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RPVCCA_CC_SR_2012_02_07_05_Overview_PVontheNet_AgreementC I T Y O F M E M O R A N D U M T O : F R O M : D A T E : . S U B J E C T : R E V I E W E D : H O N O R A B L E M A Y O R & C I T Y C O U N C I L M E M B E R S D E N N I S M c L E A N , D I R E C T O R O F F I N A N C E & I N F O R M A T I O N T E C H N O L O G Y ( U J ~ 0 M . t F E B R U A R Y 7 , 2 0 1 2 O V E R V I E W - P R O F E S S I O N A L I T E C H N I C A L S E R V I C E S A G R E E M E N T F O R S E R V I C E S R E G A R D I N G T H E I N F O R M A T I O N T E C H N O L O G Y S Y S T E M - P A L O S V E R D E S O N T H E N E T C A R O L Y N L E H R , C I T Y M A N A G E R ~ ~ C L R E C O M M E N D A T I O N 1 ) R e c e i v e a n d f i l e ; a n d 2 ) P r o v i d e d i r e c t i o n t o S t a f f w h e t h e r o r n o t t o e s t a b l i s h a n d c o n d u c t a c o m p e t i t i v e p r o c e s s w i t h o t h e r I T p r o v i d e r s , f o r s o m e , o r a l l , o f t h e i n f o r m a t i o n t e c h n o l o g y s e r v i c e s c u r r e n t l y p r o v i d e d b y P a l o s V e r d e s o n t h e N e t i n e a r l y 2 0 1 3 , a f t e r c o m p l e t i o n o f t h e i n f o r m a t i o n t e c h n o l o g y u p g r a d e t h a t i s c u r r e n t l y i n p r o c e s s . E X E C U T I V E S U M M A R Y ( A u t h o r ' s N o t e : t h e E x e c u t i v e S u m m a r y i s i n t e n d e d t o p r o v i d e t h e r e a d e r w i t h a 1 p a g e o v e r v i e w o f S t a f f ' s f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s a n d i s r e p e a t e d i n t h e b o d y o f t h i s S t a f f R e p o r t ) A b r i e f h i s t o r y , o v e r v i e w o f s e r v i c e s p r o v i d e d , a s w e l l a s t h e t e r m s o f t h e p r o f e s s i o n a l / t e c h n i c a l s e r v i c e s a g r e e m e n t w i t h t h e C i t y a n d s t a f f i n g p r o v i d e d b y P a l o s V e r d e s o n t h e N e t ( " P V N E T " ) a r e p r e s e n t e d l a t e r i n t h i s s t a f f r e p o r t . T h e M a y o r a l s o r e q u e s t e d t h a t t h e R e c o m m e n d a t i o n i n c l u d e t h e o p p o r t u n i t y f o r t h e C i t y C o u n c i l t o c o n s i d e r a c o m p e t i t i v e p r o c e s s w i t h o t h e r I T p r o V i d e r s . S t a f f ' s r e c o m m e n d s d e f e r r i n g t h e c o m p e t i t i v e p r o c e s s u n t i l a f t e r t h e c i t y - w i d e I T u p g r a d e ( c o m m o n l y r e f e r r e d t o a s t h e " I T P l a n " ) i s c o m p l e t e d a s e x p e c t e d i n f a l l 2 0 1 2 , s o t h a t a c t u a l s y s t e m s p e c i f i c a t i o n s a n d o p e r a t i o n a l a d m i n i s t r a t i o n p r o c e s s w i l l b e d e f i n e d a n d a v a i l a b l e a s a p a r t o f t h e c o m p e t i t i v e b i d p r o c e s s . T h e s t a f f r e p o r t , d a t e d N o v e m b e r 1 5 , 2 0 1 1 t h a t l e d t o t h e C i t y C o u n c i l ' s a p p r o v a l o f t h e a t t a c h e d P r o f e s s i o n a l l T e c h n i c a l S e r v i c e s A g r e e m e n t ( t h e " A g r e e m e n t " ) i n c l u d e s t h e f o l l o w i n g r e c o m m e n d a t i o n t h a t S t a f f c o n t i n u e s t o e x p r e s s : 5 - 1 P R O F E S S I O N A U T E C H N I C A L S E R V I C E S A G R E E M E N T F O R S E R V I C E S R E G A R D I N G T H E I N F O R M A T I O N T E C H N O L O G Y S Y S T E M F e b r u a r y 7 , 2 0 1 2 P a g e 2 o f 9 " A l t h o u g h t h e p r o p o s e d A g r e e m e n t i s f o r a 2 - y e a r t e r m , t h e C i t y C o u n c i l w i l l a l w a y s h a v e t h e r i g h t t o d i r e c t a b i d p r o c e s s f o r I T s e r v i c e s a n d e x e r c i s e t h e 9 0 - d a y n o t i c e t o t e r m i n a t e p r o v i s i o n . H o w e v e r , i f a p p r o v e d , t h e p r o p o s e d 2 - y e a r t e r m w i l l a l l o w f o r a m o r e s e a m l e s s i m p l e m e n t a t i o n o f t h e I T P l a n , f o l l o w e d b y t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e r e p l a c e m e n t o f t h e S u n G a r d a c c o u n t i n g s y s t e m w i t h a n e n t e r p r i s e r e s o u r c e p l a n n i n g ( " E R p " ) s y s t e m . S t a f f b e l i e v e s t h a t m a i n t a i n i n g P V N E T a s t h e I T c o n s u l t a n t a n d p r o v i d e r d u r i n g b o t h i m p l e m e n t a t i o n s i s p r u d e n t t o i n s u r i n g c o n t i n u i t y f o r t h e C i t y ' s I T S y s t e m t h a t i s e x t r e m e l y v i t a l t o t h e o p e r a t i o n o f t h e C i t y . " A d d i t i o n a l l y , t h e I T P l a n w i l l i n c l u d e t h e i n s t a l l a t i o n o f e n t e r p r i s e m a n a g e m e n t s o f t w a r e t h a t w i l l e n a b l ' e P V N E T t e c h n i c i a n s t o u p g r a d e s o f t w a r e o n t o e a c h c o m p u t e r f r o m o n e c e n t r a l r e m o t e c o n s o l e ; t h u s s a v i n g s u b s t a n t i a l t i m e a n d c o s t . C u r r e n t l y , 1 4 s e r v e r s o p e r a t e a p p l i c a t i o n s ( e x . P e r m i t t r a c k i n g a n d i s s u a n c e , a c c o u n t s p a y a b l e , c a s h i e r i n g a n d i n v e n t o r y a t P V I C , d o c u m e n t m a n a g e m e n t ) . T h e I T P l a n i n c l u d e s t h e m i g r a t i o n o f t h e 1 4 d e d i c a t e d s e r v e r s o n t o 3 D e l l s e r v e r s c o n f i g u r e d r e d u n d a n t l y a s a v i r t u a l m a c h i n e " ( t h e " V I M " ) . T h e t i m e a n d c o s t o f s u p p o r t i n g s e r v e r s w i l l b e r e d u c e d . T h e a c t u a l s u p p o r t p r o c e s s , t i m e r e q u i r e d , a n d f r e q u e n c y w i l l n o t b e k n o w n u n t i l t h e I T P l a n i s e x e c u t e d a n d s u p p o r t p r o c e s s e s a r e f i n a l i z e d . T h e r e f o r e , t h e d e v e l o p m e n t o f t h e b i d s p e c i f i c a t i o n s f o r s u p p o r t s e r v i c e s c a n n o t b e a c c u r a t e l y f i n a l i z e d u n t i l a f t e r t h e I T P l a n i s i m p l e m e n t e d . M a n a g e m e n t P a r t n e r s c o n d u c t e d a c i t y w i d e o r g a n i z a t i o n a l a s s e s s m e n t i n 2 0 0 8 t h a t w a s p r i m a r i l y f o c u s e d o n t h e I T S y s t e m . M a n a g e m e n t P a r t n e r s I T r e c o m m e n d a t i o n s , t h a t w e r e s u p p o r t e d b y t h e C i t y C o u n c i l i n c l u d e d t h e r e p l a c e m e n t o f t h e C i t y ' s f i n a n c i a l a c c o u n t i n g s y s t e m , a c o m p l e t e s e p a r a t i o n o f t h e C i t y ' s I T a s s e t s f r o m P V N E T , g r e a t e r u t i l i z a t i o n o f c o m m e r c i a l s o f t w a r e a n d h a r d w a r e o v e r p r o p r i e t a r y , a n d t h e i m p r o v e m e n t o f t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s o f t h e a g r e e m e n t w i t h P V N E T . T h e s e p a r a t i o n o f t h e I T a s s e t s b e t w e e n P V N E T a n d t h e C i t y w a s c o m p l e t e d i n 2 0 0 9 . S t a f f b e l i e v e s t h a t t h e a p p r o v a l o f t h e A g r e e m e n t b e t w e e n t h e C i t y a n d P V N E T c o m p l e t e s t h e e x e c u t i o n o f r e c o m m e n d a t i o n s d i r e c t e d b y t h e C i t y C o u n c i l i n 2 0 0 8 . B A C K G R O U N D A N D D I S C U S S I O N : T h e M a y o r r e q u e s t e d t h a t S t a f f p r o v i d e a n o v e r v i e w t o t h e C i t y C o u n c i l r e g a r d i n g t h e h i s t o r y , s e r v i c e s p r o v i d e d , t e r m s o f t h e p r o f e s s i o n a l / t e c h n i c a l s e r v i c e s a g r e e m e n t w i t h t h e C i t y , a n d s t a f f i n g p r o v i d e d b y P V N E T i n i t s d e l i v e r y o f i n f o r m a t i o n t e c h n o l o g y ( " I T " ) s e r v i c e s . T h e M a y o r a d v i s e d S t a f f t h a t q u e s t i o n s h a v e b e e n a s k e d a n d s t a t e m e n t s m a d e b y s o m e r e s i d e n t s o f t h e C i t y a n d h e b e l i e v e d t h a t i t w a s i n t h e C i t y ' s b e s t i n t e r e s t t o p r o v i d e t h e C o u n c i l a n d t h e p u b l i c w i t h a n o v e r v i e w a t t h i s t i m e . T h e M a y o r a l s o r e q u e s t e d t h a t t h e R e c o m m e n d a t i o n i n c l u d e t h e o p p o r t u n i t y f o r t h e C i t y C o u n c i l t o c o n s i d e r a c o m p e t i t i v e p r o c e s s w i t h o t h e r I T p r o v i d e r s . T h e R e c o m m e n d a t i o n p r o p o s e s t h a t s u c h a c o m p e t i t i v e p r o c e s s b e c o n d u c t e d i n e a r l y 2 0 1 3 , a f t e r t h e c i t y - w i d e I T u p g r a d e i s c o m p l e t e d a s e x p e c t e d i n f a l l 2 0 1 2 . T h e C i t y C o u n c i l u n a n i m o u s l y a p p r o v e d ( 4 - 0 ) t h e I T u p g r a d e o n N o v e m b e r 1 , 2 0 1 1 . T h e I T u p g r a d e i n c l u d e s r e p l a c e m e n t o f d e d i c a t e d s e r v e r s w i t h a v i r t u a l s e r v e r a n d f i l e s t o r a g e 5 - 2 P R O F E S S I O N A U T E C H N I C A L S E R V I C E S A G R E E M E N T F O R S E R V I C E S R E G A R D I N G T H E I N F O R M A T I O N T E C H N O L O G Y S Y S T E M F e b r u a r y 7 , 2 0 1 2 P a g e 3 o f 9 c o n f i g u r a t i o n , c o m m o n l y r e f e r r e d t o a s a V I M , a n e n t e r p r i s e - w i d e M i c r o s o f t l i c e n s i n g a n d s u p p o r t a g r e e m e n t f o r a l l s e r v e r s , d e s k t o p a n d l a p t o p c o m p u t e r s , m i g r a t i n g t h e c u r r e n t v o i c e o v e r I n t e r n e t P r o t o c o l ( " V O I P " ) p h o n e a n d m e s s a g i n g s y s t e m t o t h e M i c r o s o f t u n i f i e d c o m m u n i c a t i o n s y s t e m f o r v o i c e , m e s s a g i n g , e m a i l a n d e v e n t u a l l y v i d e o - c o n f e r e n c i n g a n d r e p l a c e m e n t o f 2 / 3 o f t h e C i t y ' s d e s k t o p c o m p u t e r s ( r e f e r r e d t o a s t h e " I T P l a n " ) . S t a t u s - I m p l e m e n t a t i o n o f I T P l a n T h e m a j o r i t y o f t h e C i t y ' s s e r v e r s a n d d e s k t o p c o m p u t e r h a r d w a r e a n d s o f t w a r e h a s r e a c h e d t h e e n d o f t h e i r u s e f u l l i f e a n d r e q u i r e r e p l a c e m e n t . T h e E q u i p m e n t R e p l a c e m e n t f u n d h a s a c c u m u l a t e d s u f f i c i e n t f u n d s f o r t h e o r d e r l y r e p l a c e m e n t o f I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y ( " I T " ) h a r d w a r e a n d s o f t w a r e i n a c c o r d a n c e w i t h t h e R e s e r v e P o l i c y e s t a b l i s h e d b y t h e C i t y C o u n c i l . A d d i t i o n a l l y , t h e r e p l a c e m e n t o f t h e s e r v e r e q u i p m e n t a n d d e s k t o p c o m p u t e r s i s e s s e n t i a l t o t h e s u c c e s s f u l i m p l e m e n t a t i o n o f a f i n a n c i a l s y s t e m w i t h a n i n t e g r a t e d E n t e r p r i s e R e s o u r c e P l a n n i n g ( " E R P " ) s y s t e m t h a t w o u l d i n c l u d e m o d u l e s s u c h a s p e r m i t t i n g , w o r k o r d e r , c o n t r a c t a n d g r a n t m a n a g e m e n t , a c c o u n t i n g , i n o r d e r t o i m p r o v e s e r v i c e s w i t h e l e c t r o n i c p r o c e s s e s . T h e I T P l a n w a s d e v e l o p e d t h r o u g h t h e c o l l e c t i v e e f f o r t o f S t a f f , P V N E T , e n g i n e e r s f r o m M i c r o s o f t ( " M S " ) a n d C i s c o , a n d h a s b e e n i n d e p e n d e n t l y r e v i e w e d a n d v a l i d a t e d b y D y n t e k , a m u l t i - n a t i o n a l I T f i r m . D y n t e k c o n t i n u e s t o p r o v i d e o v e r s i g h t d u r i n g t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e I T P l a n . A s u m m a r y o f t h e s t a t u s o f t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e f o u r p h a s e s o f t h e I T P l a n f o l l o w s : 1 ) P h a s e 1 - C O M P L E T E D : T h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e I T P l a n b e g a n w i t h t h e p u r c h a s e a n d e x e c u t i o n o f M i c r o s o f t ( " M S " ) e n t e r p r i s e - w i d e l i c e n s e a n d s o f t w a r e a s s u r a n c e a g r e e m e n t s . 2 ) P h a s e 2 - I N - P R O C E S S : T h e D e l l v i r t u a l i z e d , h i g h a v a i l a b i l i t y ( r e d u n d a n t ) s e r v e r c o n f i g u r a t i o n , c o m m o n l y r e f e r r e d t o a s V I M , h a s b e e n i n s t a l l e d a n d i s b e i n g c o n f i g u r e d b y D e l l a n d P V N E T t e c h n i c a l s t a f f . T h e D e l l V I M s e r v e r s a r e c l u s t e r e d t o g e t h e r t o e n a b l e u s e r a c c e s s a t a l l t i m e s w i t h n o c h a n c e o f d o w n t i m e . T h e D e l l V I M i n c l u d e s t h r e e ( 3 ) P o w e r E d g e R 7 1 0 s e r v e r s , t w o ( 2 ) P o w e r C o n n e c t 6 2 2 4 S w i t c h e s a n d o n e ( 1 ) P 6 0 0 0 E f i l e s t o r a g e a r r a y . T h e s o f t w a r e a n d d a t a c u r r e n t l y r u n n i n g o n v a r i o u s d e d i c a t e d a p p l i c a t i o n s e r v e r s i s u n d e r g o i n g t h e t r a n s f e r t o t h e D e l l V I M a n d i s e x p e c t e d t o b e c o m p l e t e d o v e r t h e n e x t s e v e r a l m o n t h s , p o s s i b l y s o o n e r . 3 ) P h a s e 3 - S P R I N G 2 0 1 2 : T h e e n g i n e e r i n g d e s i g n l e a d i n g t o t h e m i g r a t i o n f r o m t h e C i s c o v o i c e m e s s a g i n g s y s t e m ( c o m m o n l y k n o w n a s t h e C i t y ' s C i s c o v o i c e o v e r I n t e r n e t p r o t o c o l p h o n e s y s t e m ) t o M S E x c h a n g e a n d L y n c u n i f i e d ( v o i c e , v i d e o c o n f e r e n c i n g a n d e m a i l ) c o m m u n i c a t i o n s y s t e m i s e x p e c t e d t o b e g i n w i t h i n t h e n e x t 3 0 d a y s . S t a f f e x p e c t s t h a t v o i c e a n d e m a i l s h o u l d b e l i v e w i t h i n f o u r m o n t h s . T h e i n t e g r a t i o n o f c o n t a c t s , c a l e n d a r i n g , s m a r t p h o n e s a n d v i d e o c o n f e r e n c i n g w i l l b e s y s t e m a t i c a l l y a d d e d a s u s e r t r a i n i n g a l l o w s . 