r r i n g / r e p e t i t i v e w i r e i n s t r u c t i o n s / t e m p l a t e s . • A b i l i t y t o c r e a t e a n d s t o r e f u t u r e - d a t e d w i r e i n s t r u c t i o n s . • S e c u r i t y m e a s u r e s f o r w i r e i n i t i a t i o n a n d a p p r o v a l . 2 . A C H D D e s c r i b e t h e g o v e r n m e n t ' s c u r r e n t u s e o f a n d r e q u i r e m e n t s f o r t h i s s e r v i c e : • D e s c r i b e h o w A C H w i l l b e u s e d . T h i s m i g h t i n c l u d e d i r e c t d e p o s i t f o r p a y r o l l d i s b u r s e m e n t s , c o l l e c t i o n s f o r u t i l i t y b i l l i n g a c c o u n t s , p a y m e n t s t o c r e d i t c a r d v e n d o r s , a n d a n y o t h e r a n t i c i p a t e d p a y m e n t s . • P r o v i d e e s t i m a t e d n u m b e r o f A C H d e b i t a n d c r e d i t t r a n s a c t i o n s p e r a c c o u n t . • R e q u e s t t h a t t h e b a n k b e b o t h a s e n d i n g a n d r e c e i v i n g b a n k o f t h e N a t i o n a l A u t o m a t e d C l e a r i n g H o u s e A s s o c i a t i o n ( N A C H A ) . D R e q u e s t t h a t t h e b a n k d e s c r i b e i t s s e r v i c e , i n c l u d i n g : • M e t h o d b y w h i c h t h e g o v e r n m e n t c a n s u b m i t A C H f i l e s o r i n i t i a t e A C H v i a b a n k s o f t w a r e • P r e - n o t i f i c a t i o n p o l i c y a n d c o s t • R e - p r e s e n t m e n t o f c h e c k s ( R C K ) t h r o u g h A C H o n a t a r g e t e d d a t e • S e c u r i t y m e a s u r e s f o r A C H i n i t i a t i o n / o r i g i n a t i o n a n d A C H r e c e p t i o n ( A C H f i l t e r s a n d b l o c k s ) 3 . A v a i l a b i l i t y o f F u n d s D S p e c i f y e x p e c t a t i o n s r e g a r d i n g t h e a v a i l a b i l i t y o f f u n d s . A s k w h e t h e r a v a i l a b i l i t y p o l i c i e s d i f f e r f r o m F e d e r a l R e s e r v e B a n k a v a i l a b i l i t y s c h e d u l e D R e q u e s t t h e b a n k ' s p o l i c y o n r e c e i v i n g s a m e d a y c r e d i t f o r d e p o s i t s . R e q u i r e s a m e d a y c r e d i t f o r U S o b l i g a t i o n s e c u r i t y m a t u r i t i e s a n d c o u p o n f l o w , o n - u s c h e c k s , a n d w i r e s . D A s k t h e b a n k i f a n e x p e d i t e d a v a i l a b i l i t y i s o f f e r e d . © G F O A 2 6 - 1 6 4 . M o n t h l y S t a t e m e n t s a n d A c c o u n t A n a l y s i s D D e s c r i b e t h e g o v e r n m e n t ' s r e q u i r e m e n t s f o r t h i s s e r v i c e . D R e q u e s t a s a m p l e c o p y o f t h e b a n k ' s m o n t h l y s t a t e m e n t a n d a c c o u n t a n a l y s i s . D R e q u e s t t h a t t h e b a n k d e s c r i b e i t s s e r v i c e , i n c l u d i n g : • W h e n r e p o r t s a r e a v a i l a b l e a n d h o w t h e y a r e m a d e a v a i l a b l e ( e . g . , o n l i n e ) . • H o w l o n g r e p o r t i m a g e s a r e m a i n t a i n e d o n l i n e . • T h e b a n k ' s d i s p u t e r e s o l u t i o n p r o c e s s . 5 . C o l l e c t i o n a n d D e p o s i t S e r v i c e s D D e s c r i b e t h e g o v e r n m e n t ' s c u r r e n t u s e o f a n d r e q u i r e m e n t s f o r t h i s s e r v i c e . D R e q u e s t t h a t t h e b a n k d e s c r i b e i t s s e r v i c e , i n c l u d i n g : • C u t o f f t i m e s a n d r e q u i r e m e n t s b y l o c a t i o n ( v a u l t , t e l l e r , b a n k c e n t e r , b r a n c h ) • B a n k p o l i c y o n s t r a p p e d / r o l l e d a n d p r i c i n g b a s i s • C r e d i t a d v i c e p r o c e s s i n g ( o n l i n e o r m a i l e d ) • D i s c r e p a n c y a n d w r i t e o f f p o l i c i e s • T y p e o f d e p o s i t b a g u s e d / r e q u i r e d • C h a n g e o r d e r p r o c e s s i n g • S t a n d a r d r e t u r n a n d r e - c l e a r p r o c e s s i n g • D e p o s i t l o c a t i o n s • D e p o s i t r e c o n c i l i a t i o n s e r v i c e s a v a i l a b i l i t y 6 . R e m o t e D e p o s i t S e r v i c e s i n c l u d i n g C h e c k T r u n c a t i o n a n d C h e c k C o n v e r s i o n D D e s c r i b e t h e g o v e r n m e n t ' s c u r r e n t u s e o f a n d r e q u i r e m e n t s f o r t h i s s e r v i c e . D R e q u e s t t h a t t h e b a n k d e s c r i b e i t s s e r v i c e , i n c l u d i n g : • S c a n n i n g e q u i p m e n t ( l e a s e o p t i o n s ) , s o f t w a r e , t r a n s f e r p r o c e d u r e s , b a t c h i n g , a n d s e c u r i t y . • P o r t a l e n t r y o r s t a n d - a l o n e s e r v i c e . • D e a d l i n e s f o r s a m e d a y c r e d i t o f d e p o s i t s • D o c u m e n t r e t e n t i o n p o l i c y f o r c h e c k s c o n v e r t e d t o A C H o r p r o c e s s e d v i a r e m o t e d e p o s i t c a p t u r e • L i a b i l i t y f o r f r a u d u l e n t d e p o s i t i t e m s . 