5 - 3 P R O F E S S I O N A U T E C H N I C A L S E R V I C E S A G R E E M E N T F O R S E R V I C E S R E G A R D I N G T H E I N F O R M A T I O N T E C H N O L O G Y S Y S T E M F e b r u a r y 7 , 2 0 1 2 P a g e 4 o f 9 4 ) P h a s e 4 - F A L L 2 0 1 2 : T h e m i g r a t i o n t o W i n d o w s 7 o p e r a t i n g s y s t e m w i l l r e q u i r e t h e r e p l a c e m e n t o f a p p r o x i m a t e l y 6 0 d e s k t o p c o m p u t e r s . S t a f f b e l i e v e s t h a t a p p r o x i m a t e l y 3 0 d e s k t o p c o m p u t e r s c u r r e n t l y i n u s e h a v e s u f f i c i e n t p r o c e s s i n g s p e e d a n d R A M m e m o r y t o o p e r a t e w i t h W i n d o w s 7 . S t a f f e x p e c t s t o p r e s e n t a p r o p o s a l t o c o n d u c t a b i d p r o c e s s o r s e c u r e a " l o w e s t c o s t " g o v e r n m e n t a g r e e m e n t t o t h e C i t y C o u n c i l l a t e r i n 2 0 1 2 t o a c q u i r e t h e 6 0 d e s k t o p c o m p u t e r s . S t a f f e x p e c t s t h a t t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e I T P l a n s h o u l d b e c o m p l e t e d i n l a t e 2 0 1 2 . T h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e I T P l a n i s e x p e c t e d t o c o s t a b o u t $ 2 9 9 , 0 0 0 , a s w e l l a s a p p r o x i m a t e l y $ 4 6 , 0 0 0 a n n u a l l y f o r s o f t w a r e l i c e n s i n g a n d s u p p o r t , f u n d e d a n d b u d g e t e d i n t h e E q u i p m e n t R e p l a c e m e n t f u n d . B r i e f H i s t o r y · P V N E T P V N E T i s a n o n - p r o f i t o r g a n i z a t i o n f o r m e d i n 1 9 9 5 a s a c e n t e r f o r c o m m u n i t y s e r v i c e s , i n c l u d i n g c o m p u t e r e d u c a t i o n , I T i n t e r n s h i p s , w e b - h o s t i n g , f r e e e m a i l s e r v i c e s a n d t e c h n o l o g y s u p p o r t f o r P V r e s i d e n t s a n d c o m m u n i t y - b a s e d o r g a n i z a t i o n s . P V N E T b e g a n p r o v i d i n g t h e C i t y w i t h d a y - t o - d a y I T s e r v i c e s i n a c c o r d a n c e w i t h a P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s A g r e e m e n t ( t h e " P S A " ) d a t e d S e p t e m b e r 2 , 1 9 9 8 , a f t e r s e l e c t i o n b y t h e C i t y C o u n c i l p u r s u a n t t o a f o r m a l b i d p r o c e s s . T h e P S A w a s m o d i f i e d o n S e p t e m b e r 2 0 , 2 0 0 5 t o r e f l e c t t h e n - c u r r e n t s e r v i c e l e v e l s a n d f e e s . T h e P S A w a s r e p l a c e d w i t h t h e a t t a c h e d P r o f e s s i o n a l l T e c h n i c a l S e r v i c e s A g r e e m e n t ( t h e " A g r e e m e n t " ) w i t h a t w o - y e a r t e r m t h a t w a s a p p r o v e d b y t h e C i t y C o u n c i l o n N o v e m b e r 1 5 , 2 0 1 1 . S t a f f i s s a t i s f i e d w i t h t h e l e v e l a n d q u a l i t y o f s e r v i c e p r o v i d e d b y P V N E T . D u r i n g P V N E T ' s t e n u r e , t h e C i t y ' s I T s y s t e m h a s t r a n s i t i o n e d f r o m a n u n s t a b l e n e t w o r k w i t h o n e s e r v e r t o t h e r e l i a b l e , s e c u r e I T s y s t e m t h a t e x i s t s t o d a y . T h e I T s y s t e m h a s b e e n d e v e l o p e d b y S t a f f i n a c o l l a b o r a t i v e e f f o r t w i t h P V N E T s i m i l a r t o t h e c o s t e f f e c t i v e r e l a t i o n s h i p t h a t e x i s t s w i t h P a l o s V e r d e s P e n i n s u l a L a n d C o n s e r v a n c y a n d t h e M o u n t a i n s R e c r e a t i o n & C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y . S t a f f b e l i e v e s t h a t t h e r e l a t i o n s h i p h a s e n a b l e d t h e C i t y t o d e l i v e r c o s t - e f f e c t i v e I T s e r v i c e s t o S t a f f u s e r s a n d t h e C i t y ' s r e s i d e n t s c o m p a r a b l e t o o t h e r l a r g e r C a l i f o r n i a c i t i e s . F r o m t i m e t o t i m e , P V N E T h a s p r o v i d e d p r o - b o n o s e r v i c e s t o t h e C i t y ( L e . w i r e l e s s I n t e r n e t s e r v i c e s a t t h e C i v i c C e n t e r a n d P V I C a n d d e v e l o p m e n t o f t h e I i s t s e r v e r s y s t e m ) , a s w e l l a s o t h e r P a l o s V e r d e s P e n i n s u l a c i v i c g r o u p s . O v e r v i e w · P r o f e s s i o n a l l T e c h n i c a l S e r v i c e s A g r e e m e n t f o r S e r v i c e s R e g a r d i n g t h e I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y S y s t e m P V N E T p r o v i d e s a l l n e c e s s a r y s e r v i c e s t o m a i n t a i n t h e C i t y ' s I T S y s t e m . P V N E T p r o v i d e s n e c e s s a r y t e c h n i c a l s t a f f o n - s i t e a t C i t y H a l l i n i t s d e l i v e r y o f H e l p D e s k , S e r v e r & I T I n f r a s t r u c t u r e , W e b s i t e , E m a i l a n d G I S s e r v i c e s . A n o v e r v i e w o f t h e f e e s t r u c t u r e f o l l o w s t h e o v e r v i e w o f s e r v i c e s . 5 - 4 P R O F E S S I O N A U T E C H N I C A L S E R V I C E S A G R E E M E N T F O R S E R V I C E S R E G A R D I N G T H E I N F O R M A T I O N T E C H N O L O G Y S Y S T E M F e b r u a r y 7 , 2 0 1 2 P a g e 5 o f 9 B r i e f O v e r v i e w o f t h e S e r v i c e s P r o v i d e d B y P V N E T H e l p D e s k S u p p o r t S e r v i c e s P V N E T s t a f f p r o v i d e s d a y - t o - d a y u s e r s u p p o r t o f t h e I T S y s t e m a s r e q u e s t e d b y S t a f f i n a c c o r d a n c e w i t h t h e F i x e d M o n t h l y F e e s s e t f o r t h i n t h e A g r e e m e n t . H e l p D e s k S e r v i c e s i n c l u d e s u p p o r t , m a i n t e n a n c e a n d r e p a i r s o f h a r d w a r e a n d s o f t w a r e , p r i n t e r s , f a x e s , d e s k t o p c o m p u t e r s , l a p t o p s a n d m o b i l e d e v i c e s t h a t a r e a p a r t o f t h e C i t y ' s I T S y s t e m . P V N E T a n d S t a f f e s t i m a t e t h a t H e l p D e s k S e r v i c e s r e q u i r e a b o u t 0 . 5 f u l l - t i m e - e q u i v a l e n t s ( " F T E " ) o f P V N E T s t a f f . S e r v e r & I T I n f r a s t r u c t u r e S u p p o r t S e r v i c e s P V N E T s t a f f p r o v i d e s d a y - t o - d a y S e r v e r & I T I n f r a s t r u c t u r e s u p p o r t i n a c c o r d a n c e w i t h t h e F i x e d M o n t h l y F e e s s e t f o r t h i n t h e A g r e e m e n t . S e r v e r & I T I n f r a s t r u c t u r e S u p p o r t S e r v i c e s i n c l u d e s u p p o r t , m a i n t e n a n c e a n d r e p a i r s o f h a r d w a r e a n d s o f t w a r e , s e r v e r s , s w i t c h e s , r o u t e r s , g a t e w a y s , f i r e w a l l s , c o n n e c t i o n s t o p u b l i c t e l e p h o n e s y s t e m a n d I n t e r n e t s e r v i c e p r o v i d e r s t h a t a r e a p a r t o f t h e C i t y ' s I T S y s t e m . P V N E T a n d S t a f f e s t i m a t e t h a t S e r v e r & I T I n f r a s t r u c t u r e S e r v i c e s r e q u i r e a b o u t 0 . 5 F T E o f P V N E T s t a f f . W e b s i t e S u p p o r t S e r v i c e s P V N E T s t a f f p r o v i d e s d a y t o d a y w e b s i t e s e r v i c e s , i n c l u d i n g w e b h o s t i n g , f u n c t i o n a l a n d c o n t e n t m a n a g e m e n t , a l i s t s e r v e r s y s t e m t h a t i n c l u d e s t e x t m e s s a g i n g , n o n - e m e r g e n c y p u b l i c r e p o r t i n g s y s t e m , l i v e s t r e a m i n g o f C i t y C o u n c i l m e e t i n g s , v i d e o - o n - d e m a n d v i e w i n g o f p a s t C i t y C o u n c i l a n d P l a n n i n g C o m m i s s i o n m e e t i n g s l i n k e d t o e a c h r e s p e c t i v e s t a f f r e p o r t a n d r e l a t e d d o c u m e n t s , p r e s e n t a t i o n o f e a c h s t a f f r e p o r t a n d r e l a t e d d o c u m e n t s f o r e v e r y c o m m i t t e e a n d c o m m i s s i o n , a n d a B r e a k i n g N e w s a n d n e w s s c r o l l o n t h e M a i n P a g e i n a c c o r d a n c e w i t h t h e F i x e d M o n t h l y F e e s s e t f o r t h i n t h e A g r e e m e n t . P V N E T a n d S t a f f e s t i m a t e t h a t W e b s i t e S e r v i c e s r e q u i r e a b o u t 0 . 5 F T E o f P V N E T s t a f f . E m a i l S e r v i c e s P V N E T s t a f f p r o v i d e s d a y t o d a y e m a i l s e r v i c e s u s i n g i t s o w n s e r v e r a n d s o f t w a r e i n a c c o r d a n c e w i t h t h e F i x e d M o n t h l y F e e s s e t f o r t h i n t h e A g r e e m e n t . E m a i l s e r v i c e s i n c l u d e p r o v i d i n g c o n n e c t i o n t o C i t y ' s I n t e r n e t s e r v i c e p r o v i d e r s , m a i n t e n a n c e a n d s u p p o r t o f f i r e w a l l a n d a n t i - s p a m d e v i c e s t h a t a r e a p a r t o f t h e I T S y s t e m . U p o n c o m p l e t i o n o f i m p l e m e n t a t i o n o f t h e I T P l a n , P V N E T w i l l n o l o n g e r p r o v i d e e m a i l s e r v i c e s t o t h e C i t y a n d t h e m o n t h l y f e e s h a l l b e t e r m i n a t e d . E m a i l S e r v i c e s u t i l i z i n g P V N E T ' s e m a i l s e r v e r a n d s o f t w a r e w i l l b e d i s c o n t i n u e d a n d t h e s u p p o r t t i m e w i l l b e m e r g e d w i t h S e r v e r a n d I T I n f r a s t r u c t u r e S e r v i c e s u p o n i m p l e m e n t a t i o n o f t h e I T P l a n . G I S S e r v i c e s P V N E T s t a f f p r o v i d e s d a y - t o - d a y G I S s e r v i c e s u s i n g i t s o w n s e r v e r , s t o r a g e a n d s o f t w a r e . 5 - 5 P R O F E S S I O N A U T E C H N I C A L S E R V I C E S A G R E E M E N T F O R S E R V I C E S R E G A R D I N G T H E I N F O R M A T I O N T E C H N O L O G Y S Y S T E M F e b r u a r y 7 , 2 0 1 2 P a g e 6 o f 9 G I S S e r v i c e s i n c l u d e i n c i d e n t a l a l t e r a t i o n s o r m o d i f i c a t i o n s o f d a t a p r o v i d e d b y e x t e r n a l s o u r c e s t o b e a d d e d t o t h e G I S s y s t e m , d e l i v e r y o f G I S d a t a t o C i t y s t a f f o r a n y t h i r d p a r t y , p r o v i d i n g S t a f f a n d i n d e p e n d e n t c o n t r a c t o r s d e s k t o p a n d l a p t o p c o m p u t e r a c c e s s t o G I S s y s t e m , s u p p o r t t o S t a f f a n d i n d e p e n d e n t c o n t r a c t o r s , a n d p r o v i d i n g c o n n e c t i o n t o t h e C i t y ' s I T S y s t e m i n a c c o r d a n c e w i t h t h e F i x e d M o n t h l y F e e s s e t f o r t h i n t h e A g r e e m e n t . P V N E T a n d S t a f f e s t i m a t e t h a t G I S S e r v i c e s r e q u i r e a b o u t 1 . 0 F T E o f P V N E T s t a f f . T h e c o m b i n e d t o t a l o f t e c h n i c a l s u p p o r t t o p e r f o r m H e l p D e s k , S e r v e r & I T I n f r a s t r u c t u r e , W e b s i t e a n d G I S s e r v i c e s i s e s t i m a t e d t o b e a b o u t 2 . 5 F T E ' s . H o w e v e r , t h e t e c h n i c a l a d v i s o r y a n d p r o j e c t m a n a g e m e n t s u p p o r t p r o v i d e d b y T e d V e g v a r i , E x e c u t i v e D i r e c t o r o f P V N E T , i s a b o u t 1 . 0 F T E a s w e l l . O v e r v i e w o f t h e F e e S t r u c t u r e F i x e d M o n t h l y F e e s : H e l p D e s k S e r v i c e s : S e r v e r & I T I n f r a s t r u c t u r e S u p p o r t S e r v i c e s ( B e f o r e i m p l e m e n t a t i o n o f I T P l a n ) : S e r v e r & I T I n f r a s t r u c t u r e S u p p o r t S e r v i c e s ( A f t e r i m p l e m e n t a t i o n o f I T P l a n ) : W e b s i t e S e r v i c e s : E m a i l S e r v i c e s ( B e f o r e i m p l e m e n t a t i o n o f I T P l a n ) : $ 1 1 , 5 0 0 / m o n t h $ 2 , 8 0 0 / m o n t h $ 2 , 0 0 0 / m o n t h $ 4 , 0 0 0 / m o n t h $ 1 , 5 0 0 / m o n t h E m a i l S e r v i c e s ( A f t e r i m p l e m e n t a t i o n o f I T P l a n ) : $ O / m o n t h G I S S e r v i c e s : H o u r l y R a t e s : $ 6 , 0 0 0 / m o n t h T e d V e g v a r i O t h e r T e c h n i c a l s t a f f E m e r g e n c y a n d a f t e r C I T Y b u s i n e s s h o u r s $ $ $ 5 5 / H o u r 4 0 / h o u r 7 5 / h o u r T h e F e e S c h e d u l e d o e s n o t i n c l u d e a p r o v i s i o n f o r a n n u a l c o n s u m e r p r i c e i n d e x i n c r e a s e s f o r a n y f e e s d u r i n g t h e T e r m o f t h e A g r e e m e n t . U p o n i m p l e m e n t a t i o n o f t h e I T P l a n , t h e t o t a l a n n u a l c o s t o f s e r v i c e s d e s c r i b e d i n t h e S c o p e o f S e r v i c e s w o u l d b e a p p r o x i m a t e l y $ 2 8 2 , 0 0 0 , a s o p p o s e d t o a n a n n u a l i z e d r a t e o f $ 3 0 0 , 0 0 0 c u r r e n t l y , w h i l e P V N E T p r o v i d e s 5 - 6 P R O F E S S I O N A L ! T E C H N I C A L S E R V I C E S A G R E E M E N T F O R S E R V I C E S R E G A R D I N G T H E I N F O R M A T I O N T E C H N O L O G Y S Y S T E M F e b r u a r y 7 , 2 0 1 2 P a g e 7 o f 9 e m a i l s e r v i c e s . A d d i t i o n a l S e r v i c e s P V N E T c o n t i n u e s t o p r o v i d e a d d i t i o n a l s e r v i c e s t o t h e C i t y b e y o n d t h e d a y - t o - d a y s e r v i c e s i n m a i n t a i n i n g t h e I T S y s t e m . A d d i t i o n a l s e r v i c e s i n c l u d e a s s i s t a n c e w i t h a u d i o / v i d e o b r o a d c a s t s o f c o m m u n i t y m e e t i n g s f r o m r e m o t e l o c a t i o n s , G I S m a p p i n g f o r t h e G e n e r a l P l a n u p d a t e , G I S m a p p i n g s u p p o r t i n g t h e N C C P a n d o p e n s p a c e p r e s e r v e , G I S m a p p i n g s u p p o r t i n g c l a i m s r e s u l t i n g f r o m t h e 2 0 0 9 P o r t u g u e s e B e n d f i r e , i n c i d e n t a l I T w o r k r e q u i r e d f o r c a p i t a l p r o j e c t s ( e x . I m p r o v e m e n t s i n t h e H e s s e P a r k M u l t i - P u r p o s e R o o m w h e r e C o u n c i l m e e t i n g s a r e c o n d u c t e d ) , d e v e l o p m e n t o f t h e I n c i d e n t M a n a g e m e n t S y s t e m t o t r a c k e m e r g e n c y i n c i d e n t s w h e n t h e E m e r g e n c y O p e r a t i o n C e n t e r i s a c t i v a t e d , m a j o r i m p r o v e m e n t s o f t h e C i t y ' s w e b s i t e , u p g r a d e s o f s e r v e r o p e r a t i n g s y s t e m s a n d a p p l i c a t i o n s o f t w a r e a n d s u p p o r t o f i n s t a l l a t i o n o f n e w t e c h n o l o g i e s ( e x . E l e c t r o n i c d i s p l a y S M A R T b o a r d s ) . A s u m m a r y o f t h e c o s t o f A d d i t i o n a l S e r v i c e s d u r i n g 2 0 1 0 a n d 2 0 1 1 f o l l o w s : 5 - 7 P R O F E S S I O N A U T E C H N I C A L S E R V I C E S A G R E E M E N T F O R S E R V I C E S R E G A R D I N G T H E I N F O R M A T I O N T E C H N O L O G Y S Y S T E M F e b r u a r y 7 , 2 0 1 2 P a g e 8 o f 9 S c h e d u l e o f E x p e n d i t u r e s t o P V N E T f o r A d d i t i o n a l S e r v i c e s A d d i t i o n a l S e r v i c e s : 2 0 1 0 2 0 1 1 S u o o o r t i n E ! : P u b l i c W o r k s c a o i t a l o r o i e c t s S 4 6 8 5 S 5 6 6 S u p p o r t i n g i m p l e m e n t a t i o n E P M L i v e a p p l i c a t i o n - P W ' s p r o j e c t m a n g e m e n t 5 s v s t e m S 6 8 3 8 1 6 4 8 I m p r o v e m e n t s t o L i s t s e r v e r - e n a b l e t e x t i n g , T w i t t e r a n d r e f i n e m e n t c t o u s e r a d m i n i s t r a t i o n i n t e r f a c e 5 1 0 . 4 6 E 5 7 6 1 2 . I m p r o v e m e n t t o E O C - i n c l u d i n g i n s t a l l a t i o n o f n e w S M A R T b o a r d s a n : : I f l a t p a n e l d i s o l a v s . a s w e l l a s r e f i n e m e n t s t o t h e I n c i d e n t M a n a E ! : e m e n t S v s t e m 5 1 4 8 2 E S 2 0 0 6 1 G e n e r a l G I S s e r v i c e s - n e w d a t a a n d o t h e r o r o i e c t / t a s k s u o o o r t 5 4 0 4 4 1 c : 2 4 6 5 1 G I S s e r v i c e s - 2 0 0 9 P o r t u E ! : u e s e B e n d f i r e m a o o i n E ! : 5 7 . 9 0 4 5 - G I S s e r v i c e s - a i r s o a c e m a o o i n E ! : 5 2 . 0 9 5 5 - G I S s e r v i c e s - G e n e r a l P l a n u o d a t e m a o o i n E ! : 5 6 . 9 3 6 5 1 2 0 0 " G I S s e r v i c e s - d a t a u O E ! : r a d e t o C o u n t v L A R - I A C c o n s o r t i u m 5 7 8 0 c : 1 6 6 4 G I S s e r v i c e s - s t o r m d r a i n o r O E ! : r a m m a o o i n l l a n d d a t a m a n a l l e m e n t - c : 2 1 6 8 G I S s e r v i c e s - N C C P a n d o o e n s o a c e m a o o i n l l - ~ 1 0 9 4 A s s e t i n v e n t o r v d a t a b a s e 8 7 3 ~ - D e s k t o o c o m o u t e r r e o l a c e m e n t s 2 1 5 1 S ~ 1 7 2 4 2 S o f t w a r e I i c e n s i n E ! : S 7 . 9 4 3 S 4 1 7 1 ( P r e v i o u s ) I n t e r n e t a c c e s s s h a r i n l l w i t h P V N E T S 2 . 2 0 0 T o t a l c o s t o f A d d i t i o n a l S e r v i c e s p r o v i d e d b y P V N E T S 1 2 7 . 5 0 ~ S 9 2 . 8 7 9 B a s i s f o r 2 - Y e a r T e r m S t a f f r e c o m m e n d e d e s t a b l i s h i n g a t w o - y e a r t e r m o f t h e A g r e e m e n t t h a t w a s a p p r o v e d b y t h e C i t y C o u n c i l f o r t h e f o l l o w i n g r e a s o n s : 1 ) T h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e I T P l a n w a s e x p e c t e d t o t a k e a p p r o x i m a t e l y s i x m o n t h s . T h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e I T P l a n s h o u l d b e p e r f o r m e d b y t h e i m p l e m e n t a t i o n t e a m , l e d b y s t a f f , w i t h t h e m a j o r i t y o f t h e w o r k t o b e p e r f o r m e d b y P V N E T w i t h o u t a n y i n t e r r u p t i o n o f s e r v i c e . 2 ) T h e C i t y C o u n c i l m a y w i s h t o d i r e c t S t a f f o n w h e t h e r t o e s t a b l i s h a n d c o n d u c t a c o m p e t i t i v e p r o c e s s w i t h o t h e r I T p r o v i d e r s , f o r s o m e o f , o r a l l o f , t h e i n f o r m a t i o n t e c h n o l o g y s e r v i c e s c u r r e n t l y p r o v i d e d b y P V N E T i n e a r l y 2 0 1 3 , a f t e r c o m p l e t i o n o f t h e i n f o r m a t i o n t e c h n o l o g y u p g r a d e c u r r e n t l y u n d e r w a y . B e c a u s e t h e I T S y s t e m i s 5 - 8 P R O F E S S I O N A U T E C H N I C A L S E R V I C E S A G R E E M E N T F O R S E R V I C E S R E G A R D I N G T H E I N F O R M A T I O N T E C H N O L O G Y S Y S T E M F e b r u a r y 7 , 2 0 1 2 P a g e 9 o f 9 t h e e l e c t r o n i c d o c u m e n t b a c k b o n e o f t h e C i t y a d m i n i s t r a t i o n , s t a f f r e c o m m e n d s t h a t a n y b i d p r o c e s s f o r I T s e r v i c e s b e c o n d u c t e d i n p h a s e s , t o i m p r o v e , a n d h o p e f u l l y i n s u r e , t h e s e a m l e s s t r a n s i t i o n t o a n y I T s e r v i c e p r o v i d e r . S t a f f r e c o m m e n d s t h a t a b i d p r o c e s s , i f a n y , f o r I T s e r v i c e s s h o u l d b e p h a s e d a n d s e p a r a t e d f o r w e b s i t e s e r v i c e s , H e l p D e s k s u p p o r t , I T I n f r a s t r u c t u r e s u p p o r t a n d G I S S e r v i c e s . T h e c o s t b e n e f i t s o f i n t e r n a l s t a f f i n g a l l , o r a p o r t i o n o f , I T s e r v i c e s s h o u l d b e a n a l y z e d a n d i n d e p e n d e n t l y v a l i d a t e d a s a p a r t o f t h e p r o c e s s . 3 ) T h e t e c h n i c a l s u p p o r t a n d m a i n t e n a n c e o f t h e I T S y s t e m c u r r e n t l y r e q u i r e s h u m a n i n t e r v e n t i o n a t s e r v e r s a n d d e s k t o p c o m p u t e r s . T h e u p g r a d e o f a p p l i c a t i o n s o f t w a r e o n t o a l l d e s k t o p c o m p u t e r s r e q u i r e s a P V N E T t e c h n i c i a n t o p h y s i c a l l y l o a d t h e u p g r a d e s o f t w a r e o n t o e a c h c o m p u t e r . T h e I T P l a n w i l l i n c l u d e t h e i n s t a l l a t i o n o f e n t e r p r i s e m a n a g e m e n t s o f t w a r e t h a t w i l l e n a b l e P V N E T t e c h n i c i a n s t o t h e u p g r a d e s o f t w a r e o n t o e a c h c o m p u t e r f r o m o n e c e n t r a l r e m o t e c o n s o l e ; t h u s s a v i n g s u b s t a n t i a l t i m e a n d c o s t . C u r r e n t l y , 1 4 s e r v e r s o p e r a t e p r o c e s s a p p l i c a t i o n s ( e x . P e r m i t t r a c k i n g a n d i s s u a n c e , a c c o u n t s p a y a b l e , c a s h i e r i n g a n d i n v e n t o r y a t P V I C , d o c u m e n t m a n a g e m e n t ) . T h e I T P l a n i n c l u d e s t h e m i g r a t i o n o f t h e 1 4 d e d i c a t e d s e r v e r s o n t o 3 D e l l V I M ' s . T h e t i m e a n d c o s t s u p p o r t i n g s e r v e r s w i l l b e r e d u c e d . T h e a c t u a l s u p p o r t p r o c e s s , t i m e r e q u i r e d , a n d f r e q u e n c y w i l l n o t b e k n o w n u n t i l t h e I T P l a n i s e x e c u t e d a n d s u p p o r t p r o c e s s e s a r e f i n a l i z e d . T h e r e f o r e , t h e d e v e l o p m e n t o f t h e b i d s p e c i f i c a t i o n s f o r s u p p o r t s e r v i c e s c a n n o t b e a c c u r a t e l y f i n a l i z e d b a s e d u p o n a c t u a l e x p e r i e n c e u n t i l a f t e r t h e I T P l a n i s i m p l e m e n t e d . 4 ) S u b j e c t t o f u t u r e c o n s i d e r a t i o n b y t h e C i t y C o u n c i l , t h e p r o p o s e d r e p l a c e m e n t o f t h e C i t y ' s S u n G a r d a c c o u n t i n g a n d b u s i n e s s l i c e n s i n g w o u l d i m m e d i a t e l y f o l l o w i m p l e m e n t a t i o n o f t h e I T P l a n . T h e C i t y h a s r e t a i n e d t h e G o v e r n m e n t F i n a n c i a l O f f i c e r s A s s o c i a t i o n ( " G F O A " ) t o s u p p o r t t h e r e p l a c e m e n t o f t h e c u r r e n t s y s t e m w i t h a n i n t e g r a t e d E R P s y s t e m t h a t w o u l d i m p r o v e e f f i c i e n c i e s a n d s e r v i c e d e l i v e r y w i t h e l e c t r o n i c p r o c e s s e s ( e x . f a c i l i t y r e n t a l , p e r m i t t r a c k i n g , p r o j e c t m a n a g e m e n t a n d c o n t r a c t m a n a g e m e n t ) . S t a f f e x p e c t s t o m a k e a r e c o m m e n d a t i o n f o r t h e E R P s y s t e m i n e a r l y 2 0 1 2 . T h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e E R P s y s t e m s h o u l d b e p e r f o r m e d b y t h e s a m e i m p l e m e n t a t i o n t e a m , l e d b y s t a f f , w i t h t h e a s s i s t a n c e o f P V N E T w i t h o u t a n y i n t e r r u p t i o n o f s e r v i c e . F I S C A L I M P A C T T h e r e i s n o f i s c a l i m p a c t r e s u l t i n g f r o m t h i s R e c o m m e n d a t i o n . U n t i l t h e I T P l a n i s f u l l y i m p l e m e n t e d , t h e t i m e r e q u i r e d t o s u p p o r t t h e C i t y ' s I T S y s t e m c a n n o t b e a c c u r a t e l y e s t a b l i s h e d a t t h i s t i m e . T h e r e f o r e , a n y p o s s i b l e s a v i n g s o r a d d i t i o n a l c o s t r e s u l t i n g f r o m a p o s s i b l e c o m p e t i t i v e p r o c e s s c a n n o t b e d e t e r m i n e d a t t h i s t i m e . A t t a c h m e n t s : P r o f e s s i o n a l / T e c h n i c a l S e r v i c e s A g r e e m e n t f o r S e r v i c e s R e g a r d i n g t h e I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y S y s t e m o f t h e C i t y o f R a n c h o P a l o s V e r d e s 5 - 9 P r o f e s s i o n a l l T e c h n i c a l S e r v i c e s A g r e e m e n t f o r S e r v i c e s R e g a r d i n g t h e I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y S y s t e m o f t h e C i t y o f R a n c h o P a l o s V e r d e s B e t w e e n P a l o s V e r d e s o n t h e N E T , C o m p u t e r T e c h n o l o g y C e n t e r , a C a l i f o r n i a n o n p r o f i t p u b l i c b e n e f i t c o r p o r a t i o n ( " C O N S U L T A N T " ) & T h e C i t y o f R a n c h o P a l o s V e r d e s 5 - 1 0 T H I S A G R E E M E N T ( " A g r e e m e n t " ) i s m a d e a n d e n t e r e d i n t o t h i s 1 5 t h d a y o f N o v e m b e r , 2 0 1 1 b y a n d b e t w e e n t h e C i t y o f R a n c h o P a l o s V e r d e s ( h e r e i n a f t e r r e f e r r e d t o a s t h e " C I T Y " ) a n d P a l o s V e r d e s o n t h e N E T , C o m p u t e r T e c h n o l o g y C e n t e r , a C a l i f o r n i a n o n p r o f i t p u b l i c b e n e f i t c o r p o r a t i o n ( h e r e a f t e r r e f e r r e d t o a s " C O N S U L T A N T " ) . I N C O N S I D E R A T I O N o f t h e c o v e n a n t s h e r e i n a f t e r s e t f o r t h , t h e p a r t i e s h e r e t o a g r e e a s f o l l o w s : A R T I C L E 1 S C O P E O F S E R V I C E S 1 . 1 D e s c r i p t i o n o f C I T Y ' S I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y S y s t e m T h e C I T Y ' S i n f o r m a t i o n t e c h n o l o g y s y s t e m i s d e s c r i b e d i n t h e a t t a c h e d D e s c r i p t i o n o f t h e C I T Y ' S I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y S y s t e m ( s e e E x h i b i t " A " ) w h i c h i s a t t a c h e d h e r e t o a n d i n c o r p o r a t e d h e r e i n b y t h i s r e f e r e n c e . 1 . 2 D e s c r i p t i o n o f S e r v i c e s C O N S U L T A N T s h a l l p r o v i d e a l l s e r v i c e s n e c e s s a r y t o o p e r a t e a n d m a i n t a i n C I T Y ' S I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y S y s t e m , o r a n y m o d i f i c a t i o n s m a d e t o i t , i n a c c o r d a n c e w i t h i n f o r m a t i o n t e c h n o l o g y i n d u s t r y b e s t m a n a g e m e n t p r a c t i c e s , i n a c c o r d a n c e w i t h t h e a t t a c h e d S c o p e o f S e r v i c e s ( s e e E x h i b i t " 8 " ) a n d S e r v i c e L e v e l A d d e n d u m ( s e e E x h i b i t " C " ) , b o t h o f w h i c h a r e a t t a c h e d h e r e t o a n d i n c o r p o r a t e d h e r e i n b y t h i s r e f e r e n c e . C O N S U L T A N T s h a l l n o t b e r e s p o n s i b l e f o r d e l a y , n o r s h a l l C O N S U L T A N T b e r e s p o n s i b l e f o r d a m a g e s o r b e i n d e f a u l t o r d e e m e d t o b e i n d e f a u l t b y r e a s o n o f s t r i k e s , l o c k o u t s , a c c i d e n t s , o r a c t s o f G o d , o r t h e f a i l u r e o f C I T Y t o f u r n i s h t i m e l y i n f o r m a t i o n o r t o a p p r o v e o r d i s a p p r o v e C O N S U L T A N T ' s w o r k p r o m p t l y , o r d e l a y o r f a u l t y p e r f o r m a n c e b y C I T Y , o t h e r c o n s u l t a n t s / c o n t r a c t o r s , o r g o v e r n m e n t a l a g e n c i e s , o r a n y o t h e r d e l a y s b e y o n d C O N S U L T A N T ' s c o n t r o l o r w i t h o u t C O N S U L T A N T ' s f a u l t . 1 . 3 U s e L i c e n s e C O N S U L T A N T h a s d e v e l o p e d p r o p r i e t a r y c o m p u t e r p r o g r a m m i n g c o d e s u s e d i n c o n n e c t i o n w i t h v a r i o u s s o f t w a r e , i n c l u d i n g , b u t l i m i t e d t o , M i c r o s o f t S O L , C o l d F u s i o n a n d J a v a S c r i p t , w h i c h a r e o p e r a t i n g o n s e v e r s o w n e d b y C O N S U L T A N T a n d u t i l i z e d i n t h e d e l i v e r y o f s e r v i c e s t o C I T Y , i n c l u d i n g , b u t n o t l i m i t e d t o , w e b s i t e s e r v i c e s , t h e L i s t s e r v e r s y s t e m , t h e e m e r g e n c y n o t i f i c a t i o n s y s t e m , t h e E m e r g e n c y I n c i d e n t M a n a g e m e n t S y s t e m , t h e G I S S y s t e m a n d t h e I n v e n t o r y M a n a g e m e n t S y s t e m . C O N S U L T A N T r e t a i n s o w n e r s h i p o f s u c h p r o p r i e t a r y c o m p u t e r p r o g r a m m i n g c o d e s a n d g r a n t s a u s e r l i c e n s e t o C I T Y f o r t h e s e c o d e s a n d p r o g r a m s p r o v i d e d b y C O N S U L T A N T d u r i n g t h e t e r m o f t h i s A g r e e m e n t . A R T I C L E 2 C O M P E N S A T I O N P a g e 1 o f 1 0 R 6 8 7 6 - 0 0 0 1 \ 1 4 0 7 9 4 5 v 1 . d o c 5 - 1 1 2 . 1 F e e C I T Y a g r e e s t o c o m p e n s a t e C O N S U L T A N T i n a c c o r d a n c e w i t h t h e a t t a c h e d F e e S c h e d u l e ( S e e E x h i b i t " 0 " ) , w h i c h i s a t t a c h e d h e r e t o a n d i n c o r p o r a t e d h e r e i n b y r e f e r e n c e f o r t h e s e r v i c e s t h a t a r e d e s c r i b e d i n A r t i c l e 1 . 2 . 2 P a y m e n t A d d r e s s A l l p a y m e n t s d u e C O N S U L T A N T s h a l l b e p a i d t o : P a l o s V e r d e s o n t h e N E T 3 0 9 4 0 H a w t h o r n e B o u l e v a r d S u i t e 1 0 1 R a n c h o P a l o s V e r d e s , C A 9 0 2 7 5 2 . 3 T e r m s o f C o m p e n s a t i o n C O N S U L T A N T s h a l l s u b m i t m o n t h l y i n v o i c e s f o r s e r v i c e s p e r f o r m e d i n t h e p r e v i o u s m o n t h . C I T Y a g r e e s t o a u t h o r i z e p a y m e n t f o r a l l u n d i s p u t e d i n v o i c e a m o u n t s w i t h i n t h i r t y ( 3 0 ) d a y s o f r e c e i p t o f e a c h i n v o i c e . C I T Y a g r e e s t o u s e i t s b e s t e f f o r t s t o n o t i f y C O N S U L T A N T o f a n y d i s p u t e d i n v o i c e a m o u n t s o r c l a i m e d c o m p l e t i o n p e r c e n t a g e s w i t h i n t e n ( 1 0 ) d a y s o f t h e r e c e i p t o f e a c h i n v o i c e . H o w e v e r , C I T Y ' s f a i l u r e t o t i m e l y n o t i f y C O N S U L T A N T o f a d i s p u t e d a m o u n t o r c l a i m e d c o m p l e t i o n p e r c e n t a g e s h a l l n o t b e d e e m e d a w a i v e r o f C I T Y ' s r i g h t t o c h a l l e n g e s u c h a m o u n t o r p e r c e n t a g e . A d d i t i o n a l l y , i n t h e e v e n t C I T Y f a i l s t o p a y a n y u n d i s p u t e d a m o u n t s d u e C O N S U L T A N T w i t h i n f o r t y - f i v e ( 4 5 ) d a y s a f t e r i n v o i c e s a r e r e c e i v e d b y C I T Y , t h e n C I T Y a g r e e s t h a t C O N S U L T A N T s h a l l h a v e t h e r i g h t t o c o n s i d e r s a i d d e f a u l t a t o t a l b r e a c h o f t h i s A g r e e m e n t a n d m a y b e t e r m i n a t e d b y C O N S U L T A N T w i t h o u t l i a b i l i t y t o C O N S U L T A N T u p o n t e n ( 1 0 ) w o r k i n g d a y s a d v a n c e w r i t t e n n o t i c e t o C I T Y . 