7 . C o l l a t e r a l i z a t i o n o f D e p o s i t s D D e s c r i b e t h e g o v e r n m e n t ' s s t a t u t o r y r e q u i r e m e n t s f o r t h i s s e r v i c e , i n c l u d i n g : • F u n d s t o b e c o l l a t e r a l i z e d • E l i g i b l e c o l l a t e r a l i n s t r u m e n t s • M a r k i n g - t o - m a r k e t r e p o r t i n g r e q u i r e m e n t s • M a r g i n r e q u i r e m e n t • I n d e p e n d e n t t h i r d p a r t y s a f e k e e p i n g r e q u i r e m e n t • S u b s t i t u t i o n r e q u i r e m e n t s D R e q u e s t t h a t t h e b a n k c o n f i r m a g r e e m e n t t o t h e g o v e r n m e n t ' s c o n d i t i o n s . D R e q u e s t n a m e o f c u s t o d i a n t o b e u s e d . 8 . L o c k b o x ( W h o l e s a l e a n d R e t a i l ) D D e s c r i b e t h e g o v e r n m e n t ' s c u r r e n t u s e o f a n d r e q u i r e m e n t s f o r t h i s s e r v i c e , i n c l u d i n g : • T y p e o f s e r v i c e s r e q u i r e d ( e . g . , w h o l e s a l e o r r e t a i l , i m a g e d o r p a p e r ) • T y p e s o f p a y m e n t s r e c e i v e d a n d p e r c e n t f r o m e a c h c a t e g o r y ( e . g . , c o n s u m e r c h e c k s , b u s i n e s s c h e c k s , c r e d i t c a r d p a y m e n t s , e t c . ) . I n c l u d e r e m i t t a n c e d o c u m e n t s a m p l e . • G e o g r a p h i c o r i g i n a t i o n l o c a t i o n s • C u r r e n t l o c k b o x a d d r e s s a n d l o c a t i o n r e q u i r e m e n t o B r e a k d o w n o n w h o l e s a l e v e r s u s r e t a i l p r o c e s s i n g © G F O A 3 6 - 1 7 • • • • A v e r a g e w e e k l y a m o u n t s a n d c y c l e s N u m b e r a n d t y p e o f t r a n s a c t i o n s ( f u l l a n d p a r t i a l p a y m e n t s ) C r i t i c a l d a t e s / c y c l e s a s s o c i a t e d w i t h t h e g o v e r n m e n t ' s b i l l i n g c y c l e E r r o r t o l e r a n c e o R e q u e s t t h a t t h e b a n k d e s c r i b e i t s s e r v i c e , i n c l u d i n g : • D e a d l i n e a n d f o r m a t o f d a t a t r a n s m i s s i o n s • C u r r e n t l o c k b o x a d d r e s s a n d l o c a t i o n r e q u i r e m e n t • B r e a k d o w n o n w h o l e s a l e v e r s u s r e t a i l p r o c e s s i n g • L o c a t i o n s o f p r o c e s s i n g c e n t e r s • H a n d l i n g o f u n p r o c e s s a b l e i t e m s o r r e t u r n i t e m s • H o w p r o c e s s i n g e r r o r s a r e r e s o l v e d a n d e x p e c t e d t i m e f r a m e s f o r r e s o l u t i o n • R e m i t t a n c e d o c u m e n t l a y o u t r e q u i r e m e n t s • T i m i n g r e q u i r e m e n t s • T r a n s m i s s i o n r e q u i r e m e n t s ( b a n k t o g o v e r n m e n t a n d g o v e r n m e n t t o b a n k ) • T r e a t m e n t o f e x c e p t i o n ( n o n - s t a n d a r d , u n p r o c e s s a b l e , w a l k - i n ) i t e m s • I m a g i n g c a p a b i l i t i e s • C o n v e r s i o n o f c o n s u m e r c h e c k s t o A C H p a y m e n t s • D i s p o s i t i o n o f d o c u m e n t s ( i n c l u d i n g i m a g i n g c a p a b i l i t i e s a n d t r u n c a t i o n ) 9 . O n l i n e B a n k i n g S e r v i c e s o P r o v i d e i n f o r m a t i o n o n t h e g o v e r n m e n t ' s f i n a n c i a l m a n a g e m e n t s y s t e m a n d t h e f o r m a t s t h a t i t a c c e p t s f o r r e c e i v i n g b a n k i n g d a t a . o R e q u e s t i n f o r m a t i o n o n h o w b a n k i n g d a t a c a n b e i n t e r f a c e d o r i n t e g r a t e d w i t h t h e g o v e r n m e n t ' s f i n a n c i a l m a n a g e m e n t s y s t e m , a n d w h a t s u p p o r t w i l l b e a v a i l a b l e u n d e r t h e c o n t r a c t . o A s k h o w a n d w h e n t r a i n i n g w i l l b e p r o v i d e d f o r o n - l i n e s e r v i c e s . o R e q u e s t t h a t t h e b a n k p r o v i d e a d e t a i l e d d e s c r i p t i o n o f i t s o n l i n e s e r v i c e s a n d a l i s t o f a l l c a p a b i l i t i e s , i n c l u d i n g i t s a b i l i t y t o p r o v i d e t h e f o l l o w i n g b a s i c s e r v i c e s : R e p o r t i n g : • D a i l y b a l a n c e r e p o r t i n g - s u m m a r y • D a i l y b a l a n c e r e p o r t i n g - d e t a i l ( w i t h c h e c k d e t a i l a n d i m a g e s ) • D a i l y A C H a n d w i r e w i t h f u l l a d d e n d a i n f o r m a t i o n • C u r r e n t d a y r e p o r t i n g • I n t r a - d a y r e p o r t i n g ( r e a l t i m e o r d e l a y e d ) , o p t i o n a l E x e c u t i o n o f T r a n s a c t i o n s : • T r a n s f e r s b e t w e e n a c c o u n t s • I n i t i a t i o n o f w i r e t r a n s f e r s • I n i t i a t i o n o f s t o p p a y m e n t o r d e r s • P o s i t i v e p a y a c t i o n s i n c l u d i n g t i m e r e q u i r e m e n t s • I n i t i a t i o n o f A C H t r a n s a c t i o n s ; r e c u r r i n g / r e p e t i t i v e / f u t u r e A C H d e b i t ( c o l l e c t i o n ) o r c r e d i t ( d i r e c t d e p o s i t ) t r a n s a c t i o n s • M a i n t e n a n c e o f w i r e t r a n s f e r t e m p l a t e s • S t a l e - d a t i n g o f c h e c k s • O t h e r s e r v i c e s s u c h a s E D I , r e m o t e c o l l e c t i o n , c o n t r o l l e d d i s b u r s e m e n t • C o n f i r m a t i o n s a v a i l a b i l i t y a n d f o r m a t I n t e r n a l C o n t r o l s : • O n l i n e c l e a r e d c h e c k i n f o r m a t i o n / i m a g e s • M u l t i - l e v e l s e c u r i t y a d m i n i s t r a t i o n r e q u i r e m e n t s © G F O A 4 6 - 1 8 • P o s i t i v e p a y r e p o r t s ( i n c l u d i n g i m a g i n g o f e x c e p t i o n i t e m s ) . • T r a i n i n g o f g o v e r n m e n t ' s s y s t e m a d m i n i s t r a t o r f o r m a n a g i n g a c c e s s . 1 0 . E l e c t r o n i c S t o r a g e o f D o c u m e n t s D R e q u e s t i n f o r m a t i o n o n e l e c t r o n i c d o c u m e n t s t o r a g e o p t i o n s ( e . g . , a r c h i v i n g b y C D o r o n l i n e a n d r e t e n t i o n p e r i o d s ) 1 1 . V a u l t S e r v i c e s D D e s c r i b e t h e g o v e r n m e n t ' s c u r r e n t u s e o f a n d r e q u i r e m e n t s f o r t h i s s e r v i c e . D R e q u i r e d i f f e r e n t i a t i o n o n b r a n c h , b a n k i n g c e n t e r , a n d v a u l t s e r v i c e s ( l o c a t i o n s ) D G i v e a n e x a m p l e d e p o s i t a n d h a v e b a n k c a l c u l a t e t h e f e e s i n v o l v e d o n i t f o r c o m p a r i s o n p u r p o s e s b e t w e e n b a n k s . D R e q u e s t t h a t t h e b a n k d e s c r i b e i t s s e r v i c e ( d e a d l i n e s , p r e p a r a t i o n ) 1 2 . P a y m e n t C a r d S e r v i c e s D D e s c r i b e t h e g o v e r n m e n t ' s c u r r e n t u s e o f a n d r e q u i r e m e n t s f o r t h i s s e r v i c e , i n c l u d i n g : • N u m b e r o f s i t e s w h e r e c a r d s a r e a c c e p t e d • A v e r a g e t i c k e t t y p e ( d e b i t / c r e d i t , M a s t e r C a r d / V i s a , e t c . ) a n d s i z e p e r s i t e • A v e r a g e v o l u m e p e r s i t e • P e r c e n t o f v o l u m e t h a t i s a c a r d p r e s e n t s w i p e v e r s u s t h e p e r c e n t o f v o l u m e t h a t i s t a k e n o v e r t h e t e l e p h o n e , m a i l , o r i n t e r n e t . • M a k e a n d m o d e l s o f a n y p o i n t - o f - s a l e t e r m i n a l s t h a t t h e g o v e r n m e n t o w n s . D R e q u e s t t h a t t h e b a n k d e s c r i b e i t s s e r v i c e , i n c l u d i n g : • A d e s c r i p t i o n o f t h e p r o c e s s • R a t e a n d f e e s t r u c t u r e w i t h b r e a k d o w n o f a l l f e e s ( b a n k a n d a s s o c i a t i o n ) • T i m e p e r i o d t h a t p r i c i n g i s g u a r a n t e e d f o r a n d h o w c u s t o m e r s a r e n o t i f i e d o f a p r i c e c h a n g e . • T y p e o f p o i n t - o f - s a l e t e r m i n a l s r e q u i r e d a n d t h e c o s t o r l e a s e o p t i o n s p e r t e r m i n a l ( o