2 . 4 A d d i t i o n a l S e r v i c e s C I T Y m a y r e q u e s t a d d i t i o n a l s p e c i f i e d w o r k u n d e r t h i s A g r e e m e n t . A l l s u c h w o r k m u s t b e a u t h o r i z e d i n w r i t i n g b y t h e C I T Y ' s D i r e c t o r o f F i n a n c e a n d I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y p r i o r t o c o m m e n c e m e n t . 2 . 5 T e r m o f A g r e e m e n t T h i s A g r e e m e n t s h a l l c o m m e n c e N o v e m b e r 1 5 , 2 0 1 1 a n d s h a l l t e r m i n a t e o n D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 u n l e s s s o o n e r t e r m i n a t e d p u r s u a n t t o A r t i c l e 4 o f t h i s A g r e e m e n t . A d d i t i o n a l l y , t h e r e s h a l l b e a n o p t i o n t o r e n e w t h e A g r e e m e n t f o r a n a d d i t i o n a l y e a r w i t h t h e m u t u a l w r i t t e n c o n s e n t o f b o t h p a r t i e s . P a g e 2 o f 1 0 R 6 8 7 6 - 0 0 0 1 \ 1 4 0 7 9 4 5 v 1 . d o c 5 - 1 2 A R T I C L E 3 I N D E M N I F I C A T I O N A N D I N S U R A N C E 3 . 1 I n d e m n i f i c a t i o n C O N S U L T A N T s h a l l d e f e n d , i n d e m n i f y , a n d h o l d t h e C I T Y , i t s o f f i c i a l s , o f f i c e r s , e m p l o y e e s , a g e n t s a n d i n d e p e n d e n t c o n t r a c t o r s s e r v i n g i n t h e r o l e o f C I T Y o f f i c i a l s , a n d v o l u n t e e r s ( c o l l e c t i v e l y " I n d e m n i t e e s " ) f r e e a n d h a r m l e s s f r o m a n y a n d a l l c l a i m s , d e m a n d s , c a u s e s o f a c t i o n , c o s t s , e x p e n s e s , l i a b i l i t i e s , l o s s e s , d a m a g e s o r i n j u r i e s , i n l a w o r e q u i t y , t o p r o p e r t y o r p e r s o n s , i n c l u d i n g w r o n g f u l d e a t h ( c o l l e c t i v e l y " C l a i m s " ) , i n a n y m a n n e r a r i s i n g o u t o f o r i n c i d e n t t o a n y a c t s o r o m i s s i o n s o f C O N S U L T A N T , i t s o f f i c i a l s , o f f i c e r s , e m p l o y e e s o r a g e n t s i n c o n n e c t i o n w i t h t h e p e r f o r m a n c e o f t h i s A g r e e m e n t , i n c l u d i n g , w i t h o u t l i m i t a t i o n , t h e p a y m e n t o f a l l c o n s e q u e n t i a l d a m a g e s , a t t o r n e y s ' f e e s , a n d o t h e r r e l a t e d c o s t s a n d e x p e n s e s , e x c e p t f o r s u c h C l a i m s a r i s i n g o u t o f t h e s o l e n e g l i g e n c e o r w i l l f u l m i s c o n d u c t o f t h e I n d e m n i t e e s . W i t h r e s p e c t t o a n y a n d a l l s u c h C l a i m s , C O N S U L T A N T s h a l l d e f e n d I n d e m n i t e e s a t C O N S U L T A N T ' s o w n c o s t , e x p e n s e , a n d r i s k a n d s h a l l p a y a n d s a t i s f y a n y j u d g m e n t , a w a r d , o r d e c r e e t h a t m a y b e r e n d e r e d a g a i n s t I n d e m n i t e e s . C O N S U L T A N T s h a l l r e i m b u r s e I n d e m n i t e e s f o r a n y a n d a l l l e g a l e x p e n s e s a n d c o s t s i n c u r r e d b y e a c h o f t h e m i n c o n n e c t i o n t h e r e w i t h o r i n e n f o r c i n g t h e i n d e m n i t y h e r e i n p r o v i d e d . C O N S U L T A N T ' s o b l i g a t i o n t o i n d e m n i f y s h a l l n o t b e r e s t r i c t e d t o i n s u r a n c e p r o c e e d s , i f a n y , r e c e i v e d b y C O N S U L T A N T o r I n d e m n i t e e s . A l l d u t i e s o f C O N S U L T A N T u n d e r t h i s S e c t i o n s h a l l s u r v i v e t e r m i n a t i o n o f t h i s A g r e e m e n t . 3 . 2 G e n e r a l L i a b i l i t y C O N S U L T A N T s h a l l a t a l l t i m e s d u r i n g t h e t e r m o f t h e A g r e e m e n t c a r r y , m a i n t a i n , a n d k e e p i n f u l l f o r c e a n d e f f e c t , a p o l i c y o r p o l i c i e s o f C o m m e r c i a l G e n e r a l L i a b i l i t y I n s u r a n c e , w i t h m i n i m u m l i m i t s o f o n e m i l l i o n d o l l a r s ( $ 1 , 0 0 0 , 0 0 0 ) f o r e a c h o c c u r r e n c e a n d t w o m i l l i o n d o l l a r s ( $ 2 , 0 0 0 , 0 0 0 ) g e n e r a l a g g r e g a t e f o r b o d i l y i n j u r y , d e a t h , l o s s o r p r o p e r t y d a m a g e f o r p r o d u c t s o r c o m p l e t e d o p e r a t i o n s a n d a n y a n d a l l o t h e r a c t i v i t i e s u n d e r t a k e n b y C O N S U L T A N T i n t h e p e r f o r m a n c e o f t h i s A g r e e m e n t . S a i d p o l i c y o r p o l i c i e s s h a l l b e i s s u e d b y a n i n s u r e r a d m i t t e d t o d o b u s i n e s s i n t h e S t a t e o f C a l i f o r n i a a n d r a t e d i n A . M . B e s t ' s I n s u r a n c e G u i d e w i t h a r a t i n g o f A : V I I o r b e t t e r . 3 . 3 A u t o m o b i l e L i a b i l i t y C O N S U L T A N T s h a l l a t a l l t i m e s d u r i n g t h e t e r m o f t h i s A g r e e m e n t o b t a i n , m a i n t a i n , a n d k e e p i n f u l l f o r c e a n d e f f e c t , a p o l i c y o r p o l i c i e s o f A u t o m o b i l e L i a b i l i t y I n s u r a n c e , w i t h m i n i m u m o f o n e m i l l i o n d o l l a r s ( $ 1 , 0 0 0 , 0 0 0 ) p e r c l a i m a n d o c c u r r e n c e a n d t w o m i l l i o n d o l l a r s ( $ 2 , 0 0 0 , 0 0 0 ) i n t h e a g g r e g a t e f o r b o d i l y i n j u r i e s o r d e a t h o f o n e p e r s o n a n d f i v e h u n d r e d t h o u s a n d d o l l a r s ( $ 5 0 0 , 0 0 0 ) f o r p r o p e r t y d a m a g e a r i s i n g f r o m o n e i n c i d e n t . 3 . 4 W o r k e r ' s C o m p e n s a t i o n C O N S U L T A N T a g r e e s t o m a i n t a i n i n f o r c e a t a l l t i m e s d u r i n g t h e p e r f o r m a n c e P a g e 3 o f 1 0 R 6 8 7 6 - 0 0 0 1 \ 1 4 0 7 9 4 5 v 1 . d o c 5 - 1 3 o f w o r k u n d e r t h i s A g r e e m e n t w o r k e r ' s c o m p e n s a t i o n i n s u r a n c e a s r e q u i r e d b y t h e l a w . C O N S U L T A N T s h a l l r e q u i r e a n y s u b c o n t r a c t o r s i m i l a r l y t o p r o v i d e s u c h c o m p e n s a t i o n i n s u r a n c e f o r t h e i r r e s p e c t i v e e m p l o y e e s . 3 . 5 N o t i c e o f C a n c e l l a t i o n ( a ) A l l i n s u r a n c e p o l i c i e s s h a l l p r o v i d e t h a t t h e i n s u r a n c e c o v e r a g e s h a l l n o t b e c a n c e l l e d b y t h e i n s u r a n c e c a r r i e r w i t h o u t t h i r t y ( 3 0 ) d a y s p r i o r w r i t t e n n o t i c e t o C I T Y , o r t e n ( 1 0 ) d a y s n o t i c e i f c a n c e l l a t i o n i s d u e t o n o n p a y m e n t o f p r e m i u m . C O N S U L T A N T a g r e e s t h a t i t w i l l n o t c a n c e l o r r e d u c e s a i d i n s u r a n c e c o v e r a g e . ( b ) C O N S U L T A N T a g r e e s t h a t i f i t d o e s n o t k e e p t h e a f o r e s a i d i n s u r a n c e i n f u l l f o r c e a n d e f f e c t , C I T Y m a y e i t h e r i m m e d i a t e l y t e r m i n a t e t h i s A g r e e m e n t o r , i f i n s u r a n c e i s a v a i l a b l e a t a r e a s o n a b l e c o s t , C I T Y m a y t a k e o u t t h e n e c e s s a r y i n s u r a n c e a n d p a y , a t C O N S U L T A N T ' s e x p e n s e , t h e p r e m i u m t h e r e o n . 3 . 6 C e r t i f i c a t e o f I n s u r a n c e A t a l l t i m e s d u r i n g t h e t e r m o f t h i s A g r e e m e n t , C O N S U L T A N T s h a l l m a i n t a i n o n f i l e w i t h t h e C I T Y C l e r k a c e r t i f i c a t e o f i n s u r a n c e s h o w i n g t h a t t h e a f o r e s a i d p o l i c i e s a r e i n e f f e c t i n t h e r e q u i r e d a m o u n t s . T h e c o m m e r c i a l g e n e r a l l i a b i l i t y p o l i c y s h a l l c o n t a i n e n d o r s e m e n t s n a m i n g t h e C I T Y , i t s o f f i c e r s , a g e n t s a n d e m p l o y e e s a s a d d i t i o n a l i n s u r e d s . 3 . 7 P r i m a r v C o v e r a g e T h e i n s u r a n c e p r o v i d e d b y C O N S U L T A N T s h a l l b e p r i m a r y t o a n y c o v e r a g e a v a i l a b l e t o C I T Y . T h e i n s u r a n c e p o l i c i e s ( o t h e r t h a n w o r k e r s c o m p e n s a t i o n ) s h a l l i n c l u d e p r o v i s i o n s f o r w a i v e r o f s u b r o g a t i o n . A R T I C L E 4 T E R M I N A T I O N 4 . 1 T e r m i n a t i o n o f A g r e e m e n t ( a ) T h i s A g r e e m e n t m a y b e t e r m i n a t e d a t a n y t i m e , w i t h o r w i t h o u t c a u s e , b y t h e C I T Y u p o n n i n e t y ( 9 0 ) d a y s p r i o r w r i t t e n n o t i c e o r b y C O N S U L T A N T u p o n o n e - h u n d r e d e i g h t ( 1 8 0 ) d a y s p r i o r w r i t t e n n o t i c e . N o t i c e s h a l l b e d e e m e d s e r v e d i f c o m p l e t e d i n c o m p l i a n c e w i t h S e c t i o n 6 . 1 4 . ( b ) I n t h e e v e n t o f t e r m i n a t i o n o r c a n c e l l a t i o n o f t h i s A g r e e m e n t b y C O N S U L T A N T o r C I T Y , d u e t o n o f a u l t o r f a i l u r e o f p e r f o r m a n c e b y C O N S U L T A N T , C O N S U L T A N T s h a l l b e p a i d c o m p e n s a t i o n f o r a l l s e r v i c e s p e r f o r m e d b y C O N S U L T A N T , i n a n a m o u n t t o b e d e t e r m i n e d a s f o l l o w s : f o r w o r k s a t i s f a c t o r i l y d o n e i n a c c o r d a n c e w i t h a l l o f t h e t e r m s a n d p r o v i s i o n s o f t h i s A g r e e m e n t , C O N S U L T A N T s h a l l b e p a i d a n a m o u n t e q u a l t o t h e p e r c e n t a g e o f s e r v i c e s p e r f o r m e d p r i o r t o t h e e f f e c t i v e d a t e o f t e r m i n a t i o n o r c a n c e l l a t i o n i n a c c o r d a n c e w i t h t h e w o r k i t e m s ; p r o v i d e d , i n n o e v e n t s h a l l t h e a m o u n t o f P a g e 4 o f 1 0 R 6 8 7 6 - 0 0 0 1 \ 1 4 0 7 9 4 5 v 1 . d o c 5 - 1 4 m o n e y p a i d u n d e r t h e f o r e g o i n g p r o v i s i o n s o f t h i s p a r a g r a p h e x c e e d t h e a m o u n t w h i c h w o u l d h a v e b e e n p a i d t o C O N S U L T A N T f o r t h e f u l l p e r f o r m a n c e o f t h e s e r v i c e s d e s c r i b e d i n t h i s A g r e e m e n t . A R T I C L E 5 O W N E R S H I P O F D O C U M E N T S 5 . 1 O w n e r s h i p o f D o c u m e n t s a n d W o r k P r o d u c t E x c e p t a s s e t f o r t h i n E x h i b i t A , P a r t 2 , a l l d o c u m e n t s , p l a n s , s p e c i f i c a t i o n s , r e p o r t s , i n f o r m a t i o n , d a t a , e x h i b i t s , p h o t o g r a p h s , i m a g e s , v i d e o f i l e s a n d m e d i a c r e a t e d o r d e v e l o p e d b y C O N S U L T A N T p u r s u a n t t o t h i s A g r e e m e n t ( " W r i t t e n P r o d u c t s " ) s h a l l b e a n d r e m a i n t h e p r o p e r t y o f t h e C I T Y w i t h o u t r e s t r i c t i o n o r l i m i t a t i o n u p o n i t s u s e , d u p l i c a t i o n o r d i s s e m i n a t i o n b y t h e C I T Y . A l l W r i t t e n P r o d u c t s s h a l l b e c o n s i d e r e d " w o r k s m a d e f o r h i r e , " a n d a l l W r i t t e n P r o d u c t s a n d a n y a n d a l l i n t e l l e c t u a l p r o p e r t y r i g h t s a r i s i n g f r o m t h e i r c r e a t i o n , i n c l u d i n g , b u t n o t l i m i t e d t o , a l l c o p y r i g h t s a n d o t h e r p r o p r i e t a r y r i g h t s , s h a l l b e a n d r e m a i n t h e p r o p e r t y o f t h e C I T Y w i t h o u t r e s t r i c t i o n o r l i m i t a t i o n u p o n t h e i r u s e , d u p l i c a t i o n o r d i s s e m i n a t i o n b y t h e C I T Y . C O N S U L T A N T s h a l l n o t o b t a i n o r a t t e m p t t o o b t a i n c o p y r i g h t p r o t e c t i o n a s t o a n y W r i t t e n P r o d u c t s . E x c e p t a s s e t f o r t h i n E x h i b i t A , P a r t 2 , C O N S U L T A N T h e r e b y a s s i g n s t o t h e C I T Y a l l o w n e r s h i p a n d a n y a n d a l l i n t e l l e c t u a l p r o p e r t y r i g h t s t o t h e W r i t t e n P r o d u c t s t h a t a r e n o t o t h e r w i s e v e s t e d i n t h e C I T Y p u r s u a n t t o t h e p a r a g r a p h d i r e c t l y a b o v e t h i s o n e . C O N S U L T A N T w a r r a n t s a n d r e p r e s e n t s t h a t i t h a s s e c u r e d a l l n e c e s s a r y l i c e n s e s , c o n s e n t s o r a p p r o v a l s t o u s e a n y i n s t r u m e n t a l i t y , t h i n g o r c o m p o n e n t a s t o w h i c h a n y i n t e l l e c t u a l p r o p e r t y r i g h t e x i s t s , i n c l u d i n g c o m p u t e r s o f t w a r e , u s e d i n t h e r e n d e r i n g o f t h e s e r v i c e s a n d t h e p r o d u c t i o n o f a l l W r i t t e n P r o d u c t s p r o d u c e d u n d e r t h i s A g r e e m e n t , a n d t h a t t h e C I T Y h a s f u l l l e g a l t i t l e t o a n d t h e r i g h t t o r e p r o d u c e t h e W r i t t e n P r o d u c t s . C O N S U L T A N T s h a l l d e f e n d , i n d e m n i f y a n d h o l d t h e C I T Y , a n d i t s e l e c t e d o f f i c i a l s , o f f i c e r s , e m p l o y e e s , s e r v a n t s , a t t o r n e y s , d e s i g n a t e d v o l u n t e e r s , a n d a g e n t s s e r v i n g a s i n d e p e n d e n t c o n t r a c t o r s i n t h e r o l e o f C I T Y o f f i c i a l s , h a r m l e s s f r o m a n y l o s s , c l a i m o r l i a b i l i t y i n a n y w a y r e l a t e d t o a c l a i m t h a t C I T Y ' s u s e o f a n y o f t h e W r i t t e n P r o d u c t s i s v i o l a t i n g f e d e r a l , s t a t e o r l o c a l l a w s , o r a n y c o n t r a c t u a l p r o v i s i o n s , o r a n y l a w s r e l a t i n g t o t r a d e n a m e s , l i c e n s e s , f r a n c h i s e s , c o p y r i g h t s , p a t e n t s o r o t h e r m e a n s o f p r o t e c t i n g i n t e l l e c t u a l p r o p e r t y r i g h t s a n d / o r i n t e r e s t s i n p r o d u c t s o r i n v e n t i o n s . C O N S U L T A N T s h a l l b e a r a l l c o s t s a r i s i n g f r o m t h e u s e o f p a t e n t e d , c o p y r i g h t e d , t r a d e s e c r e t o r t r a d e m a r k e d d o c u m e n t s , m a t e r i a l s , e q u i p m e n t , d e v i c e s o r p r o c e s s e s i n c o n n e c t i o n w i t h i t s p r o v i s i o n o f t h e s e r v i c e s a n d W r i t t e n P r o d u c t s p r o d u c e d u n d e r t h i s A g r e e m e n t . I n t h e e v e n t t h e u s e o f a n y o f t h e W r i t t e n P r o d u c t s o r o t h e r d e l i v e r a b l e s h e r e u n d e r b y t h e C I T Y i s h e l d t o c o n s t i t u t e a n i n f r i n g e m e n t a n d t h e u s e o f a n y o f t h e s a m e i s e n j o i n e d , C O N S U L T A N T , a t i t s e x p e n s e , s h a l l : ( a ) s e c u r e f o r C I T Y t h e r i g h t t o c o n t i n u e u s i n g t h e W r i t t e n P r o d u c t s a n d o t h e r d e l i v e r a b l e s b y s u s p e n s i o n o f a n y i n j u n c t i o n , o r b y p r o c u r i n g a l i c e n s e o r l i c e n s e s f o r C I T Y ; o r ( b ) m o d i f y t h e W r i t t e n P r o d u c t s a n d o t h e r d e l i v e r a b l e s s o t h a t t h e y b e c o m e n o n - i n f r i n g i n g w h i l e r e m a i n i n g i n c o m p l i a n c e w i t h t h e r e q u i r e m e n t s o f t h i s A g r e e m e n t . T h i s c o v e n a n t s h a l l s u r v i v e t h e t e r m i n a t i o n o f t h i s A g r e e m e n t . P a g e 5 o f 1 0 R 6 8 7 6 - 0 0 0 1 \ 1 4 0 7 9 4 5 v 1 . d o c 5 - 1 5 U p o n t e r m i n a t i o n o f t h i s A g r e e m e n t , C O N S U L T A N T s h a l l d e l i v e r t o t h e C I T Y a l l W r i t t e n P r o d u c t s a n d o t h e r d e l i v e r a b l e s r e l a t e d t o t h i s A g r e e m e n t w i t h o u t a d d i t i o n a l c o s t o r e x p e n s e t o t h e C I T Y . I f C O N S U L T A N T p r e p a r e s a d o c u m e n t o n a c o m p u t e r , C O N S U L T A N T s h a l l p r o v i d e C I T Y w i t h s a i d d o c u m e n t b o t h i n a p r i n t e d f o r m a t a n d i n a n e l e c t r o n i c f o r m a t t h a t i s a c c e p t a b l e t o t h e C I T Y . A R T I C L E 6 G E N E R A L P R O V I S I O N S 6 . 1 R e p r e s e n t a t i o n T h e C I T Y r e p r e s e n t a t i v e s h a l l b e t h e D i r e c t o r o f F i n a n c e a n d I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y o r h i s o r h e r d e s i g n e e , a n d t h e C O N S U L T A N T r e p r e s e n t a t i v e s h a l l b e T e d V e g v a r t , o r h i s d e s i g n e e . T h e s e i n d i v i d u a l s s h a l l b e t h e p r i m a r y c o n t a c t p e r s o n s f o r t h e p a r t i e s r e g a r d i n g p e r f o r m a n c e o f t h i s A g r e e m e n t . 6 . 2 F a i r E m p l o y m e n t P r a c t i c e s / E q u a l O p p o r t u n i t y A c t s I n t h e p e r f o r m a n c e o f t h i s A g r e e m e n t , C O N S U L T A N T s h a l l c o m p l y w i t h a l l a p p l i c a b l e p r o v i s i o n s o f t h e C a l i f o r n i a F a i r E m p l o y m e n t P r a c t i c e s A c t ( C a l i f o r n i a G o v e r n m e n t C o d e S e c t i o n s 1 2 9 4 0 - 4 8 ) , t h e a p p l i c a b l e e q u a l e m p l o y m e n t p r o v i s i o n s o f t h e C i v i l R i g h t s A c t o f 1 9 6 4 ( 4 2 U . S . C . 2 0 0 e - 2 1 7 ) , a n d t h e A m e r i c a n s w i t h D i s a b i l i t i e s A c t o f 1 9 9 2 ( 4 2 U . S . C . § 1 1 2 0 0 , e t s e q . ) . 6 . 3 P e r s o n n e l C O N S U L T A N T r e p r e s e n t s t h a t i t h a s , o r s h a l l s e c u r e a t i t s o w n e x p e n s e , a l l p e r s o n n e l , w h o s h a l l b e t e c h n i c a l l y s k i l l e d a n d p r o f i c i e n t , r e q u i r e d t o p e r f o r m C O N S U L T A N T ' s s e r v i c e s u n d e r t h i s A g r e e m e n t . C O N S U L T A N T s h a l l m a k e r e a s o n a b l e e f f o r t s t o m a i n t a i n t h e c o n t i n u i t y o f C O N S U L T A N T ' s s t a f f w h o a r e a s s i g n e d t o p e r f o r m t h e s e r v i c e s h e r e u n d e r . C O N S U L T A N T m a y a s s o c i a t e w i t h o r e m p l o y a s s o c i a t e s o r s u b c o n s u l t a n t s i n t h e p e r f o r m a n c e o f i t s s e r v i c e s u n d e r t h i s A g r e e m e n t , b u t a t a l l t i m e s s h a l l C O N S U L T A N T b e r e s p o n s i b l e f o r i t s a s s o c i a t e s o r s u b c o n s u l t a n t s ' s e r v i c e s . C O N S U L T A N T r e p r e s e n t s t h a t C O N S U L T A N T h a s c o n d u c t e d s e c u r i t y b a c k g r o u n d i n v e s t i g a t i o n s o f a l l a s s o c i a t e s o r e m p l o y e e s o r s u b c o n s u l t a n t s w h o a r e r e t a i n e d b y C O N S U L T A N T t o p e r f o r m i t s s e r v i c e s u n d e r t h i s A g r e e m e n t . 6 . 4 C O N S U L T A N T ' s R e p r e s e n t a t i o n s C O N S U L T A N T r e p r e s e n t s , c o v e n a n t s a n d a g r e e s t h a t : a ) C O N S U L T A N T i s l i c e n s e d , q u a l i f i e d , a n d c a p a b l e o f f u r n i s h i n g t h e l a b o r , m a t e r i a l s , a n d e x p e r t i s e n e c e s s a r y t o p e r f o r m t h e s e r v i c e s i n a c c o r d a n c e w i t h t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s s e t f o r t h i n t h i s A g r e e m e n t ; b ) t h e r e a r e n o o b l i g a t i o n s , c o m m i t m e n t s , o r i m p e d i m e n t s o f a n y k i n d t h a t w i l l l i m i t o r p r e v e n t C O N S U L T A N T ' s f u l l p e r f o r m a n c e u n d e r t h i s A g r e e m e n t ; c ) t o t h e e x t e n t r e q u i r e d b y t h e s t a n d a r d o f p r a c t i c e , C O N S U L T A N T h a s i n v e s t i g a t e d a n d c o n s i d e r e d t h e s c o p e o f s e r v i c e s p e r f o r m e d , h a s c a r e f u l l y c o n s i d e r e d h o w t h e s e r v i c e s s h o u l d b e P a g e 6 o f 1 0 R 6 8 7 6 - 0 0 0 1 \ 1 4 0 7 9 4 5 v 1 . d o c 5 - 1 6 p e r f o r m e d , a n d u n d e r s t a n d s t h e f a c i l i t i e s , d i f f i c u l t i e s a n d r e s t r i c t i o n s a t t e n d i n g p e r f o r m a n c e o f t h e s e r v i c e s u n d e r t h i s A g r e e m e n t . ; 6 . 5 C o n f l i c t s o f I n t e r e s t C O N S U L T A N T a g r e e s n o t t o a c c e p t a n y e m p l o y m e n t o r r e p r e s e n t a t i o n d u r i n g t h e t e r m o f t h i s A g r e e m e n t o r w i t h i n t w e l v e ( 1 2 ) m o n t h s a f t e r c o m p l e t i o n o f t h e w o r k u n d e r t h i s A g r e e m e n t w h i c h i s o r m a y l i k e l y m a k e C O N S U L T A N T " f i n a n c i a l l y i n t e r e s t e d " ( a s p r o v i d e d i n C a l i f o r n i a G o v e r n m e n t C o d e S e c t i o n s 1 0 9 0 a n d 8 7 1 0 0 ) i n a n y d e c i s i o n s m a d e b y C I T Y o n a n y m a t t e r i n c o n n e c t i o n w i t h w h i c h C O N S U L T A N T h a s b e e n r e t a i n e d p u r s u a n t t o t h i s A g r e e m e n t . 6 . 6 L e g a l A c t i o n ( a ) S h o u l d e i t h e r p a r t y t o t h i s A g r e e m e n t b r i n g l e g a l a c t i o n a g a i n s t t h e o t h e r , t h e v a l i d i t y , i n t e r p r e t a t i o n , a n d p e r f o r m a n c e o f t h i s A g r e e m e n t s h a l l b e c o n t r o l l e d b y a n d c o n s t r u e d u n d e r t h e l a w s o f t h e S t a t e o f C a l i f o r n i a , e x c l u d i n g C a l i f o r n i a ' s c h o i c e o f l a w r u l e s . V e n u e f o r a n y s u c h a c t i o n r e l a t i n g t o t h i s A g r e e m e n t s h a l l b e i n t h e L o s A n g e l e s C o u n t y S u p e r i o r C o u r t . ( b ) I f a n y l e g a l a c t i o n o r o t h e r p r o c e e d i n g , i n c l u d i n g a c t i o n f o r d e c l a r a t o r y r e l i e f , i s b r o u g h t f o r t h e e n f o r c e m e n t o f t h i s A g r e e m e n t o r b e c a u s e o f a n a l l e g e d d i s p u t e , b r e a c h , d e f a u l t o r m i s r e p r e s e n t a t i o n i n c o n n e c t i o n w i t h t h i s A g r e e m e n t , t h e p r e v a i l i n g p a r t y s h a l l b e e n t i t l e d t o r e c o v e r r e a s o n a b l e a t t o r n e y s ' f e e s , e x p e r t s ' f e e s , a n d o t h e r c o s t s , i n a d d i t i o n t o a n y o t h e r r e l i e f t o w h i c h t h e p a r t y m a y b e e n t i t l e d . ( c ) S h o u l d a n y l e g a l a c t i o n a b o u t a p r o j e c t b e t w e e n C I T Y a n d a p a r t y o t h e r t h a n C O N S U L T A N T r e q u i r e t h e t e s t i m o n y o f C O N S U L T A N T w h e n t h e r e i s n o a l l e g a t i o n t h a t C O N S U L T A N T w a s n e g l i g e n t , C I T Y s h a l l c o m p e n s a t e C O N S U L T A N T f o r i t s t e s t i m o n y a n d p r e p a r a t i o n t o t e s t i f y a t t h e h o u r l y r a t e s i n e f f e c t a t t h e t i m e o f s u c h t e s t i m o n y . 6 . 7 A s s i g n m e n t N e i t h e r t h i s A g r e e m e n t n o r a n y p a r t t h e r e o f s h a l l b e a s s i g n e d b y C O N S U L T A N T w i t h o u t t h e p r i o r w r i t t e n c o n s e n t o f t h e C I T Y . A n y s u c h p u r p o r t e d a s s i g n m e n t w i t h o u t w r i t t e n c o n s e n t s h a l l b e n u l l a n d v o i d , a n d C O N S U L T A N T s h a l l h o l d h a r m l e s s , d e f e n d a n d i n d e m n i f y t h e C I T Y a n d i t s o f f i c e r s , o f f i c i a l s , e m p l o y e e s , a g e n t s a n d r e p r e s e n t a t i v e s w i t h r e s p e c t t o a n y c l a i m , d e m a n d o r a c t i o n a r i s i n g f r o m a n y u n a u t h o r i z e d a s s i g n m e n t . N o t w i t h s t a n d i n g t h e a b o v e , C O N S U L T A N T m a y u s e t h e s e r v i c e s o f p e r s o n s a n d e n t i t i e s n o t i n C O N S U L T A N T ' s d i r e c t e m p l o y , w h e n i t i s a p p r o p r i a t e a n d c u s t o m a r y t o d o s o . S u c h p e r s o n s a n d e n t i t i e s i n c l u d e , b u t a r e n o t n e c e s s a r i l y l i m i t e d t o , s p e c i a l i z e d c o n s u l t a n t s , a n d t e s t i n g l a b o r a t o r i e s . C O N S U L T A N T ' s u s e o f s u b c o n s u l t a n t s f o r a d d i t i o n a l s e r v i c e s s h a l l n o t b e u n r e a s o n a b l y r e s t r i c t e d b y t h e C I T Y p r o v i d e d C O N S U L T A N T n o t i f i e s P a g e 7 o f 1 0 R 6 8 7 6 - 0 0 0 1 \ 1 4 0 7 9 4 5 v 1 . d o c 5 - 1 7 t h e C I T Y i n a d v a n c e . 6 . 8 I n d e p e n d e n t C o n t r a c t o r C O N S U L T A N T i s a n d s h a l l a t a l l t i m e s r e m a i n , a s t o t h e C I T Y , a w h o l l y i n d e p e n d e n t c o n t r a c t o r . N e i t h e r t h e C I T Y n o r a n y o f i t s a g e n t s s h a l l h a v e c o n t r o l o v e r t h e c o n d u c t o f C O N S U L T A N T o r a n y o f t h e C O N S U L T A N T ' s e m p l o y e e s , e x c e p t a s h e r e i n s e t f o r t h , a n d C O N S U L T A N T i s f r e e t o d i s p o s e o f a l l p o r t i o n s o f i t s t i m e a n d a c t i v i t i e s w h i c h i t i s n o t o b l i g a t e d t o d e v o t e t o t h e C I T Y i n s u c h a m a n n e r a n d t o s u c h p e r s o n s , f i r m s , o r c o r p o r a t i o n s a s t h e C O N S U L T A N T w i s h e s e x c e p t a s e x p r e s s l y p r o v i d e d i n t h i s A g r e e m e n t . C O N S U L T A N T s h a l l h a v e n o p o w e r t o i n c u r a n y d e b t , o b l i g a t i o n , o r l i a b i l i t y o n b e h a l f o f t h e C I T Y o r o t h e r w i s e a c t o n b e h a l f o f t h e C I T Y a s a n a g e n t . C O N S U L T A N T s h a l l n o t , a t a n y t i m e o r i n a n y m a n n e r , r e p r e s e n t t h a t i t o r a n y o f i t s a g e n t s , s e r v a n t s o r e m p l o y e e s , a r e i n a n y m a i l n e r a g e n t s , s e r v a n t s o r e m p l o y e e s o f C I T Y . C O N S U L T A N T a g r e e s t o p a y a l l r e q u i r e d t a x e s o n a m o u n t s p a i d t o C O N S U L T A N T u n d e r t h i s A g r e e m e n t , a n d t o i n d e m n i f y a n d h o l d t h e C I T Y h a r m l e s s f r o m a n y a n d a l l t a x e s , a s s e s s m e n t s , p e n a l t i e s , a n d i n t e r e s t a s s e r t e d a g a i n s t t h e C I T Y b y r e a s o n o f t h e i n d e p e n d e n t c o n t r a c t o r r e l a t i o n s h i p c r e a t e d b y t h i s A g r e e m e n t . C O N S U L T A N T s h a l l f u l l y c o m p l y w i t h t h e w o r k e r s ' c o m p e n s a t i o n l a w r e g a r d i n g C O N S U L T A N T a n d i t s e m p l o y e e s . C O N S U L T A N T f u r t h e r a g r e e s t o i n d e m n i f y a n d h o l d t h e C I T Y h a r m l e s s f r o m a n y f a i l u r e o f C O N S U L T A N T t o c o m p l y w i t h a p p l i c a b l e w o r k e r s ' c o m p e n s a t i o n l a w s . T h e C I T Y s h a l l h a v e t h e r i g h t t o o f f s e t a g a i n s t t h e a m o u n t o f a n y f e e s d u e t o C O N S U L T A N T u n d e r t h i s A g r e e m e n t a n y a m o u n t d u e t o t h e C I T Y f r o m C O N S U L T A N T a s a r e s u l t o f i t s f a i l u r e t o p r o m p t l y p a y t o t h e C I T Y a n y r e i m b u r s e m e n t o r i n d e m n i f i c a t i o n a r i s i n g u n d e r t h i s A r t i c l e . 6 . 9 T i t l e s T h e t i t l e s u s e d i n t h i s A g r e e m e n t a r e f o r g e n e r a l r e f e r e n c e o n l y a n d a r e n o t p a r t o f t h e A g r e e m e n t . 6 . 1 0 E n t i r e A g r e e m e n t T h i s A g r e e m e n t , i n c l u d i n g a n y o t h e r d o c u m e n t s i n c o r p o r a t e d h e r e i n b y s p e c i f i c r e f e r e n c e , r e p r e s e n t s t h e e n t i r e a n d i n t e g r a t e d a g r e e m e n t b e t w e e n C I T Y a n d C O N S U L T A N T r e g a r d i n g t h e s e r v i c e s p r o v i d e d b y C O N S U L T A N T t o C I T Y a n d s u p e r s e d e s a l l p r i o r n e g o t i a t i o n s , r e p r e s e n t a t i o n s o r a g r e e m e n t s , e i t h e r w r i t t e n o r o r a l . T h i s A g r e e m e n t m a y b e m o d i f i e d o r a m e n d e d , o r p r o v i s i o n s o r b r e a c h m a y b e w a i v e d , o n l y b y s u b s e q u e n t w r i t t e n a g r e e m e n t s i g n e d b y b o t h p a r t i e s . 6 . 1 1 C o n s t r u c t i o n I n t h e e v e n t o f a n y a s s e r t e d a m b i g u i t y i n , o r d i s p u t e r e g a r d i n g t h e i n t e r p r e t a t i o n o f a n y m a t t e r h e r e i n , t h e i n t e r p r e t a t i o n o f t h i s A g r e e m e n t s h a l l n o t b e r e s o l v e d b y a n y r u l e s o f i n t e r p r e t a t i o n p r o v i d i n g f o r i n t e r p r e t a t i o n a g a i n s t t h e p a r t y w h o c a u s e s t h e u n c e r t a i n t y t o e x i s t o r a g a i n s t t h e p a r t y w h o d r a f t e d t h e A g r e e m e n t o r w h o d r a f t e d t h a t p o r t i o n o f t h e A g r e e m e n t . P a g e 8 o f 1 0 R 6 8 7 6 - 0 0 0 1 \ 1 4 0 7 9 4 5 v 1 . d o c 5 - 1 8 6 . 