r t h e c o s t t o r e p r o g r a m g o v e r n m e n t ' s e x i s t i n g t e r m i n a l s ) . • S o f t w a r e t h a t i s p r o v i d e d a n d t h e s u p p o r t a n d t r a i n i n g t h a t a r e a v a i l a b l e • C h a r g e s f o r m u l t i p l e m e r c h a n t a c c o u n t s • P e r c e n t a g e o f d o w n t i m e a n d n o t i f i c a t i o n o f d o w n p e r i o d s • G u a r a n t e e s a g a i n s t " d o w n t i m e " w i t h s e r v i c e • R e p o r t i n g a n d a v a i l a b i l i t y o f r e p o r t s • C l e a r i n g t i m e l a g b e t w e e n d e p o s i t a n d p o s t i n g • S e c u r i t y f e a t u r e s - i n c l u d i n g a c c o u n t n u m b e r e n c r y p t i o n a n d p u r g i n g p o l i c y • P a y m e n t C a r d I n d u s t r y ( P C I ) d a t a s e c u r i t y s t a n d a r d c o m p l i a n c e a n d l i a b i l i t y • C h a r g e b a c k p o l i c y ( i n c l u d i n g t h e b a n k ' s r o l e i n t h i s p r o c e s s ) . • C u s t o m e r s e r v i c e p r o c e d u r e s • W i r e l e s s s e r v i c e a v a i l a b i l i t y • T y p e o f p r o c e s s o r ( e . g . , f r o n t - e n d , b a c k - e n d ) 1 3 . I n t e r a c t i v e V o i c e R e s p o n s e / I n t e r a c t i v e W e b R e s p o n s e ( I V R / I W R ) F u n c t i o n a l i t y D D e s c r i b e t h e g o v e r n m e n t ' s c u r r e n t u s e a n d r e q u i r e m e n t s f o r t h i s s e r v i c e . D R e q u e s t t h a t t h e b a n k d e s c r i b e i t s s e r v i c e . 1 4 . P u r c h a s i n g C a r d S e r v i c e s D D e s c r i b e t h e g o v e r n m e n t ' s c u r r e n t u s e o f a n d r e q u i r e m e n t s f o r t h i s s e r v i c e , i n c l u d i n g : • N u m b e r o f c a r d s t h a t w i l l b e i s s u e d • A n n u a l t o t a l p u r c h a s e s a n d a v e r a g e c a r d v o l u m e p e r c a r d • A v e r a g e t r a n s a c t i o n a m o u n t © G F O A 5 6 - 1 9 D R e q u e s t t h a t t h e b a n k d e s c r i b e i t s s e r v i c e , i n c l u d i n g : • O n l i n e c a r d m a n a g e m e n t p r o c e s s e s : n e w c a r d i s s u a n c e , d e l e t i o n , r e p l a c i n g , m o d i f y i n g , e t c . • S e t t l e m e n t t e r m s / b i l l i n g c y c l e o p t i o n s • P a y m e n t o p t i o n s • C a r d c o n t r o l a n d u s a g e r e s t r i c t i o n o p t i o n s • I n f o r m a t i o n r e p o r t i n g c a p a b i l i t i e s - p a p e r v s . e l e c t r o n i c • T e c h n i c a l c a p a b i l i t i e s - I n t e r n e t • S e c u r i t y f e a t u r e s - i n c l u d i n g a c c o u n t n u m b e r e n c r y p t i o n p o l i c y • S y s t e m r e q u i r e m e n t s • R e f e r e n c e s • I n t e r f a c e o p t i o n s w i t h i n t e r n a l f i n a n c i a l s y s t e m s , s p e c i f y i n t e r f a c e r e q u i r e m e n t s • F r a u d p o l i c y • R e b a t e s f o r p u r c h a s e s 1 5 . S t o r e d V a l u e C a r d s D D e s c r i b e t h e g o v e r n m e n t ' s c u r r e n t u s e o f a n d r e q u i r e m e n t s f o r t h i s s e r v i c e . D R e q u e s t t h a t t h e b a n k d e s c r i b e i t s s e r v i c e , i n c l u d i n g : • A v a i l a b i l i t y o f s e r v i c e • B a n k ' s e x p e r i e n c e • O n l i n e i n i t i a t i o n a n d u p d a t e r e q u i r e m e n t s • D o r m a n c y • M u l t i - l i n g u a l s e r v i c e s a n d c u s t o m e r s u p p o r t • S e r v i c e c h a r g e s t o u s e r s • T u r n a r o u n d t i m e f o r i s s u i n g n e w c a r d s 1 6 . O v e r d r a f t P r o c e s s i n g D D e s c r i b e t h e g o v e r n m e n t ' s h i s t o r y o n o v e r d r a f t s . D R e q u e s t t h a t t h e b a n k d e s c r i b e i t s s e r v i c e , i n c l u d i n g : • W h e t h e r a c c o u n t s a r e a g g r e g a t e d f o r c a l c u l a t i o n / f e e p u r p o s e s • R a t e b a s i s f o r o v e r d r a f t s • R a t e b a s i s a n d d e f i n i t i o n o f " d a y l i g h t o v e r d r a f t s " 1 7 . C o n t r o l l e d D i s b u r s e m e n t S e r v i c e s D D e s c r i b e t h e g o v e r n m e n t ' s c u r r e n t u s e o f a n d r e q u i r e m e n t s f o r t h i s s e r v i c e . D R e q u e s t t h a t t h e b a n k d e s c r i b e i t s s e r v i c e , i