1 2 N o n - W a i v e r o f T e r m s , R i g h t s a n d R e m e d i e s W a i v e r b y e i t h e r p a r t y o f a n y o n e o r m o r e o f t h e c o n d i t i o n s o f p e r f o r m a n c e u n d e r t h i s A g r e e m e n t s h a l l n o t b e a w a i v e r o f a n y o t h e r c o n d i t i o n o f p e r f o r m a n c e u n d e r t h i s A g r e e m e n t . I n n o e v e n t s h a l l t h e m a k i n g b y t h e C I T Y o f a n y p a y m e n t t o C O N S U L T A N T c o n s t i t u t e o r b e c o n s t r u e d a s a w a i v e r b y t h e C I T Y o f a n y b r e a c h o f c o v e n a n t , o r a n y d e f a u l t w h i c h m a y t h e n e x i s t o n t h e p a r t o f C O N S U L T A N T , a n d t h e m a k i n g o f a n y s u c h p a y m e n t b y t h e C I T Y s h a l l i n n o w a y i m p a i r o r p r e j u d i c e a n y r i g h t o r r e m e d y a v a i l a b l e t o t h e C I T Y w i t h r e g a r d t o s u c h b r e a c h o r d e f a u l t . 6 . 1 3 S e v e r a b i l i t y I f a n y t e r m o r p o r t i o n o f t h i s A g r e e m e n t i s h e l d t o b e i n v a l i d , i l l e g a l , o r o t h e r w i s e u n e n f o r c e a b l e b y a c o u r t o f c o m p e t e n t j u r i s d i c t i o n , t h e r e m a i n i n g p r o v i s i o n s o f t h i s A g r e e m e n t s h a l l c o n t i n u e i n f u l l f o r c e a n d e f f e c t . 6 . 1 4 N o t i c e E x c e p t a s o t h e r w i s e r e q u i r e d b y l a w , a n y n o t i c e o r o t h e r c o m m u n i c a t i o n a u t h o r i z e d o r r e q u i r e d b y t h i s A g r e e m e n t s h a l l b e i n w r i t i n g a n d s h a l l b e d e e m e d r e c e i v e d o n ( a ) t h e d a y o f d e l i v e r y i f d e l i v e r e d b y h a n d o r o v e r n i g h t c o u r i e r s e r v i c e d u r i n g C O N S U L T A N T ' s o r C I T Y ' s r e g u l a r b u s i n e s s h o u r s o r ( b ) o n t h e t h i r d b u s i n e s s d a y f o l l o w i n g d e p o s i t i n t h e U n i t e d S t a t e s m a i l , p o s t a g e p r e p a i d , t o t h e a d d r e s s e s l i s t e d b e l o w , o r a t s u c h o t h e r a d d r e s s a s o n e p a r t y m a y n o t i f y t h e o t h e r : T o C I T Y : R e s p o n s i b l e P e r s o n : D e n n i s M c L e a n , D i r e c t o r o f F i n a n c e a n d I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y C I T Y o f R a n c h o P a l o s V e r d e s 3 0 9 4 0 H a w t h o r n e B l v d . R a n c h o P a l o s V e r d e s , C A 9 0 2 7 5 T o C O N S U L T A N T : R e s p o n s i b l e P e r s o n T e d V e g v a r i , D i r e c t o r P a l o s V e r d e s o n t h e N E T 3 0 9 4 0 H a w t h o r n e B o u l e v a r d S u i t e 1 0 1 R a n c h o P a l o s V e r d e s , C A 9 0 2 7 5 I N W I T N E S S W H E R E O F , t h e p a r t i e s h e r e t o h a v e e x e c u t e d t h i s A g r e e m e n t a s o f t h e d a t e a n d y e a r f i r s t a b o v e w r i t t e n . P a g e 9 o f 1 0 R 6 8 7 6 - 0 0 0 1 \ 1 4 0 7 9 4 5 v 1 . d o c 5 - 1 9 D a t e d : _ P a l o s V e r d e s o n t h e N E T ( " C O N S U L T A N T " ) B y : _ T e d V e g v a r i D i r e c t o r D a t e d : , _ C I T Y O F R A N C H O P A L O S V E R D E S ( " C I T Y " ) B y : _ M a y o r A T T E S T : C I T Y C l e r k B y : - - = - = : : - : - - : - - - - - - - - - - A P P R O V E D A S T O F O R M : C I T Y A t t o r n e y B y : - - = - = : : - : - - - - - - - - - - - P a g e 1 0 o f 1 0 R 6 8 7 6 - 0 0 0 1 \ 1 4 0 7 9 4 5 v 1 . d o c 5 - 2 0 E x h i b i t " A " : D e s c r i p t i o n o f t h e C I T Y ' S I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y S y s t e m T h e C I T Y ' S I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y ( " I T " ) s y s t e m i s a n a r r a y o f d a t a , v i d e o a n d v o i c e i n f o r m a t i o n s y s t e m s , o p e r a t i n g w i t h d e v i c e s l i k e s e r v e r s , c a b l i n g , r o u t e r s , s w i t c h e s , f i r e w a l l s , d e s k t o p a n d l a p t o p c o m p u t e r s , p r i n t e r s , s c a n n e r s , p h o n e h a n d s e t s a n d c o m m e r c i a l l y l i c e n s e d s o f t w a r e t h a t e n a b l e a c c e s s t o t h e C i t y H a l l n e t w o r k , o t h e r p a r k s i t e s , t h e p u b l i c s w i t c h e d t e l e p h o n e n e t w o r k s y s t e m a n d t h e w o r l d v i a t h e I n t e r n e t . M o s t o f t h e I T s y s t e m c u r r e n t l y r e s i d e s a t t h e C i t y H a l l p r e m i s e s , w h i l e s o m e e q u i p m e n t i s i n u s e a t P o i n t e V i c e n t e I n t e r p r e t i v e C e n t e r ( " P V I C " ) , t h e R P V T V s t u d i o , H e s s e P a r k a n d L a d e r a L i n d a . A l l C I T Y - o w n e d e q u i p m e n t i s i n t h e p o s s e s s i o n o f C I T Y p u r s u a n t t o t h e r e c o m m e n d a t i o n m a d e b y M a n a g e m e n t P a r t n e r s i n t h e i r 2 0 0 8 I T s t u d y . P a l o s V e r d e s o n t h e N E T ( " P V N E T " a n d a l s o r e f e r r e d t o a s " C O N S U L T A N T " ) , t h e C I T Y ' S I T a d v i s o r , o w n s a n d m a n a g e s c e r t a i n h a r d w a r e a n d s o f t w a r e ( s e e I T S y s t e m s O w n e d b y C O N S U L T A N T l a t e r i n t h i s E x h i b i t ) u s e d t o d e l i v e r s e r v i c e s t o C I T Y . P A R T 1 . I T S y s t e m - O w n e d b y C I T Y T h e f o l l o w i n g i s a n o v e r v i e w o f t h e I T S y s t e m b y c a t e g o r y : C o m m u n i c a t i o n - V o i c e . e m a i l a n d t h e w e b s i t e C I T Y i n s t a l l e d a C i s c o v o i c e o v e r I n t e r n e t p r o t o c o l ( " V O I P " ) s y s t e m f o r p h o n e c a l l m a n a g e m e n t a n d v o i c e m e s s a g i n g i n 2 0 0 2 . T h e w a r r a n t y a n d s u p p o r t o f t h e C i s c o V O I P s y s t e m i s p r o v i d e d b y N e x u s l S . P V N E T p r o v i d e s o n - d e m a n d a s s i s t a n c e t o s u p p o r t t h e C i s c o V O I P , i n c l u d i n g , b u t n o t l i m i t e d t o , t h e d a y - t o - d a y m a n a g e m e n t o f t h e N e x u s l S r e l a t i o n s h i p o n b e h a l f o f C I T Y . P V N E T a l s o m a n a g e s t h e d e l i v e r y o f p u b l i c t e l e p , h o n e a n d I n t e r n e t s e r v i c e s p r o v i d e d t o C I T Y . A f e w C I T Y o w n e d c e l l p h o n e s a r e u s e d b y f i e l d p e r s o n n e l . D e s k t o p c o m p u t e r s C I T Y o w n s d e s k t o p a n d l a p t o p c o m p u t e r s u s e d b y s t a f f a n d i n d e p e n d e n t c o n t r a c t o r s t o p r o v i d e s e r v i c e s t o C I T Y ' S r e s i d e n t s . S o m e d e s k t o p c o m p u t e r s a r e d e d i c a t e d f o r u s e a t p u b l i c c o u n t e r s t o s e r v e r e s i d e n t s a n d m e m b e r s o f t h e p u b l i c . S o m e d e s k t o p c o m p u t e r s a r e u s e d b y p a r t - t i m e s t a f f a n d d o c e n t v o l u n t e e r s i n p a r k s i t e o f f i c e s . M o s t o f t h e d e s k t o p c o m p u t e r s a r e r u n n i n g o n t h e M i c r o s o f t ( " M S " ) X P o p e r a t i n g s y s t e m a n d t h e O f f i c e 2 0 0 3 p r o d u c t i v i t y s o f t w a r e s u i t e . C e r t a i n d e s k t o p c o m p u t e r s h a v e A d o b e P h o t o s h o p , A s c e n t f o r c o m p u t e r a i d e d d r a f t i n g ( " C A D " ) , G o o g l e E a r t h P r o , C o g n o s a n d C r y s t a l r e p o r t w r i t e r s o f t w a r e a n d M S P r o j e c t t o i m p r o v e w o r k p r o d u c t i v i t y . D a t a s e r v i c e s C I T Y s t a f f a n d i n d e p e n d e n t c o n t r a c t o r s u s e t h e f o l l o w i n g d a t a s y s t e m s i n d e l i v e r y o f s e r v i c e s t o C I T Y ' S r e s i d e n t s : A c e l l a ( a / k / a T i d e m a r k ) p e r m i t t r a c k i n g - C I T Y o w n s t h e s e r v e r a n d l i c e n s e s t h e A c e l l a p e r m i t t r a c k i n g s y s t e m u s e d b y t h e C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t D e p a r t m e n t f o r m a n a g i n g t h e b u i l d i n g p e r m i t p r o c e s s . T h e s y s t e m w a s a c q u i r e d i n 2 0 0 1 a n d i s e x p e c t e d t o b e r e p l a c e d w i t h a n e w E R P s y s t e m , s u b j e c t t o a f u t u r e r e c o m m e n d a t i o n t o t h e C i t y C o u n c i l a n d t h e i r 5 - 2 1 a p p r o v a l . L a s e r f i c h e D o c u m e n t M a n a g e m e n t S y s t e m - T h e O f f i c e o f t h e C i t y C l e r k i s b e g i n n i n g t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e L a s e r f i c h e e l e c t r o n i c d o c u m e n t m a n a g e m e n t s y s t e m . T h e s y s t e m w i l l e s t a b l i s h a s e c u r e , r e l i a b l e s y s t e m f o r e l e c t r o n i c d o c u m e n t m a n a g e m e n t o f c r i t i c a l C I T Y d o c u m e n t s a n d e v e n t u a l l y r e d u c e p a p e r f i l e s . S u n g a r d a c c o u n t i n g a n d b u s i n e s s l i c e n s i n g - C I T Y o w n s t h e s e r v e r a n d l i c e n s e s t h e S u n g a r d a c c o u n t i n g a n d b u s i n e s s l i c e n s e s y s t e m t h a t r u n s o n a l e g a c y I B M p l a t f o r m . C I T Y h a s r e t a i n e d t h e G o v e r n m e n t F i n a n c i a l O f f i c e r s A s s o c i a t i o n ( " G F O A " ) t o s u p p o r t t h e r e p l a c e m e n t o f t h e c u r r e n t s y s t e m w i t h a n i n t e g r a t e d E n t e r p r i s e R e s o u r c e P l a n n i n g ( " E R P " ) s y s t e m t h a t w o u l d i m p r o v e s e r v i c e s w i t h e l e c t r o n i c p r o c e s s e s ( e x . f a c i l i t y r e n t a l , p e r m i t t r a c k i n g , p r o j e c t m a n a g e m e n t a n d s c h e d u l i n g ) . C I T Y S t a f f e x p e c t s t o m a k e a r e c o m m e n d a t i o n f o r t h e r e p l a c e m e n t E R P i n e a r l y 2 0 1 2 . E n t e r p r i s e P r o j e c t I W o r k M a n a g e m e n t ( " E P M " ) L i v e p r o j e c t m a n a g e m e n t - W i t h t h e s u p p o r t o f P V N E T a n d E P M , t h e P u b l i c W o r k s D e p a r t m e n t h a s b e e n i m p l e m e n t i n g t h e E P M L i v e s y s t e m f o r p r o j e c t m a n a g e m e n t . E P M L i v e o p e r a t e s o n a M S S h a r e P o i n t p l a t f o r m t h a t p r o v i d e s c o l l a b o r a t i o n a n d p r o c e s s d e v e l o p m e n t r u n n i n g o n a d e d i c a t e d s e r v e r o w n e d b y C I T Y . T h e E P M L i v e a p p l i c a t i o n a l l o w s e n g i n e e r s a n d o t h e r p r o j e c t m a n a g e r s t o c u s t o m i z e t h e i r d a t a s e t a n d t r a c k p r o j e c t c h r o n o l o g y , m i l e s t o n e s a n d c o s t d a t a . A D P P a y r o l l - C I T Y u t i l i z e s t h e w e b h o s t e d p a y r o l l s e r v i c e s p r o v i d e d b y A D P t o f u l f i l l t h e C I T Y ' s p a y r o l l n e e d s . T h e C I T Y ' s p l a n i s t o c o n t i n u e u s i n g A D P i n t h e f u t u r e t o a s s i s t i n c o m p l i a n c e i s s u e s w i t h r e g a r d t o n e w l a w s t h a t a f f e c t p a y r o l l . C o r e L o g i c p a r c e l d a t a s e r v i c e s - C I T Y s t a f f a n d i n d e p e n d e n t c o n t r a c t o r s u t i l i z e C o r e L o g i c f o r a c c e s s i n g c u r r e n t p a r c e l o w n e r s h i p i n f o r m a t i o n , i n c l u d i n g l o t p a r c e l s h a p e f i l e s , e a s e m e n t s a n d z o n i n g d a t a . C o u g a r M o u n t a i n - S o f t w a r e t h a t i s u s e d f o r p o i n t - o f - s a l e a n d i n v e n t o r y m a n a g e m e n t a t P V I C . S t a f f e x p e c t s t h a t t h i s s o f t w a r e w i l l b e r e p l a c e d w i t h t h e a c q u i s i t i o n o f t h e E R P s y s t e m . V i d e o s e r v i c e s T e l v u e - P r o v i d e s s u p p o r t f o r t h e d i g i t a l b r o a d c a s t i n g s y s t e m u s e d b y R P V T V . A d d i t i o n a l l y , R P V T V u t i l i z e s s e v e r a l C I T Y o w n e d d i g i t a l c a m e r a s a n d d e s k t o p c o m p u t e r s f o r t h e p r o d u c t i o n a n d b r o a d c a s t o f C I T Y ' S p r o g r a m m i n g a n d v i d e o s . I T I n f r a s t r u c t u r e ( P r i o r t o I m p l e m e n t a t i o n o f t h e I T I n f r a s t r u c t u r e P l a n A p p r o v e d b y t h e C i t y C o u n c i l o n N o v e m b e r 1 , 2 0 1 1 ) S e r v e r s - M o s t o f C I T Y ' S I T I n f r a s t r u c t u r e i s o p e r a t e d a t t h e C i t y H a l l f a c i l i t y . A t e m p e r a t u r e c o n t r o l l e d r o o m s t o r e s a r a c k o f d e d i c a t e d s e r v e r s t h a t o p e r a t e t h e v o i c e a n d d a t a s y s t e m s . C u r r e n t l y , f o u r t e e n ( 1 4 ) d e d i c a t e d s e r v e r s a r e u s e d t o a c c e s s t h e n e t w o r k , s t o r e w o r k p r o d u c t d a t a f i l e s o p e r a t e t h e p h o n e a n d v o i c e m e s s a g i n g s y s t e m s . E x h i b i t " A " R 6 8 7 6 - 0 0 0 1 \ 1 4 0 7 0 0 9 v 1 . d o c 5 - 2 2 A p p l i c a t i o n s , i n c l u d i n g t h e S u n g a r d a c c o u n t i n g a n d l i c e n s i n g s y s t e m , t h e A c e l l a p e r m i t t r a c k i n g s y s t e m , t h e P u b l i c W o r k s E P M L i v e p r o j e c t m a n a g e m e n t s y s t e m s , t h e L a s e r F i s c h e d o c u m e n t m a n a g e m e n t s y s t e m , a r e o p e r a t e d w i t h d e d i c a t e d s e r v e r s o n t h e C I T Y ' S I T S y s t e m . A d d i t i o n a l l y , d e d i c a t e d s e r v e r s m a n a g e a c c e s s t o a l l p r i n t e r s , c r e a t e a n d b r o a d c a s t R P V T V p r o g r a m m i n g a n d r e m o t e l y m o n i t o r t h e h e a l t h a n d s e c u r i t y o f t h e e n t i r e I T s y s t e m . O n e o f t h e g o a l s o f t h e I T I n f r a s t r u c t u r e M o d i f i c a t i o n P l a n ( t h e I T P l a n " ) a p p r o v e d b y t h e C i t y C o u n c i l o n N o v e m b e r 1 , 2 0 1 1 i s t o c o m b i n e t h e o p e r a t i o n s o f n e a r l y a l l o f t h e d e d i c a t e d s e r v e r s o n t o a v i r t u a l i z e d h i g h a v a i l a b i l i t y ( r e d u n d a n t ) s e r v e r c o n f i g u r a t i o n . I n a d d i t i o n t o t h e d e d i c a t e d A c e l l a , L a s e r f i c h e , E P M a n d S u n G a r d s e r v e r s d e s c r i b e d a b o v e , C I T Y o w n s t h e f o l l o w i n g s e r v e r s : P r i m a r y S e r v e r - T h e p r i m a r y s e r v e r p r o v i d e s 1 . 