n c l u d i n g : • A v a i l a b i l i t y o f s e r v i c e • L o c a t i o n o f c o l l e c t i o n p o i n t ( e n d p o i n t s ) • E n d p o i n t c h e c k c a s h i n g p o l i c i e s • N u m b e r a n d t i m i n g o f d a i l y F e d l e t t e r s • F u n d i n g a l t e r n a t i v e s • T r a n s m i s s i o n a l t e r n a t i v e s • I m a g i n g o p t i o n s 1 8 . A c c o u n t R e c o n c i l i a t i o n S e r v i c e D D e s c r i b e t h e g o v e r n m e n t ' s c u r r e n t u s e o f a n d r e q u i r e m e n t s f o r t h i s s e r v i c e . D R e q u e s t l e v e l s o f r e c o n c i l i a t i o n s e r v i c e ( p a r t i a l , f u l l , d e p o s i t ) D R e q u e s t s a m p l e r e p o r t s f r o m t h e b a n k . D R e q u e s t t h a t t h e b a n k d e s c r i b e i t s f u l l , p a r t i a l , d e p o s i t a n d s e r i a l s o r t r e c o n c i l i a t i o n s e r v i c e s , i n c l u d i n g : • F i l e t r a n s m i s s i o n d e a d l i n e s • F i l e l a y o u t r e q u i r e m e n t s © G F O A 6 6 - 2 0 • I m a g i n g c a p a b i l i t i e s a n d a v a i l a b i l i t y • R e p o r t i n g c a p a b i l i t i e s - ( e . g . p a p e r , e l e c t r o n i c ) • S y s t e m r e q u i r e m e n t s f o r i n t e r f a c e 1 9 . P o s i t i v e P a y o r " P a y e e " P o s i t i v e P a y S e r v i c e D D e s c r i b e t h e g o v e r n m e n t ' s c u r r e n t u s e o f a n d r e q u i r e m e n t s f o r t h i s s e r v i c e . D R e q u e s t s a m p l e r e p o r t s f r o m t h e b a n l e D R e q u e s t t h a t t h e b a n k d e s c r i b e i t s s e r v i c e , i n c l u d i n g : • P o s i t i v e p a y s e r v i c e s a n d v e r i f i c a t i o n i t e m s • T e l l e r d a t a u p d a t e s c h e d u l e s • D a t a t r a n s m i s s i o n m e t h o d s a n d t i m e w i n d o w s • C o n t r o l o p t i o n s - n o t i f i c a t i o n d e f a u l t • I n t e r n e t / o n l i n e a c c e s s ( i n c l u d i n g t e c h n i c a l c a p a b i l i t i e s a n d s y s t e m r e q u i r e m e n t s ) 2 0 . S t o p P a y m e n t S e r v i c e s D D e s c r i b e t h e g o v e r n m e n t ' s c u r r e n t u s e o f a n d r e q u i r e m e n t s f o r t h i s s e r v i c e . D R e q u e s t t h a t t h e b a n k d e s c r i b e i t s s e r v i c e , i n c l u d i n g : • O n l i n e s t o p p a y m e n t s e r v i c e s ( i n i t i a t i o n a n d r e n e w a l ) • C o n f i r m a t i o n r e q u i r e m e n t s • D u r a t i o n o f a s t o p p a y m e n t ( e . g . , s i x m o n t h s o r i n p e r p e t u i t y ) a n d r e n e w a l p r o c e s s i n g o p t i o n s . 2 1 . S a f e k e e p i n g S e r v i c e s D D e s c r i b e t h e g o v e r n m e n t ' s c u r r e n t u s e o f a n d r e q u i r e m e n t s f o r t h i s s e r v i c e , i n c l u d i n g : • A v e r a g e v o l u m e a n d c l e a r i n g t y p e • R e q u e s t s a f e k e e p i n g p r o c e s s w h e n h a n d l e d t h r o u g h c o r r e s p o n d e n t b a n k • R e q u i r e d e l i v e r y v e r s u s p a y m e n t s e t t l e m e n t a n d g e t c o n f i r m a t i o n o f r e q u i r e m e n t . D R e q u e s t t h a t t h e b a n k d e s c r i b e i t s s e r v i c e , i n c l u d i n g : • C h a r g e b r e a k d o w n o n c l e a r i n g • S a f e k e e p i n g • I n c o m e d i s t r i b u t i o n © G F O A 7 6 - 2 1 S e c t i o n 3 - B i d d i n g I n s t r u c t i o n s I t i s c r i t i c a l t o t h e s u c c e s s o f t h e R F P p r o c e s s t h a t t h e g o v e r n m e n t p r o v i d e s c l e a r b i d d i n g i n s t r u c t i o n s a l o n g w i t h f i n i t e t i m e l i n e s f o r c o m p l e t i o n a n d s u b m i t t a l . T h e t i m e l i n e f o r t h e p r o c e s s n e e d s t o b e d e s c r i b e d i n d e t a i l a n d n e e d s t o a l l o w a m p l e o p p o r t u n i t y a n d t i m e f o r t h e b a n k s t o p r o v i d e t h e i r r e s p o n s e s . 1 . T i m e l i n e f o r t h e p r o c u r e m e n t p r o c e s s P r o v i d e a d e t a i l e d t i m e l i n e w i t h k e y m i l e s t o n e s i n c l u d i n g : o I s s u e d a t e o f t h e R F P o T i m e f r a m e f o r q u e s t i o n s a b o u t t h e R F P a n d t h e g o v e r n m e n t ' s r e s p o n s e s t o t h e q u e s t i o n s , w i t h s p e c i f i c s o n h o w t o s u b m i t q u e s t i o n s . ( S o m e g o v e r n m e n t s m a y a l s o c h o o s e t o h o l d a p r e - b i d c o n f e r e n c e . ) o D a t e a n d m e t h o d f o r s u b m i t t i n g t h e b a n k ' s R F P r e s p o n s e o I n t e r v i e w a n d / o r d e m o n s t r a t i o n d a t e s ( i f r e q u i r e d ) o C o n t r a c t a p p r o v a l o I m p l e m e n t a t i o n 2 . L i s t i n f o r m a t i o n t h a t b a n k s m u s t s u b m i t w i t h p r o p o s a l f o r m s o G e n e r a l b a n k i n g i n f o r m a t i o n • F i n a n c i a l s t r e n g t h • C a p i t a l r a t i o s , a s s e t q u a l i t y , e a r n i n g s , l i q u i d i t y , s e n s i t i v i t y t o m a r k e t r i s k , d e p o s i t s , a n d l o a n s . • F i n a n c i a l s t a t e m e n t s f o r t h e p a s t t w o f i s c a l y e a r s ( w i t h a n u n q u a l i f i e d o p i n i o n f r o m a c e r t i f i e d p u b l i c a c c o u n t a n t ) . R e q u i r e t h e b a n k t o r e s u b m i t i t s f i n a n c i a l s t a t e m e n t s f o r e a c h y e a r o f c o n t r a c t . • C a l l r e p o r t s f o r t h e l a s t f o u r q u a r t e r s o r c r e d i t r a t i n g i n f o r m a t i o n f o r s e n i o r a n d s u b o r d i n a t e d e b t f r o m a r e c o g n i z e d c r e d i t r a t i n g a g e n c y ( e . g . M o o d y ' s , S & P , e t c . ) • R a t i n g i n f o r m a t i o n f r o m r e c o g n i z e d b a n k r a t i n g a g e n c i e s ( e . g . V e r i b a n c , H i g h l i n e , e t c . ) . • C o n f i r m a t i o n f r o m t h e b a n k t h a t i t w i l l c o m m u n i c a t e t o t h e g o v e r n m e n t a n y c h a n g e s i n i t s c r e d i t r a t i n g o r b a n k r a t i n g d u r i n g t h e c o n t r a c t p e r i o d . • P r o o f o f c u r r e n t s t a n d i n g a s a n e l i g i b l e p u b l i c d e p o s i t o r y • C o m m u n i t y R e i n v e s t m e n t A c t ( C R A ) r a t i n g a n d r a t i n g a u t h o r i t y . I n c l u d e i n f o r m a t i o n o n t h e b a n k ' s C R A a c t i v i t y w i t h i n t h e g o v e r n m e n t ' s j u r i s d i c t i o n . • B a n k l o c a t i o n s ( m a i n o f f i c e a n d b r a n c h e s n e a r t h e g o v e r n m e n t ) • D e s c r i p t i o n o f i n d u s t r y s t a n d a r d i n d e x a n d s p r e a d u p o n w h i c h a v a i l a b l e b a l a n c e s e a r n i n t e r e s t o r e a r n i n g s c r e d i t b y a c c o u n t t y p e . ( T h e g o v e r n m e n t m i g h t c h o o s e t o s p e c i f y t h e i n d e x a n d s p r e a d t h a t i t i s l o o k i n g f o r . ) • F u n d s a v a i l a b i l i t y s c h e d u l e a n d p o l i c y ( i f i t d i f f e r s f r o m s c h e d u l e ) • A c o p y o f t h e b a n k ' s p r o p o s e d c u s t o d i a l a g r e e m e n t f o r t h e c o l l a t e r a l p l e d g e d t o s e c u r e t h e g o v e r n m e n t ' s a c c o u n t , i f a p p l i c a b l e . R e q u i r e m e n t f o r e x e c u t i o n o f t h e a g r e e m e n t u n d e r F I R R E A r e q u i r e m e n t s . • C o n f i r m a t i o n t h a t t h e b a n k w i l l a d h e r e t o g o v e r n m e n t ' s c o l l a t e r a l p o l i c y . • B a n k ' s d i s a s t e r r e c o v e r y p l a n ( b a c k - u p s i t e s a n d s y s t e m b a c k - u p p r o c e s s ) . • D e s c r i p t i o n o f t h e b a n k ' s d i s p u t e r e s o l u t i o n a n d c u s t o m e r s e r v i c e / f e e d b a c k p r o c e s s . o I n c e n t i v e s o f f e r e d b y t h e b a n k f o r t r a n s i t i o n o r r e t e n t i o n . D A c c o u n t s e r v i c i n g © G F O A 8 6 - 2 2 • D e s i g n a t e d a c c o u n t r e p r e s e n t a t i v e . ( R e p r e s e n t a t i v e s h o u l d h a v e s u f f i c i e n t d e c i s i o n - m a k i n g a u t h o r i t y w i t h i n t h e b a n k i n o r d e r t o r e s o l v e i s s u e s . I n a d d i t i o n , t h e r e p r e s e n t a t i v e s h o u l d h a v e a s t r o n g u n d e r s t a n d i n g o f t h e g o v e r n m e n t ' s o p e r a t i o n s . ) • B a c k - u p s t a f f p e r s o n • B i o s o f a l l p e r s o n n e l a s s i g n e d t o t h e g o v e r n m e n t o R e f e r e n c e s ( i n c l u d i n g t w o