8 t e r a b y t e s o f m a g n e t i c d r i v e m e d i a u s e d t o s t o r e a l l d a t a c r e a t e d a n d u t i l i z e d b y C I T Y s t a f f a n d i n d e p e n d e n t c o n t r a c t o r s o n a d a y t o d a y b a s i s a s w e l l a s e l e c t r o n i c d a t a r e c e i v e d f r o m o u t s i d e s o u r c e s . F i l e s a r e s t o r e d i n o r g a n i z e d d i r e c t o r i e s . A c c e s s t o f i l e s i s b a s e d o n e a c h i n d i v i d u a l s t a f f m e m b e r ' s l e v e l o f a u t h o r i t y . T h e D i r e c t o r o f F i n a n c e a n d I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y , o r d e s i g n e e , s e t s t h e p o l i c y r e g a r d i n g u s e r r i g h t s t h a t a r e f o l l o w e d b y t h e s e r v e r " A d m i n i s t r a t o r " . B a s e d o n p o l i c y , u s e r ' s a c c o u n t s a r e c r e a t e d b y t h e A d m i n i s t r a t o r a n d e a c h u s e r i s g r a n t e d r i g h t s a n d p r i v i l e g e s t o n e t w o r k r e s o u r c e s g o v e r n e d b y t h e r p v . c o m A c t i v e D i r e c t o r y o n t h e p r i m a r y s e r v e r . A l l a u t h o r i z e d n e t w o r k u s e r s a r e p r o v i d e d w i t h a b a s i c s e t o f s t a n d a r d i z e d d r i v e m a p p i n g s , s p a c e f o r t h e i r f i l e s , a n d a c c e s s t o s p e c i f i c d a t a a s d i r e c t e d b y t h e D i r e c t o r o f F i n a n c e a n d I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y , o r d e s i g n e e , i n c o l l a b o r a t i o n w i t h D e p a r t m e n t D i r e c t o r s . I n a d d i t i o n , e a c h d e p a r t m e n t , a n d i n s o m e c a s e s , i n d i v i d u a l s , h a v e u n i q u e c o n f i g u r a t i o n s , s p e c i a l i z e d s o f t w a r e , a n d a c c e s s r i g h t s w h i c h r e q u i r e i n d i v i d u a l i z e d m a n a g e m e n t a n d s p e c i a l i z e d s u p p o r t . C o m p l e t e p r i m a r y n e t w o r k s e r v e r d a t a b a c k u p s a r e s t o r e d o f f s i t e w i t h I r o n M o u n t a i n a n d o n e s e t o f b a c k u p s a r e o n s i t e . O f f s i t e s t o r a g e m e d i a i s r o t a t e d o n a w e e k l y b a s i s . B a c k - u p s e r v e r - T h e b a c k u p s e r v e r f o r h a s 4 h o t s w a p p a b l e h a r d d r i v e s . T h e M i c r o s o f t W i n d o w s b a c k u p u t i l i t y m a k e s a b a c k u p o f a l l R P V d a t a o n t h e s e r v e r s e v e r y w e e k d a y . T h e c u r r e n t w e e k ' s b a c k - u p d r i v e g e t s s w a p p e d o u t e v e r y F r i d a y a n d a s p a r e d r i v e g e t s p u t i n i t s p l a c e . T h e w e e k ' s b a c k u p d r i v e g o e s t o a s e c u r e o f f - s i t e s t o r a g e l o c a t i o n . E m e r g e n c y B a c k u p s e r v e r - T h i s W i n d o w s 2 0 0 3 S e r v e r i s a n o f f l i n e b a c k u p s e r v e r t o b e u s e d t o r e s t o r e d a t a f r o m o f f s i t e r e m o v a b l e d r i v e s i n t h e e v e n t o f a p r i m a r y d a t a s e r v e r f a i l u r e o r o t h e r c a t a s t r o p h e . T h i s s e r v e r i s p a r t o f a " K I T " w h i c h i n c l u d e s a l l t h e n e c e s s a r y c o m p o n e n t s t o q u i c k l y d e p l o y a f u l l y f u n c t i o n a l e m e r g e n c y n e t w o r k i n a n y l o c a t i o n t h a t h a s u s e a b l e e l e c t r i c i t y . T h i s s y s t e m i s s e t u p a n d t e s t e d q u a r t e r l y t o c o n f i r m t h a t i t i s f u n c t i o n a l . T h i s s e r v e r i s l o c k e d i n a w a t e r t i g h t s t o r a g e b o x a t a r e m o t e s i t e u n d e r C I T Y ' S c o n t r o l . C e r t a i n C i t y s t a f f a n d I T s t a f f h a v e p h y s i c a l a c c e s s t o t h i s s y s t e m . P V N E T s t a f f p e r f o r m s s y s t e m u p g r a d e s w h e n n e c e s s a r y . F a l l b a c k a n d r e s t o r a t i o n o p t i o n s a r e i n c o r p o r a t e d i n t o t h e p r o c e s s . M i r r o r s a r e s t o r e d , a n d c o m p l e t e d a t a b a c k u p i s p e r f o r m e d p r i o r t o a n y m a j o r s o f t w a r e u p g r a d e . F T P s e r v e r - T h e E P M L i v e ( d e s c r i b e d a b o v e ) a n d F T P o p e r a t e o n a v i r t u a l i z e d s e r v e r . T h e F T P s e r v e r e n a b l e s s e c u r e u p l o a d s a n d d o w n l o a d s o f l a r g e f i l e s b e t w e e n C I T Y s t a f f , E x h i b i t " A " R 6 8 7 6 - 0 0 0 1 \ 1 4 0 7 0 0 9 v 1 . d o c 5 - 2 3 i n d e p e n d e n t c o n t r a c t o r s a n d t h i r d p a r t y v e n d o r s a n d c o n s u l t a n t s . N e t w o r k M o n i t o r i n g S e r v e r - T h i s s y s t e m i s u s e d t o m o n i t o r a v a i l a b i l i t y o f n e t w o r k s e r v i c e s f o r d e s k t o p P C ' s a n d s e r v e r s a n d t h e C i s c o V O I P o p e r a t i n g o n t h e C I T Y ' S I T S y s t e m . T h e s y s t e m u s e s I P S w i t c h W h a t s U p m o n i t o r i n g s o f t w a r e . T h e s y s t e m e m a i l s P V N E T s t a f f w h e n e q u i p m e n t o u t a g e s o c c u r a n d k e e p s r e c o r d s o f u p t i m e . P V I C S e r v e r - T h i s s e r v e r s u p p o r t s t h e e n t i r e P o i n t V i c e n t e I n t e r p r e t i v e C e n t e r , s t a f f a n d v o l u n t e e r s . T h e s e r v e r w o r k s i n c o n j u n c t i o n w i t h t w o c a s h i e r i n g s t a t i o n s t o h a n d l e a l l a c c o u n t i n g a n d p o i n t o f s a l e s n e e d s f o r t h e P V I C s t o r e . T h e s e r v e r a l s o a c t s a s a f i l e s e r v e r a n d p r i n t s e r v e r f o r P V I C n e t w o r k w o r k s t a t i o n s a n d p r i n t e r s . T h e s e r v e r i s b a c k e d u p n i g h t l y b y t h e d a t a B a c k u p S e r v e r l o c a t e d a t C i t y H a l l . T h e f a c i l i t y h a s i n p l a c e t h e c a b l i n g t o s u p p o r t v i d e o b r o a d c a s t i n g a n d a d d i t i o n a l c o m m u n i c a t i o n s v i a f i b e r t o t h e C i t y H a l l C a m p u s . . L o c a l a r e a n e t w o r k - A s d e s c r i b e d p r e v i o u s l y , s t a f f , i n d e p e n d e n t c o n t r a c t o r s a n d t h e p u b l i c c o n n e c t t o t h e I T s y s t e m u s i n g s o f t w a r e i n s t a l l e d o n d e s k t o p a n d l a p t o p c o m p u t e r s , p h o n e h a n d s e t s a n d m o b i l e d e v i c e s t h a t a r e c o n n e c t e d t o s e r v e r s t h r o u g h f i r e w a l l s v i a s w i t c h e s , r o u t e r s , c a b l i n g o v e r t h e C i t y H a l l n e t w o r k o r t h e I n t e r n e t o r p u b l i c t e l e p h o n e s y s t e m . T h e C i t y H a l l i n t e r n a l s e g m e n t o f t h e I T I n f r a s t r u c t u r e o p e r a t e s a t a b o u t I G B P S s p e e d . A c c e s s t o t h e I n t e r n e t a n d o t h e r f a c i l i t i e s - U s e r s o f t h e C i t y H a l l I T I n f r a s t r u c t u r e a c c e s s t h e I n t e r n e t w i t h 3 M B P S o f b a n d w i t h ; a l t h o u g h i t i s e x p e c t e d t o b e u p g r a d e d s o o n t o a s m u c h a s 1 5 0 M B P S o f b a n d w i t h , w i t h s i g n i f i c a n t c o s t s a v i n g s . P V I C i s d i r e c t l y c o n n e c t e d t o t h e C I T Y H a l l I T I n f r a s t r u c t u r e w i t h a f i b e r c a b l i n g s t r u n g a l o n g u t i l i t y p o l e s b e t w e e n t h e t w o f a c i l i t i e s . H e s s e P a r k i s c o n n e c t e d t o t h e I n t e r n e t w i t h 1 M B P S o f b a n d w i t h , h o w e v e r , s o o n t o b e u p g r a d e d t o 3 M B P S o f b a n d w i t h . F r e e w i r e l e s s a c c e s s i s p r o v i d e d t o t h e p u b l i c a t P V I C a n d C i t y H a l l b y P V N E T . F r e e w i r e l e s s i s p r o v i d e d a t H e s s e P a r k b y C I T Y . S o n i c W A L L N S A E 7 5 0 0 h i g h a v a i l a b i l i t y f i r e w a l l - T h e C I T Y a c q u i r e d a S o n i c W A L L N S A E 7 5 0 0 h i g h a v a i l a b i l i t y f i r e w a l l i n 2 0 0 9 . T h e S o n i c W A L L p r o t e c t s t h e I T S y s t e m f r o m e x t e r n a l e x t r u s i o n s , e n a b l e s e c u r e c o n n e c t i o n b e t w e e n t h e C I T Y ' S a n d P V N E T ' s I T S y s t e m s a n d m a i n t a i n s r e d u n d a n t o p e r a t i o n s t o a v o i d f a i l u r e . ( A f t e r t h e I m p l e m e n t a t i o n o f t h e I T I n f r a s t r u c t u r e P l a n A p p r o v e d b y t h e C i t y C o u n c i l o n N o v e m b e r 1 , 2 0 1 1 ) O n N o v e m b e r 1 , 2 0 1 1 , t h e C i t y C o u n c i l a p p r o v e d t h e I T I n f r a s t r u c t u r e P l a n ( t h e " I T P l a n " ) . A s d e s c r i b e d i n t h e s t a f f r e p o r t , d a t e d N o v e m b e r 1 , 2 0 1 1 , t h e I P P l a n w i l l b e i m p l e m e n t e d i n p h a s e s o v e r t h e n e x t s i x m o n t h s a s f o l l o w s : 1 ) P h a s e 1 ( 1 s t m o n t h ) : P u r c h a s e a n d e x e c u t i o n o f M S e n t e r p r i s e - w i d e l i c e n s e a n d s o f t w a r e a s s u r a n c e a g r e e m e n t s , f o l l o w e d b y p h a s e d s o f t w a r e a n d h a r d w a r e d e p l o y m e n t ; 2 ) P h a s e 2 ( 1 s t - 3 r d m o n t h ) : M i g r a t i o n o f d e d i c a t e d a p p l i c a t i o n s e r v e r s t o a v i r t u a l i z e d h i g h a v a i l a b i l i t y ( r e d u n d a n t ) s e r v e r c o n f i g u r a t i o n w i t h t h e p u r c h a s e o f a E x h i b i t " A " R 6 8 7 6 - 0 0 0 1 \ 1 4 0 7 0 0 9 v 1 . d o c 5 - 2 4 D e l l v i r t u a l m a c h i n e ( " V I M " ) . T h e D e l l V I M w i l l b e c l u s t e r e d t o g e t h e r t o e n a b l e a c c e s s t o u s e r s a t a l l t i m e s w i t h n o c h a n c e o f d o w n t i m e . T h e D e l l V I M i n c l u d e s ( 3 ) t h r e e P o w e r E d g e R 7 1 0 s e r v e r s , ( 2 ) t w o P o w e r C o n n e c t 6 2 2 4 S w i t c h e s a n d ( 1 ) o n e P 6 0 0 0 E s t o r a g e a r r a y ; 3 ) P h a s e 3 ( 3 r d m o n t h ) : R e p l a c e m e n t o f t h e C i s c o c a l l m a n a g e r s e r v e r a n d s o f t w a r e i n c o n j u n c t i o n w i t h t h e m i g r a t i o n f r o m t h e C i s c o v o i c e m e s s a g i n g s y s t e m ( c o m m o n l y k n o w n a s t h e C i t y ' s C i s c o v o i c e o v e r I n t e r n e t p r o t o c o l p h o n e s y s t e m ) t o M S E x c h a n g e a n d L y n c u n i f i e d ( v o i c e , v i d e o c o n f e r e n c i n g a n d e m a i l ) c o m m u n i c a t i o n s y s t e m . T h e u p g r a d e w a s a p p r o v e d b y t h e C i t y C o u n c i l i n 2 0 1 0 . H o w e v e r , S t a f f d e f e r r e d t h e u p g r a d e t o e n a b l e i n t e g r a t i o n w i t h t h e D e l l V I M ; a n d 4 ) P h a s e 4 ( 4 t h - 6 t h m o n t h ) : R e p l a c e m e n t o f a b o u t 6 0 d e s k t o p c o m p u t e r s . P A R T 2 . I T S y s t e m s O w n e d b y C O N S U L T A N T P V N E T o w n s a n d m a i n t a i n s t w e l v e ( 1 2 ) s e r v e r s i n t h e d e l i v e r y o f w e b s i t e , e m a i l , v i d e o - o n - d e m a n d a n d G I S s e r v i c e s t o t h e C I T Y . C o m m u n i c a t i o n - V o i c e . e m a i l a n d t h e w e b s i t e L i s t s e r v e r S y s t e m - P V N E T d e v e l o p e d a n d g r a n t s a u s e r l i c e n s e t o C I T Y f o r t h e o p e r a t i o n o f t h e l i s t s e r v s y s t e m t h a t i s u s e d t o n o t i f y r e s i d e n t s a n d o t h e r m e m b e r s o f t h e p u b l i c . T h e w e b - b a s e d s y s t e m e n a b l e s s t a f f t o a c c e s s t h e s y s t e m f r o m t h e i r d e s k t o p o r l a p t o p c o m p u t e r s . E m e r g e n c y N o t i f i c a t i o n S y s t e m a n d B r e a k i n g N e w s S y s t e m - P V N E T d e v e l o p e d a n d g r a n t s a u s e r l i c e n s e t o C I T Y t h e o p e r a t i o n o f t h e s e s y s t e m s w h i c h a r e u s e d t o s e n d e m e r g e n c y e m a i l a n d t e x t n o t i f i c a t i o n s m e s s a g e s t o r e s i d e n t s . T h e w e b - b a s e d s y s t e m e n a b l e s s t a f f t o a c c e s s t h e s y s t e m f r o m t h e i r d e s k t o p o r l a p t o p c o m p u t e r s . D a t a s e r v i c e s G e o g r a p h i c I n f o r m a t i o n S y s t e m ( " G I S " ) m a p p i n g - P V N E T p r o v i d e s G I S ( m a p p i n g ) s e r v i c e s t o t h e C I T Y u s i n g s t a t e - o f - t h e - a r t s o f t w a r e t h a t P V N E T l i c e n s e s r u n n i n g o n i t s o w n d e d i c a t e d s e r v e r . H o w e v e r , t h e C I T Y o w n s a l l G I S a e r i a l p i c t o m e t r y , v i d e o s a n d d a t a f i l e s u s e d i n t h e m a n a g e m e n t o f C I T Y ' S i n f r a s t r u c t u r e , p r o j e c t m a n a g e m e n t a n d p u b l i c p r e s e n t a t i o n s . E m e r g e n c y I n c i d e n t M a n a g e m e n t S y s t e m - P V N E T d e v e l o p e d a n d g r a n t s a l i c e n s e t o C I T Y t h e u s e o f t h e I n c i d e n t M a n a g e m e n t S y s t e m t h a t w o u l d b e u s e d d u r i n g a n e m e r g e n c y e v e n t t h a t r e q u i r e s d e p l o y m e n t o f C I T Y ' S E m e r g e n c y O p e r a t i o n s C e n t e r l o c a t e d i n t h e C o m m u n i t y R o o m a t C i t y H a l l . T h e w e b - b a s e d s y s t e m e n a b l e s t h e d a t a e n t r y a n d p r o c e s s m a n a g e m e n t o f e a c h i n c i d e n t r e p o r t e d ( L e . r o a d c l o s u r e , s t r u c t u r e f i r e , u t i l i t y f a i l u r e s , i n j u r i e s ) , i n c l u d i n g p r i o r i t i z a t i o n a n d a c t i o n r e q u i r e d t h r o u g h r e s o l u t i o n o f e a c h i n c i d e n t a n d t h e e m e r g e n c y e v e n t . E x h i b i t " A " R 6 8 7 6 - 0 0 0 1 \ 1 4 0 7 0 0 9 v 1 . d o c 5 - 2 5 I n v e n t o r y M a n a g e m e n t S y s t e m - P V N E T d e v e l o p e d a n d g r a n t s a l i c e n s e t o C I T Y t h e u s e o f t h e I n v e n t o r y M a n a g e m e n t S y s t e m t h a t i s u s e d t o t r a c k a s s e t i n v e n t o r y , l o c a t i o n o f t h e a s s e t , a n d i t s d i s p o s i t i o n . T h e w e b - b a s e d s y s t e m e n a b l e s s t a f f t o a c c e s s t h e s y s t e m f r o m t h e i r d e s k t o p o r l a p t o p c o m p u t e r s . V i d e o s e r v i c e s R e a l a n d M S M e d i a P l a y e r - P V N E T o w n s a n d m a i n t a i n s a v i d e o s e r v e r a n d s o f t w a r e t h a t e n a b l e s o n - d e m a n d v i d e o v i e w i n g o f a r c h i v e d C i t y C o u n c i l a n d P l a n n i n g C o m m i s s i o n m e e t i n g s t h a t a r e l i n k e d t o s t a f f r e p o r t s a n d s e l e c t C I T Y e v e n t s o v e r t h e I n t e r n e t . C I T Y o w n s t h e v i d e o f i l e s . P V N E T d e v e l o p e d a n d g r a n t s a l i c e n s e t o C I T Y t h e u s e o f t h e v i d e o l i n k i n g s y s t e m . E x h i b i t " A " R 6 8 7 6 - 0 0 0 1 \ 1 4 0 7 0 0 9 v 1 . d o c 5 - 2 6 E x h i b i t " B " : S c o p e o f S e r v i c e s G e n