c o m p a r a b l e p u b l i c e n t i t i e s ) o F e e a t t a c h m e n t l i s t i n g p r i c i n g f o r r e q u i r e d a n d o p t i o n a l s e r v i c e s . T o f a c i l i t a t e c o m p a r i s o n b e t w e e n b a n k s , t h e g o v e r n m e n t s h o u l d p r o v i d e b a n k s w i t h a s t a n d a r d f o r m / s p r e a d s h e e t a n d i n c l u d e t h e g o v e r n m e n t ' s t r a n s a c t i o n v o l u m e s . o H i s t o r i c a l r a t e a t t a c h m e n t t h a t g i v e s t h e a v e r a g e o f i n t e r e s t b e a r i n g o p t i o n s f o r t h e p r i o r 1 2 m o n t h s ( i n t e r e s t b e a r i n g a c c o u n t s , m o n e y m a r k e t a c c o u n t s , E C R , a n d s w e e p r a t e s ) o T r a n s i t i o n p l a n a p p r o a c h a n d t i m e l i n e d e f i n i n g i m p l e m e n t a t i o n p e r i o d s a n d d e f i n e d r e s p o n s i b i l i t i e s . 3 . L i s t t h e g o v e r n m e n t ' s s t a n d a r d p r o c u r e m e n t r e q u i r e m e n t s , f o r e x a m p l e : ( T h e f o l l o w i n g l i s t i s m e r e l y a n e x a m p l e a n d s h o u l d n o t r e p l a c e y o u r g o v e r n m e n t ' s s t a n d a r d p r o c u r e m e n t r e q u i r e m e n t s . ) o S t a t e t h a t t h e g o v e r n m e n t i n t e n d s t o e n t e r i n t o a f o r m a l b a n k i n g s e r v i c e s c o n t r a c t w i t h t h e a w a r d e d b a n k t h a t w i l l i n c o r p o r a t e a l l p r o v i s i o n s o f t h e R F P a n d b a n k r e s p o n s e . A d d i t i o n a l t e r m s a n d c o n d i t i o n s w i l l n o t b e i n c l u d e d i n t h e c o n t r a c t u n l e s s m u t u a l l y a g r e e d t o b y b o t h p a r t i e s . o R e q u i r e p r o p o s e r s t o c o m p l e t e p r o p o s a l f o r m s . N o p r o p o s a l w i l l b e c o n s i d e r e d w i t h o u t c o m p l e t i o n o f t h e s e f o r m s . I f a b a n k i s u n a b l e t o m e e t o r e x c e e d t h e r e q u i r e m e n t s s p e c i f i e d , t h e n t h e p h r a s e " n o p r o p o s a l " s h o u l d b e e n t e r e d f o r t h a t p a r t i c u l a r i t e m . o R e s e r v e t h e r i g h t t o r e j e c t a n y o r a l l b i d s , a n d s e l e c t t h e b e s t b i d i n t h e o p i n i o n o f t h e g o v e r n m e n t e n t i t y . o R e s e r v e t h e r i g h t t o e l i m i n a t e a n y i n d i v i d u a l s e r v i c e c o n t a i n e d i n t h e p r o p o s a l , i f b a s e d o n a n a l y s i s , t h e f e e s f o r p r o v i d i n g t h e s e r v i c e a r e e x c e s s i v e , o r i f t h e s e r v i c e p r o p o s e d c a n b e p e r f o r m e d i n a n a l t e r n a t i v e m a n n e r . o R e q u i r e b a n k s t o s e p a r a t e l y l i s t t h e i r e x c e p t i o n s t o R F P s p e c i f i c a t i o n s , w i t h t h e p r o v i s o t h a t e x c e p t i o n s w i l l o t h e r w i s e b e i n v a l i d . o P r e v e n t u n a u t h o r i z e d c h a n g e s o f t h e s p e c i f i c a t i o n s , f o r m s , o r t e r m s , w h i c h m a y r e n d e r t h e r e s p o n s e i n v a l i d . o D e c l a r e t h a t t h e f a i l u r e t o e n t e r i n t o a s u b s e q u e n t c o n t r a c t / a g r e e m e n t w i t h i n a c e r t a i n t i m e p e r i o d w i l l r e n d e r t h e r e s p o n s e i n v a l i d . o P r o v i d e t h a t a s u b s e q u e n t c o n t r a c t / a g r e e m e n t m a y b e t e r m i n a t e d b y t h e b a n k o n 1 8 0 d a y s w r i t t e n n o t i c e o r b y t h e g o v e r n m e n t w i t h 9 0 d a y s n o t i c e ( o r s o m e p r e d e t e r m i n e d n u m b e r o f d a y s ) . T h e t i m e s e l e c t e d s h o u l d b e s u f f i c i e n t f o r a n e w R F P t o b e i s s u e d a n d a n a w a r d m a d e . o I n c l u d e a n i n d e m n i f i c a t i o n s e c t i o n t h a t s t a t e s t h e l i m i t e d l i a b i l i t y o f t h e g o v e r n m e n t . © G F O A 9 6 - 2 3 S e c t i o n 4 - P r o p o s a l E v a l u a t i o n T h e r e a r e d i f f e r i n g v i e w p o i n t s a b o u t t h e u s e o f s c o r i n g s y s t e m s t o e v a l u a t e b a n k R F P r e s p o n s e s . T w o d i f f e r e n t a p p r o a c h e s a r e p r e s e n t e d b e l o w . T h e a p p r o p r i a t e n e s s o f e i