e r a l S e r v i c e s C O N S U L T A N T s h a l l p r o v i d e a l l n e c e s s a r y s e r v i c e s t o m a i n t a i n C I T Y ' S I T S y s t e m . C O N S U L T A N T w i l l p r o v i d e n e c e s s a r y t e c h n i c a l s t a f f p e o p l e o n - s i t e a t C I T Y ' S C i t y H a l l l o c a t i o n , o r C O N S U L T A N T ' S f a c i l i t y l o c a t e d a d j a c e n t t o C i t y H a l l d u r i n g C I T Y ' S n o r m a l b u s i n e s s h o u r s i n i t s d e l i v e r y o f H e l p D e s k , S e r v e r & I T I n f r a s t r u c t u r e , W e b s i t e , E m a i l a n d G I S s e r v i c e s . C O N S U L T A N T s h a l l c h a r g e C I T Y f o r H e l p D e s k , S e r v e r & I T I n f r a s t r u c t u r e , W e b s i t e , E m a i l a n d G I S s e r v i c e s i n a c c o r d a n c e w i t h t h e F i x e d M o n t h l y F e e R a t e s i n a c c o r d a n c e w i t h E x h i b i t " 0 " - S c h e d u l e o f F e e s . C O N S U L T A N T s h a l l b e " o n - c a l l " 2 4 / 7 t o r e s t o r e a n y o p e r a t i o n o f C I T Y ' S I T S y s t e m t h a t e x p e r i e n c e s " e m e r g e n c y " f a i l u r e , d e e m e d " e m e r g e n c y s e r v i c e s " i n t h e s o l e d i s c r e t i o n o f t h e D i r e c t o r o f F i n a n c e a n d I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y , o r t h e D i r e c t o r ' s d e s i g n e e . C O N S U L T A N T s h a l l c h a r g e C i t y f o r a f t e r - h o u r s e m e r g e n c y s e r v i c e i n a c c o r d a n c e w i t h t h e e m e r g e n c y r a t e s e t f o r t h i n E x h i b i t D . C O N S U L T A N T s h a l l a l s o p r o v i d e n o n - e m e r g e n c y s e r v i c e s a f t e r C I T Y ' S b u s i n e s s h o u r s a s a g r e e d t o b y C O N S U L T A N T a n d a p p r o v e d b y C I T Y ' s D i r e c t o r o f I T S e r v i c e s , i n a c c o r d a n c e w i t h t h e a f t e r h o u r s / e m e r g e n c y r a t e s e t f o r t h i n E x h i b i t D . H e l p D e s k S u p p o r t S e r v i c e s C O N S U L T A N T s h a l l p r o v i d e d a y t o d a y u s e r s u p p o r t o f t h e I T S y s t e m d u r i n g C I T Y ' S b u s i n e s s h o u r s a s r e q u e s t e d b y S t a f f i n a c c o r d a n c e w i t h t h e F i x e d M o n t h l y F e e s s e t f o r t h i n E x h i b i t " 0 " . H e l p D e s k S e r v i c e s s h a l l i n c l u d e , b u t n o t b e l i m i t e d t o , s u p p o r t , m a i n t e n a n c e a n d r e p a i r s o f h a r d w a r e a n d s o f t w a r e , p r i n t e r s , f a x e s , d e s k t o p c o m p u t e r s , l a p t o p s a n d m o b i l e d e v i c e s t h a t a r e a p a r t o f t h e C I T Y I T S y s t e m . S e r v e r & I T I n f r a s t r u c t u r e S u p p o r t S e r v i c e s C O N S U L T A N T s h a l l p r o v i d e d a y t o d a y s e r v e r & I T I n f r a s t r u c t u r e s u p p o r t o f t h e I T S y s t e m d u r i n g C I T Y ' S b u s i n e s s h o u r s i n a c c o r d a n c e w i t h t h e F i x e d M o n t h l y F e e s s e t f o r t h i n E x h i b i t " 0 " . S e r v e r & I T I n f r a s t r u c t u r e S u p p o r t S e r v i c e s s h a l l i n c l u d e , b u t n o t b e l i m i t e d t o , s u p p o r t , m a i n t e n a n c e a n d r e p a i r s o f h a r d w a r e a n d s o f t w a r e , s e r v e r s , s w i t c h e s , r o u t e r s , g a t e w a y s , f i r e w a l l s , c o n n e c t i o n s t o p u b l i c t e l e p h o n e s y s t e m a n d I n t e r n e t s e r v i c e p r o v i d e r s t h a t a r e a p a r t o f t h e C I T Y I T S y s t e m . T h e c o s t o f a l l h a r d w a r e a n d s o f t w a r e , o w n e d b y C I T Y , i n c l u d i n g r e p l a c e m e n t o r r e p a i r t h e r e o f , s h a l l b e p a i d f o r b y C I T Y . W e b s i t e S u p p o r t S e r v i c e s C O N S U L T A N T s h a l l p r o v i d e w e b s i t e s e r v i c e s , i n c l u d i n g , b u t l i m i t e d t o , w e b h o s t i n g , f u n c t i o n a l a n d c o n t e n t m a n a g e m e n t , a l i s t s e r v e r s y s t e m t h a t i n c l u d e s t e x t m e s s a g i n g , n o n - e m e r g e n c y p u b l i c r e p o r t i n g s y s t e m , l i v e s t r e a m i n g o f C i t y C o u n c i l m e e t i n g s , v i d e o o n E x h i b i t " B " R 6 8 7 6 - 0 0 0 1 \ 1 4 0 7 9 4 5 v 1 . d o c 5 - 2 7 d e m a n d v i e w i n g o f p a s t C i t y C o u n c i l a n d P l a n n i n g C o m m i s s i o n m e e t i n g s l i n k e d t o e a c h r e s p e c t i v e s t a f f r e p o r t a n d r e l a t e d d o c u m e n t s , p r e s e n t a t i o n o f e a c h s t a f f r e p o r t a n d r e l a t e d d o c u m e n t s f o r e v e r y c o m m i t t e e a n d c o m m i s s i o n , a B r e a k i n g N e w s a n d n e w s s c r o l l o n t h e M a i n P a g e i n a c c o r d a n c e w i t h t h e F i x e d M o n t h l y F e e s s e t f o r t h i n E x h i b i t " 0 " . E m a i l S e r v i c e s C O N S U L T A N T s h a l l p r o v i d e d a y t o d a y e m a i l s e r v i c e s u s i n g i t s o w n s e r v e r a n d s o f t w a r e i n a c c o r d a n c e w i t h t h e F i x e d M o n t h l y F e e s s e t f o r t h i n E x h i b i t " 0 " . E m a i l s e r v i c e s s h a l l i n c l u d e , b u t n o t b e l i m i t e d t o , s u p p o r t a n d m a i n t e n a n c e o f h a r d w a r e a n d s o f t w a r e a n d p r o v i d i n g c o n n e c t i o n t o C I T Y ' S I n t e r n e t s e r v i c e p r o v i d e r s , f i r e w a l l a n d a n t i - s p a m d e v i c e s t h a t a r e a p a r t o f t h e C I T Y I T S y s t e m . U p o n c o m p l e t i o n o f i m p l e m e n t a t i o n o f I T P l a n , C O N S U L T A N T w i l l n o l o n g e r p r o v i d e e m a i l s e r v i c e s t o C I T Y a n d m o n t h l y f e e s h a l l b e t e r m i n a t e d . G I S S e r v i c e s C O N S U L T A N T s h a l l p r o v i d e G I S s e r v i c e s u s i n g i t s o w n s e r v e r , s t o r a g e a n d s o f t w a r e . G I S S e r v i c e s s h a l l i n c l u d e , b u t n o t b e l i m i t e d t o , i n c i d e n t a l a l t e r a t i o n s o r m o d i f i c a t i o n s t o d a t a p r o v i d e d b y e x t e r n a l s o u r c e s t o b e a d d e d t o t h e G I S s y s t e m , d e l i v e r y o f G I S d a t a t o C I T Y s t a f f o r a n y 3 r d p a r t y a u t h o r i z e d b y C I T Y , p r o v i d i n g C I T Y s t a f f a n d i n d e p e n d e n t c o n t r a c t o r s d e s k t o p a n d l a p t o p c o m p u t e r a c c e s s t o G I S s y s t e m , s u p p o r t t o C I T Y s t a f f a n d i n d e p e n d e n t c o n t r a c t o r s , a n d p r o v i d i n g c o n n e c t i o n t o C I T Y ' S I T S y s t e m i n a c c o r d a n c e w i t h t h e F i x e d M o n t h l y F e e s s e t f o r t h i n E x h i b i t " 0 " . A d d i t i o n a l S e r v i c e s A l l e m e r g e n c y s e r v i c e s , s e r v i c e s p e r f o r m e d a f t e r n o r m a l C I T Y b u s i n e s s h o u r s a n d a d d i t i o n a l s e r v i c e s t h a t a r e n o t s p e c i f i e d h e r e i n , a s a u t h o r i z e d i n w r i t i n g b y C I T Y ' S D i r e c t o r o f F i n a n c e , s h a l l b e c h a r g e d t o C I T Y i n a c c o r d a n c e w i t h t h e H o u r l y R a t e s f o r a f t e r h o u r s a n d e m e r g e n c y s e r v i c e s s e t f o r t h i n E x h i b i t " 0 " - S c h e d u l e o f F e e s , i n c l u d e d i n t h i s A g r e e m e n t , e x c e p t f o r s e r v i c e s p r o v i d e d d u r i n g a d i s a s t e r d e c l a r e d b y t h e C I T Y o r f o r s e r v i c e s p r o v i d e d w h e n t h e C I T Y ' S E m e r g e n c y O p e r a t i o n s C e n t e r h a s b e e n d e p l o y e d a s d e s c r i b e d i m m e d i a t e l y b e l o w . S e r v i c e s P r o v i d e d D u r i n g a D i s a s t e r D e c l a r e d b y t h e C I T Y o r f o r S e r v i c e s P r o v i d e d W h e n t h e C I T Y ' S E m e r g e n c y O p e r a t i o n s C e n t e r H a s B e e n D e p l o y e d U p o n r e q u e s t b y C I T Y , C O N S U L T A N T s h a l l p a r t i c i p a t e i n t h e d i s a s t e r o p e r a t i o n c o n d u c t e d b y C I T Y , a d i s a s t e r d e c l a r e d b y t h e C I T Y a n d / o r t h e o p e r a t i o n o f t h e C I T Y ' S E m e r g e n c y O p e r a t i o n s C e n t e r w h e n i t i s d e p l o y e d . C O N S U T A N T S s e r v i c e s s h a l l i n c l u d e , b u t n o t b e l i m i t e d t o , c o n f i g u r a t i o n o f t h e e m e r g e n c y I T s y s t e m , s u p p o r t o f t h e I n c i d e n t M a n a g e m e n t S y s t e m p r o v i d e d b y C O N S U L T A N T , s u p p o r t o f t h e G I S s y s t e m p r o v i d e d b y C O N S U L T A N T a n d a n y o t h e r r e a s o n a b l e r e q u e s t m a d e b y C I T Y . C I T Y s h a l l p a y C O N S U L T A N T f o r t h e s e s e r v i c e s a t t h e r e g u l a r h o u r l y ( n o n - e m e r g e n c y ) r a t e s s e t f o r t h i n E x h i b i t " 0 " . A d d i t i o n a l H e l p D e s k & S e r v e r & I T I n f r a s t r u c t u r e S u p p o r t S e r v i c e s E x h i b i t " B " R 6 8 7 6 - 0 0 0 1 \ 1 4 0 7 9 4 5 v 1 . d o c 5 - 2 8 C O N S U L T A N T s h a l l p r o v i d e A d d i t i o n a l H e l p D e s k S u p p o r t a n d S e r v e r & I T I n f r a s t r u c t u r e S u p p o r t S e r v i c e s a s r e q u e s t e d b y C I T Y , i n c l u d i n g , b u t l i m i t e d t o : ( 1 ) A t t e n d a n c e a t m e e t i n g s a s r e q u e s t e d b y C I T Y , ( 2 ) c i t y w i d e i n s t a l l a t i o n a n d u p g r a d e o f o p e r a t i n g s y s t e m s , s e r v i c e - p a c k s , p a t c h e s , f i x e s , f i r m w a r e & u s e r p r o d u c t i v i t y s o f t w a r e s u i t e s t o d e s k t o p c o m p u t e r s , l a p t o p s , s e r v e r s a n d o t h e r s o f t w a r e a n d h a r d w a r e o f I T I n f r a s t r u c t u r e o w n e d b y C I T Y , ( 3 ) d e p a r t m e n t - w i d e a n d / o r c i t y w i d e r e m o v a l a n d r e - i n s t a l l a t i o n o f I T e q u i p m e n t a n d o t h e r a d v i s o r y s e r v i c e s a s m u t u a l l y a g r e e d t o , ( 4 ) a s s i s t a n c e w i t h r e m o t e c o n f i g u r a t i o n a n d s e t - u p f o r a u d i o / v i d e o p r o d u c t i o n o f a C i t y C o u n c i l m e e t i n g o r o t h e r c i v i c e v e n t ( L e . r e m o t e s e t u p f o r a C i t y C o u n c i l m e e t i n g u s i n g p o r t a b l e a u d i o / v i d e o e q u i p m e n t a t P V I C ) , ( 5 ) t r a i n i n g , a n d ( 6 ) s e r v i c e s a g r e e d t o b e t w e e n C O N S U L T A N T a n d C I T Y . A l l s u c h s e r v i c e s s h a l l b e p r e c e d e d w i t h a n e s t i m a t e o f t i m e a n d f e e s i n w r i t i n g a n d m u s t b e a p p r o v e d i n w r i t i n g b y t h e C i t y ' s p r o j e c t m a n a g e r o r D i r e c t o r o f F i n a n c e & I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y . C I T Y s h a l l p a y C O N S U L T A N T f o r t h e s e s e r v i c e s a t t h e r e g u l a r h o u r l y ( n o n - e m e r g e n c y ) r a t e s s e t f o r t h i n E x h i b i t " 0 " . A d d i t i o n a l W e b s i t e S u p p o r t S e r v i c e s C O N S U L T A N T s h a l l p r o v i d e A d d i t i o n a l W e b s i t e S e r v i c e s a s r e q u e s t e d b y C I T Y , i n c l u d i n g , b u t l i m i t e d t o : ( 1 ) m a j o r f u n c t i o n a l o r c o n t e n t m a n a g e m e n t m o d i f i c a t i o n s o f t h e w e b s i t e t h a t a r e d i r e c t e d b y C I T Y t h a t r e q u i r e m o r e t h a n 2 0 h o u r s w o r k p e r f o r m e d b y C O N S U L T A N T ( N O T E : t h i s d o e s n o t i n c l u d e d a y - t o - d a y m i n o r m o d i f i c a t i o n s t o w e b s i t e r e s u l t i n g f r o m n e w p r o j e c t s , i n i t i a t i v e s , e v e n t s , e t c . ) , ( 2 ) g r a p h i c d e s i g n s e r v i c e s ( L e . P o w e r P o i n t p r e s e n t a t i o n s , g r a p h i c p r e s e n t a t i o n s ) t h a t a r e n o t c u s t o m a r y d a y - t o d a y w e b s i t e s e r v i c e s a n d e x c e e d 4 h o u r s o f s e r v i c e p e r i n c i d e n t ) a n d ( 3 ) c o o r d i n a t i o n o f a u d i o / v i d e o b r o a d c a s t o f m e e t i n g s . C I T Y s h a l l p a y C O N S U L T A N T f o r t h e s e s e r v i c e s a t t h e r e g u l a r h o u r l y ( n o n - e m e r g e n c y ) r a t e s s e t f o r t h i n E x h i b i t " 0 " . A d d i t i o n a l E m a i l S e r v i c e s C O N S U L T A N T s h a l l p r o v i d e A d d i t i o n a l E m a i l S e r v i c e s a s r e q u e s t e d b y C I T Y , i n c l u d i n g , b u t l i m i t e d t o : S e r v i c e s r e q u e s t e d b y t h e C i t y i n c o n j u n c t i o n w i t h p r o v i d i n g e m a i l i n f o r m a t i o n u p o n r e q u e s t ( L e . p u b l i c r e c o r d r e q u e s t s , l i t i g a t i o n ) . C I T Y s h a l l p a y C O N S U L T A N T f o r t h e s e s e r v i c e s a t t h e r e g u l a r h o u r l y ( n o n - e m e r g e n c y ) r a t e s s e t f o r t h i n E x h i b i t " 0 " . A d d i t i o n a l G I S S e r v i c e s C O N S U L T A N T s h a l l p r o v i d e A d d i t i o n a l G I S S e r v i c e s a s r e q u e s t e d b y C I T Y , i n c l u d i n g , b u t l i m i t e d t o : ( 1 ) S e r v i c e s r e q u e s t e d b y t h e C i t y f o r t h e d e v e l o p m e n t o f n e w l a y e r s , n e c e s s a r y s e r v i c e s t o c o r r e c t , a l t e r o r m o d i f y d a t a p r o v i d e d b y e x t e r n a l s o u r c e s t o b e a d d e d t o t h e G I S s y s t e m , ( 2 ) d e v e l o p m e n t o f p r e s e n t a t i o n m a t e r i a l s f r o m t h e G I S s y s t e m i n e x c e s s o f 4 h o u r s , ( 3 ) p r i n t i n g c h a r g e s b a s e d u p o n a f e e s c h e d u l e m u t u a l l y a g r e e d t o b y C I T Y a n d C O N S U L T A N T , ( 4 ) a t t e n d a n c e a t m e e t i n g s a s r e q u e s t e d b y t h e C i t y , ( 5 ) s e r v i c e s r e q u e s t e d b y t h e C i t y p u r s u a n t t o G I S L i c e n s e A g r e e m e n t s t o p r o v i d e t h e t r a n s f e r o f G I S d a t a i n e x c e s s o f 4 h o u r s o f s e r v i c e p e r i n c i d e n t , ( 6 ) a d v i s o r y s e r v i c e s r e q u e s t e d b y t h e C i t y . C I T Y s h a l l p a y C O N S U L T A N T f o r t h e s e s e r v i c e s a t t h e r e g u l a r h o u r l y ( n o n - e m e r g e n c y ) r a t e s s e t f o r t h i n E x h i b i t " 0 " . E x h i b i t " 8 " R 6 8 7 6 - 0 0 0 1 \ 1 4 0 7 9 4 5 v 1 . d o c 5 - 2 9 5 - 3 0 5 - 3 1 5 - 3 2 5 - 3 3 5 - 3 4