t h e r a p p r o a c h w i l l d e p e n d o n y o u r g o v e r n m e n t ' s p r o c u r e m e n t p r a c t i c e s . O n e a p p r o a c h i s t o e v a l u a t e b a n k R F P r e s p o n s e s u s i n g a s c o r i n g s y s t e m i n w h i c h p r e c i s e w e i g h t s a r e g i v e n t o v a r i o u s c r i t e r i a . T h e s e w e i g h t s ( a n d t h e o b j e c t i v e s u p o n w h i c h t h e y a r e b a s e d ) s h o u l d b e c l e a r l y d e s c r i b e d i n t h e R F P s o t h a t b a n k s k n o w h o w p r o p o s a l s w i l l b e e v a l u a t e d . A d v o c a t e s o f t h i s a p p r o a c h a r g u e t h a t a s c o r i n g s y s t e m i s a n e f f e c t i v e w a y t o d e m o n s t r a t e t o b a n k s t h a t t h e e v a l u a t i o n p r o c e s s i s o b j e c t i v e a n d w i t h o u t f a v o r i t i s m . A n o t h e r a p p r o a c h i s t o n o t u s e a p r e c i s e w e i g h t i n g o r s c o r i n g s y s t e m t o e v a l u a t e R F P r e s p o n s e s . A d v o c a t e s o f t h i s a p p r o a c h a r g u e t h a t , w h i l e i t i s i m p o r t a n t t o p r o v i d e a s m u c h e v a l u a t i v e i n f o r m a t i o n t o t h e b a n k s . a s p o s s i b l e , g o v e r n m e n t s s h o u l d r e t a i n f l e x i b i l i t y i n j u d g i n g t h e p r o p o s a l s . F o r e x a m p l e , t h e r e m a y b e n o n - q u a n t i f i a b l e a s p e c t s o f a b a n k t h a t s h o u l d b e i n c o r p o r a t e d i n t o t h e s e l e c t i o n p r o c e s s , a n d i m p o s i n g a p r e c i s e w e i g h t i n g s c h e m e m a y h a m s t r i n g t h e s e l e c t i o n t e a m . O n e k e y f a c t o r t o r e m e m b e r w i t h e i t h e r a p p r o a c h i s t h a t t h e r e a r e t h r e e a r e a s i n w h i c h t h e b a n k m u s t b e e v a l u a t e d : s e r v i c e c a p a b i l i t i e s , f e e s , a n d e a r n i n g s o p t i o n s . 1 . D e s c r i b e t h e p r o p o s a l e v a l u a t i o n p r o c e s s . 2 . D e s c r i b e t h e g o v e r n m e n t ' s e v a l u a t i o n c r i t e r i a , w h i c h m a y i n c l u d e : o F i n a n c i a l s t r e n g t h ( m a y b e a n a d d i t i o n a l e v a l u a t i o n c r i t e r i o n , o r i t m a y b e a m i n i m u m q u a l i f y i n g s t a n d a r d . ) o A b i l i t y t o m e e t t h e g o v e r n m e n t ' s c u r r e n t a n d p r o j e c t e d s e r v i c e r e q u i r e m e n t s o v e r t h e t e r m o f t h e b a n k i n g a g r e e m e n t ( a n y p a s t e x p e r i e n c e s w i t h t h e b a n k w i l l b e t a k e n i n t o c o n s i d e r a t i o n ) o B e s t a v a i l a b i l i t y s c h e d u l e f o r d e p o s i t i t e m s o C a p a c i t y t o p r o v i d e a w i d e r a n g e o f e l e c t r o n i c b a n k i n g s e r v i c e s o C o s t p e r i d e n t i f i e d a c t i v i t y , a g g r e g a t e b a n k i n g s e r v i c e s c o s t , a n d c o r r e s p o n d i n g c o m p e n s a t i n g b a l a n c e s ( i f a p p l i c a b l e ) . o B e s t r a t e o f i n t e r e s t p a i d h i s t o r i c a l l y o n a c c o u n t s ( i n c l u d i n g e v a l u a t i o n o f i n d e x e d r a t e s ) o B e s t e a r n i n g s c r e d i t r a t e ( E C R ) o E x p e r i e n c e a n d g o v e r n m e n t a l k n o w l e d g e o f b a n k t e a m D Q u a l i t y o f r e f e r e n c e s D C o m p l e t e n e s s o f r e s p o n s e t o a l l r e q u i r e d i t e m s o n t h e s t a n d a r d f o r m s p r o v i d e d 3 . P r o v i d e a c o p y o f t h e g o v e r n m e n t ' s e v a l u a t i o n f o r m ( i f o n e w i l l b e u s e d ) . S e c t i o n 5 - O t h e r A t t a c h m e n t s I n c l u d e t h e f o l l o w i n g d o c u m e n t s w i t h t h e R F P ( o r p r o v i d e w e b s i t e l i n k s ) : o G o v e r n m e n t ' s a n n u a l f i n a n c i a l r e p o r t D G o v e r n m e n t ' s i n v e s t m e n t p o l i c y , i n c l u d i n g c o l l a t e r a l r e q u i r e m e n t s a n d s t a t u t o r y c e r t i f i c a t i o n o S t a n d a r d c o n t r a c t d o c u m e n t s ( i f a p p l i c a b l e ) , i n c l u d i n g : • B a n k i n g s e r v i c e s a g r e e m e n t • W i r e t r a n s f e r a g r e e m e n t • C o l l a t e r a l a g r e e m e n t © G F O A 1 0